viernes, 25 de enero de 2013

CONGRESO HISPANO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS BAJO LA GUÍA METODOLÓGICA DEL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)


RESUMEN EJECUTIVO


La Administración de Proyectos se ha impuesto en el mundo entero. 

En un principio los americanos iniciaron su difusión con el Project Management Institute (PMI) y rápidamente se extendió por todos los países del continente. Los europeos han desarrollado dos entidades paralelas: International Project Management Association (IPMA) y el Projects IN Controlled Environments (PRINCE2). 

Los asiáticos al ver el éxito de lo anterior en forma rápida se afiliaron al PMI para utilizar los beneficios de esta nueva disciplina. Y los africanos han procedido en forma similar.Los colombianos debemos continuar a la vanguardia en estas disciplinas. 

Por ello el Capítulo Colombia del Project Management Institute (PMI) decidió organizar un Congreso para ofrecer capacitación tanto para los integrantes del citado Capítulo, como también a toda la comunidad interesada en conocer y aplicar esta guía metodológica.

El objetivo general fue realizar la organización del Congreso de Administración de Proyectos en Cartagena de Indias, Colombia. Los objetivos específicos fueron: Definir el Alcance temático del Congreso para ofrecer temas de actualidad a los interesados y lograr la participación de conferencistas reconocidos internacionalmente; elaborar el presupuesto de ingresos y gastos para analizar la viabilidad del congreso; establecer el plan de comunicaciones para convocar a los participantes potenciales y lograr la participación necesaria para conseguir el punto de equilibrio.

La metodología utilizada en esta investigación fue mixta. Se empleó el método analítico – sintético para cumplir con algunos de los objetivos específicos. En otros casos se empleó el método inductivo – deductivo, junto con el experimental y la observación.

Este trabajo puede ser una guía interesante para quienes deseen trabajar en la organización de congresos. Desde luego es imperativo consultar en forma permanente el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Estudiante: German Bernate

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APLICACIÓN DEL ANALISIS DEL VALOR GANADO PARA EL GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS


RESUMEN EJECUTIVO

Es común que varios de los paquetes de trabajo a ser desarrollados en los proyectos sean asignados a contratistas bajo la figura de contratos de precio fijo, y generalmente el líder del proyecto traspasa la responsabilidad del cumplimiento del proyecto a los mismos.

Esto se sustenta en las cláusulas de penalidad y garantía que se incluyen en los contratos por los trabajos a ser realizados, pero en caso de que no se cumplan los acuerdos negociados el impacto en el proyecto se ve reflejado en sobrecostos y tiempos de finalización más tardíos que los indicados en el Plan de Gestión del Proyecto.

El modo “tradicional de controlar” los proyectos (especialmente aquellos con una participación importante de terceros) durante su ejecución, básicamente se ha soportado en los reportes entregados por los contratistas o proveedores; y en el mejor de los casos, comparando lo planificado con lo avanzado (siempre y cuando el Gerente de Proyecto haya llevado algún registro de manera periódica), con un enfoque en el control del tiempo y no los costos, porque en principio se tiene firmado un contrato de precio fijo.

Para el control del rendimiento de los costos del proyecto, se aplican los principios expuestos en el Sistema de Gestión del Valor Ganado (EVMS – Earned Value Management System), sistema detallado en la sección 7.3.2 del PMBOK® (PMI,2008) correspondiente a las herramientas y técnicas para el control de los costos del proyecto, y también es mencionado en la sección 6.6.2 correspondiente a las herramientas y técnicas para el control del cronograma del proyecto. 

Debido a que los indicadores del EVM se basan en el comportamiento de los costos del proyecto, para el monitoreo y control del rendimiento del tiempo, se aplican los principios del Programa Ganado (ES – Earned Schedule), metodología creada por el Sr. Walter Lipke en el año 2003, que corrige la inconsistencia de medir tiempos a partir de costos.

El objetivo general del presente Plan de Proyecto Final de Graduación fue aplicar el análisis de la Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado a un Proyecto Piloto generado en el Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo perteneciente al Area Técnica de la Empresa CLARO Ecuador; para medir, monitorear y controlar las dimensiones de tiempo y costo.

