PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL Y ASIGNACIONES FAMILIARES

 

RESUMEN EJECUTIVO

La DESAF es una dependencia técnica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a la cual le compete administrar el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, FODESAF, según la Ley Nº 8783, "Reforma de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares Nº 5662", de octubre del 2009, que tiene su antecedente en la Ley Nº 5662, "Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares" de 1974.

El FODESAF es el principal instrumento financiero de la política social selectiva del país, en la lucha contra la pobreza. Con recursos de este Fondo se financian programas y servicios de las instituciones del Estado y de otras entidades expresamente autorizadas en esta Ley, que tienen a su cargo aportes complementarios al ingreso de las familias y la ejecución de programas de desarrollo social. El monto que representa dicho Fondo alcanza cerca del 2% del producto interno bruto del país.

La DESAF aún y cuando cuenta con un Departamento de evaluación, seguimiento y control, no poseía un procedimiento formalmente aprobado por todas las instancias lo que implica una debilidad en el desarrollo de sus proyectos, esta debilidad se traducía en que algunos de estos, principalmente de infraestructura, no se tuviera total certeza de su avance, provocando que estos fondos cuando se trasladaban se volvían ociosos o pasaban a formar parte del superávit de las instituciones, lo que mostraba el poco control sobre los mismos, además de la poca profesionalización en materia de administración de proyectos.

Debido a que se buscó generar un impacto, y en la búsqueda de eficientizar la dinámica de la institución que pueda generar ahorros en los proyectos, es que se determinó que la institución necesita contar con una PMO, que venga a implementar la cultura y profesionalización de los conceptos de la administración de proyectos sobre la institución, para que esta gestione de una manera más eficiente todos esos proyectos que financia.

El objetivo general del presente PFG fue elaborar una propuesta de Oficina de Administración de Proyectos (PMO) dentro de la estructura organizacional de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF), adscrita al Ministerio de Trabajo, para gestionar de una manera estandarizada y con mejores prácticas, el seguimiento y control de los proyectos que se financian.

 Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico del estado de madurez de la organización, que funja como punto de partida para la elaboración de una PMO dentro de la estructura organizativa de la DESAF, definir el tipo de PMO que mejor se ajustaría de acuerdo al diagnóstico anterior para la organización, definir la ubicación estratégica de la PMO dentro de la organización donde pueda tener facilidad de interacción y trabajo con los agentes externos e internos, definir sus roles y responsabilidades a partir de la ubicación estratégica ya definida que permita realizar un control adecuado de sus diferentes proyectos, proponer una estrategia de implementación de la PMO con el fin de facilitar su incorporación al organigrama de la institución y lograr la aceptación de los colaboradores.

La metodología empleada para la elaboración de este PFG fue de tipo analítica, sintética e inductiva. La información se recolectó directamente de la organización a través de las encuestas y entrevistas realizadas a sus personeros. Con el empleo de varias herramientas como el análisis de documentos, junto con la recopilación de datos, permitió obtener cual era la opción de PMO que mejor se ajusta, acorde a la realidad de la institución. También se contó con bastante material teórico además del juicio de expertos, para analizar y respaldar la mejor opción de PMO seleccionada acorde a esta organización.

Para el desarrollo del primer objetivo se procedió a realizar una reunión con los colaboradores del Departamento de Evaluación, Control y Seguimiento, con el fin de explicar que se realizarían una serie de diagnósticos para determinar el nivel de madurez que poseía la institución. Se eligió utilizar el Modelo de Madurez de Kerzner, porque se consideró que presentaba la evaluación más completa.

 En un primer intento la realización de los diagnósticos no se pudo desarrollar debido a dudas en las preguntas, respuestas brindadas y lenguaje escrito, nuevamente se realizó una nueva reunión donde se indicó que se asimiló el lenguaje y se agregaron nuevas respuestas aparte de las oficiales del diagnóstico.

Debido a que se trataba de la primera vez que se realizaron diagnósticos de ese tipo se limitó a valorar los primeros cuatro niveles, dejando por fuera la mejora continua. Los resultados que se obtuvieron determinaron que la institución, posee un nivel de madurez muy bajo en todos sus ámbitos.

Con los resultados obtenidos se determinó que en general el nivel de madurez de la institución es bajo, por lo que el tipo de PMO a implementar debe velar por el fortalecimiento y capacitación en esa materia. Analizando los tipos de PMO que propone el PMI, se determinó que la de tipo apoyo, es la que mejor se ajustó a las condiciones que poseía la institución al momento de la realización de esta investigación.

Definida la estructura de PMO a implementar se procedió a analizar cual era la mejor ubicación dentro de la estructura organizativa de la institución. Se obtuvo que siendo un brazo de apoyo directo de la Dirección General de DESAF, le brindaría la suficiente credibilidad y jerarquía para realizar las tareas competentes dentro de la institución.

Una vez que se definió su ubicación, se procedió con el análisis de determinar que personal y cuanto era lo requerido para que iniciar con su funcionamiento. Debido justamente al nivel de madurez de la institución y el tipo de PMO que se eligió, se determinó que el personal necesario para iniciar operaciones y desarrollar esta nueva estructura debía ser de un Director General de la PMO, quien llevaría la batuta de esta y un Coordinador General de la PMO, como apoyo al Director General de la PMO.

