ELABORACION DEL PLAN DE EJECUCION DE FASE 2 DEL PROYECTO REEMPLAZO DE TRANSFORMADORES DE POTENCIA ELECTRICA DE LA REFINERIA DE ECOPETROL S.A UBICADA EN BARRANCABERMEJA, COLOMBIA

RESUMEN EJECUTIVO

ECOPETROL S.A. es la empresa más grande de Colombia y la principal petrolera del país. Cuenta con dos refinerías localizadas en las ciudades de Barrancabermeja y Cartagena de Indias que se encargan de suministrar al país los combustibles que se requieren para dinamizar su economía.

Principalmente, desarrolla en Colombia y en el exterior, actividades comerciales o industriales correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte, almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos.
Actualmente, en la refinería de Barrancabermeja existen reportes de las evaluaciones de mantenimiento predictivo realizadas a todos los transformadores de potencia eléctrica encontrándose que cuarenta y uno de los transformadores están con deterioro y/o vida útil mayor a 30 años de servicio, por lo cual están expuestos a fallas que pueden generar paradas de plantas no programadas y como consecuencia altas pérdidas económicas.
La Coordinación de confiabilidad eléctrica de la refinería de Barrancabermeja adelantó la fase 1 del proyecto según el Modelo de maduración y gestión de proyectos de ECOPETROL que contempla cinco fases, sin embargo, no cuenta con los recursos humanos suficientes para adelantar el Plan de ejecución de la siguiente fase del proyecto debido a que el personal que puede realizarlo, tiene a su cargo otras iniciativas de proyectos que son de alta prioridad para la refinería.
El objetivo general del Proyecto final de graduación (PFG) fue elaborar el Plan de ejecución de la Fase 2 según el Modelo de maduración y gestión de proyectos de ECOPETROL S.A. para el reemplazo de cuarenta y un transformadores de potencia de la refinería de Barrancabermeja de ECOPETROL S.A. Lo anterior, mediante la aplicación de las prácticas de la administración de proyectos establecidas en el PMBOK quinta edición del Project Management Institute (PMI), especialmente, los grupos de procesos de Iniciación y Planeación y de acuerdo con el Modelo de maduración y gestión de proyectos de ECOPETROL. Para este fin el PFG contempló los siguientes objetivos específicos.
1. Establecer el plan de gestión de los interesados para el reemplazo de los equipos en la fase 2 del proyecto. Esta gestión incluye el análisis de sus expectativas y su impacto en el proyecto y con base en esto se desarrolla estrategias para lograr la participación de ellos en la ejecución del proyecto.
2. Establecer el plan de gestión de alcance para el reemplazo de los equipos en la fase 2 del proyecto para definir lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto.
3. Realizar el plan de gestión del tiempo para el reemplazo de los equipos de para la fase 2 del proyecto para definir cómo se va a estimar y controlar los tiempos de modo que el proyecto se complete en el tiempo requerido.
4. Realizar el plan de gestión del costo para el reemplazo de los equipos para la fase 2 del proyecto para definir cómo se va a estimar, presupuestar y
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controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro de lo presupuestado.
5. Definir el plan de calidad de acuerdo con los lineamientos del PMBOK 5taEd. (PMI, 2013) para la fase 2 del proyecto para describir cómo se prevé cumplir con los requisitos acordados.
6. Definir el plan de recursos humanos para la fase 2 del proyecto para describir cómo se va a definir, organizar y gestionar el equipo del proyecto.
7. Definir el plan de comunicaciones para la fase 2 del proyecto para identificar, analizar y gestionar a los interesados del proyecto y cómo se va a generar, recopilar, distribuir, almacenar y disponer de la información del proyecto adecuada y oportunamente.
8. Definir el plan de gestión de riesgos para la fase 2 del proyecto para describir cómo se va a implementar el ciclo de gestión de riesgos en el proyecto.
9. Definir el plan de adquisiciones para la fase 2 del proyecto para describir cómo se asegurarán las adquisiciones y contrataciones requeridas para la ejecución del proyecto.
El plan de gestión propuesto en el PFG, se realizó con base en la descomposición, revisión y análisis de las áreas de conocimiento y sus grupos de proceso, metodología que se fortificó mediante investigación documental y métodos particulares de observación y experimentación.
Finalmente, el Plan de ejecución obtenido contiene los planes de gestión indicados en los objetivos específicos definidos al inicio de PFG realizados con base en las buenas prácticas de administración de proyectos y el Modelo de maduración y gestión de proyectos de ECOPETROL. Este Plan de ejecución podrá servir con insumo para la ejecución de la fase 3 del proyecto adelantando de esta manera las gestiones pertinentes para que en el corto plazo se pueda llevar a cabo la etapa de ejecución o fase 4 del proyecto contribuyendo de esta manera a reducir el tiempo de exposición al riesgo de las diferentes plantas de proceso de la refinería de Barrancabermeja ante una eventual falla de los equipos existentes que generen pérdidas económicas para la empresa.
Como recomendación, se debe adelantar la fase 3 del proyecto sin dejar un margen de tiempo amplio, considerando las implicaciones que podrían resultar por el inicio tardío de la ejecución del proyecto y por lo tanto es necesario que la Coordinación de Confiabilidad Eléctrica de la refinería realice las gestiones respectivas ante la Gerencia de la Refinería para asegurar los recursos humanos que se requieren para darle continuidad a la maduración del proyecto

