EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)
The pressure and the demands on the healthcare sector is increasing around the world. It is vital for organizations and companies that are providing services, and products in the health industry to define, design, implement, and maintain effective strategies to achieve high quality standards of the business processes, generally related to project management. The company in study, Centre Hospitalier Saint Camille (CHSC), is a hospital that has been serving the underprivileged community- in the City of Croix-Des-Bouquets, Haiti for over 13 years.
For many years CHSChas been assisting children and young adults in need of medical treatment and has provided life-saving surgeries in Haiti. As the organization has been serving a community in need with a very low purchasing power foreign partners, from Italy and a few donors, fund projects that help to decrease the price of the basic health care services for the patients. The CHSC has designed and implemented different on-going projects that, sometimes, have run simultaneously in order to satisfy its patients, customers, and remain competitive in the area.
Currently, the organization has a weakness in the standardization of the business process and excellent delivery of projects. In order toimprove the ability of the staff to plan projects with accuracy and methodology, manage the staff to meet the cost, schedule, and quality goals, the organization is in need of a project delivery office, a project support office or a central project office. Which will align every single project with the strategic intention and direction of the organization,through standardization and an integrated management system. The general objective of the final graduation project was to develop a PMO proposal for Centre Hospitalier St-Camille, to optimize and standardize the project results implemented by CHSC. The specific objectives were to: assess the organization maturity, in order to; evaluate the project management skills, needs of quality, and compliance requirements,analyzing and comparing, different types of
PMOs, in order to determine the most appropriate one based on the context of the organisation, and to determine the location of the PMO in the organizational hierarchy, its mission, roles, and responsibilities within CHSC. The methodology for this final graduation project was descriptive. To gather data, interview with key stakeholders, two questionnaires,a LEAN six Sigma and a P3M3, were used to assess the maturity of the organization, its environment. The methodological solution was performed to identify strategies, tactics and business process for project deliveries; and to develop an effective PMO that allows efficient project deliveries.
The maturity assessment results showed that the studied organization, CHSC, has both weaknesses and strengths in areas related to project management. These are: leadership alignment, very limited training for employees, and poor experience regarding LEAN approach. As the three basic types of PMO were analysed with the stakeholders, it was concluded that an hybrid PMO approach (Controlling and Directive) should streamline project value creation, foster best project practice management, and contribute to sustainable project outcomes.
The conclusion of the main main objective of this thesis is that CHSC is in need of a PMO that should be well implemented to support portfolio management, programme, and projects. And based on the results of this research, it was recommended that: Frequent maturity model assessment to evaluate the weaknesses, strengths of the project and business practices of CHSC. Based on the maturity assessment results, corrective or preventive measures should be taken to allow the organization or the PMO to rethink itself. It was also recommended that the corporate decision makers, the senior managers should get key stakeholders involved in the whole process of decision making-as to when and how the PMO should prioritize a project over another and to encourage creativity with respect to strategic business direction of the CSHC.
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Resumenes Ejecutivos de las nuevas tesis desarrolladas para el programa de Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. La cual contempla todos los estandares del PMI.
miércoles, 16 de octubre de 2019
PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PARA AUXIS ENFOCADA EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
RESUMEN EJECUTIVO
Auxis es una empresa que brinda, entre otras cosas, servicios de informática a clientes externos a través de proyectos. Estos proyectos pueden ser de muy variada duración y tamaño. Sin embargo, debido al rápido crecimiento que ha tenido la empresa no se tuvo la oportunidad de definir una metodología formal de administración de proyectos que pueda ser utilizada en la mayoría de los casos.
A raíz de la falta de una metodología, era posible encontrar algunos proyectos en los cuales no existía la documentación apropiada, no se habían definido adecuadamente los requisitos o inclusive existía confusión en cuanto a las actividades y responsabilidades de cada involucrado. Esto podía afectar la percepción del cliente respecto al trabajo realizado o inclusive hacer que Auxis incurriera en sobrecostos para completar las tareas a tiempo o con los criterios de calidad acordados.
Se buscó con esta propuesta lograr alinear los esfuerzos del personal de informática hacia un modelo más eficiente y robusto para la ejecución de los proyectos, a través del cual se pudieran estructurar de mejor manera los involucrados, requerimientos, actividades, costos y demás factores de consideración de los proyectos.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de una metodología de gestión de proyectos para estandarizar los procesos en Auxis. Los objetivos específicos fueron: realizar un análisis de la situación actual en Auxis relacionado con la gestión de proyectos para identificar áreas de mejora, definir las fases de la metodología propuesta para estandarizar los procesos en Auxis, diseñar las plantillas y procedimientos para ser usados en cada una de las fases de la metodología propuesta y crear un plan de implementación para guiar el proceso de puesta en marcha de la metodología.
Para elaborar esta propuesta de metodología utilizó información publicada por el PMI, relacionada con plantillas y procesos alineados con mejores prácticas, los cuales fueron adaptados a las necesidades de la empresa.
En la propuesta se inició con una descripción resumida de la situación actual de la empresa con el fin de exponer los retos a los cuales se enfrenta y los cuales motivaron a la realización de esta metodología.
Posteriormente, se procedió a diseñar una metodología de administración de proyectos que estuviera alineada con la guía del PMBOK pero también tuviera la
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flexibilidad necesaria para adaptarse a los distintos modelos de desarrollo de sistemas.
Una vez definida la estructura básica de la metodología, se ahondó en los requerimientos de información para cada uno de los procesos, buscando coherencia entre las distintas áreas de conocimiento, minimizar la duplicidad de información y facilitar la gestión de los proyectos.
Como último punto, se expuso la manera de implementar la metodología propuesta utilizando una implementación gradual en la empresa, realizando un plan piloto y retroalimentándose con la opinión de los gerentes funcionales de la empresa.
