viernes, 20 de noviembre de 2015

GUIA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SERVICIO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA TERCERIZADA A LA CONTRATACIÓN REALIZADA POR EMPRESAS DEL SECTOR DE HIDROCARBUROS EN COLOMBIA





RESUMEN EJECUTIVO


El sector de Hidrocarburos en Colombia, es el eje del desarrollo socio-económico actual en muchas regiones del País, y como tal, tiene un alto impacto sobre el entorno en el cual desarrolla sus actividades.

Dentro de este escenario la industria requiere asegurar todos los aspectos donde interviene, haciendo un manejo impecable de la situación, al realizarlo se estimula su desarrollo y disminuye las afectaciones sobre su entorno, fuera de la obvia utilización de recursos naturales no renovables.

Para desarrollar estas actividades se requiere el aseguramiento de la calidad, no solo técnicamente en campo, sino también desde el punto de vista de la gestión administrativa, ya que dentro del día a día de la industria, es en el área administrativa donde recae la responsabilidad y respuesta final a cualquier tema de interacción con los interesados y/o grupos de interés del entorno.

Para la adecuada ejecución de los proyectos dentro de la industria estos se desarrollan a través de procesos de contratación los cuales se rigen por la normatividad legal vigente, y son tanto la herramienta de ejecución, como de interacción entre las empresas y su entorno socio-económico. 

De un adecuado manejo de dicha contratación depende el correcto desarrollo, ejecución y liquidación de los proyectos ejecutados para las actividades del sector dentro de su entorno.

De esta manera debemos desarrollar con gran fuerza procesos de aseguramiento en lo administrativo para la contratación, requiriendo la utilización de buenas prácticas empresariales de la industria a nivel internacional, actualmente se están realizando grandes esfuerzos para adoptar prácticas como: Estandarización, Especialización y reducción de costos por economías de escala; con el fin de convertir las empresas del sector en empresas de clase mundial.

Al aplicar estas prácticas a la gestión administrativa de contratos, se logra identificar áreas específicas, en las cuales se hace necesario un fuerte nivel de aseguramiento de la calidad a los procesos administrativos, ya que estos impactan principalmente a: Control Financiero (cumplir con lo presupuestado), Jurídico (evitar posibles problemas jurídicos entre los interesados), Laboral (garantizar a las personas que trabajan dentro de la industria las condiciones laborales adecuadas), Salud Ocupacional y Medio Ambiente (asegurar el cumplimiento de las normas) y finalmente como consecuencia del desarrollo de las actividades anteriores se genera gran cantidad de documentos que se gestionan y aseguran a través de la Gestión de la Información.

Como resultado de la anterior necesidad y basados en la complejidad de lo requerido, se planteo prestar un servicio tercerizado y especializado para la gestión administrativa de contratos, de modo tal, que se genero el aseguramiento de las diferentes áreas de gestión administrativa de contratos de una manera correcta cumpliendo las premisas de estandarización, especialización y reducción de costos.

Este servicio ya se presta actualmente en Colombia desde hace aproximadamente unos tres años, y es realizado por diferentes empresas de Consultoría, convirtiéndose en un área en constante desarrollo. Por la manera como inicio este servicio, prácticamente sobre la marcha, no se ha analizado las posibles acciones de mejora encaminadas a prestar un mejor servicio. 

Además los contratos resultado de la prestación de este servicio tienen periodicidades anuales, ocasionando gran rotación de consultores encargados de estos procesos, por lo tanto, hay la necesidad de aportar a estos nuevos prestadores del servicio, de una herramienta que sirva como guía para implantar el servicio de una manera correcta, garantizando la aplicación de la metodología y fundamentos para la administración de proyectos, lo cual impacta en la satisfacción del cliente, ya que actualmente es bastante baja, incluso puede afectar el proceso al punto de no continuar con este modelo antes de su fase de consolidación dentro de la industria.

La presente tesina es la entrega de una guía para la implantación y puesta en funcionamiento del Servicio de Gestoría Administrativa de Contratos en el Sector de Hidrocarburos en Colombia, de modo tal, que se pueda obtener un porcentaje alto de éxito como resultado de la gestión realizada, en esta, se generaron las principales líneas base que permitieron su planeación e inicio para una correcta prestación del servicio.

Para lograr el cumplimiento de este objetivo final, se presentaron plantillas para los planes requeridos durante las etapas de inicio y planeación, en los cuales, se registro de una manera detallada el resultado del análisis y estudio realizados a las actividades, con sus entradas y salidas, para cada uno de los procesos ejecutados dentro del aseguramiento de cada área funcional, esta información es el producto de dos años de estudio de la gestión del aseguramiento administrativo a los contratos en noventa y dos procesos identificados y desarrollados en los contratos de gestoría administrativa actuales, los cuales representan un aporte personal y profesional al presente documento.

Se concluye que hay graves deficiencias de planeación en los contratos de prestación de estos servicios actualmente, que generan gran insatisfacción del cliente y ponen en riesgo la continuidad del servicio, partiendo del desconocimiento del cliente de los entregables resultado de la prestación del mismo hasta de los tiempos mínimos de ejecución requeridos para los diferentes tramites.

Se recomienda al Consultor realizar un juicioso proceso de inicio y planeación de manera tal que al aplicar la metodología y los aportes de detalle de la EDT y su diccionario dados en la presente tesina se pueda realizar un diseño correcto y puesta en funcionamiento de un servicio acorde con las necesidades del cliente y por ende lograr la satisfacción del mismo, llevando al proyecto al éxito esperado.


