sábado, 30 de enero de 2010

PLAN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE UN NUEVO CANAL DE COMERCIALIZACION PARA LA EMPRESA ABC

RESUMEN EJECUTIVO


Tableros y Adhesivos SA (ABC) es una empresa líder en producción y comercialización de tableros de madera para muebles y arquitectura de interiores cuya propuesta de valor es ser una marca confiable, cercana a todos sus públicos, anticipándose a las necesidades de los mercados por medio de la innovación en productos y servicios, y operando en forma responsable con la sociedad y el medio ambiente.
En diciembre del año 2008 el Fondo Internacional de Financiamiento (FIF) aprueba el financiamiento para desarrollar de manera conjunta la empresa ABC y el Servicio de Cooperación al Desarrollo (SCD), organización internacional no gubernamental, un proyecto de cooperación técnica no reembolsable en el Perú para el desarrollo de negocios inclusivos con personas provenientes de los sectores de bajos ingresos llamados también base de la pirámide (BdP), con el fin de mejorar los niveles de ingreso y empleo de la población de menos recursos, a través de la inserción de los beneficiarios, pequeños carpinteros y jóvenes emprendedores (hombres y mujeres) pertenecientes a estos sectores, en la cadena de distribución generando beneficios económicos y sociales, tanto para ABC como para estos actores de la Bdp.
En este sentido, la empresa ABC, tiene la necesidad de desarrollar un plan de gestión del proyecto el cual será elaborado por SCD, y que permitirá implementarlo eficientemente.
Sustentado en lo anterior, el presente PFG tiene como objetivo general el desarrollar un plan de gestión de proyecto orientado a generar un nuevo canal de comercialización de muebles pre-armados de melamina a través de pequeños carpinteros y jóvenes emprendedores provenientes de la base de la pirámide. De esta forma, para la consecución del mencionado proyecto los objetivos específicos están orientados a: (i) Planificar la gestión del alcance, para definir los entregables y sub entregables del proyecto; (ii) Planificar la gestión de tiempos, para definir el cronograma de entregas parciales y finales; (iii) Planificar la gestión de costos, para estimar los costos y presupuestos del proyecto; y (iv) Planificar la gestión de los recursos humanos, para establecer el equipo de trabajo del proyecto y definir roles, responsabilidades y funciones.
Las fuentes de información que se utilizaron para el presente proyecto fueron tanto primarias como secundarias. Las fuentes primarias fueron expertos constituidos en un equipo de trabajo que proveyeron la experticia necesaria. Entre las fuentes secundarias a se consultaron: (i) Artículos y libros sobre la base de la pirámide; (ii) Artículos y libros sobre negocios inclusivos; (iii) Literatura relacionada con temas de administración de proyectos; (iv) Publicaciones y literatura sobre el uso del marco lógico; (v) Estudio de mercado realizado por la empresa ABC el año 2008; y (vi) Levantamiento de línea de base realizado a la población de carpinteros entre otros. El tipo de investigación fue para el presente proyecto mixta, es decir, parte consistió en una investigación documental y otra parte se llevó a cabo en el campo.
 La combinación de ambas técnicas corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto que cubrieran todos los posibles ángulos de exploración. Para el presente proyecto la investigación tuvo mayor tendencia hacia la investigación documental.
Como resultado del presente proyecto se ha obtenido un plan de gestión de proyecto para la empresa ABC que contempla el plan de gestión del alcance, plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos y plan de gestión de recursos humanos.
El presente plan de gestión de proyecto constituye un documento importante para la planificación y ejecución del proyecto de la empresa ABC.
Por otro lado, SCD encuentra en la aplicación de la metodología del PMI una herramienta poderosa para poder proyectizar en un futuro mediano todos sus servicios de consultoría. El presente PFG ha servido como documento para la ejecución del presente proyecto, sin embargo, por razones de confidencialidad se han cambiado los datos de las instituciones involucradas.
Cabe mencionar que tanto el Acta de constitución del proyecto como la Declaración del Alcance que han sido debidamente documentados, han servido como base para la toma de decisiones a lo largo del mismo.
Siendo la generación de ambos documentos el punto de partida del proyecto, el proceso ha permitido centrar el proyecto en metas alcanzables y reales.
El presente plan de gestión de proyectos constituye un antecedente dentro de SCD y servirá como modelo para los futuros proyectos que están en proceso de planificación.
Por otro lado, el presente proyecto se diseñó de tal manera que pueda ser ejecutado por un equipo mínimo de 2 personas apoyándose en consultorías externas con el fin de hacer más eficiente el uso de recursos.
Tomando en cuenta que este proyecto ha sido planificado bajo la metodología del Project Management Institute (PMI), se recomienda que durante se ejecución se siga utilizando la misma.
De igual manera se debe considerar como modelo de planificación y ejecución de proyectos el presentado en el PFG bajo la metodología del PMI para futuros proyectos tanto para la empresa ABC como para SCD.
Por otro lado se recomienda establecer en el corto plazo una metodología de gestión de proyectos basada en el PMI y a mediano plazo se recomienda establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) para la correcta gestión de proyectos.
Además, basándonos en la experiencia del diseño e implementación del presente proyecto se recomienda considerar equipos ejecutores mínimos, una persona de la empresa cliente y una persona de SCD, y tercerizar con consultorías externa el resto de actividades, siendo este un modelo que permite flexibilizar los recursos para ambas empresas. Por último, se recomienda compartir este PFG con los asesores involucrados en otros proyectos dentro de SCD a fin de sensibilizarlos con respecto al uso de una metodología de gestión de proyectos.

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“Plan de Gestión del Proyecto para la implementación de un sistema de lectura remota de medidores de energía y agua para el segmento de clientes de máxima demanda de la ESPH S.A."

RESUMEN EJECUTIVO

Esta investigación se desarrolló en el entorno de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. y tuvo como finalidad la elaboración de un plan de gestión para el proyecto de implementación de lectura de remota de medidores de los clientes de máxima demanda en dicha empresa.
La ESPH S.A. es una empresa dedicada a la prestación de servicios de energía eléctrica, alumbrado público, agua potable y alcantarillado sanitario; dentro de la provincia de Heredia; específicamente dentro de los cantones de San Rafael, San Isidro, San Pablo y el Central.
Se determinó que en los últimos tiempos la ESPH S.A. se ha preocupado por el desarrollo de proyectos que le permitiesen aumentar la eficiencia de sus procesos y brindar un mejor servicio a sus clientes; sin embargo también se determinó que requiere una mejora sustancial en los procesos de administración de proyectos que actualmente presentan debilidades y se han rezagado un respecto de las últimas tendencias de administración.
Los sistemas de lectura remota de medidores tienen por finalidad obtener información en línea sobre estos instrumentos.
Al contar con un sistema que puede brindar información en forma continua le permite a la empresa poder disminuir costos por mano de obra, por materiales; además de disminuir los tiempos de facturación y aumentar los flujos de caja de la empresa al tener un proceso más rápido de lectura.
 El correcto entendimiento de estas expectativas permitió generar un marco referencial adecuado para el desarrollo del proyecto apoyado en prácticas normalmente aceptadas de administración de proyectos.
Por los anteriores planteamientos, el objetivo general de esta investigación fue la elaboración de un plan de gestión para el proyecto de lectura remota; para lograrlo se desarrollaron los objetivos específicos que se enfocaron en la creación de cinco planes de gestión que abarcaron las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, comunicaciones, recursos humanos e integración.
El plan de alcance se desarrolló de acuerdo a una metodología estructurada para el desarrollo de proyectos tecnológicos, con la cual se determinaron las tareas y actividades necesarias para desarrollar a cabalidad el proyecto; el desarrollo del plan de gestión de recursos humanos comprendió la identificación de roles, responsabilidades, equipo humano, perfiles aptitudinales y herramientas para la evaluación del rendimiento del equipo con la finalidad de lograr el desarrollo óptimo de cada una de las actividades del proyecto; respecto al plan de gestión del tiempo se desarrolló considerando la asignación de recursos, los elementos de control y monitoreo necesarios y la determinación de valor ganado; en la elaboración del plan de gestión de las comunicaciones se plasmaron las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto,los mecanismos para su distribución, los responsables de los procesos y la información sobre el desempeño; por último se desarrolló el plan de gestión de la integración el cual brindó las herramientas necesarias para coordinar y unificar adecuadamente los otros planes de gestión; además aportó la implementación de un procedimiento para el control de cambios en el proyecto.
Para la elaboración de este plan de proyecto se utilizó el tipo de investigación llamado Investigación Mixta la cual se emplea en trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo.
Algunas herramientas adicionales que se utilizaron para conjuntar y organizar los resultados fueron las plantillas y la revisión de textos bibliográficos reconocidos en la materia de la administración de proyectos como por ejemplo la guía del PMBOK.
El proyecto en total tiene una duración de 428 días, con 70 actividades de ruta crítica, tiempo que se calculó utilizando el método PERT, considerando un tiempo optimista, tiempo normal y un tiempo pesimista para cada actividad. Se recomienda un tiempo de holgura para el proyecto de 26 días hábiles.
 Se ha organizado la ejecución del proyecto en 6 fases en las cuales debe cumplirse con un total de 24 entregables, para los cuales se definieron criterios de aceptación y un procedimiento para ejecutar la aceptación de los mismos.
El proyecto considera una estructura organizacional en donde participa la Junta Directiva, la Subgerencia Administrativa (como patrocinador) un Director de proyecto (de la UEN Comercial) y un equipo de trabajo con participación del área de Tecnología de Información y de las Unidades Estratégicas de Negocios de la empresa.
 Se definió una matriz con las responsabilidades de todos los participantes de cara a las tareas del proyecto.
Una buena parte del equipo de trabajo ha participado en proyectos de tecnología, sin embargo la empresa tiene un nivel de madurez bajo en administración de proyectos, lo cual se convierte en un obstáculo para la ejecución de los planes del proyecto.
Por lo tanto, es importante que la ESPH revise constantemente su modelo de Gestión de Administración de Proyectos y revise su metodología, adecuándola a sus necesidades y propiciando una cultura en esta materia.
Se estableció un procedimiento para la administración de los cambios en el proyecto el cual se considera fundamental para el desarrollo de éste.
Además se utilizaron metodologías y plantillas utilizadas en proyectos anteriores.
Es importante considerar y analizar la disponibilidad de los recursos humanos para el proyecto y proponer la contratación de recursos adicionales que den soporte en las tareas operativas del proyecto.