Finalmente se planteó un plan de implementación de la PMO, con el fin de facilitar a las autoridades respectivas y el grupo de funcionarios de la nueva estructura, los pasos a seguir y estrategia necesaria para que la asimilación dentro de la institución sea de manera armoniosa, así como clara de cuáles serán las funciones por seguir.

Entre las principales conclusiones está en que existe personal que posee un leve conocimiento de administración de proyectos, las áreas de comunicación y alcance son las que se dominan más, el tipo de PMO escogida responde a las condiciones de ese entonces de la institución, su ubicación estratégica busca realizar el mayor impacto, el apoyo de los patrocinadores es la piedra angular para ejecutar el proyecto.

Como principales recomendaciones está que el se debe dar prioridad en la capacitación primeramente al primer nivel del modelo de madurez, hasta obtener resultados aceptables en una nueva evaluación para ese nivel, no se puede proceder con el siguiente. Se debe establecer un cronograma de capacitaciones para todos los colaboradores de la institución. Las capacitaciones por brindar no deben limitarse al personal interno, sino expandirlas a los interesados externos.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2107.pdf

Estudiante: JONATHAN SALAS CORRALES

Tutor: MBA. Peggy Stephanie Chaves Mora

Lector: Eneida del Socorro Góngora Sánchez

Lector: Greivin Hernández González

PROPUESTA METODOLOGICA PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE ALIMENTACION ESCOLAR PARA LA EMPRESA OPERADORA FUNCOVID

 

RESUMEN EJECUTIVO

El programa de alimentación Escolar PAE consiste en el suministro organizado de un complemento nutricional con alimentos inocuos, a los niños, niñas y adolescentes matriculados en el sistema educativo público, y el desarrollo de un conjunto de acciones alimentarias, nutricionales, de salud y de formación, en adecuados hábitos alimenticios y estilos de vida saludables, que contribuyen a mejorar el desempeño de los escolares y apoyar su vinculación y permanencia en el sistema educativo, con la participación activa de la familia, la comunidad, los entes territoriales y el Ministerio de Educación Nacional de Colombia.

La Fundación construyendo Vida (FUNCOVID) la cual tiene dentro de su objeto social la contratación y ejecución de proyectos de alimentación para población vulnerable de Colombia, es uno de los operadores a nivel departamental con amplia experiencia en el desarrollo de este proyecto de alimentación Escolar, sin embargo, aun cuando la fundación ha ejecutado los proyectos cumpliendo sus objetivos, el trabajo desarrollado, el cronograma y el costo, se han visto afectados en algunas oportunidades, ya que no cuenta con una metodología estándar de procedimientos enfocada en los procesos de la Administración de Proyectos que permita una ventaja ante la competencia y la permanencia en un mercado cada vez más competitivo.

La propuesta de la metodología de la Administración de Proyectos genera estandarización en el manejo de proyectos desde el inicio hasta el cierre y facilita la asimilación de lecciones aprendidas en el proceso de mejora continua de la organización para mantener una imagen competitiva el mercado. 

Se espera que, con la metodología, que se desarrolló se estandarice el manejo de los proyectos; para que se refleje en ahorro de costos, cumplimiento de tiempos y satisfacción de los clientes.

El objetivo general de este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para administrar los proyectos de alimentación escolar del programa PAE del ministerio de Educación Nacional, basada en la Guía del PMBOK (PMI, 2017), con el fin de estandarizar los procesos de desarrollo de los proyectos, mejorar su implementación y garantizar uniformidad y éxito en la ejecución de los mismos.

 Los objetivos específicos fueron: Analizar el procedimiento actual desarrollado para la ejecución de los programas de Alimentación Escolar PAE para identificar áreas de mejora con el fin de gestionar los cambios necesarios, Definir las fases de la guía metodología que servirá para gestionar los proyectos de alimentación Escolar del programa PAE para ayudar a identificar las diferentes tareas a desarrollar y los momentos en que se deben realizar, generando además las herramientas y procedimientos necesarios para la administración de los proyectos con el fin de estandarizar la ejecución de los proyectos de alimentación Escolar, aplicar la herramienta propuesta en un proyecto típico de la organización con el fin de demostrar su practicidad, desarrollar un plan de capacitación para todo el personal involucrado en la implementación de proyectos, sobre la aplicación de la metodología propuesta con el fin de dar a conocer las herramientas y procedimientos a utilizar en los procesos del proyecto, Desarrollar una estrategia para la implementación de la metodología para la administración de programas de alimentación PAE, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

Se utilizaron varios métodos de investigación, combinando la investigación documental o bibliográfica con la investigación de campo, de manera que se recopilaron datos por medio de observación y entrevistas, se aplicó el juicio de experto para lograr cubrir todas las áreas posibles de exploración y proponer los resultados.

Para la elaboración de la propuesta se tomó en cuenta la teoría de la administración de proyectos y los procedimientos utilizados por los profesionales de la empresa. 