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1462.pdf

PROPUESTA DE MIGRACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS DEL SISTEMA COMERCIAL AMERIKA DE UNA ARQUITECTURA CLIENTE SERVIDOR A UN ENTORNO WEB

RESUMEN EJECUTIVO

INASSA Sociedad Interamericana de Aguas y Servicios S.A. es una empresa especializada en la gestión del ciclo integral del agua y en la prestación de los servicios tecnológicos inherentes a la aplicación informática Amerika, que es el sistema de información que soporta una solución definitiva e integral a este tipo de empresas. 

Los módulos de Amerika se encuentran orientados a soportar de forma integral cada uno de los procesos necesarios en las empresas de servicios públicos, permitiendo mantener un alto nivel competitivo e innovador en los productos y servicios ofrecidos por la compañía.  

El módulo de PQR (Peticiones, quejas y reclamos) es un una parte del sistema Amerika y permite a los clientes ingresar y dar trámite a la información de los requerimientos de los usuarios del servicio públicos domiciliarios. 

Este módulo soporta en el sistema la gestión inherente a la recepción de todo tipo de requerimientos recibidos de los clientes, con independencia del carácter legal de los mismos. Este dispone de los procesos necesarios para configurar tipos de reclamos, así como para determinar una estructura de los conceptos reclamados, de manera que se posibilite la realización de un tratamiento estadístico de dicha información de acuerdo con los procesos de mejora continua.  

La necesidad del presente proyecto de graduación se originó porque  la empresa se dio cuenta que el software Amerika que comercializaba no estaba siendo competitivo debido a que la tecnología que utiliza se puede considerar que es obsoleta, adicional a esto los clientes actuales esperan que la empresa  ofrezca nuevas soluciones orientadas a una tecnología que se pueda acceder desde la WEB.  

El objetivo principal de la presente propuesta fue desarrollar un plan de proyecto para realizar la migración e implementación del módulo de solicitudes, quejas y reclamos en un entorno WEB para poder aprovechar mejor los recursos tecnológicos, esto permitirá a los usuarios del sistema conectarse desde cualquier computador que esté conectado a Internet ya que no se requerirá que se instale un software adicional para poder ejecutar la aplicación como se tiene que hacer actualmente que se tienen que instalar un software especial para que se pueda ingresar al sistema. 

Los objetivos específicos de este proyecto final de graduación fueron: Se elaboró el alcance de proyecto, principales entregables, restricciones, definición de tareas, Estructura de desglose de trabajo (EDT) que permita tener una clara visión de las labores a realizar en el proyecto para poder cumplir con el objetivo general. 

Se trabajó en la definición de las actividades con sus respectivos estimados de tiempo para cada tarea del desarrollo del proyecto en donde se puedan ver los entregables en cada fase del plan y así poder tener control de los desfases del proyecto y poder garantizar el término a tiempo del proyecto. Se desarrolló un plan de responsabilidades para delimitar el rol de cada recurso involucrado en el proyecto, eliminando la repetición indebida de actividades que  generan gasto de tiempo y de costos, a través de una utilización adecuada y planificada de los recursos. 

Se desarrolló una estrategia de comunicación para garantizar el flujo adecuado y pertinente de la información para definir las necesidades de información para cada recurso del proyecto en un tiempo oportuno. Se desarrolló una estrategia de respuesta de riesgos para la administración de eventualidades negativas que puedan impactar de forma directa o indirectamente los resultados deseados del proyecto. 

Se desarrolló un plan para la puesta en servicio que incluya las capacitaciones que se le tienen que hacer al personal de sistemas y a los usuarios de las aplicaciones que serán migradas para que las personas se programen en el tiempo que se requieran.  

Para lograr estos objetivos se aplicó la metodología de investigación inductiva/deductiva, la cual consiste en un análisis de lo particular para deducir o concluir en lo general y la inducción a partir de la observación directa, en ambos casos utilizando como base la documentación del sistema existente.  