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“PROPUESTA DE UN PLAN DE PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EN PLATAFORMA SAP

RESUMEN EJECUTIVO

 La inteligencia de Negocios es el análisis de los datos de la empresa, mediante la cual se transforman en información estratégica para el apoyo de la toma de decisiones gerenciales, para ello brinda una serie de herramientas tecnológicas, de consultoría y estrategia.
Al contar con la información exacta, en tiempo real, es posible tomar las decisiones y correcciones necesarias antes de que se conviertan en problemas. Las empresas implementan la inteligencia de negocios para comprender y analizar los patrones de comportamiento de las ventas y clientes, con el fin de identificar las oportunidades de crecimiento.
Por lo tanto, cuanto más relevante y útil sea la inteligencia de negocios para la empresa, mejores serán las decisiones que se puedan tomar y mayor será su ventaja competitiva.
Así por ejemplo, una empresa podrá saber la preferencia de sus clientes con respecto a un producto en determinada zona geográfica.
La orientación de las empresas va hacia sistemas que permitan unificar y administrar su información de manera inteligente.
Por lo tanto, la implementación de ERP hacia la inteligencia de negocios en la plataforma SAP va tomando cada vez una mayor demanda.
El objetivo de este proyecto consiste en elaborar un Plan de Gestión del Proyecto para proyectos de implementación de Inteligencia de Negocios de plataformas SAP, que contenga las áreas de conocimiento: Integración, Alcance, Costo, Tiempo y Riesgo utilizando fundamentos de dirección de proyectos propuestos en el Project Management Institute.
Para alcanzar este objetivo se identificaron los procesos y actividades relacionadas con este tipo de proyectos para crear el Plan de Integración del Proyecto; se creó el EDT para definir y controlar el alcance del proyecto; se elaboró el cronograma del proyecto; se desarrollará el presupuesto del proyecto; y se definió una matriz de riesgos.
Para el desarrollo de este proyecto se aplicó la técnica de investigación mixta, porque ésta consiste en la recopilación y tratamiento de datos, los cuales se conjuntan en la investigación documental con la de campo para cubrir todos los posibles ángulos de exploración.
Los métodos de investigación que se utilizaron son de investigación analítico-sintéticos e inductivo-deductivos.
Se usaron datos a partir de fuentes primarias como cuestionarios y/o entrevistas, y fuentes secundarias tales como artículos relacionados a la Inteligencia de Negocios, libros afines a la administración de proyectos y el juicio de expertos, con el fin de investigar e identificar los procesos y actividades necesarias en la implementación de sistemas de inteligencia de negocios en plataforma SAP.
Con el presente Plan de Proyecto se propone una guía que presenta una metodología de desarrollo de proyectos de implementación de Sistemas de Inteligencia de Negocios en Plataforma SAP que facilita la Administración de este tipo de proyectos basada en los conceptos del PMI.
Entre los resultados obtenidos están un plan para Gestión del Plan de Integración del Proyecto, con una matriz que integra los procesos, con sus descripciones, así mismo las referencias necesarias dentro del documento para cumplir cada uno de los procesos de la Integración de los proyectos, una guía para el Acta del Proyecto por medio de la cual, se especifica el alcance, restricciones y supuestos del proyecto.
Además, se diseñaron diversas plantillas para la definición de la Estructura de Desglose de Trabajo, los Entregables del Proyecto y Matriz de Roles y una plantilla para la definición y captura de las actividades necesarias en la ejecución de este proyecto.
Mediante el juicio de expertos se realizó una estimación de la duración de las actividades, basados en esto se crearon las plantillas para la estimación de recursos y duración de las actividades, que posteriormente funcionaron como entradas para el diseño del cronograma del proyecto.
Las estimaciones de costos se hicieron tomando como referencia los horarios y cantidad de recursos establecidos para el proyecto.
Se diseñaron diversas plantillas relacionadas a la identificación y clasificación de los riesgos del proyecto. Se propuso una medición de la probabilidad y severidad para los riesgos.
Entre las recomendaciones se encuentra utilizar este Plan de Proyecto para la implementación de Sistemas de Inteligencia de Negocios en Plataforma SAP porque brinda los procesos y actividades necesarios mediante una guía para el alcance exitoso de los objetivos de este tipo de proyectos.
Previamente al inicio del Proyecto, se debe capacitar a todos los miembros del proyecto en esta metodología de desarrollo de proyectos.
Asi mismo, contar con personas de experiencia en las diversas áreas según los Roles propuestos en este Plan de Proyecto, para que se cuente con recursos que brinden y enriquezcan con su conocimiento cada una de las etapas del proyecto.
Utilizar y diseñar el proyecto basado en las fases intermedias del Ciclo de Vida de este Proyecto: Definición Modelo del Negocio, Diseño Modelo Dimensional y Diseño Modelo Físico, debido a que están diseñadas de manera secuencial de acuerdo a la logística del esquema de este tipo de proyectos. Finalmente, el Director del Proyecto debe ser proactivo y realizar un monitoreo constante de los supuestos y restricciones identificados en la Definición del Alcance, de manera que pueda administrar cualquier cambio en el alcance del proyecto y analizar el impacto que pueda ocasionar positiva o negativamente en términos de costo y tiempo.

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PROPUESTA METODOLOGICA PARA EJECUTAR LAS INSPECCIONES DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS VIALES DEL CONAVI