Los objetivos específicos fueron: identificar las herramientas y técnicas más relevantes de las áreas de gestión de tiempo y costo del PMBOK® para el control y monitoreo de proyectos, evaluar las implicaciones de los indicadores de desempeño del valor ganado y su impacto en la probabilidad de terminar un proyecto dentro de los criterios de éxito del mismo, demostrar la importancia de establecer apropiadamente el cronograma del proyecto como base del análisis del valor ganado para definir los períodos de tiempo donde será requerida la generación de los indicadores de desempeño, identificar las ventajas del uso de la simulación Monte Carlo aplicado al valor ganado para estimar el costo final del proyecto, establecer una metodología para el costeo y presupuestación del proyecto piloto generado en el Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo para la Empresa CLARO Ecuador, desarrollar un plan de capacitación dirigido a los  líderes de proyectos del Departamento de Operación y Mantenimiento de Campo de la Empresa CLARO Ecuador para familiarizarlos con el uso y aplicación del análisis del valor ganado.

Para alcanzar los objetivos planteados se utilizaron las metodologías de investigación analítica y sintética, con lo cual se relacionó la aplicabilidad del Sistema de Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado de acuerdo a su nivel de significancia con los Grupos de Procesos y Areas de Conocimiento del PMBOK® 2008, y como su uso permite ejercer un control eficiente sobre los proyectos, e incrementa las probabilidades de éxito de los mismos. 

Como conclusión, el uso de herramientas integrales de monitoreo y control, como son el análisis de la Gestión del Valor Ganado y Programa Ganado, permiten potenciar el gerenciamiento de los proyectos. 

Al utilizar los principios que gobiernan estas herramientas (los mismos que son aplicables a cualquier tipo de proyectos independientemente de la industria, y la composición del equipo de proyecto), mejoran el proceso de toma de decisiones, porque brindan un sustento a la gestión del Gerente del Proyecto al identificar y controlar de manera temprana las posibles variaciones durante la fase de ejecución del proyecto. 

Las variaciones surgen de la comparación del rendimiento actual respecto al planeado o esperado (desviación potencial de las líneas bases del costo y cronograma), y con este registro del comportamiento del proyecto, es posible hacer un análisis confiable de tendencia para pronosticar cuál será el rendimiento del mismo en la completación en tiempo y costo.

Estudiante : Washington Fernando  Padilla Alarcon 


PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE LA SUBDIRECCIÓN EJECUCIÓN DE PROYECTOS DDIBA

RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una empresa que se ha dedicado a brindar servicios a nivel nacional e internacional de telecomunicaciones y eléctricos. 

El ICE tiene la responsabilidad de desarrollar las telecomunicaciones del país como una verdadera herramienta de crecimiento económico, social y tecnológico, cuyo objetivo primordial es modernizar y expandir las telecomunicaciones por todo el territorio nacional. 

Actualmente brinda servicios de banda ancha, tanto en las comunicaciones básicas como en las comunicaciones móviles, comunicaciones globales y comunicaciones IP, redes inalámbricas WIMAX, tecnología móvil 3G, plataformas IPTV, VoIP, Fibra Óptica, Triple Play, dotando al país de una conectividad de alta calidad y ancho de banda, de tal forma que el mundo de las oportunidades sea accesible para cada uno de los habitantes.

El presente trabajo se realizó en la Subdirección Ejecución de Proyectos DDIBA (DEP) del ICE Sector Telecomunicaciones. 


Dicha área es la encargada de coordinar la instalación y construcción de soluciones de red y proyectos para garantizar que su entrega sea tanto operable como comercializable, en forma oportuna, al menor costo y en cumplimiento con las normas técnicas y de calidad respectivas.

La DEP maneja un amplio portafolio de proyectos, que por supuesto requieren de una metodología de dirección adecuada, esto debido a la gran demanda de servicios y planes de expansión del ICE.

Dado a las necesidades de comunicación en lo interno de la DEP, y como ejecutora debe cuidar lo que se presupuesta para el proyecto en tiempo y costo, mediante una comparación permanente entre lo real y lo presupuestado. 


Estas comparaciones han presentado grandes desviaciones, identificando como causas las malas prácticas en los procedimientos administrativos al momento de confeccionar los presupuestos, personal no capacitado para estas labores, o malos métodos empleados en la asignación de los costos reales. 