Adicionalmente, se utilizó como fuente primaria de información la misma documentación, y como fuentes secundarias el conocimiento en el negocio de las personas con más experiencia en la empresa del personal.  

Esta metodología se aplicó mediante el desarrollo de cuatro áreas de conocimiento que son: Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de Recursos Humanos y Gestión de Riesgos, con los cuales se logró el éxito esperado y los resultados estimados.  

De la misma manera, se concluye que en este trabajo se aplica muy bien la metodología de proyectos y se utilizan varias plantillas que son muy útiles para el proyecto y para otros desarrollos a futuro.  

Como resultado obtenido del presente se puede observar que aplicando la metodología de proyectos se tiene más control en la ejecución de la migración del software logrando que el producto este instalado en el cliente, como recomendación al gerente de Amerika y a los diferentes coordinadores de las áreas de la empresa se puede destacar que le pongan especial atención a algunos aspectos del desarrollo del proyecto para que pueda ser aplicada a los proyectos de migración del resto de los módulos del sistema y lograr realizar la migración de todo el sistema.   

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PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO, CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD PARA EL CENTRO DE SERVICIO DE CONSTRUCCIÓN DEL ICE

RESUMEN EJECUTIVO  

El Instituto Costarricense de Electricidad nace en 1949, bajo el decreto Ley N°449, con el fin de satisfacer las necesidades de la demanda eléctrica del país. Desde entonces ha sido la institución del Gobierno encargada de la construcción de obras de gran magnitud en el Sector Energía y Telecomunicaciones.  

Su modelo de desarrollo  es considerado ejemplo comparado incluso con países como Brasil, México; con más del 99.3% de cobertura nacional eléctrica, a partir de fuentes limpias de energía e  introducción de tecnologías de punta al servicio de la comunicación. Debido a esto el Instituto de Costarricense de Electricidad, cuenta con centros como el Centro de Apoyo de Proyectos y el Centro de Servicio de Construcción encargados de la construcción de proyectos de generación y distribución eléctrica.  

Específicamente  el Centro de Servicio de Construcción no cuenta dentro de su estructura organizativa con un ente encargado del control de calidad como existe en los demás centros de proyectos, lo que representa una debilidad competitiva al no verificar que se cumplen los requerimientos de las obras  y con esto la satisfacción del cliente.   

Este proyecto propuso un departamento de Control de Calidad en el Centro de Servicio de Construcción, el cual, asegure el cumplimiento de los requerimientos establecidos por el cliente, la integridad de los trabajadores y la  obra, establezca los procesos que se deben llevar a cabo para la inspección de calidad, para lograr así que el Centro de Servicio de Construcción sea  más competitivo dentro de la institución.   

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una plan para la Dirección del Centro de Servicio de Construcción para la creación de un departamento de Control de Calidad. Los objetivos especificos fueron realizar  un informe diagnóstico de la situación actual de Centro de Servicio de Construcción, elaborar el Plan de Gestión del Alcance para describir detalladamente al proyecto y al producto y determinar  los procesos necesarios  para lograrlo, realizar el Plan de Gestión del Tiempo con el fin de definir y secuenciar las actividades, estimar sus recursos y  duración para desarrollar el cronograma del proyecto, elaborar el Plan de Gestión de los Costos, con el fin de estimar los costos para determinar el presupuesto total del proyecto, desarrollar el Plan de Gestión de la Calidad para determinar  la calidad durante el avance del proyecto, elaborar el Plan de Gestión de los Recursos Humanos, para definir   la estructura organizacional básica del departamento a cargo de la inspección de control de calidad y  las principales responsabilidades y competencias  de cada uno de los colaboradores,  realizar el Plan de Gestión de Comunicaciones  con el fin de que las observaciones  realizadas por el departamento de calidad sean comunicadas a los interesados y sean registradas como lecciones aprendidas para futuros proyectos. Este proyecto se basó en el método de investigación analítico, en el cual, se analizaron las diferentes formas de controlar la calidad de los centros de proyectos del ICE. 

Asimismo se aplicó  el método de investigación por observación, en donde se realizaron  visitas a las obras dentro y fuera del Centro de Servicio de Construcción. Se realizaron entrevistas a los encargados de calidad de los diferentes centros con el fin de aprovechar el juicio experto de los técnicos especializados. Para la elaboración del proyecto se utilizaron  herramientas como análisis de interesados, organigramas, técnica PERT y también se consultó fuentes de información secundarias como las normas INTE/ISO 9001:2008, Sistema de gestión de calidad-requisitos.   