Se considero además el método analítico sintético como método de investigación utilizando el juicio experto, entrevistas, análisis de investigación para generar plantillas de estandarización dentro de una metodología basada en la administración de proyectos.

La metodología permitió la creación de plantillas y adaptación de otras herramientas y procesos que manejaba la empresa operadora durante todo el proceso de ejecución de los proyectos de alimentación.

La metodología contempla la capacitación al equipo de trabajo con el fin de optar por la búsqueda de la mejora continua dentro de los servicios ofrecidos por la empresa y facilita el manejo de proyectos en todas las áreas del conocimiento de la administración de proyectos.

Por último, se creó una estrategia de implementación de la metodología, donde se propuso una manera adecuada de iniciar el proceso de uso de la misma, además se realizó un llamado a la dirección de la Fundación para que vele por el buen funcionamiento de la metodología; esta debe venir acompañada de una concientización del personal en cuanto a los beneficios que conlleva utilizar esta metodología.

Como conclusión del diagnóstico realizado sobre la situación actual de la Fundación se encuentra que, pese a que el personal no ha recibido una capacitación formal en el área de administración de proyectos, se han venido realizando algunas buenas prácticas en administración que permiten que la gestión de los proyectos se haya sorteado hasta el momento no muy lejana a los estándares que se quieren implementar.

La metodología desarrollada se realizó siguiendo las buenas prácticas de la Guía del PMBOK®, con la finalidad de minimizar los efectos negativos y disminuir el impacto que estos puedan causar en los proyectos; al estandarizar la gestión de los proyectos en la entidad, se establece una cultura organizacional que ayuda en el cumplimiento de los objetivos trazados dentro del plan estratégico de la Fundación.

El plan de capacitación es fundamental y debe ser consistente con las necesidades de la organización. A fin de asegurar que el tiempo, esfuerzo y dinero invertido en ella valga la pena, la capacitación debe ser validada y requiere de reinducción o cualificación anual para alcanzar

los objetivos de la aplicabilidad de la metodología propuesta. Si bien la metodología desarrollada y la estrategia de implementación de la misma se socializa con todos los trabajadores de la Fundación, es importante también que se dé a conocer a los involucrados externos como clientes, supervisores y patrocinadores, la decisión de la organización en mejorar sus procesos de gestión de proyectos, mediante la implementación de esta metodología a fin de que ellos brinden el apoyo necesario, para que se efectúen las actividades propuestas.

Finalmente, se recomienda a la gerencia de FUNCOVID, disponer de un rubro presupuestal destinado a incentivar la capacitación de los funcionarios en materia de administración de proyectos, con el fin de adquirir conocimientos, destrezas y así desarrollar un lenguaje común, que sean utilizadas para el beneficio de la organización.

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2106.pdf

Estudiante: SANDRA MILENA PABON FLOREZ

Tutor: Sophia Crawford

Lector: Ing. Álvaro Mata Leitón, MAP

Lector: Ing. Eduardo Lima, MAP

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL ÁREA DE TESORERÍA DE LA ADMINISTRACIÓN REGIONAL DEL II CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSÉ

 RESUMEN EJECUTIVO

En el sector público el tema económico y el uso correcto de los recursos y su aprovechamiento buscando mejores condiciones de beneficio para las personas, siempre ha sido cuestionado. 

El Poder Judicial como ente administrador de justicia, no escapa de estos señalamientos, por lo que la idea o fin de este proyecto fue buscar la forma de mejorar el proceso de ejecución presupuestaria de uno de los presupuestos más grandes a nivel regional del Poder Judicial, como lo es el presupuesto del II Circuito Judicial de San José. 

La oficina encargada de ejecutar dicho presupuesto es la Administración Regional por medio del Departamento de Tesorería. Actualmente el departamento presenta una debilidad ya que no tiene un proceso de gestión de calidad definido, en cuanto a la estandarización de procesos, maximización de recursos, metodología de administración de proyectos, seguimiento de tareas, revisión de procedimientos, evaluación y mejoras, lo que ha provocado que durante algunos periodos su ejecución presupuestaria no haya sido la óptima. 

Según datos recabados, el Segundo Circuito Judicial de San José, tuvo una ejecución de un 49% del total del presupuesto aprobado para el año 2019. 

En este aspecto, se podrían enumerar una serie de causas, dentro de las que detectamos: ausencia de portafolios de proyectos, procedimientos internos obsoletos, órdenes sanitarias a los edificios, ley de contratación administrativa, ley de presupuesto nacional, las cuales no se han actualizado ni modificado de forma reciente de acuerdo con las necesidades de hoy en relación con la ejecución del presupuesto, procedimientos no definidos, escaso o nulo control de calidad, rotación del personal, y restricciones presupuestarias.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de gestión de calidad, para las seis áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José; esto con el propósito de mejorar sus procesos operativos, controlar los aspectos más importantes de las actividades de producción o prestación de servicios, fortalecer en gran medida la gestión de calidad y complementar esta aplicación con otros procedimientos relacionados a la estructura, capacitaciones y auditorías a nivel interno y externo. 