Gracias a todo el análisis y documentación realizados durante la redacción de este proyecto, fue posible entender mejor la importancia de organizar la administración de proyectos y mejorar la calidad de la información. Esto permite aumentar en primer lugar la probabilidad de éxito de los proyectos y optimizar la utilización de recursos. En segundo lugar, al poseer más y mejor información se le brindan herramientas a la organización para una toma de decisiones más precisa para futuros proyectos.
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PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE ORGANIZATION OF THE SAIL WOMEN’S FORUM
EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)
Events geared towards uplifting women started emerging in Jamaica in 2015. These events took the form of conferences, workshops or brunches with an aim of motivating abused and misdirected women to rise above their challenges or as a medium for empowering them.
Faithful Daughters Inc. commenced operations in June 2017 and specialized in events planning. The company organized events such as forums, conferences and conventions and offered services including, venue identification, research, budget preparation, logistics and event execution. The founders were inspired to start this company following discussions with their female coworkers. These discussions indicated that there was a deficit in the areas of spirituality, untapped potential, inspiration and self-love. Consequently, First Daughters Inc. created SAIL Women’s Forum to assist women who wanted assistance to overcome these issues.
The company entered a new and dynamic market that was poised for growth. However, given that events geared towards women were a novelty there were not many competitors in the market. Through SAIL Women’s Forum, Faithful Daughters Inc. intended to create a unique product that allowed it to tap into an emerging market. This document outlines how Faithful Daughters Inc. utilized project management principles to organize SAIL Women’s Forum.
The general objective was to develop a Project Management Plan for the organization of the SAIL Women’s Forum in order to improve its rate of success for Faithful Daughters Inc. The specific objectives were: to create a Scope Management Plan to identify the the tasks that must be completed to organize SAIL Women’s Forum; to develop a Cost Management Plan to create a budget, and provide direction on how costs will be managed for SAIL Women’s Forum; to create a Schedule Management Plan to manage the project schedule for SAIL Women’s Forum; to create a Quality Management Plan to determine how quality will be measured for SAIL Women’s Forum; to develop a Communication Management Plan to determine which channels will be used to communicate with the project team and stakeholders for SAIL Women’s Forum; to create a Risk Management Plan to identify the risks that will affect SAIL Women’s Forum, and to plan risk responses for each; to develop a Procurement Management Plan in order to manage the aquistion of resources outside of the SAIL Women’s Forum; to create a Stakeholders Management Plan in order to idenify stakeholder and strategies to manage each for SAIL Women’s Forum; to create a Human Resource Management Plan in order to establish project roles and responsibilites and project organizational chart for project staff.
The project team used analytical method to conduct research. The project team chose this method because the project required the use of critical thinking to analyze findings and make decisions. This method proved especially helpful in situations where there was limited information, and the team was required to make quick decisions. The project team used the PMBOK® Guide to steer the development of the Project Management Plan to include the subsidiary plans. The team created each plan by integrating event management and project management processes. They also placed emphasis on the processes involved in each plan, which ensured that all deliverables met the required standard. The development of each plan improved the project team effectiveness to manage the initiation, planning, executing, monitoring and controlling, and closing processes of the project.
Given the objectives previously outlined, it can be concluded that the project team used project management principles to enhance the outcome of the project. Given, this was the company’s first project the project team was guided by the PMBOK® Guide. The project team ensured the project goals were met by closely monitoring the project scope, the cost and schedule baselines. The use of the other plans assisted the team to manager quality, stakeholders, risk, procurement and human resources.
It is recommended that the project team adhere to project management guidelines including the creation of a central repository for the storage of project documents, conduct benchmarking, gather lessons learned from similar events and create a list of best practices arising from these events, execute the event in a timely manner, and manage available human resources.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1843.pdf
Events geared towards uplifting women started emerging in Jamaica in 2015. These events took the form of conferences, workshops or brunches with an aim of motivating abused and misdirected women to rise above their challenges or as a medium for empowering them.
Faithful Daughters Inc. commenced operations in June 2017 and specialized in events planning. The company organized events such as forums, conferences and conventions and offered services including, venue identification, research, budget preparation, logistics and event execution. The founders were inspired to start this company following discussions with their female coworkers. These discussions indicated that there was a deficit in the areas of spirituality, untapped potential, inspiration and self-love. Consequently, First Daughters Inc. created SAIL Women’s Forum to assist women who wanted assistance to overcome these issues.
The company entered a new and dynamic market that was poised for growth. However, given that events geared towards women were a novelty there were not many competitors in the market. Through SAIL Women’s Forum, Faithful Daughters Inc. intended to create a unique product that allowed it to tap into an emerging market. This document outlines how Faithful Daughters Inc. utilized project management principles to organize SAIL Women’s Forum.
The general objective was to develop a Project Management Plan for the organization of the SAIL Women’s Forum in order to improve its rate of success for Faithful Daughters Inc. The specific objectives were: to create a Scope Management Plan to identify the the tasks that must be completed to organize SAIL Women’s Forum; to develop a Cost Management Plan to create a budget, and provide direction on how costs will be managed for SAIL Women’s Forum; to create a Schedule Management Plan to manage the project schedule for SAIL Women’s Forum; to create a Quality Management Plan to determine how quality will be measured for SAIL Women’s Forum; to develop a Communication Management Plan to determine which channels will be used to communicate with the project team and stakeholders for SAIL Women’s Forum; to create a Risk Management Plan to identify the risks that will affect SAIL Women’s Forum, and to plan risk responses for each; to develop a Procurement Management Plan in order to manage the aquistion of resources outside of the SAIL Women’s Forum; to create a Stakeholders Management Plan in order to idenify stakeholder and strategies to manage each for SAIL Women’s Forum; to create a Human Resource Management Plan in order to establish project roles and responsibilites and project organizational chart for project staff.