Estudiante : Leonardo  Arturo Paez  Cortes

miércoles, 18 de noviembre de 2015

PROPUESTA DE UNA PMO PARA LAS INICIATIVAS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO COLOMBIANO



RESUMEN EJECUTIVO 

En términos académicos y de práctica, hay discusiones en cuanto a lo que actualmente constituye una Arquitectura Empresarial. Esta nace en 1987, cuando Zachman presentan las primeras investigaciones en Arquitectura de Sistemas de Información; sin embargo, hoy diferentes autores y consultores están de acuerdo con que la Arquitectura Empresarial se ha ampliado de modo tal que se incluye la intersección de los procesos de negocio y la gran estructura organizacional, con su base técnica.

 La Arquitectura Empresarial está consolidada desde sus inicios en Marcos de Referencia o frameworks que ofrecen directrices y guías para aplicar las estrategias de la Arquitectura Empresarial en las organizaciones; y algunos Marcos de Referencia han evolucionado desde la propuesta de Zachman, pasando por TAFIN, FEAF, FEA, DoDAF, Gartner, TOGAF, hasta la definición del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI), diseñado por el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicación (MinTIC) en el 2014, a adoptar en las Entidades del Sector Público Colombiano. 

La Arquitectura Empresarial se compone mediante un Modelo de Gobierno, el en cuál se encuentra una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), y un Comité de Arquitectura Empresarial. Por su parte, la PMO tiene como objetivo la definición, priorización y administración de los proyectos; aunado al cumplimiento del desarrollo de plan de proyectos para el cierre de la brecha que se genera con la definición, transición y evolución de la Arquitectura Empresarial. Ahora bien, el Comité de Arquitectura garantizá que los proyectos estén alineados con la Arquitectura Empresarial definida.

Los lineamientos y directrices del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI), carecen de la definición de una PMO en su modelo de gobierno. Por lo tanto, se propone la creación de una PMO que permita actuar como un órgano de gobierno para la definición, centralización, priorización y administración de los proyectos; así mismo, se busca que garantice el cumplimiento del desarrollo de la cartera de proyectos de manera exitosa para el cierre de la brecha.

El objetivo general planteado se basa en diseñar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) bajo lineamientos del PMI, que facilite la administración de portafolios, para el cierre de la brecha generada por la implementación del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI) en las Entidades del Sector Público Colombiano. 

Los objetivos específicos fueron: diagnosticar las causas que generan las brechas en el Sector Publico cuando sus Entidades migran de la Arquitectura Empresarial actual hacia la de tipo “TO-BE” de acuerdo con el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI), diseñado por el MinTIC, desarrollar un sistema de clasificación de empresa basado en la brecha

que genera el cumplimiento del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI) en Colombia, desarrollar una síntesis de los tipos PMO que se ajustan a los diferentes grupos de Entidades del Sector Público Colombiano, clasificadas por la brecha generada por la implementación del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de Tecnologías de la Información (TI), seleccionar el tipo de PMO (de soporte, de seguimiento y control o de dirección) con mayor demanda y niveles de integración para el modelo de Arquitectura Empresarial deseable en las Entidades del Sector Público Colombiano y diseñar la PMO seleccionada, a partir de la definición de sus roles, lineamientos, responsabilidades y alcance; y definir una estrategia para su implementación en las Entidades del Sector Público Colombiano.

La metodología de la presente investigación es de tipo analítico-sintético e inductivo-deductivo, para ello se realizó un diagnóstico que determinó las causas que generan la brecha en los proyectos de Arquitectura Empresarial; se seleccionó elementos de propuestas de PMO de diferentes asociaciones y autores, después de la previa revisión de fuentes bibliografías; y se realizó un análisis de documentación para determinar los indicadores de medición normalmente utilizados por las PMOs según mejores prácticas en la industria.

Finalmente, se aplicó técnicas o herramientas como encuestas, juicio de expertos y entrevistas para recolectar datos de las fuentes de información definidas dándole cumplimiento al objetivo de la presente investigación.

Del diagnóstico realizado en las Entidades del Sector Público Colombiano, se determinaron las brechas que se generan por la adopción del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de (TI), siendo en su mayoría las entidades departamentales y municipales quienes presentan mayores deficiencias en la implementación de mejores prácticas de Tecnologías de la Información (TI), aunado a la baja madurez y experiencia en Administración de Proyectos. 

Una vez efectuado el análisis de brechas, se realizó la agrupación de las Entidades del Sector Público Colombiano en cinco Clasificaciones de Empresa (A, B, C, D y E); con posterioridad, se seleccionó el tipo de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Apoyo y Administrativa-Control y Consultiva frente a cada una de las mentadas clasificaciones; para ello se tuvieron en cuenta los recursos financieros, el nivel de madurez y la experiencia en Administración de Proyectos con la que cuentan las Entidades del Sector Público Colombiano para la implementación de la PMO.

Como colofón de lo expuesto, es de advertir que las Entidades del Sector Público Colombiano deben implementar la propuesta de diseño del tipo de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Apoyo y Administrativa-Control y Consultiva, con lo definido para sus roles, lineamientos, responsabilidades y alcance. Por su parte, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) debe consolidar un Modelo de Gobierno fortalecido que contribuya a la gestión de la PMO en las entidades públicas.

Estudiante: Elkim  Doney Suárez  Gómez