RESUMEN EJECUTIVO


El Consejo Nacional de Vialidad nace en el año 1996 como ente que asumiría la responsabilidad de definir, ejecutar y supervisar proyectos nuevos de infraestructura vial que demandara el país.
A partir de ese año ha experimentado un crecimiento ascendente, lo cual ha generado la necesidad urgente de una nueva forma de planificar los diferentes procesos que asisten la planificación, seguimiento y control de los procesos de inspección de obras viales, debido a que no se cuenta con las metodologías
estandarizadas o normalizadas.
Por tales razones es necesario un cambio de mentalidad, de métodos y procedimientos los cuales debe de integrar y unificar criterios de aceptación a través de la Gestión de la Calidad, en procesos de inspección.
Por medio de la Gestión de la Calidad se obtendrán beneficios en la trilogía "Alcance, tiempo y costo " garantizando mayor competitividad dentro del Plan deGestión de Proyecto.
El objetivo general es “Diseñar una metodología para la planificación, seguimiento y control de los proyectos de inspección de obras viales”, lo cual ayudará en la determinación de defectos y acciones a aplicar en las inspecciones de obras viales que se realizan en el CONAVI.
Todo esto a fin de garantizar niveles adecuados de servicio, además de incrementar las condiciones de seguridad con que originariamente fueron concebidas las rutas, lo cual será posible mediante el establecimiento de procedimientos incluidos en las áreas de conocimiento en la Administración Profesional de Proyectos.
En este trabajo se utilizó la teoría sobre administración de proyectos, los diferentes códigos aportados por colegios profesionales asociados al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (C.F.I.A), los manuales de Especificaciones Generales para la Construcción de Caminos, Carreteras y puentes de Costa Rica, así como lo que la administración está dispuesta a gestionar como calidad en procesos de inspección.
Esto será de vital importancia para concretizar una metodología aplicable y práctica al formato de la Organización.
No se espera que la propuesta metodológica sea definitiva, sin embargo para cada uno de los objetivos específicos se espera poder desarrollar los entregables, los cuales, debido a lo complejo de los procesos que acompañan la Administración Profesional de Proyectos, se espera que puedan seguir en un proceso continuo de mejora y que del análisis propuesto se desarrollen nuevos métodos y sistemas que contribuyan al enriquecimiento del entregable final.
Durante el desarrollo del presente trabajo de investigación se advirtió como los proyectos desarrollados por el CONAVI no cuentan con una metodología de inspección, en razón de lo anterior surgió la necesidad de proponer ante el Consejo de Administración –máximo ente del CONAVI- el desarrollo de una “Propuesta Metodológica para Ejecutar las Inspecciones del Programa de Mantenimiento de Obras Viales del CONAVI”.
Una vez que dicha propuesta fuera aprobada por el Consejo de Administración se procederá a poner en práctica dentro de las diferentes Organizaciones de Inspección que tienen a su cargo alguna de las zonas en las que se divide la contratación LP-01-2005.
El proyecto tiene como objetivo primordial unificar los criterios de evaluación de las organizaciones de inspección, se pretende que todos los procesos realizados en el campo obedezcan a algún tipo de normativa o metodología y que además se logren desarrollar los planes de gestión de alcance, tiempo, calidad y de recursoshumanos.
Dentro de los aportes más significativos de el presente documento se encuentran las plantillas para desarrollar la inspección de obras viales del CONAVI, mismas que se pretende brinden un valor agregado a la Dirección de Conservación Vial, con ellas se podrá llevar un mejor control de todos los proyectos desarrollados.
Como todo proyecto tiene un inicio y una terminación, por lo que es importante que a lo largo del periodo de duración del proyecto, la Alta Gerencia de la Administración pueda identificar las oportunidades de mejora, con el propósito de poder ponerlas en práctica, dichas oportunidades de mejora son parte natural del ciclo de vida del proyecto y las mismas brindaran información a todos los interesados del proyecto acerca de sus avances o demoras, estados financieros y cualquier otro parámetro de evaluación necesario.
Se recomienda al CONAVI responsabilizarse de implementar la teoría de la Administración de Proyectos, la cual servirá para planificar y darle el seguimiento y control necesario a los proyectos que desarrolle, eso para ayudar al gasto público generado y con ello maximizar los recursos asignados por el Ministerio de Hacienda.
Por último es importante recalcar que este trabajo pretende ayudar a la toma de decisiones, acerca de donde concentrar recursos y esfuerzos, provocar un cambio organizacional y que todos los procesos de integración de las diferentes fases de este proyecto sirvan para lograr la gestión del alcance.

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PLAN DE GESTION PARA LA IMPLEMENTACION DE LOS SERVICIOS DE CALIBRACION PARA EQUIPOS DE INFUSION UTILIZADOS PARA PRUEBAS EN HOSPIRA COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO


En los últimos años se ha presentado un crecimiento importante en la cantidad de compañías transnacionales que deciden mover parte de su operación u operaciones a nuestro país, principalmente en el sector médico.
Datos de actualidad apuntan a que hoy existen 28 empresas de este tipo instaladas en nuestro país, lo que ha generado un aumento del 250% en los últimos ocho años.
Hospira Costa Rica es una de estas compañías, actualmente tiene diez años de operar en nuestro país y se dedica a la manufactura de dispositivos médicos.
En estos 10 años ha incrementado su operación en casi un 200% de su inversión inicial, lo cual ha generado un sin número de proyectos relacionados con la transferencia de tecnologías, procesos nuevos, innovadores y únicos en el país, inclusive a nivel de Latinoamericano.
Este proyecto nace gracias a una oportunidad de negocio, el transferir los servicios de calibración de equipos de prueba de infusión a Costa Rica le permitirá a empresa ahorros por aproximadamente veinte mil dólares americanos al año, además permitirá reducir el tiempo de ciclo del servicio en cuatro semanas, esto debido a que los equipos no se tendrán que enviar a Morgan Hill California (MHX) para ser calibrados.
Este proyecto está basado en una de estas transferencias de tecnología, específicamente en la creación del plan de gestión para transferir los servicios de calibración (verificación de funcionalidad) de los equipos de infusión de medicamentos que se utilizan para pruebas en las líneas de producción de dispositivos médicos.
Donde se incluye la planificación y definición del alcance así como la estructura detallada de trabajo (EDT). En términos de gestión del tiempo se incluyó actividades, secuencia duración y cronograma del mismo. El plan del gestión de los recursos humanos incluyó la determinación del equipo de trabajo, así como los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo.
En términos de comunicaciones el plan contiene la información necesaria, así como las necesidades de comunicación entre los involucrados.
Finalmente el plan de riesgos incluyó la identificación, análisis y planificación de los mismos.
Para llevar a cabo este proyecto se desarrollaron una serie de pasos que incluyen: recopilación de información histórica, revisión de procedimientos corporativos, así como las regulaciones aplicables a entornos de manufactura de dispositivos médicos.Además se desarrollaron una serie de métodos y técnicas de investigación como investigación documental y de campo esto con el objetivo de obtener un panorama de la situación actual.
 Entre los métodos utilizados están el análisis sistemático y la observación con el fin de analizar más en detalle el proceso en estudio.
Finalmente a través de la utilización de herramientas como: información histórica(detalle histórico de cada uno de los equipos en mención), juicio de expertos (personas que actualmente realizan el servicio de calibración), reuniones y conferencias telefónicas y la utilización de software, que permitieron alcanzar los objetivos del proyecto.
El análisis de la información se realizó en función de los objetivos planteados para el proyecto.
La utilización de las mejores prácticas establecidas la guía del conocimiento desarrollado por el l Project Management Institute (2004) permitió contar con una guía clara de administración de proyectos para la preparación del plan de gestión de este proyecto.
El documento final presentado de este proyecto es una guía que permite conocer paso a paso cada una de las actividades y tareas necesarias para ser ejecutadas y poner en marcha las calibraciones de equipos de infusión de pruebas en CostaRica incluyendo su respectivo cronograma. Iniciando el día 5 de enero del 2010 y finalizando el día 26 de marzo del 2010.
Para el desarrollo de este proyecto se logró determinar un equipo de trabajo conformado en Costa Rica por el Director del proyecto, un asistente del Director,un técnico de calibraciones de equipos, así como por los Supervisores de Calidad y Manufactura.
En cuanto a la planta de de Morgan Hill California estará un Representante de la misma y un Técnico de Calibración de Equipos, además se determinaron de los roles y responsabilidades de cada miembro.
Se estableció un plan de comunicaciones donde se incluyó el tipo de comunicación, a quien estará dirigida, la frecuencia, los responsables, el propósito y cuales recursos se utilizaran para llevar a cabo la misma.
En términos de la gestión de riesgos se lograron determinar doce riesgos para este proyecto con un riesgo general para el mismo de moderado.
Finalmente se recomienda al departamento de calibraciones de Hospira CostaRica seguir cada uno de los planes desarrollados para este proyecto (Alcance,tiempo, recursos humanos, comunicación y riesgos), además de todas las recomendaciones establecidas, a través de éstas se podrá incrementar la
probabilidad de éxito de la implementación de este proyecto.