Como conclusión tenemos que el  Plan para la Dirección del Proyecto, Creación de un Departamento de Control de Calidad para el Centro de Servicio de Construcción presenta una propuesta integral de las áreas de conocimiento alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones para el establecimiento de un departamento de control de calidad específico para esta dependencia, sin embargo, puede ser utilizado como activo de la organización  para otros proyectos ICE; además no es un método rígido, si no que con la ayuda del juicio experto de la Dirección, Gestión del Sistema y la Coordinación de Control de Calidad se puede modificar en procura de la aceptación por parte de la Dirección de la UEN PySA.  

El Diagnóstico de la situación actual del Centro de Servicio de Construcción   con respecto al tema de calidad, refleja que actualmente esta dependencia de la UEN PySA ha implementado tan solo un 33% de las funciones requeridas para un departamento de Control de Calidad; esto se demuestra por ejemplo en la  inexistencia de registros que aseguren a los clientes del CSCON la calidad de los procesos llevados a cabo.  

Se determinó que con la aprobación de este plan el proyecto de implementación de un departamento de control de calidad tendrá un costo de $38400.56 para ser ejecutado en un lapso de 213 días, aproximadamente 11 meses.   

Se recomienda al lector que durante la realización de un Plan para la Dirección es importante fijar la estructura  de cada uno de los planes de gestión con base a las buenas prácticas referenciadas en el PMBOK® 2008,  ya que, esta guía permite un trabajo más fluido en cuanto a  la determinación de los pasos a seguir, las herramientas y técnicas a utilizar y las salidas de los procesos que se deben plasmar en el plan. 

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1276.pdf 

Análisis del nivel de madurez en administración de proyectos y propuesta de mejoramiento al proceso de control y seguimiento de la calidad en el Departamento de Ingeniería de Teradyne de Costa Rica

RESUMEN EJECUTIVO  

La compañía Teradyne nació en Boston Massachusetts hace cincuenta y dos años, específicamente en 1960, fue fundada por dos compañeros del Massachusetts Institute of Technology (MIT) en un pequeño local que alquilaron estratégicamente ubicado para que a los dos les quedara fácil llegar en autobús desde sus hogares. 

El núcleo del negocio de la compañía Teradyne es el diseño, venta y mantenimiento de equipos de pruebas automáticas de dispositivos electrónicos, o comúnmente conocidos como Testers. En Costa Rica en el año 2000 como una estrategia de reducción de costos, mano de obra calificada y como puente de comunicación entre la costa este y oeste de los Estados Unidos de América.  

El departamento de ingeniería se encarga del mantenimiento de equipo, control y seguimiento de la calidad, mantiene un constante análisis, búsqueda de mejoras en los procesos y productos que brinda servicio, esto lo lleva a dos tareas principales que se trabajan en muchas de las ocasiones paralelas, la primera es control y seguimiento de calidad por medio de métricas con metas definidas por cada área, la segunda tarea es el desarrollo de proyectos para la mejora de aquellas métricas que se han salido del alcance y no están cumpliendo con las metas internas o satisfacción del cliente. Con esto  se justifica nuestro proyecto final de graduación, el cual es: 

El análisis de madurez de administración de proyectos, y propuesta de mejoramiento del control y seguimiento del departamento de ingeniería de Teradyne Costa Rica; la cual tiene como objetivo general Analizar el nivel de madurez en administración de proyectos actual del área de ingeniería de Teradyne de Costa Rica  y realizar una propuesta para su mejoramiento en los procesos de control y seguimiento de calidad.  

Se plantearon los siguientes objetivos específicos relacionados directamente con el proyecto, el primero fue Diagnosticar el nivel de madurez de administracion de proyectos en el departamento de ingenieria con el fin de mejorar los procesos de control y seguimiento de calidad. 

Luego Analizar los resultados obtenidos del  diagnostico del nivel de madurez de administracion de proyectos con el fin de identificar las oportunidades de mejora en el area de ingenieria este segundo objetivo especifico deriva en,  realizar las plantilllas, gráficas y métricas necesarias para el control y seguimiento de calidad para ubicarla en un nivel de madurez mayor, con el fin de facilitar tanto al ingeniero a cargo como a su equipo el entendimiento, exposición de las metas y sus métricas de calidad y seguimiento y el desarrollo de proyectos; una vez realizado las propuestas de mejoramiento, se propuso, la inclusión de esta propuesta dentro de la certificación ISO9001 de Teradyne Costa Rica para quede incluida dentro del alcance del sistema de gestión de calidad de la compañía. 

