jueves, 24 de noviembre de 2011

PROPUESTA METODOLÓGICA DE ADMINISTRACIÓN E INSPECCIÓN DE PROYECTOS DE CONSERVACIÓN VIAL PARA LA EMPRESA CONSULTORA Y EJECUTORA SALASA S.A.

RESUMEN EJECUTIVO


Con la creación del CONAVI en el año 1998, la red vial nacional fue asumida por esta entidad. Se crearon los Proyectos de Conservación Vial en donde la administración y supervisión de los proyectos no era manejada con precisión y control. Los procesos administrativos no estaban definidos y mucho menos la supervisión.
Esto provocaba grandes problemas en cuanto al gasto público, la planificación de las obras, la efectividad de las intervenciones, la priorización de los trabajos, entre otros.
 Es en el año 2008, cuando inicia operaciones la empresa Consultora y Ejecutora SALASA S.A. que se desempeña como un Organismo de Inspección (OI). La empresa se especializa en los servicios de inspección y administración de proyectos de infraestructura vial.
Sin embargo, pese a que los proyectos están mejor administrados gracias a la existencia de los Organismos de Inspección, existe todavía la necesidad urgente de una nueva forma de planificar, esto especialmente debido a que no se cuenta con metodologías normalizadas. El trabajo se realiza con base en las mejores prácticas empresariales por parte de los OI, algunos documentos oficiales del MOPT y varias directrices del CONAVI, que son un compendio de procedimientos sin rumbo o control y que favorece la interpretación particular, que en muchos casos, difiere de lo que desea el CONAVI.
Por tal motivo es imperativo implementar métodos y procedimientos integrando y unificando criterios de aceptación a través de la Gestión de la Calidad.
Esto se realiza de acuerdo con los requisitos establecidos en el estándar Internacional INTE-ISO/IEC17020:2000, aplicado en los procesos de administración e inspección vial que traerá beneficios en relación con la trilogía "Alcance, tiempo y costo" garantizando un mayor nivel de competitividad dentro del Plan de Gestión de Proyecto.
El objetivo general de este trabajo es elaborar una metodología para administrar e inspeccionar los proyectos de Conservación Vial para la empresa SALASA S.A., y que sirva para llevar un adecuado control administrativo y una adecuada supervisión en campo de estos proyectos. Los objetivos específicos relacionados son desarrollar la validación de un Sistema de Gestión de Calidad en la empresa SALASA S.A. aplicable a los proyectos de conservación vial para su posterior implementación, desarrollar una metodología para llevar el control administrativo de los proyectos de Conservación Vial para la empresa SALASA S.A., y desarrollar una metodología para elaborar los procedimientos de inspección de los proyectos de Conservación Vial para la empresa SALASA S.A.
En este trabajo se utilizaron los principios sobre administración de proyectos (PMBOK, 2008), la norma Internacional INTE-ISO/IEC 17020:2000, manuales de Especificaciones Generales para la Construcción de Caminos, Carreteras y Puentes de Costa Rica (MOPT, 1977), Tomo de Disposiciones para la Construcción y Conservación Vial (MOPT, 2002), carteles de licitación de las redes pavimentada y lastre, directrices o circulares por medio de oficios emitidas por el CONAVI y el MOPT, entre otros.
Esto será de vital importancia para concretar una metodología aplicable y práctica para la Organización.
Por medio de la investigación de los documentos aplicables a la administración e inspección de proyectos viales, se desarrollarán los procedimientos administrativos con plantillas específicas para cada uno de los procesos involucrados, se elaborarán los formatos de los procedimientos de inspección con las plantillas de registros necesarios para llevar el levantamiento de la información de campo y para dar la conformidad de los trabajos ejecutados.
Paralelamente se desarrollará una validación de un sistema de gestión de calidad para ser aplicado en todos los procesos de administración e inspección, con el fin de normalizar y sistematizar todos los esos procedimientos.
La idea final es tener procedimientos definidos con base a todos los requerimientos que el CONAVI establece, llevados a cabo en forma cronológica y sistemática, y realizar las inspecciones de los trabajos con procedimientos normalizados y definidos.
Todo esto con el fin de establecer un buen control, supervisión de los proyectos y ofrecer un servicio de calidad, profesional estandarizado y que cumpla con la ley de calidad nacional y la satisfacción plena del cliente y usuarios de las carreteras.
Dentro de los resultados que arrojó este proyecto fue que se desarrolló toda una metodología para llevar a cabo el control administrativo de los proyectos como la elaboración de procedimientos de inspección.
Estas metodologías de la mano con el sistema de gestión de calidad que se validó en esta empresa, proporcionó una herramienta importantísima para generar proyectos de alta calidad y asegurarle al gobierno la transparencia y la eficiencia en la administración de los recursos públicos de la mejor manera.
En este proyecto se diseñaron todas las plantillas de documentos y registros necesarios para llevar ordenadamente y sistemáticamente un proyecto, en donde el personal debe cumplir con requisitos técnicos y éticos, además se inspeccionan los trabajos con procedimientos bien definidos y en donde se deja evidencia de todo lo que se realiza y se da conformidad y aceptación a los trabajos realizados de una manera profesional.
Entre las recomendaciones están tratar de hacer conciencia al CONAVI que lo que se está haciendo actualmente no está bien manejado, y que se debe realizar un acercamiento con los OI y debatir la efectividad de este trabajo, para que ellos valoren el esfuerzo que hacemos por normalizar tanto los procedimientos administrativos como los de inspección, que en este momento son muy vulnerables.
También inculcar a la administración que organismos con sistemas de gestión de calidad y Acreditados ante el ECA son su mejor opción, para desarrollar proyectos de muy alta calidad, pero que exista apertura por parte del CONAVI para que se conforme una comisión técnica para revisar todos los procedimientos de inspección y tomen en cuenta este trabajo que se ha hecho por parte de este Organismo de Inspección, que es muy valioso.
 