Otra causa es que se utilizan los recursos de cada una de las áreas funcionales en forma desintegrada y utilizando varios métodos de recopilación y distribución del desempeño y, como resultado, provocan problemas técnicos y de comunicación entre el personal técnico y las áreas funcionales. 

Además, se identificaron necesidades de capacitación de los entradores de datos y los presupuestadores y capacitación de conocimientos de administración de proyectos, de relaciones entre al personal técnico y las áreas funcionales, mal manejo de la información por parte de los entradores de datos, no hay seguimiento ni control de la información aportada al Sistema Gestión de Proyectos (SGP) por parte de los entradores de datos, ni comparación de la elaboración de los presupuestos con presupuestos anteriores.

Con el desarrollo de la propuesta metodológica se planteó implementar, mejorar y fortalecer los procesos de rendimiento, costos y el cierre parcial de los proyectos, de esta manera integrando a las áreas funcionales de la DEP en lo referente a la recopilación y distribución de la información del desempeño de los proyectos que se están ejecutando simultáneamente; la metodología se aplicó en el seguimiento y control del tiempo, costo, desempeño y las comunicaciones a nivel operativo.


El objetivo primordial fue proponer una metodología para el seguimiento y control de los proyectos de la DEP implementando, mejorando y fortaleciendo el rendimiento, los costos y los cierres de los proyectos.


La metodología empleada fue analítica – sintética, partiendo de la idea general que se tiene hacia una descomposición, enumeración y ordenación de cada uno de los detalles; también se utilizó el método de las entrevistas y la observación de campo, identificando las necesidades en el control del tiempo y los costos. 


En las entrevistas se involucraron a entradores de datos, personal técnico, áreas funcionales y de apoyo a la gestión y encargados de realizar los presupuestos.

Concluído el PFG, se cumplió con el primer objetivo específico, el cual consistía en realizar un análisis de la situación actual en la DEP. 


A partir del diagnótico resultante se concluye que en la DEP no se ha logrado estandarizar los mètodos de recopilación de los datos que alimentan los diferentes sistemas de información, pero existen un gran ámbito de necesidades y oportunidades que pueden ser explotadas para mejorar la gestión en la toma decisiones.

Según las necesidades y oportunidades detectadas, fue alcanzado el segundo objetivo específico, que consistío en proponer una metodología para el seguimiento y control de los proyectos de la DEP, dado al poco conocimiento de los involucrados directos que no están debidamente alineados son la administración de proyectos.


Una vez alcanzado el tercer objetivo específico, se desarrollaron los reportes para la captura y control de los datos, donde se esperan implementar, mejorar y fortalecer los procesos de rendimiento, costos y el cierre de los proyectos fomentando una mejora continua, y de esta manera integrar las áreas funcionales de la DEP.


Dado al desconocimento de la administración de proyectos y mejorar la comunicación en la DEP por parte de los involucrados, y según estas necesidades indentificadas en el análisis de la situación actual, se planteó un plan de capacitación, cuyo objetivo primordial es el aplicar las buenas prácticas en Administración de Proyectos, para mejorar las competencias del personal y lograr un mejor desempeño del proyecto.



Estudiante:  Manuel Jimenez Montero

Descargar Aquí:


http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1141.pdf

DISEÑO DEL PLAN DE LA GESTION DE RIESGOS EN LOS PROYECTOS DE CONSULTORIA DE ESTUDIOS TÉCNICOS Y DIAGNOSTICO DEL ESTADO MECÁNICO Y DE CORROSIÓN DE TUBERÍAS, TANQUES, Y VASIJAS DESARROLLADOS POR CIMA

Resumen Ejecutivo 

La Corporación para la Investigación y Desarrollo en Ciencia de Materiales – CIMA, es una entidad sin ánimo de lucro, cuya misión es realizar transferencia y aplicación de nuevas tecnologías, consultorías y apoyo a programas de investigación. 

Lo anterior lo realiza mediante la ejecución de proyectos, obtenidos bajo licitaciones que en su mayoría genera la empresa colombiana de petróleos. 

Este manejo ha llevado a CIMA a ser una organización proyectizada, es por esto que la dirección se interesa en la adopción de una metodología de gestión de proyectos, dentro de estas metodologías, un tema que cobra importancia determinante en la finalización exitosa, es la gestión de Riesgos, la cual identifica las amenazas y oportunidades potenciales y la forma de enfrentarlos.