The project team used analytical method to conduct research. The project team chose this method because the project required the use of critical thinking to analyze findings and make decisions. This method proved especially helpful in situations where there was limited information, and the team was required to make quick decisions. The project team used the PMBOK® Guide to steer the development of the Project Management Plan to include the subsidiary plans. The team created each plan by integrating event management and project management processes. They also placed emphasis on the processes involved in each plan, which ensured that all deliverables met the required standard. The development of each plan improved the project team effectiveness to manage the initiation, planning, executing, monitoring and controlling, and closing processes of the project.
Given the objectives previously outlined, it can be concluded that the project team used project management principles to enhance the outcome of the project. Given, this was the company’s first project the project team was guided by the PMBOK® Guide. The project team ensured the project goals were met by closely monitoring the project scope, the cost and schedule baselines. The use of the other plans assisted the team to manager quality, stakeholders, risk, procurement and human resources.
It is recommended that the project team adhere to project management guidelines including the creation of a central repository for the storage of project documents, conduct benchmarking, gather lessons learned from similar events and create a list of best practices arising from these events, execute the event in a timely manner, and manage available human resources.
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PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO DE LOS PROYECTOS DE ADQUISICIONES ADMINISTRADOS POR EL FONDO ROTATORIO DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN (FRIE) DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad Francisco de Paula Santander es una institución Pública de educación superior, la cual tiene dentro de sus propósitos fundamentales la investigación y extensión, la Institución adoptó una política institucional de extensión y proyección social encaminada a liderar procesos que permitan el reconocimiento a través de su buena gestión. Dado lo anterior la Universidad toma la decisión de crear el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión cuyo propósito es el apoyo administrativo y financiero de las actividades encaminadas a la investigación, extensión, científica, cultural y de servicio a la comunidad. Es por esto que en los últimos años la Universidad se ha empeñado en celebrar proyectos estratégicos de extensión firmando contratos interadministrativos y/o convenios que permitan una mayor visibilidad a nivel nacional e internacional con una participación activa de estudiantes y docentes para así dar cumplimiento a una actividad misional.
El Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión no contaba con una metodología que facilitara el seguimiento y control de la gestión financiera de los proyectos estratégicos de extensión que se administraban, lo cual ocasionaba inconvenientes al momento de su liquidación, porque la información contable no concordaba con los rubros autorizados o aprobados al inicio del contrato o convenio, lo que ocasionaba atrasos en la entrega de informes a interesados internos y externos. Adicionalmente no se le informaba al director ejecutivo del Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión el cronograma que se iba a manejar para el desarrollo de cada contrato y/o convenio lo que permitía generar órdenes de pago a rubros ya vencidos presentando una serie de irregularidades teniendo que acudir a la oficina jurídica para asesorarse y poder dar respuesta a los requerimientos realizados por entidades externas.
Dada la problemática anteriormente mencionada se vio la necesidad de realizar este proyecto, el cual tuvo como objetivo general, Desarrollar una propuesta metodológica para la gestión de proyectos estratégicos de extensión administrados por el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión con el fin de orientar y observar su cumplimiento. Para tal fin se estructuraron los objetivos específicos de la siguiente manera: realizar un análisis de la situación actual de los proyectos estratégicos para determinar cómo se realiza la gestión de los mismos; posteriormente definir las fases de la metodología para lograr que la información obtenida sea precisa, real y oportuna; y finalmente proponer una estrategia de implementación de la metodología para la gestión financiera de los proyectos estratégicos para garantizar su cumplimiento.
Para la ejecución de este proyecto se tuvo en cuenta las fuentes de información tanto las primarias como las secundarias, para las primarias se realizaron
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encuestas al Director Ejecutivo del Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión, profesionales universitarios del área de contabilidad, auxiliar de contabilidad, auxiliar de presupuestos y a la auxiliar de oficina una vez obtenidas las respuestas se procedió a hacer un análisis para detectar las falencias y los errores en los que se está incurriendo al momento de administrar los recursos de los contratos interadministrativos y convenios, de igual manera se pudo detectar cuáles son los procesos que se deben fortalecer y los procedimientos que se deben implementar para tener éxito al momento de hacer el seguimiento y control de los proyectos estratégicos; para las fuentes secundarias se tuvo en cuentas las buenas prácticas de la guía de fundamentos para la dirección de proyectos del PMBOK (2013). Además se utilizó el método de investigación analítico y de observación utilizando la herramienta de encuesta, diagrama de flujo, organigramas y juicio de expertos lo que permitió el desarrollo de cada uno de los objetivos planteados.
Dado lo anterior fue necesario realizar el análisis de la situación actual de los proyectos de extensión, para determinar si al FRIE le hacía falta claridad en los procesos para la gestión financiera de proyectos, los cuales, permiten monitorear y controlar los recursos de cada proyecto, una vez realizado este análisis, se procedió a realizar la matriz de procesos principales donde se puede visualizar el paso a paso de la gestión financiera realizada por el FRIE y la responsabilidad que tendrá cada funcionario para el desarrollo de cada proyecto. Seguidamente se propone una metodología que permita a los funcionarios realizar un adecuado seguimiento y control con ayuda de herramientas que fueron diseñadas para recopilar, organizar y presentar la información financiera de manera real, precisa y oportuna a las dependencias internas o externas de la Universidad Francisco de Paula Santander.
Adicionalmente se establecieron estrategias para que la metodología propuesta sea implementada y para ello, fue necesario proponer planes de acción donde se contemplaron las actividades mínimas que se deben llevar a cabo a fin de garantizar la aplicación de la metodología propuesta.