Los objetivos específicos fueron: entregar una propuesta de plan de calidad para la oficina de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar un Manual de procedimientos para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar una propuesta de procesos de control y verificación para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, definir los indicadores de gestión del desempeño para los procesos de las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial, elaborar una propuesta de procedimiento para el control de la documentación del Departamento y Elaborar una propuesta de metodología de administración de proyectos para la oficina. 

El proyecto desarrollado armonizó la investigación documental y de campo, la investigación de campo se enfocó básicamente en la realización de entrevistas, la documental fue de utilidad en recopilación de información existente en el panorama actual de calidad e innovación de procedimientos empresariales, así como la revisión de los estándares y procedimientos actuales del departamento.

 La utilización del método analítico se aplicó en el plan de proyecto en los análisis de datos e información obtenida en las diferentes áreas de los procesos de calidad y restructuración organizativa de oficinas, a efectos de determinar las referencias generales a las necesidades y requerimientos específicos de este plan, de igual forma se utilizaron el método cuantitativo y cualitativo, estas herramientas se utilizan para la toma de decisiones con base en el análisis de estadísticas, datos numéricos y entrevistas. 

Dentro de las principales conclusiones que se derivan del proyecto realizado están las siguientes: ausencia de un documento formal que especifique que procedimientos y recursos, se deben aplicar en la gestión de los procesos de la oficina, como, cuando y quién debe aplicarlos, los seis subprocesos que se desarrollan en el Departamento no cuentan con manuales de procedimientos, o no se han actualizado a los requerimientos actuales, no existe un método de comunicación efectiva para con las personas colaboradoras con la actualización de los activos de la organización, no existe en el Departamento indicadores de desempeño para ninguno de los procesos que en él se desarrollan, por lo que no se tiene un instrumento que permita evaluar las variables principales para la consecución de los objetivos de la oficina, el departamento no cuenta con una metodología de administración de proyectos, lo que ha ocasionado grandes falencias en la ejecución de los proyectos y por consiguiente en una correcta ejecución de los fondos públicos y no existe una oficina de Administración de proyectos definida, siendo que los proyectos se realizan con personal de medio tiempo y que debe de realizar otras funciones. 

Así mismo, dentro de las recomendaciones generadas luego de realizado el proyecto se consideran relevantes las siguientes: se propone a la Jefatura de la Administración Regional del II Circuito Judicial de San José, la aplicación de un plan de gestión de calidad para el Departamento de Tesorería, que permita coadyuvar en la modernización y mejora de los procesos que se llevan a cabo en este departamento, a la persona Coordinadora del Área Administrativa en conjunto con el equipo de trabajo que conforma el departamento, ejecutar y tramitar los procesos de control y verificación propuestos para mejorar la calidad de los servicios y productos que ofrece la oficina, a la Jefatura de la Administración Regional aprobar la aplicación de una metodología de administración de proyectos, de manera que permita un mejoramiento sustancial en la ejecución presupuestaria de la oficina y en la correcta ejecución de los proyectos requeridos para la mejora continua del II Circuito Judicial de San José, a la Jefatura de la Administración Regional, optar por la certificación de calidad que brinda la oficina de Gestión Integral de Calidad y acreditación del Poder Judicial, con el fin de que se el plan de calidad sea validado y existe un compromiso interno para velar con su seguimiento y fortalecimiento.

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2105

Estudiante: JUAN CARLOS RODRÍGUEZ GONZÁLEZ

Tutor: Peggy Stephanie Chaves Mora

Lector: Sara Fonseca 

Lector: Sophia Crawford

Plan de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para Gestión del Control y Monitoreo de proyectos de ahorro de la empresa ABC.

 RESUMEN EJECUTIVO

ABC Costa Rica pertenece a ABC Corporación, líder en la manufactura de dispositivos médicos menos invasivos. Dicha corporación fue fundada aproximadamente hace 40 años en la ciudad de Marlborough, Estados Unidos y actualmente más de 35000 personas forman parte de su fuerza laboral. ABC es una corporación que ha invertido grandes cantidades de dinero en investigación y desarrollo (R&D), es vital que exista una búsqueda continua de oportunidades de ahorro en todos los campos con el fin de alcanzar los mejores márgenes de ganancia en los productos que comercializa y que al mismo tiempo sus productos sigan siendo de fácil acceso para los pacientes.

En ABC Costa Rica la innovación y el mejoramiento continuo se han vuelto factores claves en los últimos 5 años y se invierten recursos importantes en los proyectos que representen una mejora para la compañía.

Año con año, la corporación ABC establece metas de ahorro para cada una de sus plantas con el fin de incrementar el margen de ganancia en la venta de sus productos al mismo tiempo que mantiene la accesibilidad de los productos para los pacientes. 

Para alcanzar los porcentajes de reducción establecidos, se requiere una identificación y ejecución agresiva de proyectos de ahorro, con proyecciones de ahorro aterrizadas y previamente aprobadas por el Departamento de Finanzas. 

Por esto resulta vital elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC, con el fin de beneficiar a la organización ya que permitirá un mejor control de la administración de los proyectos de ahorro, mejorando la forma en la que este proceso se lleva a cabo actualmente.

El objetivo general de este PFG fue elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC.