Debido a la naturaleza de los proyectos y al tiempo que se otorga para presentar las licitaciones, CIMA enfrenta el problema de realizar el análisis de riesgos de los proyectos en un corto periodo de tiempo, lo cual le ha impedido tener un proceso documentado de la gestión del riesgo, debiendo recurrir al conocimiento y experiencia de sus directores de proyecto y recordación mental de los inconvenientes presentados, con este panorama se llegan a situaciones de repetición de esfuerzos, demoras en las entregas, desmotivación de trabajadores y un mayor costo en los proyectos.


CIMA detecto como una falencia en sus procesos la gestión de riesgos, por lo que un diseño que le permita fortalecer este punto garantizará un mejor resultado interno y externo en la ejecución de los diversos proyectos que se implementen.


El objetivo general de este proyecto fue: Diseñar el plan de gestión de riesgos para los proyectos de consultoría de estudios técnicos y diagnóstico del estado mecánico y de corrosión de tuberías, tanques y vasijas para empresas del sector de hidrocarburos. 


Este diseño permitió hacer un seguimiento y análisis de los riesgos involucrados en estos proyectos y un plan de respuesta, así mismo, servirá como base de consulta e información para futuros proyectos.

Los objetivos Específicos del proyecto fueron: Realizar el estudio de madurez de la administración de riesgos en los proyectos desarrollados en CIMA, definir la metodología, formatos que se implementarán en la gestión de riesgos, elaborar las categorías de riesgos, definir los niveles de probabilidad e impacto dando origen a una matriz, la cual ayudará a priorizar los riesgos y definir los roles y responsabilidades para el equipo de la gestión de riesgos.


Para el diseño de la gestión de riesgos de proyectos a desarrollar en la empresa CIMA, se realizó una investigación de campo, usando fuentes primarias que consistió en analizar la documentación existente de los proyectos realizados por la organización en los últimos dos años, específicamente la parte concerniente a los riesgos detectados, el plan de respuesta a estos y el seguimiento realizado. 


Esta visión del estado actual se complementó con encuestas realizadas a los directores de proyectos sobre la percepción que se tenía del manejo de los riesgos en cuanto a tiempos de análisis, calidad de la información, seguimiento de los planes de respuestas, documentación requerida y necesidades observadas. Se tuvo como guía las diferentes fuentes de documentación del manejo de riesgos que usan los estándares PMI.

La metodología empleada fué de tipo investigación mixta que combina la investigación de campo y la investigación documental, para obtener la información que se analizó y se tomo como base para determinar las necesidades requeridas y las posibles alternativas de solución.


Dentro de las conclusiones se destaca la definición de una metodología basada en los procesos del estándar del PMBOK (PMI, 2008), para el manejo de una gestión efectiva y aplicable, lo que ayudará a mejorar la comunicación, estandarizar los términos usados y tener un marco general. 


Como herramientas se crearon plantillas de Identificación de riesgos, plan de respuestas a los riesgos e informe de monitoreo de riesgos. 

Las categorías de riesgos quedaron definidas para CIMA mediante una RBS de cuatro niveles, inicialmente las causas de riesgos se dividieron en cuatro categorías: Técnicas, gestión, comerciales y externos, y a su vez estas se subdividieron en subcategorias. 

Adicionalmente se destaca la elaboración de la matriz RACI en la cual se encuentran por cada una de las actividades determinadas a realizar en la gestión de riesgos, los cargos involucrados en su desarrollo.

Como recomendaciones principales se tiene la implementación de un plan de capacitación que facilite el empoderamiento de la cultura proactiva en la gestión de proyectos, la implementación de lecciones aprendidas que permitan tener una referencia de proyectos anteriores y la elaboración de una plantilla que incluya los posibles riesgos que se puedan generar en los proyectos, esto con el fin de, adicional a la RBS, brindar a los gestores de proyectos una ayuda en el proceso de identificación de los riesgos.


Estudiante : Claudia Patricia Carreño Herrera 




METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE TORRES AUTOSOPORTADAS DE TELECOMUNICACIONES, TOMANDO COMO BASE EL PROYECTO CR1037 DE LOS ÁNGELES DE SAN RAMÓN.