Como conclusión final se puede decir que la aplicación de una metodología estructurada bajo las buenas prácticas ayuda a mejorar los procesos en una institución facilitando la toma de decisiones.
Se recomienda a la Universidad realizar jornadas de capacitación a sus funcionarios no sólo del FRIE sino a toda su comunidad administrativa la cual se recomienda ser orientada por un experto en Dirección de Proyectos con el fin de culturalizar al personal en la importancia y beneficios que conlleva una buena administración de proyectos, teniendo en cuenta que se necesita el compromiso de los funcionarios involucrados en el proceso financiero de los proyectos de extensión para la aplicación y el cumplimiento de la presente metodología.
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PROPUESTA DE UN PLAN DE PROYECTO DE UNA RUTA AGRO-TURISTICA PARA LOS PEQUEÑOS PRODUCTORES CAMPESINOS DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA EN SABANALARGA ATLÀNTICO
RESUMEN EJECUTIVO
En nuestro planeta el desplazamiento forzado es un tema que se ha venido desarrollando a lo largo de la historia del mundo afectando a una gran parte de la población, principalmente a las personas que se ven obligadas a salir de su sitio de residencia por consecuencias del conflicto armado con el propósito de salvaguardar sus vidas, adversamente el desplazamiento forzado en Colombia ha pasado desapercibido ya que no era considerado como delito, no había forma de interpretarlo, entenderlo, atenderlo y repararlo, razón por la que se prolifero tanto esta acción.
Para las personas desplazadas en Colombia existen programas de apoyo que le proporcionan un equilibrio ahorrador y benéfico en la localidad, en esta población desplazada se hace necesario recalcar una serie de factores de riesgos para la preservación de su vida como lo son: desnutrición, desempleo, embarazo a temprana edad, consumo de sustancias psicoactivas, explotación laboral y violencia intrafamiliar entre otras. A esta población se hace necesario garantizarle sus derechos como son la salud, educación, derecho a un trabajo digno, vivienda y atención psicosocial.
Debido al desplazamiento forzado existente en Colombia, nuestra localidad se ha visto muy afectada ya que en ella se encuentra un alto porcentaje de personas desplazadas que ante la falta de educación, recursos económicos y la imposibilidad de contar con un empleo se dedican a delinquir afectando la seguridad de los habitantes de la localidad.
Este proyecto acredita una responsabilidad de contribuir en el mejoramiento económico de las personas desplazadas que se encuentran radicadas en el municipio de Sabanalarga atlántico. La justificación de lo anunciado se basa en la enorme necesidad de brindar a este tipo de población la oportunidad de tener su propio negocio, con el propósito de impulsar la agricultura y el ecoturismo.
El objetivo general de este proyecto fue, Realizar una propuesta de un plan de proyecto de una ruta agro-turística para generar nuevas oportunidades de negocio a los pequeños productores campesinos desplazados por la violencia en Sabanalarga-Atlántico.
Los Objetivos específicos fueron: Crear el plan de gestión de interesados para identificar las necesidades reales de cada uno de ellos. Establecer el plan de gestión del alcance para identificar las actividades que formarán parte del proyecto; Efectuar el plan de gestión del cronograma para controlar el cronograma y tomar decisiones en caso de desviaciones; Realizar el plan de gestión de costos para establecer y controlar el presupuesto que se va a utilizar en el proyecto; Desarrollar el plan de gestión de calidad para ver que se cumplen con las normas, estándares y políticas de calidad del proyecto y del producto; Construir el plan de gestión de recursos humanos para identificar cada uno de los roles y responsabilidades de los involucrados en el proyecto; Establecer el plan de gestión de las comunicaciones para mantener informados a todos los involucrados del proyecto; Desarrollar un plan de gestión de los riesgos para su administración y mitigación; Construir el plan de la gestión de adquisiciones para controlar las compras que se realicen en el proyecto.
En este trabajo se usaron fuentes primarias como la información proporcionada por todo el personal que hacen partes de la Fundación Por Un Mundo Mejor Pro Desarrollo Humano (FUMM), asesores y profesionales en el tema. Las fuentes secundarias consultadas para la investigación fueron la Guía del PMBOK (PMI, 2013), el libro Administración de Proyectos (Lledó, 2013), entre otras.
La metodología de la presente investigación es de tipo analítico-sintético, en la cual para cada objetivo se estudiaron los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio de cada uno de ellos para analizarlos en forma individual y luego estudiarlos de forma integral, para elaborar cada uno de los planes de gestión, que en conjunto conforman la propuesta de plan de este proyecto. Para el objetivo referente a los riesgos se aplicó también, una metodología de tipo cualitativa, cuantitativa.
A nivel de conclusión, se puede expresar que en el municipio de Sabanalarga ubicado en el Departamento de Atlántico, objeto de análisis y trabajo de esta propuesta, ha sido impactada por el conflicto armado dejando a su paso centenares de víctimas que se encuentran en situación de permanente vulnerabilidad, generando la necesidad de brindar oportunidades de integración a través de diferentes formas de trabajo que les permitan recobrar una estabilidad económica y social en sus vidas y así, reintegrarse a las nuevas dinámicas de las regiones a través de rutas agro-turísticas en el postconflicto.
