lunes, 16 de enero de 2012

Propuesta de Estándar para la Planificación de la Gestión del Alcance, Tiempoy Costo de los Proyectos de Constructora Kirebe S.A.

Resumen Ejecutivo



Kirebe S.A., se fundó como empresa constructora a finales de los años 80, con el fin primordial de diseñar y construir proyectos civiles de toda índole.
Años más tarde incursiona en el mercado de proyectos residenciales bajo el régimen de condominios, convirtiéndose rápidamente en el principal precursor de este tipo de vivienda y asumiendo la promoción de este nuevo estilo de vida.
Actualmente Kirebe S.A. tiene entre sus actividades principales el diseñar,construir y comercializar los proyectos de condominios de uno y dos niveles bajo el régimen de propiedad horizontal y vertical.
El estándar propuesto nace a raiz de que Kirebe S.A. presenta una forma de administrar sus proyectos en algunos casos intuitiva o tradicional, lo que no brinda las bases necesarias para planificar sus proyectos de forma exitosa.
La disciplina de sus miembros para planificar los proyectos es deficiente, lo que genera una definición preliminar pobre de lo que incluye o no incluye el proyecto, genera también estimaciones de plazos y presupuestos muy desviados de lo que finalmente duró y costó el proyecto. Sus sistemas,
herramientas y técnicas no se encuentran alineadas con los que se practican actualmente en la A.P.
Para abordar el tema se plantea como objetivo general de este proyecto de investigación, el desarrollar un estándar de administración de proyectos que permita planificar el alcance, el tiempo y el costo de cualquier proyecto de construcción de la organización. Los objetivos específicos son : Desarrollar una propuesta de principios de AP en Kirebe S.A para que los directores de proyectos en su función de líderes, puedan transmitirlos e interiorizarlos a sus equipos de trabajo. Ofrecer una propuesta de las políticas de AP en Kirebe S.A.
para que sirvan de guía a la hora de establecer el plan de gestión del proyecto.
Determinar los poderes de los directores de proyectos en Kirebe S.A para que sean utilizados con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos de los diferentes proyectos.
Desarrollar una guía para planificar la gestión del alcance de los proyectos para definir lo que incluye y lo que no incluyen las obras de construcción de la organización.
 Desarrollar una guía para planificar la gestión del tiempo de los proyectos para que se convierta en una herramienta que permita realizar cronogramas basados en técnicas profesionales de AP.
Desarrollar una guía para planificar la gestión del costo para que las estimaciones y presupuesto final de las obras, sean más confiables y certeros.
Desarrollar un plan de capacitación de los funcionarios de Kirebe S.A. sobre el estándar propuesto para que el uso de esta herramienta sea debidamente entendido, aceptado e interiorizado en la dirección de operaciones.
Para el logro de los objetivos de este proyecto, se utilizaron fuentes de información documentales e investigaciones tipo mixtas, el método analítico sintético, el método inductivo-deductivo y de observación directa.
Además se usaron herramientas como el juicio de expertos, métodos de programación, estadísticas, entrevistas a involucrados y programas de cómputo afines a la AP.
La propuesta de principios determina las acciones de los involucrados principales dentro de los proyectos.
 Los poderes propuestos contienen las facilidades y cualidades que todo director de proyectos debe poseer para administrar un proyecto.
 Las políticas definen algunos lineamientos que soportarán la administración de los proyectos de la organización.
Las plantillas y procedimientos de administración de proyectos que se originan como resultado de este trabajo de investigación, determinan el punto de partida de la
implementación de una cultura de administración de proyectos en la organización ya que impulsan a los miembros a utilizar los conocimientos, técnicas y herramientas desarrolladas.
Los estándares de la planificación del alcance, tiempo y costo se convierten en la base para mejorar el desempeño o éxito de los proyectos, debido a que los acerca al cumplimiento de las expectativas de plazo y de presupuesto, trazadas al inicio de los mismos.
Todo lo anterior debe estar fundamentado y soportado por una adecuada capacitación del estándar desarrollado, de los miembros de la organización que participan de forma directa e indirecta en los proyectos. El capítulo cinco desarrolla la implementación del estándar propuesto y lo aplica a un proyecto de construcción real de la organización con el objetivo de dar a conocer inicialmente esta herramienta a la organización.
Se concluye que el estándar propuesto determina un agente de cambio inicial en la organización y mantiene la dirección, sin embargo requiere el apoyo de la alta gerencia para garantizar su proceso de implementación y utilización.
La planificación de las obras de construcción debe ser una actividad muy disciplinada y bien documentada, además de comunicada.
Los miembros de los equipos de trabajo cuyo rol está asociado con el liderazgo deben ser capacitados en las técnicas y herramientas de A.P para que los procesos de la gestión de la planificación del alcance, tiempo y costo se realicen profesionalmente para asegurar el cumplimiento de los objetivos relacionados con estas áreas de conocimiento.
Se recomienda proseguir con la implementación en otros departamentosfuncionales como la dirección de diseño y ventas, en un corto plazo una vez que se haya iniciado con el uso del estándar propuesto en el departamento de operaciones.
Se deben completar las áreas de conocimiento del alcance, tiempo y costo con los grupos de procesos de inicio, ejecución, seguimiento y cierre, así como que se complemente el estándar con las áreas de calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, ambiental seguridad ocupacional, finanzas y reclamos, trabajar en la capacitación de los directores de proyectos en el conocimiento y uso de los poderes que ellos deben utilizar, crear una oficina de proyectos para centralizar los esfuerzos en todo lo referente a proyectos, que la alta dirección asuma su rol de compromiso para iniciar con la culturización para trabajar en modo proyectos.