Por último la recolección, análisis y documentación de las lecciones aprendidas derivadas de este proyecto, para su posterior uso en el departamento de ingeniería o cualquier área que lo requiera dentro de la organización, con el fin de  aumentar el grado de madurez.   

Las técnicas y herramientas utilizadas fueron principalmente entrevistas a los ingenieros de calidad involucrados en los procesos, supervisores de producción y al gerente de ingeniería, además se analizaron con los miembros del departamento los puntos de control comunes entre las áreas, a su vez se identifico el grado de conocimiento o madurez de los ingenieros en administración de proyectos, como consecuencia de ello se realizo las plantillas, graficas y métricas necesarias para el control y seguimiento de la calidad.  

Se buscaron y recolectaron datos de la metodología aplicada en proyectos anteriores tanto en la planta de Teradyne en Cebú, Filipinas como en Costa Rica para identificar las áreas donde se debe fortalecer la gestión de proyectos en la organización.  

Se concluyo que el nivel de madurez en el departamento de ingeniería es aceptable alcanzando 85% En proyectos), derivado de las entrevistas, se identifico que los ingenieros utilizan dos herramientas principalmente para la elaboración de los proyectos llamados 7 steps y 9 steps del Total Quality Management (TQM) que están enfocados en su totalidad en el mejoramiento continuo de los servicios de reparación que ofrecen   

Para el control y seguimiento de la calidad se estudiaron las métricas utilizadas por los ingenieros en el departamento, estas no solo son utilizadas simplemente para controlar que sus números se encuentren dentro de las metas corporativas, si no también son utilizadas en la elaboración de proyectos, principalmente presentados por graficas en un tiempo determinado, con esto se realiza la comparación debida para ver los mejoramientos derivados de la implementación de algún proyecto.

Se propuso la unificación de las variables más comunes de cada una de las plantillas utilizadas en las métricas, reduciendo el espacio y simplificando su uso, todo con los datos que cada ingeniero vio necesario utilizar.

   

A su vez se propusieron graficas derivadas de cada una de las plantillas no solo para el control y seguimiento de la calidad, sino también para la elaboración de proyectos en plantillas de TQM utilizadas en el departamento y que han servido durante años con buen suceso dentro de la organización.  

Se propuso incluir los cronogramas y presupuestos en las plantillas de 7 steps y 9 steps ya que se identifico una debilidad en esta área, adicionalmente se propusieron el uso de nuevas plantillas de las principales métricas utilizadas, la idea fue tomar todas aquellas similitudes en las plantillas que se analizaron y unirlas en una sola con el fin de simplificar y facilitar el uso de las mismas adicionando la grafica automática. Finalmente se documentaron la lecciones aprendidas por objetivo, para que las mismas se han utilizadas por los colaboradores del departamento o de la organización especialmente en Costa Rica.  

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1275.pdf 

PROPUESTA DE OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN EL SENA (SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-REGIONAL SAN ANDRÉS)

RESUMEN EJECUTIVO

En este documento se realizó el diseño de una propuesta para una OAP (Oficina de Administración de Proyectos) en el Centro de Formación de San Andrés que desarrolle actividades propias de la Gestión de Proyectos de la institución y contribuya a la solución de los problemas organizacionales en materia de planeación, ejecución y cierre de proyectos. 

Esta propuesta se llevó a cabo ya que esta organización requiere del desarrollo de los proyectos y del seguimiento de los mismos, mejorando la obtención de resultados esperados plasmados en cada proyecto, además de la multiplicación de la información obtenida y útil para proyectos venideros. 

Este trabajo fue elaborado de manera investigativa, analítica y con un alto grado de compromiso, basado en la información institucional y la aplicación de los instrumentos, procesos y metodologías propias de la Gestión de Proyectos

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Cada uno de los conceptos adquiridos a lo largo del curso de Formación aportaron al desarrollo de este trabajo, Como resultado se obtuvo una caracterización propia de una OAP específica para el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) basado en las necesidades detectadas, tomando como insumo toda la información recolectada a lo largo del proceso de elaboración del trabajo. 

De igual forma se logró adquirir información sobre los diversos beneficios, ventajas y problemática del Centro de Formación que solucionará esta OAP. Para la realización de dicha investigación, se realizaron encuestas con preguntas cerradas con respuestas de selección múltiple, las cuales fueron procesadas y analizadas para posteriormente sacar las conclusiones pertinentes. Estos cuestionarios estuvieron dirigidos a funcionarios de la institución, líderes, coordinadores de departamentos y demás personal involucrado con la ejecución de proyectos.

   

El desarrollo de este escrito se elaboró bajo la estructura de la elaboración de  tres objetivos principales los cuales estaban direccionados inicialmente a la caracterización del tipo de OAP más funcional basado en las necesidades presentadas por el Centro de formación SENA.