Los objetivos específicos fueron:

-Realizar un diagnóstico de los proyectos de ahorro actuales para determinar el estado actual e identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión de proyectos de ahorro en la empresa ABC.

-Elaborar un plan de proyecto con los sub-planes necesarios para la creación de herramientas para el Control y Monitoreo del Sistema de Gestión de Proyectos de ahorro de la empresa ABC.

-Aplicar las herramientas a un proyecto piloto de la empresa ABC para evaluar su efectividad y proponer ajustes y mejoras.

La metodología de investigación utilizada durante la elaboración de este proyecto contempló los siguientes métodos: Método Analítico- Sintético el cual implicó habilidades como el pensamiento crítico y la evaluación de hechos e información relativa a la investigación que se llevó a cabo.

 La idea fue encontrar los elementos principales detrás del tema que se analizó para comprenderlo en profundidad, también se utilizó la Técnica de investigación de campo, la aplicación de esta técnica se llevó a cabo a través de las entrevistas efectuadas a miembros de la organización, adicionalmente se utilizó la Técnica de Investigación documental la cual se utilizó en el proyecto por medio del análisis de la metodología de gestión de proyectos de ahorro de La empresa ABC.

Como parte del desarrollo de este PFG se llevó a cabo un diagnóstico de la situación actual de la empresa con el fin de identificar oportunidades de mejora al proceso de gestión de los proyectos de ahorro. 

 Como resultado de este proceso, se determinó que los procesos de monitoreo y control de los proyectos eran los que presentaban mayores oportunidades de mejora, en el caso de la Empresa ABC, el proceso de monitoreo y control pertenecen a un proceso conocido de acuerdo a la metodología de la empresa como “Ejecución”, con base en el diagnóstico se identifica este como el proceso con mayores oportunidades de mejora debido a que no existen métricas asociadas en sí al desempeño del proyecto en cuanto a la ejecución de las actividades con respecto al cronograma, a pesar de la existencia de un foro quincenal de revisión de proyectos no se revisan todos los proyectos con esta recurrencia. 

Se determinó además que no se cuenta con una plantilla o herramienta que permita medir la salud de los proyectos con respecto a su ejecución ya que lo que se documenta actualmente es el estado del proyecto, por ejemplo, si se encuentra en estado de activo o de completo y si ya están reportando ahorros; por ello el control y monitoreo de la ejecución con respecto al cronograma queda excluido.

Basados en las oportunidades de mejora identificadas, se propuso la utilización de plantillas que contemplan la metodología de gestión de proyectos de ahorro de la empresa ABC y las buenas prácticas del PMBOK (PMI 2017).

Dichas platillas fueron utilizadas como piloto en el proyecto “Eliminación de estación de Inspección del largo del alambre en el área de Top Assembly Línea 1” con el fin de evaluar su efectividad y a la vez proponer mejoras a través de la retroalimentación.

Como resultado de esto, las plantillas propuestas tuvieron un alto nivel de aceptación, lo cual quedó demostrado a través la encuesta de satisfacción del cliente, mediante la cual se obtuvo un nivel de aceptación de un 100%.

Adicionalmente, la corrida piloto de las plantillas fue completada a tiempo, de acuerdo con el cronograma establecido, lo cual se evidencia en las reuniones de avance con los interesados.

Como principales conclusiones se obtienen:

-Las plantillas propuestas de monitoreo y control representan un insumo importante para la correcta gestión de los proyectos de ahorro.

-La implementación de las plantillas propuestas es urgente y necesaria con el fin de percibir una mejora en la ejecución de los proyectos de ahorro, ya que, al permitir un mejor y mayor control y monitoreo, las posibilidades de éxito aumentan.

-En total se crearon siete plantillas nuevas para la gestión de los proyectos de ahorro de la empresa ABC, de estas siete plantillas las siguientes son consideradas clave para el proceso de monitoreo y control: Matriz de Recursos, Matriz de Comunicaciones, Plan de Respuesta a los riesgos, Plantilla de Control y Monitoreo y Matriz de Desempeño.

-Se realizaron mejoras a las plantillas ya existentes de gestión de los recursos y acta de constitución ya que estas no contemplaban las mejores prácticas de la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMI 2017).

-Se llevó a cabo la creación de una plantilla de Lecciones Aprendidas y de Cierre del proyecto, ya que, a pesar de que estas no son necesariamente parte del proceso de control y monitoreo, se consideran de gran importancia para la culminación exitosa de los proyectos.

-La empresa ABC muestra su interés en la finalización y aprobación de este PFG con el fin de poder implementar oficialmente la utilización de las plantillas propuestas.

Descargar Aquí:

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2104.pdf 

Estudiante: Andrea Esquivel Víquez. / Sophia Leiva Pereira.

Tutor: Manuel Álvarez Cervantes 

Lector: Jorge Trejos 

Lector: Edgar Jiménez Rodríguez 

PROPUESTA DE METODOLOGÍA ÁGIL PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA EN TRANSMISIÓN, DISEÑO DE SUBESTACIONES Y LÍNEAS DE TRANSMISIÓN

 

RESUMEN EJECUTIVO

En el Proyecto Final de Graduación (PFG) se desarrolló una solución para la problemática ocurrida en el Área de Ingeniería en Transmisión, debido a que no se cuenta con una metodología de gestión de proyectos, lo cual afecta los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre. 