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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO “DISEÑO DE UNA PROPUESTA CURRICULAR PARA EL INTERNATIONAL CHRISTIAN SCHOOL”

RESUMEN EJECUTIVO


En esta época de crisis mundial resulta prioritario para las empresas como Las Escuelas Internacionales Cristianas (International Christian School, ICS) pretende por medio de este proyecto dar respuestas a las demandas cambiantes o exigentes del mercado educativo del nivel de enseñanza media y las expectativas socio-productivo competitivas de la globalización.
La Escuela Internacional Cristiana S.A. se fundó en 1977 y es una organización que brinda servicios educativos privados desde preescolar hasta doceavo de secundaria a estudiantes de diferentes nacionalidades.
La Escuela es reconocida por la Asociación de Escuelas Internacionales Cristianas en los Estados Unidos y también ante el Ministerio de Educación de Costa Rica, conforme a la categoría B que corresponde a escuelas de habla inglesa.
Este PFG tiene como objetivo general: “Desarrollar un Plan de Gestión para el Proyecto “Diseño de una Propuesta Curricular para el ICS”, como guía para lograr la implementación exitosa del proyecto bajo los estándares del PMI.
Los objetivos específicos fueron: planificar el área de alcance, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicación del proyecto “Diseño propuesta curricular para ICS” (DPC), que permita detallar la implementación exitosa del proyecto. Establecer los procedimientos de seguimiento, control y cierre del proyecto DPCICS para comparar las estrategias planeadas con las ejecutadas, el seguimiento del plan y el aseguramiento de la calidad de acuerdo con los estándares del PMI.
Diseñar plantillas de la administración y ejecución del proyecto DPCICS que permitanrecopilar información sobre las demandas del mercado, para facilitar el éxito del proyecto.
Para el desarrollo PFG se realizó una investigación descriptiva; la información obtenida se analizó por el método analítico sintético que permite organizarla y presentarla en cuadros, gráficos, tablas o resumen.
El plan de gestión del proyecto respecto al área de alcance, tiempo, calidad, recursos humanos; la comunicación se desarrolló con las herramientas y técnicas aplicando la teoría del PMI a la realidad de la empresa.
El producto de esta investigación es un Plan de Gestión para el proyecto “Diseño de una Propuesta Curricular para el ICS. Para la elaboración del plan se desarrollaron seis áreas de conocimiento: alcance tiempo, comunicaciones, costo, recursos humanos y calidad; además, se trabajó con herramientas
interrelacionadas con los procesos de planificación, seguimiento, control y cierre, lo cual permitió plasmar un proyecto detallado para ser implementado en la siguiente fase de ejecución.
Con el desarrollo de este plan se reconoció la relevancia de ser exhaustivo en la definición del alcance para lograr un mejor desempeño en la elaboración de las otras áreas del conocimiento.
Así pues, la definición detallada del alcance permitió la creación de la EDT, en la que se incluyen las actividades necesarias para obtener un entregable, para ello se empleó como base la secuencia de actividades y la herramienta Office Project, que posibilitó integrar el tiempo de duración (148 días) y el recurso necesario para su ejecución.
La interrelación entre las áreas de conocimiento, por ejemplo, el alcance y los criterios de calidad, y estos con los criterios de aceptación del producto, permiten trabajar con una columna vertebral.
Lo mismo sucede con el alcance, la EDT, la secuencia de actividades, el recurso y la comunicación. La integración de las áreas de conocimiento permite que el proyecto sea planeado desde diferentes perspectivas, al mismo tiempo, apostando a obtener un producto de calidad.
El apartado diccionario de la EDT, para la fase de implementación del proyecto (investigación, análisis y diseño del perfil), es un documento que orienta paso a paso las actividades necesarias para cumplir con cada fase con sus respectivas fechas de inicio, finalización y recurso solicitado para ejecutar las tareas.
Las plantillas para medir el seguimiento, control y cierre del proyecto se diseñaron para evaluar el rendimiento del proyecto.
La planificación de esta fase apunta a controlar los criterios de éxito de un proyecto como lo es la calidad, el costo y el tiempo, que fueron diseñados para aplicarse durante la ejecución.
La implementación de estas herramientas incrementará la efectividad del recurso humano, tiempo, costos y reducirá riesgos y amenazas. Una de los recursos que se añadieron es el seguimiento del proyecto una vez entregado. Esto permitirá brindar valor agregado en calidad e, igualmente, estimular una relación de confianza, satisfacción y garantía del cliente.
Las plantillas elaboradas para ser aplicadas en la investigación y análisis del mercado facilitarán la puesta en marcha de la fase de implementación del proyecto en el ahorro de tiempo.
Se puede concluir que la etapa de planeamiento es la de mayor trabajo, pero es vital para concretar las necesidades del cliente con un producto que satisfaga sus expectativas y que proporcione el éxito del proyecto en todas sus fases.
Se recomienda a las autoridades financieras, al equipo de trabajo y al director académico seguir al pie de la letra las especificaciones del plan y realizar cambios estrictamente necesarios que mantengan la calidad de los estándares establecidos, y si se hicieran mantener un registro detallado de los cambios.

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martes, 26 de enero de 2010

Plan del Proyecto de Instalación y Configuración de la Infraestructura Informática para la Modernización del Centro Alterno de Grupo Mutual Alajuela – La Vivienda

RESUMEN EJECUTIVO


Las empresas de tecnología en Costa Rica tienen un gran reto de demostrar su profesionalismo y calidad de servicio ante la amplia competencia que tienen. Una solución de tecnología no solo implica la venta de equipos informáticos, sino que se considera exitosa en el tanto en que se instalen adecuadamente los equipos, el software adquirido, se realicen las configuraciones específicas de los diferentes componentes.
Es importante recordar que cuando una empresa adquiere equipos de tecnología, lo hace porque necesita resolver una necesidad que genere ganancias o crecimiento para su empresa.
El objetivo primordial de la venta es que el cliente se manifieste ampliamente satisfecho con los productos y servicios que adquirió y se generen relaciones comerciales que se mantengan en el tiempo.
El presente trabajo de investigación contempló la creación de un Plan para la Instalación y Configuración de una de las soluciones que ofrece la empresa Grupo CESA, específicamente una solución evaluada por uno de sus principales clientes, Grupo Mutual Alajuela – La Vivienda.
Este plan involucró los siguientes objetivos específicos: Desarrollar el plan de manejo del alcance para delimitar qué actividades específicas se realizará durante el proyecto; desarrollar el plan de adquisiciones que se utilizará para la compra de los equipos (hardware y software) solicitados por Grupo Mutual; desarrollar el plan de manejo del tiempo, con el fin de que se cumpla con el tiempo de entrega pactado con el cliente; desarrollar el plan de gestión de los costos, de tal manera que el se pueda controlar los costos del proyecto y se mantengan dentro de los márgenes previamente establecidos; identificar los riesgos del proyecto, desarrollar un plan de respuesta al riesgo y diseñar una plantilla para la gestión de cambios.
El estudio se realizó bajo la metodología del modelo analítico-sintético y de observación, ya que se estudiaron tanto hechos y documentación emitida previamente y se realizaron encuestas a fuentes primarias en la organización tales como personeros de los departamentos de Ventas, Finanzas, Operaciones e Ingenieros de Soporte.
Además se entrevistó al proveedor de equipos y la empresa transportista.
Las fuentes secundarias verificadas fueron los manuales de procedimientos establecidos en Grupo CESA gracias a la certificación de Calidad ISO 9001:2000 y la Guía del PMBOK, esto con el fin de determinar cuáles son los aspectos a tomar en cuenta y las actividades que se deben realizar para instalar y configurar adecuadamente la solución de modernización del sitio alterno del cliente Grupo Mutual.
Una vez definido el alcance, se determinaron todas las actividades que deben estar incluidas en el proyecto de tal manera que se cumpla con el compromiso adquirido con el cliente, a entregarles completamente instalada y funcionando la solución de hardware y software solicitada.
De esta forma, el alcance contempla todas las actividades internas de Grupo CESA para adquirir los productos a su proveedor Sun Microsystems, trámites de importación y nacionalización de equipos, proceso de revisión e instalación de todo el hardware y software involucrados para finalizar con las respectivas pruebas y entrega a satisfacción.
El proyecto está contemplado para finalizar en 60 días, contados a partir del recibo de la Orden de Compra por parte del cliente.
La fecha de inicio del proyecto es el 1 de Octubre de 2009 y debe finalizar el 18 de Diciembre de 2009. Grupo CESA debe de gestionar la adjudicación de los equipos a Sun Microsystems por un monto de $183,731.00, para lo cual se diseñó un plan de adquisiciones, en donde se incluyen las condiciones y configuraciones de equipos que deben adquirirse.
El costo total del proyecto para Grupo CESA es de $212,806.00.
Del estudio realizado se concluye la necesidad de que la empresa incluya dentro de sus procedimientos e implementación de la PMO, todas las compras de equipos y soluciones, sin importar la cuantía de la solución, de tal manera que sean manejados como proyectos, ya que igual que en los proyectos grandes de la empresa, hay factores que podrían poner en riesgo el cumplimiento de los compromisos y bajar el grado de satisfacción de los clientes. Es una excelente oportunidad para Grupo CESA ya que va de la mano con los objetivos de calidad propuestos.
Producto del estudio se recomienda a la organización de Grupo CESA, agilizar la implementación y puesta en marcha de la PMO, incluir y manejar como proyectos aquellas ventas de equipos y soluciones menores pero que igual requieren de previa programación para el cumplimiento de los acuerdos con los clientes.
Igualmente se recomienda la incorporación de otras áreas de conocimiento que estuvieron fuera del alcance de esta investigación, pero que serían muy valiosas para la finalización del proyecto, así como la incorporación de una base de datos documental con las lecciones aprendidas que puedan ser de utilidad para proyectos futuros.