Posteriormente se diseñó  una propuesta de OAP, incluyendo aspectos organizacionales, responsabilidades, metas, objetivos entre otros, para finalmente adelantar la implementación de la misma.

  

Se tuvieron en cuenta aspectos organizacionales y culturales, los cuales fueron determinantes para la implementación de la OAP, proporcionando una destacada gestión para que estos aspectos sean traducidos en ventajas para el funcionamiento de la misma. 

De igual forma, el estudio de madurez de la organización permitió definir el tipo de OAP a aplicar, la cual  produjo resultados satisfactorios para la organización, el modelo utilizado fue la Torre De control, el cual se describió de manera detallada,  evidenciando los innumerables beneficios que le aporta a la organización en administración de Proyectos.

Cabe mencionar que se destaca la importancia del apoyo a los líderes de proyectos en el desarrollo de sus actividades como gestores por parte de la alta gerencia, brindándole la confianza, la autonomía y el apoyo pertinente para el desarrollo óptimo de las tareas propias de la gestión de los proyectos. 

Dentro de los resultados obtenidos se obtuvo un estudio detallado con los pormenores sobre la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos que provee las soluciones necesarias a la problemática identificada  y a las falencias detectadas en el estudio de madurez realizado a la organización.

Otro resultado obtenido se refleja en los resultados obtenidos en la gestión de proyectos, con un mayor número de proyectos exitosos, gracias a la aplicación de buenas prácticas en la gestión de las áreas del conocimiento. 

La trazabilidad por parte de la alta gerencia en el seguimiento de cada uno de los proyectos, representó  otro resultado significativo, permitiendo la interacción y retroalimentación directa entre las tareas de la Oficina de Administración de Proyectos y la gerencia del Centro de Formación Sena Regional San Andrés Islas.

Por lo anterior se recomienda un apoyo permanente por parte de los directivos para con la Oficina de Administración de Proyectos, de igual forma la colaboración de los demás departamentos de la organización para el desarrollo de actividades de manera engranadas que faciliten el cumplimiento de las objetivos y metas trazadas, y para la cual fue creada esta OAP.

Otra recomendación se centró en la socialización, aplicación y estandarización de una metodología única de uso obligatorio para los líderes en la gestión de proyectos en la institución, brindando mejores resultados en la consecución de cada uno de estos, a su vez permite la obtención y consignación (centros de documentación) de información relevante (Lecciones Aprendidas) útil para el desarrollo de futuros proyectos, inclusive para los que se realizan de manera simultánea.

  

Las lecciones aprendidas proporcionaran múltiples beneficios entre los cuales estará la posibilidad de contar con información preliminar como insumo para la realización de proyectos posteriores, guiando  y logrando que los proyectos siguientes trabajen sobre una base y de esta forma no recaigan en errores pasados, aumentado así, las posibilidades de la obtención del éxito en estos. 

Finalmente para garantizar el éxito de este proyecto en el aspecto cultural y/o organizacional, se procuró la  realización de las actividades propias de la implementación de manera gradual, evitando de esta forma ocasionar rechazo en los funcionarios de la organización, y a su vez el rechazo por parte de los mismos  

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1273.pdf 

HACIA LA MEJORA EN LA GESTIÓN DE RIESGOS: PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ENFOQUE ESCUELAS BOSAI EN EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO  

 La Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA) es el ente ejecutor de la Asistencia Oficial para el Desarrollo que el gobierno del Japón, a través de su pueblo, aporta a los países en vías de desarrollo fomentando el intercambio de experiencias y conocimiento, proporcionando asistencia técnica, préstamos bilaterales y cooperación financiera no rembolsable.   

Precisamente, una forma de canalizar los recursos de asistencia para el desarrollo ha sido en el área de prevención y gestión de riesgos ante desastres, como uno de los garantes de la cooperación que el pueblo del Japón ha materializado en países en desarrollo. 

Lo anterior por cuanto  en diferentes situaciones de desastre alrededor del mundo, se ha logrado comprobar que de 100% de personas en situaciones de peligro cerca del 77% son auxiliados o rescatados por vecinos, amigos u otros locales y únicamente el 23% por los cuerpos de rescate (Coloma, 2009). Por tanto es la capacidad de respuesta de los pobladores y el conocimiento preventivo que estos tengan de gran importancia en una situación de emergencia.   