En la planificación se invertía una cantidad de tiempo considerable en definir el alcance, cronograma, recursos y riesgos, lo cual generaba indisposición en los clientes y afectaba la ocupación y cargas de trabajo de los colaboradores. 

En los procesos de monitoreo y control, no estaban establecidos procedimientos intuitivos y ágiles, cada coordinador de ingeniería aplicaba su propia visión de la gestión, sin un procedimiento, marco de trabajo o método. 

Para los procesos de cierre, se solía hacer contra tiempo o a destiempo sin tener un procedimiento o metodología de aplicación, por lo que termina invirtiéndose más tiempo del presupuestado.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una metodología ágil para la gestión de proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Alta Tensión, con el fin de mejorar la eficiencia en tiempo, costo y calidad durante la planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos.

Los objetivos específicos fueron: Realizar un diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión del ICE, con el fin de determinar posibles áreas de mejora. 

Desarrollar las fases de una metodología ágil para gestión del inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos en Subestaciones y Líneas de Transmisión, para atender las solicitudes de forma rápida y lograr el éxito en los proyectos. 

Elaborar procedimientos, plantillas y guías para la implementación de la metodología ágil con el fin de simplificar y dinamizar la tramitología y tiempo invertido en la ejecución de los procesos. Y por último desarrollar un ejemplo de aplicación en un proyecto típico de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión para demostrar su aplicabilidad, eficacia y eficiencia.

La metodología utilizada en el PFG es una combinación entre el método analítico y el método sintético. Por medio del método analítico se realiza un desglose de las actividades realizadas en el diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, tomando en cuenta especialidades, ejecutores, entregables, clientes, interesados, así como el análisis de las metodologías ágiles y su forma de gestionar los proyectos, seguidamente se realizó la síntesis de los hallazgos, amenazas, oportunidades de mejora y paquetes de trabajo para concretar una metodología con principios ágiles de gestión de proyectos, la cual estructura la forma en la que se llevan a cabo los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión. 

Las herramientas que hicieron posible el cumplimiento de los objetivos fueron: juicio de expertos, recolección de datos, reuniones, toma de decisiones, bases de datos, diagramas jerárquicos y metodologías de aplicación.

Las conclusiones obtenidas en el PFG incluyen el diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión (IT), identificando 40 documentos que aplican a la gestión de proyectos, se calificaron según su valor para los servicios de IT quedando 30 documentos aplicables. 

Para el grupo de procesos de la Planificación, se determinó que no se realiza una revisión de la información generada por los Coordinadores Técnicos, cumplimiento con los documentos aplicables, revisión de involucrados, tiempos, desglose de actividades, porcentajes de ocupación, recursos, control de calidad, supuestos, restricciones y entregables. 

Para los Grupos de Procesos de Ejecución, Monitoreo y Control y para el de Cierre, no se tiene un diagrama de bloques o una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), se tienen métodos de trabajo, pero no una metodología de gestión de los servicios. 

En cuanto al control de calidad de los servicios, actualmente es realizado por medio de una plantilla de Excel®, sin un método establecido para la revisión de los entregables ni una verificación de la realización de esta etapa, adicionalmente la plantilla utilizada no cuenta con una forma de darle trazabilidad de las revisiones ni requiere de evidencia de las revisiones realizadas.

Se desarrolló una Metodología Ágil IT, para la gestión de proyectos o servicios en Subestaciones y Líneas de Transmisión, basada en las metodologías ágiles de Lean, Ágil, Scrum y Kanban. 

Por medio del conocimiento y aplicación de estas metodologías, se generan entregables con valor, se evitan los desperdicios, se aplican valores y principios ágiles a los servicios de IT, además se establecen roles y responsabilidades y se ordenan las actividades. 

La Metodología Ágil IT planteó cuatro fases para el desarrollo de los servicios: Fase 1 – Inicio, Fase

2 – Planificación, Fase 3 – Ejecución, Monitoreo y Control, Fase 4 – Cierre. Por medio de cada una de estas fases tiene establecidos los responsables, las actividades a realizar, la duración de cada etapa, documentos aplicables, entradas y herramientas, con las cuales los Coordinadores Técnicos y los Equipos de Trabajo pueden gestionar los servicios de forma fácil, rápida y eficiente.

Se desarrolló el procedimiento de Implementación de la Metodología Ágil IT, por medio de la predefinición de la documentación, procedimientos y plantillas, definición del alcance de forma previa con las actividades y entregables típicos. Se establecen las actividades y entregables

típicos por medio de una Estructura de Desglose de Trabajo, y se realiza su priorización que es insumo para el cronograma. Así mismo, se establece una estructura de desglose de recursos (EDR) y una Matriz RACI para la identificación de los recursos necesarios para realizar el servicio e identificación de roles y responsabilidades de los recursos humanos.