A nivel de recomendación, se debe mencionar que entrando la región del Caribe y específicamente el Departamento del Atlántico en una nueva etapa en la que los actores armados que históricamente dominaron estos territorios, están dando paso a la creación de una nueva sociedad y es el turismo la actividad económica que va a fortalecer los procesos de desarrollo económico y social que debe privilegiar a las victimas desplazadas para que tengan oportunidades de mejoramiento en su calidad de vida.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1842.pdf
En nuestro planeta el desplazamiento forzado es un tema que se ha venido desarrollando a lo largo de la historia del mundo afectando a una gran parte de la población, principalmente a las personas que se ven obligadas a salir de su sitio de residencia por consecuencias del conflicto armado con el propósito de salvaguardar sus vidas, adversamente el desplazamiento forzado en Colombia ha pasado desapercibido ya que no era considerado como delito, no había forma de interpretarlo, entenderlo, atenderlo y repararlo, razón por la que se prolifero tanto esta acción.
Para las personas desplazadas en Colombia existen programas de apoyo que le proporcionan un equilibrio ahorrador y benéfico en la localidad, en esta población desplazada se hace necesario recalcar una serie de factores de riesgos para la preservación de su vida como lo son: desnutrición, desempleo, embarazo a temprana edad, consumo de sustancias psicoactivas, explotación laboral y violencia intrafamiliar entre otras. A esta población se hace necesario garantizarle sus derechos como son la salud, educación, derecho a un trabajo digno, vivienda y atención psicosocial.
Debido al desplazamiento forzado existente en Colombia, nuestra localidad se ha visto muy afectada ya que en ella se encuentra un alto porcentaje de personas desplazadas que ante la falta de educación, recursos económicos y la imposibilidad de contar con un empleo se dedican a delinquir afectando la seguridad de los habitantes de la localidad.
Este proyecto acredita una responsabilidad de contribuir en el mejoramiento económico de las personas desplazadas que se encuentran radicadas en el municipio de Sabanalarga atlántico. La justificación de lo anunciado se basa en la enorme necesidad de brindar a este tipo de población la oportunidad de tener su propio negocio, con el propósito de impulsar la agricultura y el ecoturismo.
El objetivo general de este proyecto fue, Realizar una propuesta de un plan de proyecto de una ruta agro-turística para generar nuevas oportunidades de negocio a los pequeños productores campesinos desplazados por la violencia en Sabanalarga-Atlántico.
Los Objetivos específicos fueron: Crear el plan de gestión de interesados para identificar las necesidades reales de cada uno de ellos. Establecer el plan de gestión del alcance para identificar las actividades que formarán parte del proyecto; Efectuar el plan de gestión del cronograma para controlar el cronograma y tomar decisiones en caso de desviaciones; Realizar el plan de gestión de costos para establecer y controlar el presupuesto que se va a utilizar en el proyecto; Desarrollar el plan de gestión de calidad para ver que se cumplen con las normas, estándares y políticas de calidad del proyecto y del producto; Construir el plan de gestión de recursos humanos para identificar cada uno de los roles y responsabilidades de los involucrados en el proyecto; Establecer el plan de gestión de las comunicaciones para mantener informados a todos los involucrados del proyecto; Desarrollar un plan de gestión de los riesgos para su administración y mitigación; Construir el plan de la gestión de adquisiciones para controlar las compras que se realicen en el proyecto.
En este trabajo se usaron fuentes primarias como la información proporcionada por todo el personal que hacen partes de la Fundación Por Un Mundo Mejor Pro Desarrollo Humano (FUMM), asesores y profesionales en el tema. Las fuentes secundarias consultadas para la investigación fueron la Guía del PMBOK (PMI, 2013), el libro Administración de Proyectos (Lledó, 2013), entre otras.
La metodología de la presente investigación es de tipo analítico-sintético, en la cual para cada objetivo se estudiaron los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio de cada uno de ellos para analizarlos en forma individual y luego estudiarlos de forma integral, para elaborar cada uno de los planes de gestión, que en conjunto conforman la propuesta de plan de este proyecto. Para el objetivo referente a los riesgos se aplicó también, una metodología de tipo cualitativa, cuantitativa.
A nivel de conclusión, se puede expresar que en el municipio de Sabanalarga ubicado en el Departamento de Atlántico, objeto de análisis y trabajo de esta propuesta, ha sido impactada por el conflicto armado dejando a su paso centenares de víctimas que se encuentran en situación de permanente vulnerabilidad, generando la necesidad de brindar oportunidades de integración a través de diferentes formas de trabajo que les permitan recobrar una estabilidad económica y social en sus vidas y así, reintegrarse a las nuevas dinámicas de las regiones a través de rutas agro-turísticas en el postconflicto.
A nivel de recomendación, se debe mencionar que entrando la región del Caribe y específicamente el Departamento del Atlántico en una nueva etapa en la que los actores armados que históricamente dominaron estos territorios, están dando paso a la creación de una nueva sociedad y es el turismo la actividad económica que va a fortalecer los procesos de desarrollo económico y social que debe privilegiar a las victimas desplazadas para que tengan oportunidades de mejoramiento en su calidad de vida.
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PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DE RECLAMACIONES Y SU IMPLEMENTACIÓN PARA PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA EN LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO Y GAS
RESUMEN EJECUTIVO
TRIME C.A., es una compañía que ejecuta proyectos de construcción en la industria del petróleo y gas; en los últimos años los contratos ejecutados han sido impactados por factores adversos que ocasionaron demoras en la entrega de los proyectos y sobrecostos económicos.
Durante la construcción de obras de infraestructura, TRIME C.A. ha tenido modificaciones en los diseños, errores de interpretación, retrasos, sustitución de materiales, demora en la entrega de los predios donde se construye el proyecto, cambios en la geología del suelo; entre una lista casi interminable de acontecimientos que han llevado a los proyectos a disputas, a largas negociaciones y litigios.