De la experiencia empírica es que nace la metodología  BOSAI.  Ésta trabaja bajo la tríada: Autoayuda  -  Ayuda mutua - Ayuda institucional, y tiene como objetivo favorecer el intercambio de experiencias y lecciones aprendidas, en procura del desarrollo de buenas prácticas en la reducción de los riesgos locales. Además, fomenta el aprendizaje conjunto, destacando la aplicación participativa de herramientas, métodos y acciones de mitigación de desastres, unido al aumento de capacidades de líderes  comunitarios en tareas de  prevención en desastres.  

En Costa Rica, se ha ejecutado el Proyecto BOSAI desde el 2007 con apoyo de la JICA en coordinación con la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), y bajo este proyecto se ha desarrollado e implementado el Enfoque Metodológico de Escuelas BOSAI en el cantón de Cóbano con gran éxito, logrando que desde el 2010, estudiantes, maestros, padres de familia y miembros de la comunidad se capaciten y unan sus esfuerzos en la prevención de desastres. Formalmente, se espera que los niños realicen un efecto multiplicador y el mensaje llegue a todos los miembros de sus familias.  

En 5 años de la implementación del proyecto BOSAI no se ha logrado una transferencia del Enfoque Escuelas BOSAI fuera del Cantón de Cóbano, es por ello que el presente trabajo hace uso del Enfoque Escuelas BOSAI pero a nivel de un plan de gestión que permita su implementación en la Escuela Pedro Murillo Pérez, ubicada en Barva de Heredia, la cual a modo de estudio de caso, funcionará como escuela piloto, a fin de promover centros educativos autogestionarios en el manejo del riesgo, para obtener “Escuela Seguras” que es la meta final de Escuelas BOSAI, generando una cultura de prevención y Planes de Gestión de Riesgo Escolares en todos los centros educativos del país.  

Dicho objetivo se cumplió con la ayuda de tres objetivos específicos, que consistieron en realizar un análisis de la situación actual para la inclusión de temáticas  de gestión de riesgos en los centros educativos del MEP; determinar los procesos institucionales a seguir para implementar el Enfoque Escuela BOSAI en la escuela piloto y elaborar el plan de proyecto que contenga todas las actividades necesarias para llevar a cabo la aplicación del Plan Piloto en la Escuela Pedro Murillo Pérez según los estándares del PMBOK 2008.   

Para desarrollar dichos objetivos, se utilizó un Enfoque metodológico mixto, predominantemente cualitativo, con un método de investigación deductivo e inductivo. 

El cual consistió en la revisión de documentación bibliográfica referente a la gestión del riesgo ante desastres y de administración de proyectos; en combinación con el trabajo de campo el cual se realizó a través de entrevistas y cuestionarios que se aplicaron a varios funcionarios claves del MEP para determinar el nivel de compromiso y madurez que poseía la organización sobre dicho tema.   

La principal herramienta utilizada para apoyar dicha metodología fue el cuestionario de Diagnóstico Escuelas BOSAI. Y para elaborar el plan de gestión de proyecto se utilizaron las entrevistas como fuentes primarias, la matriz de asignación de responsabilidades, y la matriz de comunicaciones.   

Como principal conclusión se tiene que la aplicación de las buenas prácticas del PMBOK permiten un orden dentro de la implementación del Enfoque metodológico Escuelas BOSAI, ya que con la elaboración del Acta de Constitución desde el inicio delimita el alcance del proyecto así como las necesidades que éste estaría satisfaciendo según las expectativas de los interesados.   

Dada la importancia que tiene el tema de gestión de riesgos y la falta de lineamientos de parte del MEP, lo cual se logró observar en el desarrollo de este trabajo, se le recomienda a la JICA  que persista con la iniciativa de implementación del Enfoque Escuelas BOSAI a nivel país. 

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1271.pdf 

PLAN DE GESTION DE PROYECTO PARA EL PLANEAMIENTO DEL LANZAMIENTO DE NUEVOS DISPOSITIVOS MEDICOS EN LA EMPRESA BOSTON SCIENTIFIC DE COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO  

El presente proyecto de graduación desarrolló un plan de gestión de proyecto para la implementación de una metodología de planeamiento para lanzamiento de nuevos dispositivos médicos en la empresa Boston Scientific de Costa Rica.  

Boston Scientific es una empresa del área de salud, dedicada al diseño, fabricación y distribución de dispositivos médicos mínimamente invasivos, para el mundo. Cuenta con dos plantas de manufactura en Costa Rica, con una trayectoria de 8 años en el país dando oportunidades de trabajo a más de 2800 colaboradores nacionales, convirtiéndose en la primera empresa del área salud que posee dos plantas totalmente operativas funcionando en nuestro país, y la segunda mayor empleadora del sector.   