Por último, se desarrolló un ejemplo de aplicación de la Metodología Ágil IT para el proyecto de diseño para la interconexión de la Subestación Naranjo con la Subestación San Ramón, por medio de una línea de transmisión de 69 kV. 

Se expone la forma en la cual se realiza la gestión del servicio con metodología tradicional y la forma de realizarlo con la Metodología Ágil IT, según lo requerido por los Grupos de Procesos de Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre. 

Se finaliza con un análisis comparativo entre las metodologías por medio de una comparación de las duraciones en los grupos de procesos con resultado de tener un ahorro en la duración del servicio de 169 días si se aplica la Metodología Ágil IT para la gestión de servicios de IT.

Las recomendaciones que se desprenden del desarrollo del PFG incluyeron la revisión, actualización y aplicabilidad de los documentos relacionados con la gestión de los servicios deI T, por parte de la OTI, con el fin de contar con los documentos con valor, aplicables según el servicio a proveer. 

Así como proponer al Coordinador de IT la Metodología Ágil IT en la gestión de los servicios de Diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, por parte de sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, indicando los resultados obtenidos y los pormenores de la metodología, así como los beneficios que se obtendrían a nivel de todos los grupos de procesos.

Finalmente dar capacitación a los Coordinadores Técnicos de IT sobre la Metodología Ágil IT por parte del sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, con el fin de transmitir la forma en la cual se aplica la metodología, recopilar comentarios, sugerencias, por medio de mesas redondas, conversatorios y reuniones con los grupos de trabajo.

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2103.pdf

Estudiante:  LUIS CARLOS MUÑOZ CHACÓN

Tutor: Roger Valverde Jiménez

Lector: Leslie Sandoval Ugalde

Lector: Carlos Brenes Mena

PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGILES EN EL ÁREA DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIÓN INDUSTRIAL

 

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa tiene más de veinte años de estar posicionada en el mercado de la automatización industrial, los tiempos cambiantes y los avances de la tecnología han causado que la automatización industrial y las plataformas informáticas hayan evolucionado de forma tal que hay un traslape entre los sistemas informáticos y los equipos industriales de control, como consecuencia de esta interacción entre los sistemas mencionados en múltiples ocasiones se requiere desarrollar programas de computación para crear interfaces de usuarios, en otras ocasiones se requiere crear interfaces informáticas para comunicar los sistemas involucrados, también sucede en otras oportunidades que se necesitan especificar y adquirir licenciamientos, en otros escenarios se hace necesario especificar equipos de cómputo o servidores, este tipo de proyectos tienen un enfoque ágil.

Actualmente la empresa carece de una metodología que le permita manejar proyectos que no se manejan de forma predictiva, los alcances de este tipo de proyectos o desarrollos no están definidos de forma clara desde el inicio de los mismos, es común que la definición de los entregables se hace durante el desarrollo de los proyectos, es por esto que estos tienen un enfoque ágil.

Por los motivos citados la organización requiere disponer de una herramienta que le permita al equipo de proyectos conceptualizar, desarrollar y manejar proyectos que tienen un enfoque ágil, con esto la empresa puede potenciar a su equipo de proyectos con las mejores prácticas del PMI, y así consolidar su posición en el mercado del desarrollo de proyectos de automatización industrial.

El objetivo general de este proyecto fue proponer una metodología para la gestión de proyectos ágiles en el área de automatización industrial, con la finalidad de mejorar la gestión y desarrollo de este tipo de proyectos. 

Los objetivos específicos fueron: llevar acabo un diagnóstico de fortalezas y debilidades en la gestión de proyectos de desarrollo de software para identificar áreas de mejora en la gestión de proyectos ágiles, documentar lecciones aprendidas de proyectos ejecutados anteriormente para identificar puntos de falla comunes, desarrollar las etapas de la metodología para la aplicación en los proyectos ágiles, incluyendo propuesta de procesos, técnicas y herramientas, proponer una guía para la recolección de requerimientos de aplicaciones de software, con el propósito que el equipo de proyectos pueda establecer y determinar los requerimientos de una forma estandarizada, proponer una guía para la selección de posibles interesados claves en el proceso de definición de requerimientos de los productos de software a desarrollar, que permitan un manejo acertado de los diferentes involucrados durante las diferentes etapas del desarrollo de proyectos, diseñar un plan de capacitación para que los colaboradores de la organización apliquen la metodología propuesta en la gestión de proyectos ágiles, aplicar la metodología propuesta en un proyecto relacionado con un desarrollo de software y automatización industrial para corroborar las ventajas de aplicar las prácticas sugeridas por la guía de mejores prácticas del PMI.

En este proyecto se utilizaron varios tipos de metodologías, por un lado se utilizó la metodología analítica para separar los procesos o etapas realizadas por la organización a la hora de realizar un proyecto con enfoque ágil, y así poder comprender el funcionamiento de los componentes principales de forma individual y aislada, como complemento se utilizó la metodología sintética para poder interpretar las diferentes partes funcionando como un todo, como un tercer método se usó una combinación de la metodología inductiva-deductiva para poder estudiar casos comunes y así establecer comportamientos generalizados.

Como conclusiones se tiene que, documentar las lecciones aprendidas en cada proyecto potencia las capacidades del equipo de proyectos y lo prepara para los proyectos futuros. 