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sábado, 5 de noviembre de 2011

METODOLOGÍA PRÁCTICA PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS CONTABLES DE OUTSOURCING EN UN DESPACHO DE CONTADORES PÚBLICOS

Resumen Ejecutivo

La aplicación de la teoría de la administración de proyectos, muchas veces se relaciona solamente con la creación de obras o construcciones de cierta envergadura o con proyectos de desarrollo tales como productos o procedimientos, produciendo una gran cantidad de información para su consulta y estudio.
Por ello que el objetivo principal que persigue este proyecto final de graduación es crear una metodología práctica en el procesamiento de información contable para el departamento Business Process Outsourcing (BPO) de PriceWaterhouseCoopers Costa Rica, mediante una línea base de ejecución que garantice una buena recopilación, planeación, clasificación y registro en cada uno de los procesos con el fin de alcanzar los entregables acordados bajo un esquema de calidad, aplicando y desarrollando técnicas, herramientas y buenas prácticas que conforman la teoría de administración de proyectos.
Se pretende otorgar conocimiento que sea de valiosa ayuda para la gerencia del departamento y sus colaboradores, con el fin de que estos cuenten con un método o guía que les permita administrar mucho más eficientemente los recursos y tiempos disponibles, así como lograr los alcances de sus deberes para poder cumplir con las tareas asignadas y obtener un trabajo de calidad. Asimismo, se planea la comprensión de ciertos términos definidos en la administración de proyectos para que el colaborador tenga una noción general sobre esta y que a la vez sea capaz de definir aquellas técnicas o herramientas que le puedan ser útiles en sus labores cotidianas.
Es así como se busca ejecutar este PFG bajo la teoría de la administración de proyectos del Project Management Institute demostrando que se puede aplicar ésta, dentro de un proceso de un servicio contable outsourcing
Además de lo expresado anteriormente, el PFG busca como objetivos específicos, demostrar la importancia de implementar una estructura de trabajo en las actividades del departamento, así como mantener un control sobre estas con base al desarrollo de un cronograma de trabajo y en donde se puedan incluir variables de tiempo y costo; aspectos esenciales para asegurar la calidad dentro de cualquier proyecto. Así mismo examinar herramientas e informes que generen información valiosa en la gestión de recursos humanos, riesgos y desempeño demostrando su aplicabilidad en el proceso contable.
Para alcanzar cada uno de estos procesos, este trabajo se dividió en ocho áreas de conocimiento, generando el entregable de mayor importancia en cada uno de ellos, proponiendo su aplicabilidad en el departamento de BPO.
Dentro de las conclusiones obtenidas en la elaboración de este proyecto final de graduación se logro demostrar la importancia de definir el alcance de un proyecto en la que no promueva ejecución de tareas no negociadas dentro de un contrato de servicios
Así mismo se expuso que al llegar a definir una estructura de trabajo y un cronograma, no solo facilita las actividades del ejecutante, sino que aporta información relevante para definir actividades de planeación, ejecución y control dentro de un paquete o proceso de actividades.
Por ultimo se expusieron herramientas y técnicas aplicables al proceso contable las cuales aportan nuevas habilidades, estrategias o acciones que llegan a fortalecer la estructura de trabajo del empleado y del empleador.
Por otro lado se considera que la gerencia debe de enfocarse a la parte estratégica del departamento con el fin de lograr una mayor vinculación entre desempeño, remuneración y logro de objetivos.
Se recomienda la implementación de estructuras y cronogramas de trabajo y el uso de herramientas y técnicas expuestas en este proyecto final de graduación con el fin de que el empleado sea capaz de elaborar un esquema de trabajo que permita alcanzar sus responsabilidades individuales como grupales dentro de un rango de calidad razonable para PriceWaterhouseCoopers
 
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