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PLAN DE PROYECTO PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN PCI DSS EN FISERV COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO


Fiserv, Inc. es una empresa dedicada al desarrollo de software para el área financiera, nacida de la fusión de dos compañías norteamericanas en 1984, Sunshine State Systems, Inc en Tampa, Florida y First Data Processing ubicada en Milwaukee, Wis. Para todas las oficinas de Fiserv en India, Costa Rica y
Orlando Florida, Fiserv a establecido como política interna la obtención de la certificación PCI DSS para asegurar la información relacionada con tarjetas de crédito y débito, desde su perspectiva de proveedor de servicios de software en el área financiera. En el caso de las oficinas de Fiserv en Costa Rica la gestión de
esta certificación es un agregado a la certificación ISO 27001 que actualmente está en proceso de implementación.
La certificación PCI DSS es el conjunto de las Normas de Seguridad de la Información de la Industria de Medios de Pago (PCI DSS), creado por las compañías Visa y Mastercard. Esta es aplicada tanto a los bancos, como a comercios y proveedores de servicios relacionados con tarjetas de débito y
crédito, para proteger a los dueños de tarjetas y su información confidencial.
El objetivo principal de este trabajo, fue desarrollar un Plan de Proyecto para el proceso de Certificación de PCI DSS en Fiserv Costa Rica en su etapa de análisis.
Dentro de los objetivos específicos se desarrollaron los siguientes: Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Desarrollar el cronograma del proyecto para garantizar la conclusión del proyecto en el tiempo establecido. Desarrollar un Plan de Gestión del Personal. Desarrollar un plan de comunicaciones para determinar las necesidades de información. Desarrollar un Plan de Gestión de Riesgos para aumentar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos adversos para el proyecto.
Dentro del marco metodológico usado para el desarrollo de la investigación se usaron fuentes de información primaria y secundaria. La fuente primaria que se utilizó para todos los objetivos aquí planteados fue el de entrevista, que se realizó a la Alta Gerencia, Departamento de Seguridad de la Información, Departamento
de Recursos Humanos y Departamento de TI, según fue necesario para cada objetivo específico. Para las fuentes secundarias, se hizo uso de los sitios web tanto de Fiserv, Inc. como del PCI Security Standards Council y sitios oficiales relacionados con el tema de la certificación PCI DSS como los de VISA y
Mastercard. De igual forma se utilizaron textos de Administración de Proyectos como fuentes secundarias para el desarrollo de cada objetivo específico.
La técnica es indispensable en el proceso de la investigación científica, ya que integra la estructura por medio de la cual se organiza la investigación, por ello el tipo de investigación que se utilizó es la Investigación Mixta, que utiliza tanto la investigación documental, como la investigación de campo. La investigación mixta
se empleará por la naturaleza de este proyecto, que involucra no solo la extracción de información de ciertos documentos, sino participación de distintas áreas de la organización (personal) que contienen información que debe ser extraída mediante la investigación de campo, y de esta forma complementar mejor la
información disponible en otros medios. Finalmente dentro del marco metodológico se utilizó el método de investigación Inductivo-Deductivo donde se observan hechos particulares para obtener proposiciones generales, lo cuál indica la obtención de conclusiones o leyes universales que explican o relacionan los
fenómenos estudiados. El resultado más importante del Proyecto Final de Graduación (PFG), es el plan de
proyecto completo que se propone en este documento y el desarrollo de los objetivos específicos que dan como resultado lo siguiente: el desarrollo del alcance del proyecto que permitió identificar claramente los entregables y posteriormente con el desglose de actividades obtener el cronograma de trabajo.
Además se realizó el calculo de los recursos que se requieren para llevar al cabo el proyecto y con ello se obtuvo la Matriz de Roles y Responsabilidades, parte del Plan de Recursos Humanos, para designar los diferentes recursos a estas actividades. Este análisis de recursos permitió el desarrollo del plan de
comunicaciones, con el cual se identificaron los involucrados del proyecto. Con base en el desarrollo de lo anterior fue posible identificar y planificar los riesgos del proyecto dando como resultado el registro de riesgos. Aunado a esto se desarrolló la investigación previa al plan de proyecto que describe y compara distintas metodologías y que justifica el uso de la metodología del PMI.
Con base en los resultados anteriores se concluye que la falta de una cultura organizacional enfocada a proyectos y la falta de conocimiento en el tema de administración de proyectos en Fiserv Costa Rica ha afectado los proyectos anteriores a este, ya que no han tenido una planeación definida o una metodología que haya permitido su éxito. A falta de documentación de proyectos anteriores, el juicio de expertos jugó un papel importante en el desarrollo de cada capítulo, pues a través de entrevistas fue posible extraer las lecciones aprendidas y con ello tomar en cuenta esta información para la planeación de todo el
proyecto. Dentro de las recomendaciones se tiene que es importante que se supervisen detalladamente los supuestos establecidos en este proyecto ya que son clave para el éxito de la planeación sugerida. Además se recomienda se use este plan de proyecto como base para proyectos futuros así como hacer un recuento de las lecciones aprendidas resultantes de este proceso para que queden almacenadas en el sistema Sayri. Es importante además considerar las áreas del conocimiento de calidad y adquisiciones para ser incluidas en planteamientos futuros según sea necesario. La capacitación en materia de administración de proyectos debe ser continua así como enfocar esfuerzos en coordinar procesos de trabajo con la casa matriz de Fiserv para evitar desorganización confusión en el desarrollo de proyectos conjuntos.

sábado, 23 de enero de 2010

“CONTROL Y AHORRO DE ENERGÍA DEL SISTEMA DE CLIMATIZACIÓN DEL HOSPITAL CLÍNICA BÍBLICA”

RESUMEN EJECUTIVO


La Asociación de Servicios Médicos de Costa Rica ASEMECO, una organización sin fines de lucro fundada en 1929 abre las puertas del nuevo Hospital Clínica Bíblica en el año 2004. Un grupo importante de empresas nacionales, ingenieros y arquitectos consultores, así como el departamento de ingeniería y mantenimiento del hospital, unieron sus esfuerzos para llevar a cabo la construcción de uno de los hospitales con mejores servicios a nivel centroamericano.
Comprometidos consigo mismos y con sus clientes, el Hospital Clínica Bíblica ve como un compromiso que todas las gestiones que se realicen dentro del hospital, busquen estar en armonía con el medio ambiente, asegurando el uso óptimo de los recursos y el manejo responsable de los desechos.
Se han realizado análisis y mediciones en la utilización de energía eléctrica del Hospital y se ha determinado que cerca del 50% de la energía consumida durante el día, es utilizada principalmente por los sistemas de climatización del hospital. Por esta razón la junta directiva ha solicitado a la empresa HVAConsultores de CostaRica, realizar una Auditoría Energética en el Edificio Hospitalario Cabezas López con el propósito de analizar flujos de energía existentes, implementando un Proyecto de Eficiencia Energética orientada al ahorro en el consumo de la energía eléctrica y simultáneamente adoptando políticas de respeto al medio ambiente.
El objetivo general planteado en este proyecto es aplicar los fundamentos y estándares del PMI en el desarrollo del proyecto de control y monitoreo del consumo energético del sistema de climatización del Hospital Clínica Bíblica para así determinar si toda la energía consumida es utilizada racional y eficientemente.
Para lograr este objetivo se han planteado varios objetivos específicos los cuales serán fundamentales para el desarrollo del proyecto. Primeramente se deberá Aplicar las Áreas del Conocimiento: integración, alcance, tiempo, costo y calidad como guía y base fundamental en la administración del proyecto.
También se deberá realizar una auditoría energética con el fin de determinar el estado de operación y consumo energético de los principales equipos del sistema de climatización del Hospital Clínica Bíblica, para proponer las acciones de control de consumo y demanda que conduzcan al ahorro de energía.
Se elaborarán plantillas de control que faciliten el seguimiento e integración de los objetivos con el alcance del proyecto.
Por último, se establecerá una estrategia para promover y generar una cultura de ahorro y uso racional de la energía. De esta manera, permitiremos que finalizado el proyecto, todos los usuarios, ingenieros consultores y administradores del edificiocontinúen trabajando para que dentro de la institución siempre se de un uso racional de la energía para bien de ella y del país.
Dentro de los resultados y conclusiones en el desarrollo de los objetivos del presente PFG se generaron grandes aportes a la metodología de administración de proyectos de las dos principales organizaciones involucradas (HVAConsultores y ASEMECO).
En el desarrollo de las áreas del conocimiento y la generación del plan de gestión de proyecto aplicando el marco conceptual de la administración de proyectos que da el PMI, todos los involucrados y por supuesto el proyecto en sí, obtuvieron grandes aportes y enseñanzas para su ejercicio profesional.
Todos los conceptos, técnicas y herramientas fueron bien acogidos. La integración que se da a todas las áreas del conocimiento y conceptos empleados en el proyecto fue un gran aporte y se continuaran practicando para su perfeccionamiento en ambas instituciones.