La correcta retroalimentación entre departamentos permite consolidar y afianzar el trabajo del equipo. La correcta y acertada definición de requerimientos es una de las labores que más tiempo se le debe dedicar durante la gestión de un proyecto, ya que aumenta de gran manera la posibilidad de éxito del proyecto. 

Se deben utilizar al menos una o varias técnicas de levantamiento de requerimientos, ya que son herramientas que facilitan la labor de definir de manera correcta los requerimientos y llenar las expectativas de los interesados. Se debe realizar la labor de identificación de interesados, ya que esto contribuye de gran manera a identificar todos aquellos actores que influyen o pueden influir de manera positiva o negativa en la consecución del proyecto.

Dentro de las recomendaciones planteadas en este PFG, se recomienda documentar lar lecciones aprendidas, ya que estas serán insumos para el equipo de proyectos. Se recomienda hacer sesiones con el equipo del proyecto para discutir lecciones aprendidas y poder atacar situaciones futuras de una mejor manera. 

Se recomienda como buena práctica identificar y estudiar a todos los interesados de un proyecto, ya que pueden aparecer actores que pueden afectar de manera negativa o positiva el proyecto. Se recomienda documentar los requerimientos de forma que se les pueda dar seguimiento a su descripción, definición, alcance, características, aprobación, finalización y otros.

Descargar Aquí:  

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2102.pdf 

Estudiante: José Pablo Guadamuz Calderón 

Tutor: Xavier Salas Ceciliano

Lector: Carlos Castro Torres

Lector: Bayron Pérez Vega

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR A NETWORK INFRASTRUCTURE UPGRADE IN A MANUFACTURING PLANT

 EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Network technologies are essential nowadays in digital economy. Multiple interconnected networks create the base that delivers the information and services we use daily. Projects including any networking infrastructure changes must stick to solid project management discipline. No matter if It embraces only installation, configuration, or upgrade of a network, it needs to be delivered on time, within budget, and met the defined goals. 

The evolving digital era that we live in require new technologies every day, our networks must be in the most optimal conditions to support these new technologies.

Manufacturing plants are always trying to improve processes and within these processes the IT systems plays a particularly important role. Therefore, to support the constant changes they need to increase efficiencies and capabilities in the network environment.

Eaton corporation is a worldwide organization that focus to delivery power management solutions. They have several manufacturing plants all over the world.

They have a very structured organization and multiple IT PMO offices to handle the delivery of the projects globally.

The IT Infrastructure PMO office handles various programs, one of them is the delivery of network projects, this program received a request for deliver a network upgrade project in one of the manufacturing plants in Monterrey MX.

 The PMO office have some process in place but there are some needs of improvement to be made by following PMI standards recommendations. Hence, a project management plan was created, including tools and techniques and document templates to complement these processes. 

This plan will be used as a baseline for future projects alike. The general objective was: To develop a Project Management Plan for a network Infrastructure upgrade in a Manufacturing plant in order to have a baseline for all the activities that involve this type of projects and assure the Project successfollowing the Project Management Institute best practices. 

The specific objectives were: To create a Project charter to define the key input elements to produce the project management plan, to develop a stakeholder register in order to manage the project engagement to ensure the project satisfaction, to develop a scope management plan in order to assure includes all required work to the project success, to develop a requirements management plan in order to setup and understand how requirements will be identified, documented, analyzed and managed for the project, to develop a schedule management plan in order to ensure the timely completion of the project, to develop a cost management plan in order to predict coming expenses to reduce the chances of going over budget, to develop a quality management plan to determine quality policies and procedures relevant to the project for both project deliverables and project process, defines who is responsible for what, and documents compliance, develop a resource management plan to identify, obtain, and manage the resources needed for the successfully completion of the project, develop a communication management plan to ensure the communication is effective for stakeholder and at the same time to define necessary activities to implement the communication strategy, develop a risk management plan to identify and evaluate risks to successfully complete the project and reduce the probability and/or impact of negative risks, develop a procurement management plan to purchase products, services by the develop of agreements, develop a project stakeholder management plan to define people, group or organization that could be impacted by the project and have a plan to effectively engage stakeholders.

The methodology used for research was qualitative instruments like content/Text analysis by analyzing different texts such as current project management processes within the company, PMBOK Guide, Websites, Interviews with other project managers and network supervisors on how do they think it’ll be the best approach to follow for create this plan and case studies research on how other companies handle these type of projects.

The project management plan was built by an extensive analysis of the current company processes and by comparing current practices with the PMBOK Guide, in addition the necessary templates were established to document all project information and the most significant thing ensure quality and objectives are met on time and within budget. 

The company didn't consider a structured project plan for the specific knowledge areas, therefore, it was recommended to include all of them on the main project management plan. The finished plan has provided an improved approach for applying Network Infrastructure projects in the future and to have a template archive for the PMO office.

Descargar aquí: https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2101.pdf

Estudiante: ALEJANDRA RIOS OROZCO

Tutor: Carlos Castro

Lector: Juan Camilo Delgado Acevedo

Lector: Osvaldo Martínez