RESUMEN EJECUTIVO

Grupo Carso es una compañía que controla y opera gran cantidad de empresas en los sectores de la industria, comercio, infraestructura, construcción y automotriz, esta mantiene sus operaciones en América Latina.


En el año 2010 empieza funciones en Costa Rica bajo el nombre de Carso Infraestructura y Construcción de Costa Rica, sus operaciones en el país nacen bajo la consigna de ser un proveedor de servicios constructivos para Claro Telecomunicaciones, a raíz del inicio de actividades de Claro como un operador de servicios de telefonía en Costa Rica por la apertura del monopolio de las telecomunicaciones.

Al iniciar la construcción de los sitios para torres de telecomunicaciones se produjeron una serie de dificultades para concluir en los plazos que requería Claro, existieron varios factores que ocasionaron atrasos en la entrega de las obras. 

Por lo que se corría el riesgo de que los proyectos se volvieran insostenibles en términos económicos, además ante la inexistencia de una metodología adecuada, la posibilidad de seguir cometiendo errores en el desarrollo de las obras seguía latente, poniendo en riesgo que el Cliente no adjudicara más proyectos a la empresa.

Los servicios que brinda la compañía también los proporcionan otras empresas, por lo tanto se debía brindar un servicio excelente al único Cliente con el que se contaba.   


Ante esta situación se denotaba la importancia de contar con una metodología que permitiera el desarrollo adecuado de los proyectos y la conclusión exitosa de los mismos, lo que generaría una mejora de la imagen de la organización ante el Cliente, y que esto permitiera la asignación de más proyectos a la empresa y la correspondiente estabilidad laboral de los miembros de la compañía.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una Metodología de Gestión para la construcción de Torres de Telecomunicaciones que permita cumplir con las necesidades del Cliente, basada en un proyecto modelo, el CR1037 de los Ángeles de San Ramón.


Los objetivos específicos fueron: analizarla situación actual de la empresa para determinar cómo se administran los proyectos, establecer una metodología adecuada para la construcción de torres de telecomunicaciones, elaborar las plantillas necesarias en los procesos de Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, para la construcción de torres de telecomunicaciones, generar un cronograma de trabajo que permita definir las actividades y sus fechas para dar seguimiento a los plazos establecidos, definir el presupuesto de los trabajos para establecer un control semanal de los gastos, plantear una adecuada Gestión de Riesgos que incluya todas las posibles eventualidades de este tipo de obras para corregir y mitigar futuros riesgos y realizar un plan de capacitación a los empleados para mejorar la coordinación de cada una de las actividades y terminar con éxito el proyecto.

La metodología utilizada en este proyecto se basó en manejar fuentes de información primaria, tales como entrevistas con ingenieros y personas capacitadas en el tema de torres de telecomunicaciones, así como fuentes secundarias, tales como libros, normativas y reglamentos, catálogos y manuales constructivos.


Se utilizó el método analítico sintético para el análisis a fondo del proyecto y el método estadístico para la parte numérica del proyecto final de graduación.

Entre las herramientas más utilizadas para cumplir cada objetivo, se destacaron el juicio de expertos y las entrevistas como principales técnicas para recabar información, con esto se lograron cumplir con cada uno los entregables.


En las conclusiones se analizó la situación actual de la empresa y se propuso una mejora en la forma en la que se administran los proyectos, los cuáles no se apegaban a los conocimientos, técnicas y herramientas de la APP.


Además se identificó cada una de las áreas de conocimiento del PMBOK, y se mejoraron, implementaron o se realizaron nuevos documentos para lograr mejorar el proyecto y de esa manera apegarse al PMBOK, como guía, con la cual se pretende mejorar de gran manera el avance de las obras.


Se recomendó utilizar la metodología de Gestión de Proyectos para llevar a cabo la construcción de torres auto soportadas de telecomunicaciones.

Se tomaron en cuenta técnicas y herramientas de la APP y así se pretende aumentar el éxito en los proyectos.

Se recomendó que los contratos se logren hacer valer y exigir el cumplimiento de los mismos, así como la contratación de empresas a nivel local,que laboren en la misma zona geográfica y que cada empresa cuente con tres proyectos establecidos, pero geográficamente que se encuentren en una zona determinada.


Se recomendó además que cada supervisor tenga a su cargo un máximo de cinco proyectos y que al igual que a los contratistas, los supervisores tengan los proyectos en una misma zona geográfica.