En la actualidad, la planta carece de una metodología estándar para planificar proyectos para lanzar productos nuevos al mercado. Esto ha generado problemas innecesarios en el transcurso de la gestión de proyectos, mal uso de recursos, tiempos fuera de lo esperado, que a fin de cuentas afecta negativamente el margen de ganancia pronosticado por la compañía. 

Una gran porción de los proyectos se lanzan al mercado tardíamente, permitiendo que otros competidores obtengan ventajas de negocio por ganar segmentos de mercado, esto precisamente por anticipar nuevas tecnologías, nuevas soluciones y alternativas de punta, que simplemente lo logran por lanzar antes.

Esto también hace que los competidores de una u otra forma inspiren mayor confianza y credibilidad a los Doctores, Hospitales y Centros de Servicios de Salud en general, y eso nos deja en desventaja, y nos aleja de nuestro sueño por alcanzar nuestra visión corporativa. 

  

La necesidad de ser altamente eficientes, efectivos e innovadores en el tema de nuevos productos y participaciones tempranas en los segmentos del mercado, dieron origen a este proyecto final de graduación, el cual consiste en dar un giro en la manera en que planificamos proyectos, consolidando una metodología para  planificar alcance, duración, costo, calidad, riesgos y comunicaciones del proyecto, mediante la aplicación de las mejores prácticas aprendidas a lo largo del plan de estudios de ésta maestría en Administración de Proyectos, mejores prácticas basadas en la guía del PMBOK® (El Project Institute Body of Knowledge por sus siglas en inglés), con el fin de aumentar las posibilidades de éxito de los proyectos de ésta índole.

    

El objetivo de este proyecto consistió en el desarrollo e implementación de una metodología para el lanzamiento de nuevos dispositivos médicos en Boston Scientific Costa Rica, siendo ésta la primera metodología de planificación  propuesta a la PMO de la empresa, plan de gestión basado en las guías del PMI (El Project Management Institute por sus siglas en inglés), y con ello aumentar las posibilidades de éxito para cumplir con los objetivos planteados en la empresa de lanzar productos nuevos al mercado. 

Los objetivos específicos estuvieron estrechamente relacionados con las áreas de conocimiento propuestos por el PMI, donde se inició con el plan de gestión del alcance del proyecto, para definir y controlar lo está incluido y excluido en el proyecto, se siguió con el plan de gestión del tiempo, costo y calidad, donde se logró plantear un cronograma de trabajo, con duraciones, secuencias, costos y requisitos de cada tarea, alineados al objetivo del proyecto. 

Finalmente se definió un plan de gestión de riesgos y comunicaciones, donde se desarrollaron planes sólidos de mitigación y contingencia además de un aseguramiento del flujo de la información tal que controlara la generación, captura, procesamiento y distribución en tiempo y forma de la misma.  

La creación del plan de gestión en las áreas de conocimiento mencionadas, se alcanzó mediante el acceso principalmente a fuentes de información internas de la compañía, sistemas, bases de datos y demás, que no precisamente son ampliamente aplicadas de manera local, pero que sirven de guía para las plantas que si tienen un PMO formal y consolidado, y que se apegan a las metodologías corporativas para administrar proyectos. 

Una vez recopilados y analizados, se  procedió a seleccionar los sistemas más relevantes de proyectos anteriores, de los que hubo una historia de éxito detrás, éste recopilado fue la base para la definición de los diferentes planes de gestión del proyecto.

   

Los resultados más importantes al cabo de la finalización de este proyecto fue poder sentar un precedente importante en las plantas de Costa Rica, en donde se publicó una guía local de buenas prácticas plasmadas en una metodología para planificar proyectos para lanzamiento de nuevos productos, con la promesa de aumentar las posibilidades de éxito para cumplir con los compromisos adquiridos con la Corporación, y a su vez maximizar las ganancias que entren a las arcas de la empresa. 

Se planteó un cálculo teórico que el porcentaje de proyectos que lanzan tardíamente productos al mercado se puede reducir en aproximadamente un 50% al seguir las recomendaciones propuestas por ésta guía.   

Como conclusión, los proyectos van a ser administrados con mejores técnicas de planificación en sus áreas de conocimiento que las actuales, las cuales no son estándar ni consistentes, facilitando el buen desempeño de los directores de proyecto locales, permitiéndoles ser más competitivos a nivel global, y muy importante, mejorando las posibilidades de cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos de proyecto, un compromiso extremadamente formal y serio con la organización, su cumplimiento significa dejar en alto el nombre del país, mediante la inspiración de confianza y credibilidad que toda planta satélite ocupa con tal de mantenerse sólida y funcional, no solo para poder subsistir, sino también para poder luchar contra las mejores y ofrecer mejores productos y servicios.   

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1270.pdf