Estos acontecimientos mencionados que han ocasionado desequilibrios económicos de los contratos; ya no son hechos aislados, sino que se viene presentando constantemente en todos los proyectos; por esta razón se desarrolló este modelo de gestión de reclamos, que permite en primer lugar resolver las diferencias contractuales con los clientes evitando los reclamos y en caso de que no sea posible, dar el soporte necesario para manejar un litigio o arbitraje.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un modelo de gestión de reclamaciones y su implementación en proyectos de construcción, para evitar reclamaciones, mitigar los efectos que producen y manejar las reclamaciones de forma rápida y eficaz. Los objetivos específicos fueron: Elaborar un diagrama de flujo del modelo de gestión de reclamaciones para determinar las acciones que se deben realizar en cada etapa del proyecto y del reclamo, realizar un gráfico de las iteraciones de la gestión de reclamaciones con los diferentes procesos de dirección de proyectos para comprender como se vinculan sus principales entradas y salidas, diseñar un proceso para la identificación de reclamos para evitarlos o resolverlos lo antes posibles en el menor tiempo y costo, elaborar un formato de descripción de reclamos para tener soporte técnico y jurídico de los trabajos que se consideren que están fuera del contrato, Desarrollar un registro de reclamos identificados para realizar seguimiento de cada uno en cuanto su estado, responsables, valoración en costo y su impacto en tiempo, describir los métodos de cuantificación de costos de los reclamos para aplicarlos adecuadamente dependiendo del tipo de reclamo identificado, describir los métodos de análisis de tiempo de los reclamos para aplicarlos adecuadamente dependiendo del tipo de reclamo identificado, proponer del proceso de resolución de reclamaciones para comprender las diferentes alternativas existentes cuando no es posible acuerdo entre las partes, incluir en el registro de lecciones aprendidas los hechos que originaron reclamaciones para identificar las causas y la responsabilidad de las variaciones del contrato y elaborar un diagrama de flujo de escalamiento de las reclamaciones para informar a la alta gerencia e interesados claves el estado de las reclamaciones dependiendo de su impacto en el costo y tiempo del contrato.
En el desarrollo de esta investigación se utilizaron los métodos analítico-sintético, inductivo-deductivo y entrevistas, primero se realizó una búsqueda bibliográfica utilizando las palabras claves identificadas en el tema de la presente tesina, luego la información recolectada se clasificó en áreas de acuerdo con el alcance y los objetivos definidos en chárter, se continuó con las entrevistas y los juicios de expertos y por último con la información generada se procedió a su selección, descomposición y agrupación para desarrollar el modelo realizado con sus procesos, diagramas y formatos.
El modelo de gestión de reclamos es un proceso sistemático que a medida que va avanzado va cumpliendo con los objetivos propuesto en este PFG, con excepción de los diagramas de flujo, que explican las relaciones del proceso de gestión de reclamos con los demás procesos de la administración de proyectos. El modelo inicia con la presentación de un diagrama de flujo que describen los pasos a seguir desde la identificación del reclamo hasta su cierre y el registro de las lecciones aprendidas.
Este PFG se logra utilizando principalmente, el capítulo diez y seis de la extensión de construcción del PMBOK, realizando una extensa búsqueda y análisis bibliográfico y aplicando la experiencia de varios años de trabajo en reclamaciones en contratos de construcción; para proponer un modelo de gestión de reclamos con una secuencia lógica y organizada que puede ser aplicada a cualquier compañía que ejecuta proyectos de construcción.
Entre las conclusiones más importante logradas se tienen:
1. El PFG elabora un modelo de gestión de reclamos, que permite determinar las acciones que se deben realizar, para gestionar de manera eficiente los reclamos durante todas sus fases en un proyecto de construcción.
2. Se revisa la relación de la gestión de reclamos con los demás procesos de la dirección de proyectos, encontrando que se tienen una relación constante con varios procesos de dirección de proyecto; se procedió a explicar cómo interactúan e integran entre sí.
3. El PFG elabora planillas y formatos incluidos en el modelo, que facilitan la implementación del mismo, se documentaron: el formato de descripción de reclamos, registro de trazabilidad de reclamos, formatos de lecciones aprendidas y diagrama de escalamiento.
4. El PFG explica los principales métodos de estimación de costos para los reclamos y en qué casos son usados comúnmente.
5. Se explica con ejemplos sencillos, las principales técnicas de análisis de tiempo en los reclamos.
Finalmente se resaltan las siguientes recomendaciones:
1. La implementación el modelo de gestión de reclamos propuesto, debe ser desde el momento de elaborar las ofertas hasta el cierre de los contratos; esta implementación debe ir acompañada de jornadas de capacitación del equipo de dirección del proyecto que se involucran en este proceso, definiendo claramente los roles y responsabilidades de cada uno.
2. Establecer indicadores de medición de desempeño, que permitan garantizar la mejora continua del proceso de gestión de reclamos, ajustando el modelo, las plantillas y/o procedimientos establecidos. 3. Ajustar los procesos y procedimientos de la gestión de tiempo, de tal forma que ayuden y soporten a la gestión de reclamos, para lograr con éxito la resolución de los reclamos, de manera oportuna y con los beneficios esperados.
4. Ajustar el sistema de gestión de costo, incluyendo procedimientos de control que permitan detectar oportunamente posibles reclamos y que faciliten cuando se requiera los costos incurridos en un determinado evento, causante de un posible reclamo.
5. Revisar el procedimiento de gestión de cambios, con el fin garantizar que su integración con la gestión de reclamos sea permanente y que retroalimente la gestión de reclamos con posibles eventos causantes de reclamos.
6. Revisar el procedimiento de control de documentos, para que la información que se requiere para soportar técnica y jurídica los reclamos se registrada correctamente, a tiempo y veraz.