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PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA LA MUDANZA DE LOS ACTIVOSUBICADOS EN LOS EDIFICIOS DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA HACIA EL NUEVO COMPLEJO LEGISLATIVO

RESUMEN EJECUTIVO


Este proyecto final de graduación se desarrolla dentro de la Asamblea Legislativa y se trabajo con la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, del Project Management Institute.
La Institución históricamente no ha contado con una guía similar a la que estamos hablando, para el manejo de los proyectos que se desarrollan para mejoramiento de ella. Se tienen proyectos de diferentes índoles como por ejemplo, servicio de desarrollo de sistemas informáticos, mantenimiento de edificios y locales, de equipo de cómputo y sistemas informáticos, maquinaría y equipo diverso entre otros.
Es necesario mencionar también que ante el importante crecimiento de la población de la Asamblea Legislativa, se han presentado una serie de problemas, porque las oficinas y el espacio físico no han crecido al mismo ritmo que creció la planilla legislativa.
Surge entonces la necesidad de construir un complejo legislativo que ubique a todos los diputados y a los funcionarios en un mismo lugar y que reúna todos los requerimientos necesarios para la operación y brindar un servicio de calidad a los visitantes.
Este gran proyecto, está conformado por varios subproyectos, y entre ellos el subproyecto de la mudanza de los activos de la Institución.
La mudanza consiste entre otras tareas, en el traslado de los activos, papelería y documentación ubicados en los antiguos edificios del Congreso.
Se establecieron una serie de etapas que permitieran el adecuado manejo para este proyecto.
El producto de este trabajo incluye las siguientes etapas: Planear la mudanza, Realizar el Inventario físico de activos, Constituir el equipo interno de Mudanza, Capacitación a equipos sobre el plan de mudanza, Definir la Contratación, El Empaque y Cerrar la Mudanza.
Para cada una de estas fases se asignaron las respectivas actividades que permitieron desarrollar cada uno de los planes tratados dentro del proyecto.
La colaboración de personas con gran experiencia en el traslado de activos y actividades de mudanza permitió hacer las estimaciones relacionadas con el costo y procedimiento del servicio.
Asimismo se cumplieron los objetivos y particularmente con el objetivo principal, el cual consistía en elaborar un Plan de Gestión de proyecto en las áreas de Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo y Gestión de los Recursos Humanos, para la mudanza de los activos ubicados en los edificios de la Asamblea Legislativa hacia el nuevo complejo legislativo.
Así como también el plan de mudanza propiamente dicho con sus fases y actividades para cada una de ellas Bajo el desarrollo de este requisito formal de graduación se pudo entender de forma más clara, que para el manejo de proyectos se requiere de un análisis integrador completo de cada una de las variables que existen dentro de un proyecto y su comportamiento dentro del mismo.
Se tiene claro también que dentro del mismo operan e interactúan diferentes variables claves para el éxito, tales como la gestión de los equipos de trabajo, las estructuras organizativas, las comunicaciones, la formación y desarrollo de los equipos de trabajo, e indudablemente el liderazgo.
En cuanto a la experiencia que se logro acumular durante el desarrollo de este trabajo, ha llegado a constituirse en un acervo de conocimientos que se podrán aplicar certeramente en la administración de proyectos a nivel particular. Tratando de aportar y coadyuvar en esta tarea.
Es importante indicar también, la necesidad de incorporar personal dentro de la Institución con conocimientos, destrezas y habilidades en la administración de proyectos. Con el fin de orientar integralmente la gestión de la planificación.
En relación a concretar el alcance del proyecto fue difícil, puesto que, aun no se tiene claro por parte de la Administración con que requerimientos vendrá la obra nueva del edificio, por lo que se tiene un marco general de los posibles activos que serán trasladados.
Se puede mencionar que la estructura del personal del Congreso tiene rasgos que se presentan en otras instituciones, son recursos asignados a áreas específicas o están destacados trabajando exclusivamente para algunos diputados, por lo que será necesario una gran capacidad de negociación de parte del director del proyecto para conseguir el recurso necesario para el desarrollo de este proyecto.

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Propuesta metodológica de trabajo administrativo proyectizado en el departamento de Salud, Seguridad y Medioambiente en GSK Costa Rica

Resumen ejecutivo


GlaxoSmithKline está presente en más de 180 países del mundo y tiene su sede corporativa en Inglaterra. La filial de Costa Rica, ha experimentado varios cambios, a partir de 1941, la compañía empieza a laborar bajo el nombre de Sterling, dicha compañía se encontraba localizada en el “Paso de la Vaca”, San José. Posteriormente en el año de 1960 se inicia la construcción de la Planta en Sabanilla, y cuyo traslado se realiza hasta el año de 1962.
El departamento de Salud, Seguridad y Ambiente aparentemente se formó en la década de los noventa, con el propósito de cumplir con las leyes nacionales y mejorar la calidad de vida de sus empleados.
Actualmente cuenta con 3 colaboradores para realizar todos sus objetivos y cumplir a cabalidad con las expectativas de la empresa, las cuales son: Coordinar, planear e implementar los programas de Medio Ambiente Salud y Seguridad, con el objetivo de prevenir y controlar riesgos ambientales y ocupacionales; Garantizar la continuidad de las operaciones; Proteger y promover la salud y seguridad de los empleados con optimización de recursos asignados y cumpliendo con las normas locales, corporativas y cualquier otra relacionada a la función de GMS; Mantener en óptimas condiciones de operación, disponibilidad, eficiencia y seguridad los equipos, sistemas y/o instalaciones relacionadas con la protección ambiental y de seguridad industrial; Contar con un plan de emergencias para reaccionar en casos de desastres naturales, ambientales y/o riesgos derivados de la operación; Coordinar el plan de ayuda mutua industrial que promueva las buenas relaciones entre la comunidad.
Ante estos requerimientos por parte del departamento, se planteó una metodología de trabajo planificado paralelo al proceso del presupuesto anual de trabajo.
Lo que dió la opción de utilizar una herramienta de implementación de proyectos y nuevos procesos para planear el trabajo anual del departamento, según sus objetivos y poder visualizar de manera integral toda la actividad del departamento a través del año, estableciendo fechas de inicio y finalización de cada proyecto, implementando de esta manera un comportamiento de administración de proyectos en el departamento.
El objetivo general del presente trabajo fue el diseño de una metodología de trabajo para la administración de los proyectos anuales del departamento de Salud, Seguridad y Medioambiente en GSK Costa Rica, que está acorde con la empresa.
 De este objetivo se desglosan los siguientes objetivos específicos Se analizaron los procesos actuales de planificación para la formulación de proyectos durante el año; se identificaron los procesos de ejecución de los proyectos y sus involucrados según la estructura organizacional; se creó una metodología con las prácticas de administración de proyectos para la preparación del programa de trabajo anual, en los 5 grupos de procesos para poder cumplir con los objetivos del departamento, estableciendo nuevas herramientas, plantillas y cronogramas; se diseñó una herramienta para el manejo del portafolio que permita realizar un seguimiento adecuado de la cartera de proyectos y por último se implementará la metodología de desarrollo en un plan piloto para el plan de trabajo 2010-2011.
Con base a la metodología que se aplicó para el desarrollo del Proyecto Final de Graduación, se utilizaron fuentes de información primaria por medio del departamento de Salud, Seguridad y Ambiente de GSK, el cual, es el departamento al cual se le aplicará el plan piloto de técnicas de administración de proyectos.
Como fuentes secundarias se utilizaron los libros relacionados con el tema de la administración de proyectos. Las fuentes secundarias de información, consideradas aquellas en donde se retoman o se documenta información que de antemano algún autor ya ha generado, como libros, documentos, artículos de libros de texto de AP, fueron consultados como fuentes principales de información para este trabajo.
Así mismo las páginas de Internet de asociaciones reconocidas en el tema de AP fueron de gran uso y valor para reforzar las ideas de este proyecto.
El método de investigación que se aplicó para el desarrollo del proyecto fue el método analítico basado en la observación y análisis de los hechos.
En esta propuesta de PFG se analizó el proceso de planeación anual y su ejecución en el departamento de Salud, Seguridad y Ambiente.
La síntesis permitió que la información recopilada en campo y en documentos se registrara y resumiera en un documento que ayudó a seguir los pasos para administrar los proyectos del departamento.
Como conclusiones principales se encontró que falta una metodología uniforme y estándar que pueda ser utilizada y controladas por los miembros del departamento.
El departamento sufre de una serie de errores y descontrol en su quehacer diario, a causa de la ausencia de procesos de inicio, planeamiento, ejecución, control y cierre de proyectos.
Por lo tanto la metodología propuesta permitirá estandarizar procesos, recopilar la información de proyectos ejecutados de una mejor manera, mejorar el control de los proyectos, dar claridad a los procesos del proyecto, delegar responsabilidades de una mejor manera, integrar esfuerzos de las diferentes personas encargadas del proyecto, entre otros.
Como recomendaciones importantes se considera que se cree una cultura y tendencia hacia la proposición y desarrollo de procesos en áreas como calidad, riesgos, recursos humanos que permitan el crecimiento integral de la organización, además para que sea de mayor provecho la implementación del AP en el departamento se recomienda adquirir software especializado en el campo como el WBS, Project Manager de MS Office o similar, además de recibir una capacitación de los dos softwares y recordar que todo cambio lleva su tiempo para ser asimilado, por lo tanto sería bueno capacitarse o instruirse en la AP, para entender de manera más integral la metodología propuesta en el documento.