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PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE UNAPMO EN LA EMPRESA SISTEMAS IQ, S.A

RESUMEN EJECUTIVO

Hoy en día, la adecuada administración de los proyectos constituye una necesidad para las organizaciones, por lo que creación de una PMO surge como una prioridad, para todas aquellas empresas que desean tener proyectos exitosos, mediante la correcta administración de sus recursos, planeamiento estratégico y por supuesto, la administración profesional de los mismos, permitiéndoles esto, avanzar en un mercado cada vez más competitivo y exigente.
SIQ S.A., es una empresa de capital costarricense, dedicada a la implementación de proyectos en el área de la automatización industrial, con una planilla de 27 empleados, que maneja un portafolio general de aproximadamente 60 proyectos, los cuales varían en tamaño y complejidad.
Actualmente estos proyectos son manejados por un “departamento de coordinación de proyectos”, que tiene a su cargo, además de las actividades generales de la coordinación de proyectos, actividades referentes a la administración de la empresa, lo que implica una gran carga de trabajo para este departamento, que con lleva a que los proyectos no se estén manejando adecuadamente, generando esto, muchas pérdidas para la empresa.
La gerencia general es consciente de la necesitad de mejorar la administración de los proyectos, por lo que ha venido promoviendo la aplicación de mejores prácticas, sin embargo, quedan muchos aspectos importantes al descubierto, ya que no existe una instancia formalmente inscrita que se encargue únicamente de lo concerniente a la administración profesional de proyectos; lo que hace evidente la necesidad de contar con un departamento especializado, es decir, una PMO, que se encargue entre otras funciones de facilitar a losfuncionarios responsables de los proyectos, las metodologías o herramientas reconocidas internacionalmente como “las mejores prácticas”, las cuales serán necesarias para lograr un desarrollo consistente y eficiente, impulsándolestambién a lograr el mejoramiento continuo en su desempeño, para obtener así, la administración profesional de los proyectos en la empresa, de una manera simple y funcional, con eficiencia y eficacia.
Como base para la creación de la PMO en SIQ S.A., se ha planteado como objetivo general: Elaborar una propuesta para la creación de una oficina de administración de proyectos en la empresa SIQ S.A.
Además, se establecieron tres objetivos específicos:
• Evaluar la situación actual de la empresa en el área de la administración de proyectos.
• Establecer el modelo de PMO que mejor se adapta a la empresa.
• Establecer los roles, responsabilidades y competencias del personal necesario para la creación de la PMO.
2Con la finalidad de lograr cada uno de los objetivos mencionados, se recopiló información relacionada con los antecedentes de la empresa en administración de proyectos, así como bibliografía de apoyo en este tema. Posteriormente, se aplicaron encuestas, para determinar el nivel de madurez de la empresa y los datos obtenidos se analizaron para generar información indispensable para la creación de este documento, tal como:
• Determinar el nivel general de SIQ S.A. en el tema de la administración de proyectos.
• Establecer el tipo de PMO más apropiado para implementarse en SIQ S.A.,dadas las características particulares y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de proyectos.
• Determinar el perfil y las funciones de las personas que formarán parte de esta oficina, de manera tal, que con su creación, SIQ S.A. logre satisfacer sus necesidades, las de sus colaboradores y sus clientes.
Con el análisis de la información, se generaron múltiples conclusiones, algunas de las cuales, se presentan a continuación:
• El nivel de SIQ S.A., Administración de Proyectos es “Medio bajo”, según los datos obtenidos tras la aplicación de las encuestas diseñadas para determinar tal situación.
• El tipo de PMO más indicado para implementarse en la empresa, es el de “Torre de Control”, dadas las características particulares de la misma y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de los proyectos.
• SIQ S.A., ha realizado esfuerzos importantes para mejorar la administración de proyectos, pero no se han logrado obtener óptimos resultados, debido a que: no se tiene el conocimiento sobre la manera correcta de hacerlo, no se tiene personal capacitado, no se da el control de riesgos, no existe un repositorio de lecciones aprendidas, etc.
Cuando se logró desarrollar el documento y se generaron las respectivas conclusiones, se procedió a dar algunas recomendaciones para optimizar los beneficios de implementar la PMO en la empresa. Algunas de estas recomendaciones son:
• La PMO debe trabajar como un banco de datos centralizado, de lecciones aprendidas de Administración de Proyectos, compartir ideas y experiencias,proporcionar asesoría a los funcionarios sin experiencia y direccionar las tareas de administración de proyectos a un proceso de mejora continua.
• Se debe procurar que la PMO contribuya a la generación y evaluación de información para facilitar la toma de decisiones en todo nivel.


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