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TRIME C.A., es una compañía que ejecuta proyectos de construcción en la industria del petróleo y gas; en los últimos años los contratos ejecutados han sido impactados por factores adversos que ocasionaron demoras en la entrega de los proyectos y sobrecostos económicos.
Durante la construcción de obras de infraestructura, TRIME C.A. ha tenido modificaciones en los diseños, errores de interpretación, retrasos, sustitución de materiales, demora en la entrega de los predios donde se construye el proyecto, cambios en la geología del suelo; entre una lista casi interminable de acontecimientos que han llevado a los proyectos a disputas, a largas negociaciones y litigios.
Estos acontecimientos mencionados que han ocasionado desequilibrios económicos de los contratos; ya no son hechos aislados, sino que se viene presentando constantemente en todos los proyectos; por esta razón se desarrolló este modelo de gestión de reclamos, que permite en primer lugar resolver las diferencias contractuales con los clientes evitando los reclamos y en caso de que no sea posible, dar el soporte necesario para manejar un litigio o arbitraje.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un modelo de gestión de reclamaciones y su implementación en proyectos de construcción, para evitar reclamaciones, mitigar los efectos que producen y manejar las reclamaciones de forma rápida y eficaz. Los objetivos específicos fueron: Elaborar un diagrama de flujo del modelo de gestión de reclamaciones para determinar las acciones que se deben realizar en cada etapa del proyecto y del reclamo, realizar un gráfico de las iteraciones de la gestión de reclamaciones con los diferentes procesos de dirección de proyectos para comprender como se vinculan sus principales entradas y salidas, diseñar un proceso para la identificación de reclamos para evitarlos o resolverlos lo antes posibles en el menor tiempo y costo, elaborar un formato de descripción de reclamos para tener soporte técnico y jurídico de los trabajos que se consideren que están fuera del contrato, Desarrollar un registro de reclamos identificados para realizar seguimiento de cada uno en cuanto su estado, responsables, valoración en costo y su impacto en tiempo, describir los métodos de cuantificación de costos de los reclamos para aplicarlos adecuadamente dependiendo del tipo de reclamo identificado, describir los métodos de análisis de tiempo de los reclamos para aplicarlos adecuadamente dependiendo del tipo de reclamo identificado, proponer del proceso de resolución de reclamaciones para comprender las diferentes alternativas existentes cuando no es posible acuerdo entre las partes, incluir en el registro de lecciones aprendidas los hechos que originaron reclamaciones para identificar las causas y la responsabilidad de las variaciones del contrato y elaborar un diagrama de flujo de escalamiento de las reclamaciones para informar a la alta gerencia e interesados claves el estado de las reclamaciones dependiendo de su impacto en el costo y tiempo del contrato.
En el desarrollo de esta investigación se utilizaron los métodos analítico-sintético, inductivo-deductivo y entrevistas, primero se realizó una búsqueda bibliográfica utilizando las palabras claves identificadas en el tema de la presente tesina, luego la información recolectada se clasificó en áreas de acuerdo con el alcance y los objetivos definidos en chárter, se continuó con las entrevistas y los juicios de expertos y por último con la información generada se procedió a su selección, descomposición y agrupación para desarrollar el modelo realizado con sus procesos, diagramas y formatos.
El modelo de gestión de reclamos es un proceso sistemático que a medida que va avanzado va cumpliendo con los objetivos propuesto en este PFG, con excepción de los diagramas de flujo, que explican las relaciones del proceso de gestión de reclamos con los demás procesos de la administración de proyectos. El modelo inicia con la presentación de un diagrama de flujo que describen los pasos a seguir desde la identificación del reclamo hasta su cierre y el registro de las lecciones aprendidas.
Este PFG se logra utilizando principalmente, el capítulo diez y seis de la extensión de construcción del PMBOK, realizando una extensa búsqueda y análisis bibliográfico y aplicando la experiencia de varios años de trabajo en reclamaciones en contratos de construcción; para proponer un modelo de gestión de reclamos con una secuencia lógica y organizada que puede ser aplicada a cualquier compañía que ejecuta proyectos de construcción.
Entre las conclusiones más importante logradas se tienen:
1. El PFG elabora un modelo de gestión de reclamos, que permite determinar las acciones que se deben realizar, para gestionar de manera eficiente los reclamos durante todas sus fases en un proyecto de construcción.
2. Se revisa la relación de la gestión de reclamos con los demás procesos de la dirección de proyectos, encontrando que se tienen una relación constante con varios procesos de dirección de proyecto; se procedió a explicar cómo interactúan e integran entre sí.
3. El PFG elabora planillas y formatos incluidos en el modelo, que facilitan la implementación del mismo, se documentaron: el formato de descripción de reclamos, registro de trazabilidad de reclamos, formatos de lecciones aprendidas y diagrama de escalamiento.
4. El PFG explica los principales métodos de estimación de costos para los reclamos y en qué casos son usados comúnmente.
5. Se explica con ejemplos sencillos, las principales técnicas de análisis de tiempo en los reclamos.
Finalmente se resaltan las siguientes recomendaciones:
1. La implementación el modelo de gestión de reclamos propuesto, debe ser desde el momento de elaborar las ofertas hasta el cierre de los contratos; esta implementación debe ir acompañada de jornadas de capacitación del equipo de dirección del proyecto que se involucran en este proceso, definiendo claramente los roles y responsabilidades de cada uno.
2. Establecer indicadores de medición de desempeño, que permitan garantizar la mejora continua del proceso de gestión de reclamos, ajustando el modelo, las plantillas y/o procedimientos establecidos. 3. Ajustar los procesos y procedimientos de la gestión de tiempo, de tal forma que ayuden y soporten a la gestión de reclamos, para lograr con éxito la resolución de los reclamos, de manera oportuna y con los beneficios esperados.