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sábado, 16 de enero de 2010

IMPLEMENTACION DE UN SERVICIO PERMANENTE DE DATOS GNSS EN LA ESCUELA DE TOPOGRAFIA, CATASTRO Y GEODESIA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Resumen Ejecutivo


Desde la fundación de la Escuela de Topografía, Catastro y Geodesia (ETCG) en 1974, bajo el marco de un convenio bilateral entre el Gobierno de la República de Alemania y el Gobierno de Costa Rica la preocupación de los Directores de esta Unidad Académica ha sido mantenerse siempre a la vanguardia en la tecnología y en la educación, prueba de esto es que a la fecha el plan académico de la Escuela ha sido modificado en varias oportunidades, con la finalidad de hacerle frente a las exigencias del mercado laboral.
En lo tecnológico, la ETCG se ha preocupado por instruir a sus estudiantes, echando mano de los últimos avances en sistemas de medición electrónicos, por medio de láser, Global System Position (GPS), Global Navigation Satellite System (GNSS), entre otros, sin dejar de lado sus inicios donde el cálculo matemático, la pericia y experiencia del ingeniero forman una parte esencial de su desempeño.
Ante una creciente exigencia del mercado, en sistemas registrales, en sistemas constructivos y geodésicos, surge la necesidad de mejorar los conocimientos de parte de los profesionales en esta área, en un mercado globalizado donde la oferta crece a diario y la demanda cada vez es más exigente, la calidad, el conocimiento y la actualización, juegan un papel muy importante. Por esta razón y conociendo el beneficio social implícito que conlleva el desarrollo de proyectos en las universidades estatales, se propone el desarrollo del plan de gestión “Establecimiento de un Servicio permanente de Datos GNSS en la Escuela de Topografía, Catastro y Geodesia de la Universidad Nacional”.
Desde el año 2003 la Escuela cuenta con un receptor GPS, el cual a partir del 2007 y gracias al esfuerzo realizado por los docentes, se integra la estación al Sistema de Referencia Geocéntrico para las Américas (SIRGAS), además; pensando en el crecimiento académico, se crea un sitio en Internet para socializar el producto, el cual consiste en paquetes de archivos en formato Receiver Independent Exchange Format (RINEX) que pueden ser bajados por los usuarios para luego aplicarlos a sus trabajos.
Con la puesta en marcha de ese primer proyecto se ve la necesidad de dar el salto a sistemas de mayor calidad y exactitud como el GNSS que complementen el vacío existente en la utilización de los archivos actuales.
El objetivo principal de esta propuesta consiste en desarrollar un plan de gestión según los estándares publicados por el Project Management Institute (PMI) en la Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK), contempladas en la 3ª edición.
Los objetivos específicos están dirigidos a desarrollar las áreas del conocimiento acordes con las buenas prácticas emitidas por el PMI (Project Management Institute) Gestión del alcance del proyecto, Gestión del tiempo, Gestión de los costos del proyecto, Gestión de los recursos humanos, Gestión de las comunicaciones, Gestión de las adquisiciones y Gestión de Riesgos.
A través de estos procesos se potenciará el equipo del proyecto dotándolo con las herramientas para ejecutar, controlar y finiquitarlo; durante la ejecución del mismo los miembros del equipo podrán mantener una coherencia y cronología entre las actividades, su definición, secuencia, estimación de recursos, duraciones, control de cronograma por medio de la ruta crítica, determinar los costos de la implementación del proyecto y a partir de éste el plan de adquisiciones, documentar los roles del proyecto y distribuir las responsabilidades a los integrantes, adquirir, desarrollar, potenciar y administrar el equipo del proyecto, asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto, planificar la información y distribución de la misma, informar el rendimiento y gestionar a los interesados, planificar las compras y adquisiciones, los riesgos, la contratación, solicitar respuestas de los vendedores, seleccionar vendedores, administrar el contrato y cerrar el contrato.
El desarrollo del plan de gestión depende en gran medida de la disponibilidad de los especialistas en el manejo de datos GNSS, por eso se considera que la investigación de campo es importante en el desarrollo de este plan de gestión, otra información, se encuentra en las publicaciones de la implementación de esas estaciones, en otras latitudes, por ejemplo Colombia, Alemania, España y otras estaciones ligadas al SIRGAS.
Se asume como método de investigación para obtener información de los expertos, el método de lluvia de ideas sobre los temas específicos, que se irán desarrollando conforme avance el Proyecto Final de Graduación (PFG). Otro aspecto importante en la investigación es la parte documental de los datos existentes en la ETCG, la Escuela cuenta con una estación GPS, la cual es utilizada por profesionales en su función privada y por empresas estatales como el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), Acueductos y Alcantarillados (A y A), Instituto Geográfico Nacional (IGN), Museo Nacional, entre otros, de estas solicitudes se lleva un récord mediante el cual se puede establecer la necesidad y la posibilidad de proponer un proyecto de venta de servicios a partir de un proceso de capacitación que proporcione las herramientas necesarias para que los usuarios puedan aplicar las conversiones de los datos a sus medidas y por otra parte, permite analizar la socialización de los datos y su utilización.
En el capítulo de conclusiones se incorpora una serie de deficiencias detectadas en el análisis de la ejecución de otros proyectos desarrollados en la Escuela y en otras Unidades Académicas. En el capítulo de recomendaciones se dan sugerencias para poder solventar esas deficiencias.

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ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UNA CAPILLA DE LA IGLESIA DE JESUCRISTO CON LOS ESTÁNDARES DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

RESUMEN EJECUTIVO


Si bien toda construcción genera retos, la edificación de una capilla para la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días plantea consideraciones especiales: optimizar fondos que se consideran sagrados, seguir un diseño que le facilite a los fieles adorar a Dios en un lugar adecuado para ello y cumplir con estándares de calidad adecuados.

Esa complejidad, así como las exigencias y demandas de los clientes, obligan a que los proyectos sean demarcados, planeados, ejecutados, controlados y cerrados de manera que los resultados sean los esperados en las tres variables más conocidas: tiempo, costo y calidad.

Estos aspectos son considerados de manera amplia y son una práctica generalmente aceptada y difundida por el Project Management Institute (PMI), a través de la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos (PMBOK 2004) y la Extensión del PMBOK 2007 aplicada específicamente al área de construcción.

Al tomar como base los conceptos explicados en estos documentos, se ha decidido diseñar un plan de gestión de proyecto para la construcción de una capilla de la iglesia en San Isidro de Heredia. Pero se espera que su impacto sea mayor y aporte una guía que puede emplear en el futuro la organización para desarrollar sus proyectos constructivos e incluso los de remodelación que impliquen una inversión superior a los $10.000.

Si bien es cierto que la organización tiene procesos establecidos para cumplir con sus metas constructivas, el aporte de este estudio es el ordenamiento de la información disponible y la generación de herramientas que facilitan y mejoran los procesos constructivos que lleva a cabo la iglesia y apoyan las metas de la Alta Administración en cuando al uso adecuado de los recursos.