4. Ajustar el sistema de gestión de costo, incluyendo procedimientos de control que permitan detectar oportunamente posibles reclamos y que faciliten cuando se requiera los costos incurridos en un determinado evento, causante de un posible reclamo.
5. Revisar el procedimiento de gestión de cambios, con el fin garantizar que su integración con la gestión de reclamos sea permanente y que retroalimente la gestión de reclamos con posibles eventos causantes de reclamos.
6. Revisar el procedimiento de control de documentos, para que la información que se requiere para soportar técnica y jurídica los reclamos se registrada correctamente, a tiempo y veraz.
Descargar aquí
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1841.pdf
PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA ADMINISTRAR PROYECTOS RELACIONADOS CON INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES EN LA ESCUELA TECNOLÓGICA INSTITUTO TÉCNICO CENTRAL
RESUMEN EJECUTIVO
La Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central una Institución de Educación Superior de orden nacional ubicada en la ciudad de Bogotá – Colombia incluyó dentro de su plan estratégico 2014 – 2021 los siguientes macro proyectos: Implementación de un sistema de información y comunicación corporativo; desarrollo de metodologías y generación de conocimiento técnico y tecnológico para la industria de energía, gas, petróleo, salud y telecomunicaciones; adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de máquinas, equipos, bases de datos, hardware, software y conectividad que permitan el desarrollo y el fortalecimiento de los procesos académicos y administrativos, ejecutados directamente por el área de Informática y Comunicaciones, a través de proyectos relacionados en cada uno de los planes de acción anuales, pero sin ninguna metodología estandarizada que haya establecido los procesos, procedimientos, definiciones y plantillas para cada una de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos.
Lo anterior ha generado sobrecostos en los proyectos, cambios constantes, actividades faltantes, recursos insuficientes, incumplimiento en los tiempos, escasa documentación, ningún análisis de las lecciones aprendidas y errores recurrentes considerándose necesario tomar medidas y mejorar sus niveles de madurez de tal forma que se mejoren las estrategias de administración de proyectos y más adelante iniciar procesos para formar una PMO.
Es aquí, donde la implementación de una metodología normalizada y alineada a las necesidades particulares permitiría estandarizar el desarrollo de proyectos, generar facilidades de interrelación en proyectos conjuntos, establecería bases para documentar lecciones aprendidas y modelos para proyectos futuros en pro del desarrollo de la Institución.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una propuesta de metodología para administrar proyectos relacionados con informática y telecomunicaciones en la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central. Los objetivos específicos fueron: Realizar un diagnóstico del estado actual de la administración de proyectos en el área haciendo uso del Colombian Project Madurity Model CP3M© V5.0 (Solarte & Sánchez, 2014) y analizando herramientas complementarias aplicables para la gestión de TI; Diseñar una metodología basada en la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos PMBOK (PMI, 2013) que permita al área de Informática y Comunicaciones seguir el ciclo de vida del proyecto; Aplicar la metodología en un proyecto típico del área de Informática y Comunicaciones de la ETITC donde se haga uso de los procesos, procedimientos, definiciones y plantillas definidos en la gestión de proyectos; Proponer una estrategía de implementación de la metodología que permita organizar la gestión de proyectos de Informatica y Telecomunicaciones de la ETITC.
En cuanto a la metodología, dependiendo de los objetivos del proyecto, se usa una combinación de metodos inductivo, deductivo, analítico y sintético, puesto que a partir de los elementos constitutivos del objeto (información), se inicia una fase que siendo parte de la construcción operacional, implica, abandonar la fase analítica para entrar en la fase sintética, transformando, por algún procedimiento técnico, comúnmente denominado codificación, la información en datos. (Henríquez & Barriga , 2015)
Aunque la organización tengan algunos procesos establecidos, estos no están estandarizados, lo cual se manifiesta en que algunas de las estrategias se quedan sin implementar, muchas de las características operacionales no sean monitoreadas, y que exista una barrera entre la estrategia y una serie de acciones traducidas en proyectos a nivel operativo.
Se concluye también que el diseño de una metodología basada en la Guía de Fundamentos de la Administración de Proyectos PMBOK (PMI, 2013), los procesos de la organización y la normatividad para entidades públicas, permitió la planeación de proyectos de una manera estandarizada, con un enfoque aplicable al área de Informática y Comunicaciones, que permite ser extendida a otras áreas de la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central.
Por otra parte el inicio del proyecto “Sistema Integrado de Gestión Académica (Adopción de tecnologías de código abierto Fase II)” permitió la aplicación de la metodología en un entorno real en donde se validó y ajustó los diferentes elementos de la administración de proyectos planteados en la metodología y desarrollados conjuntamente con el equipo del proyecto, garantizando la apropiación y generando una línea base para los nuevos proyectos relacionados con Tecnologías de Información y Comunicación.
Se recomienda para la aplicación de la metodología el uso de buenas prácticas enfocadas a la operación y gestión de servicios de TI, la adopción a través del Sistema de Gestión de Calidad
Se recomienda el uso de la metodología, los formatos e instructivos como guía para la planeación de proyectos no solo a nivel de Informática y Comunicaciones, sino a través de la oficina de planeación, acompañado de un sistema de información robusto que permita el trabajo colaborativo de los diferentes actores relacionados con la administración de proyectos
Se recomienda el desarrollo de jornadas de trabajo con los gerentes de proyecto que permitan ajustar los elementos que contiene la metodología, concibiendo procesos de evaluación y mejora continua, alineando la normativa para Instituciones públicas, los requerimientos para nuevos proyectos, las lecciones aprendidas y la Metodología para Administración de Proyectos al Sistema de Gestión de Calidad.
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