El primer paso en esa dirección es un análisis preliminar del modelo constructivo de la organización, el cual permitió trabajar en la recopilación y análisis de datos y ofreció alternativas de implementación de los procesos de la administración de proyectos dentro de la entidad.

La investigación, que combinó el análisis de campo con el estudio documental, tuvo como objetivo general elaborar un Plan de Gestión de proyecto para la construcción de la capilla de los miembros de la iglesia JSUD en San Isidro de Heredia de acuerdo con el plan anual de la organización y con los estándares de administración de proyectos del PMBOK. Se basa específicamente en siete áreas de conocimiento de la administración de proyectos, cuales son administración del alcance del proyecto, administración del tiempo del proyecto, administración de la calidad, administración del costo, administración de las comunicaciones, administración de las adquisiciones y administración de riesgos. La selección de estas áreas se debe a que impactan los proyectos desarrollados por la iglesia y en algunas de ellas se han detectado oportunidades de mejora en la organización.

Los objetivos específicos se enfocaron en determinar el alcance adecuado para la construcción del edificio denominado Zurquí, de forma tal que los procesos incluyan todo el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente, así como identificar los riesgos a los que se enfrentará el proyecto para definir las posibles respuestas, el seguimiento y el control. Este Proyecto Final de Graduación (PFG) recomienda una estructura metodológica que refuerza las prácticas que ya existen en la organización y cuyo objetivo es promover una cultura de proyectos.

Para el desarrollo de este trabajo se emplearon tanto fuentes primarias como secundarias de información, y una metodología que consideró aspectos inductivo-deductivos y analítico-sintéticos. Se consideraron además las políticas y estrategias de desarrollo de la organización y sus objetivos.

La metodología sugiere procesos para la Gestión de los Proyectos, considerando temas claves como el Alcance, Tiempo y Costo, y propuso el uso de plantillas y herramientas que actualmente la organización no emplea. El desarrollo de las áreas de gestión ofreció la posibilidad de explorar desde la estructura de la división del trabajo hasta los roles de los involucrados en los procesos constructivos, el análisis de los riesgos y los principios del control de la calidad y del cierre del proyecto. Con las lecciones aprendidas, dio los primeros pasos para documentar acciones que serán de utilidad en proyectos futuros, como la estandarización de las comunicaciones a través de plantillas o la identificación de los involucrados e incluso de los riesgos en la etapa de planificación del proyecto.

El documento planteó, entre otras conclusiones, que la IJSUD aplica los principios generales de la administración de proyectos pero que requiere organizarlos y estructurarlos con base en los planteamientos de administración de proyectos y en las áreas de conocimiento que esta investigación desarrolló. Asimismo, recomendó no imponer 180 días de construcción a la constructora, analizar la lista de actividades del proyecto antes de realizar el presupuesto y obtener mayor información para apoyar cualquier cambio y actualización que tenga el proyecto.

El resultado de la investigación le permitió a la corporación consolidar en un solo documento sus procedimientos y controles y tener información fidedigna acerca de las principales áreas de trabajo que plantea el PMBOK. La implementación de esta metodología fue el inicio para que la organización se orientara hacia una cultura proyectizada. Para la IJSUD es el comienzo de un proceso para contar con un lenguaje común, fomentar una cultura de proyectos y favorecer procedimientos que tiendan a profesionalizar la administración de proyectos.

PROPUESTA DE UNA GUIA DE DESARROLLO DE PROYECTOS DE APERTURAS DE TIENDAS RETAIL EN AEROPUERTOS INTERNACIONALES DE LA EMPRESA CAFÉ BRITT”.

RESUMEN EJECUTIVO


Café Britt es una empresa costarricense fundada en 1985, dedicada a la exportación y producción de café y chocolates gourmet y a la creación de tiendas especializadas de venta al detalle donde se ofrecen productos diseñados y manufacturados por la compañía, así como otros artículos atractivos al sector turístico. La compañía comenzó a desarrollarse en los últimos diez años en el negocio de venta al detalle, en varios países de Latinoamérica, siendo los aeropuertos el nicho de negocio más importante actualmente para la compañía.
La continua y acelerada expansión actual, está dificultando el adecuado manejo de los proyectos en la empresa, debido a que, la compañía no cuenta con una estructura establecida de administración de proyectos que sea complemento para todos los departamentos participantes.
Para este proyecto de investigación se aplico la metodología de Administración de Proyectos implementada en la Guía PMBOK, 2004, donde se estudiaron y formularon cinco de las áreas de conocimiento, las cuales son: alcance, tiempo, costo, calidad y riesgo.
Se planteo como objetivo general, desarrollar una guía de implementación y elaboración de proyectos para la apertura de tiendas en aeropuertos internacionales, que permita seguir pautas claras y profesionales para un mejor proceso en los proyectos. Junto a ello, se contempló como objetivos específicos el desarrollo de la definición del alcance. El plan de gestión en costos el cual se utilizará como información histórica para futuros proyectos de similares tamaños. Además un desarrollo de plan de tiempo que permitirá al proyecto regular el cumplimiento de fechas de las actividades en gestión. El plan de gestión de calidad que permita controlar y dar seguimiento a los detalles de los entregables de cada uno de los departamentos, la planeación de una guía para desarrollo y evaluación de plan de riesgos en el proyecto de manera que permita dar respuestas a los eventos presentados y por último la evaluación general del cierre del proyecto.
Las metodologías implementadas son: la inductiva-deductiva, de modo que permita un enfoque de lo particular de la empresa referente a la administración de proyectos a lo general planteado por el PMI. Y la analítico-sintético, de modo que se pueda entender la esencia de cada uno de los departamentos involucrados en el proceso del proyecto, para lograr unificarlo teniendo como base un fin en común. La principal herramienta utilizada fue el Microsoft Project, 2007, además de entrevistas, encuestas y cuestionarios a los encargados de las áreas implicadas en los proyectos operativos.
El entregable principal del proyecto es el desarrollo y consolidación de tiendas dentro de los aeropuertos. Para este trabajo de investigación se estimo un periodo de 125 días. Se tomo en cuenta la cantidad de personal necesario así como el rendimiento por tarea de cada uno de ellos para el establecimiento de los tiempos.
El costo estimado de la obra es de $645 500. Este monto se ha tomado como ejemplo, para el proyecto de investigación, lo cual se refiere por la cifra a una apertura grande en logística y tamaño. El costo varía por la magnitud de las tiendas en construcción y la locación geográfica. Teniendo esto como base, se desarrolla un plantilla que ayudara a establecer un mejor proceso de medición gastos en todos los departamentos involucrados.
Si el tiempo en las entregas se va cumpliendo es una puerta segura a la satisfacción en la calidad de los entregables, para ello la lista de verificación y las evaluaciones que permitieron medir el rendimiento en calidad por los departamentos involucrados. Las evaluaciones de calidad al cierre del proyecto se implementaron a los contratistas y a los departamentos.
Por otro lado se identificaron los riesgos más propensos a ocurrir a lo largo del proyecto, los mismos se dividieron sobre el impacto si ocurre dicho riesgo y la probabilidad que el mismo ocurra. Para ello se estableció una matriz de riesgo. Los riesgos expuestos en dicha matriz han ocurrido distintas aperturas, por lo que el impacto y la probabilidad de suceder en el futuro se baso con el historial de hechos. El proyecto concluye con la evaluación y retroalimentación a todas las áreas implicadas en el proyecto.
Cada uno de los planes de gestión desarrollados en el presente trabajo y las herramientas utilizadas, podrán ser llevados a la práctica en futuros proyectos por los diferentes departamentos en caso de que así sea decidido por parte de la empresa a nivel de apertura de tiendas en aeropuertos internacionales.
Se recomienda a la organización que para el desarrollo de este tipo de proyectos debe existir un Administrador del Proyecto que controle y supervise el proyecto de inicio a fin. En todo momento el proyecto debe ser sustentado por una definición de alcance con objetivos medibles y alcanzables. Se recomienda invertir el tiempo necesario para realizar el plan del proyecto detallando todos los niveles. Todos los gerentes de los departamentos deberían estar pendientes del nuevo proyecto en gestión, aunque no sean ellos exclusivamente los que ejecuten el proyecto en el lugar, mas si su personal a cargo. Se recomienda en general a todos los departamentos cumplir los requisitos expuestos en alcance, tiempo, costo, calidad y riesgos. Cuanta más planificación exista de manera individual por cada uno de los departamentos, mejor administración de los recursos puede obtenerse y la integración del proyecto será más efectiva para la compañía.