PROPUESTA DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE UNA PMO EN LA EMPRESA SISTEMAS IQ, S.A

RESUMEN EJECUTIVO

Hoy en día, la adecuada administración de los proyectos constituye una necesidad para las organizaciones, por lo que creación de una PMO surge como una prioridad, para todas aquellas empresas que desean tener proyectos exitosos, mediante la correcta administración de sus recursos, planeamiento estratégico y por supuesto, la administración profesional de los mismos, permitiéndoles esto, avanzar en un mercado cada vez más competitivo y exigente. SIQ S.A., es una empresa de capital costarricense, dedicada a la implementación de proyectos en el área de la automatización industrial, con una planilla de 27 empleados, que maneja un portafolio general de aproximadamente 60 proyectos, los cuales varían en tamaño y complejidad. Actualmente estos proyectos son manejados por un “departamento de coordinación de proyectos”, que tiene a su cargo, además de las actividades generales de la coordinación de proyectos, actividades referentes a la administración de la empresa, lo que implica una gran carga de trabajo para

este departamento, que conlleva a que los proyectos no se estén manejando adecuadamente, generando esto, muchas pérdidas para la empresa.

La gerencia general es consciente de la necesitad de mejorar la administración de los proyectos, por lo que ha venido promoviendo la aplicación de mejores prácticas, sin embargo, quedan muchos aspectos importantes al descubierto, ya que no existe una instancia formalmente inscrita que se encargue

únicamente de lo concerniente a la administración profesional de proyectos; lo que hace evidente la necesidad de contar con un departamento especializado,es decir, una PMO, que se encargue entre otras funciones de facilitar a los funcionarios responsables de los proyectos, las metodologías o herramientas

reconocidas internacionalmente como “las mejores prácticas”, las cuales serán necesarias para lograr un desarrollo consistente y eficiente, impulsándoles también a lograr el mejoramiento continuo en su desempeño, para obtener así, la administración profesional de los proyectos en la empresa, de una manera

simple y funcional, con eficiencia y eficacia.Como base para la creación de la PMO en SIQ S.A., se ha planteado como objetivo general: Elaborar una propuesta para la creación de una oficina de

administración de proyectos en la empresa SIQ S.A. Además, se establecieron tres objetivos específicos:

• Evaluar la situación actual de la empresa en el área de la administración de proyectos.

• Establecer el modelo de PMO que mejor se adapta a la empresa.

• Establecer los roles, responsabilidades y competencias del personal necesario para la creación de la PMO.

Con la finalidad de lograr cada uno de los objetivos mencionados, se recopiló información relacionada con los antecedentes de la empresa en administración de proyectos, así como bibliografía de apoyo en este tema. Posteriormente, se aplicaron encuestas, para determinar el nivel de madurez de la empresa y los datos obtenidos se analizaron para generar información indispensable para la creación de este documento, tal como:

• Determinar el nivel general de SIQ S.A. en el tema de la administración de proyectos.

• Establecer el tipo de PMO más apropiado para implementarse en SIQ S.A.,dadas las características particulares y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de proyectos.

• Determinar el perfil y las funciones de las personas que formarán parte de esta oficina, de manera tal, que con su creación, SIQ S.A. logre satisfacer sus necesidades, las de sus colaboradores y sus clientes.

Con el análisis de la información, se generaron múltiples conclusiones, algunasde las cuales, se presentan a continuación:

• El nivel de SIQ S.A., Administración de Proyectos es “Medio bajo”, según los datos obtenidos tras la aplicación de las encuestas diseñadas para determinar tal situación.

• El tipo de PMO más indicado para implementarse en la empresa, es el de “Torre de Control”, dadas las características particulares de la misma y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de los proyectos.

• SIQ S.A., ha realizado esfuerzos importantes para mejorar la administración de proyectos, pero no se han logrado obtener óptimos resultados, debido a que: no se tiene el conocimiento sobre la manera correcta de hacerlo, no se tiene personal capacitado, no se da el control de riesgos, no existe un repositorio de lecciones aprendidas, etc.

Cuando se logró desarrollar el documento y se generaron las respectivas conclusiones, se procedió a dar algunas recomendaciones para optimizar los beneficios de implementar la PMO en la empresa. Algunas de estas recomendaciones son:

• La PMO debe trabajar como un banco de datos centralizado, de lecciones aprendidas de Administración de Proyectos, compartir ideas y experiencias, proporcionar asesoría a los funcionarios sin experiencia y direccionar las tareas de administración de proyectos a un proceso de mejora continua.

• Se debe procurar que la PMO contribuya a la generación y evaluación de información para facilitar la toma de decisiones en todo nivel.

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“GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EXPEDICIONES CON LA PARTICIPACION DE JÓVENES COSTARRICENSES EN LA ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL RALEIGH

RESUMEN EJECUTIVO

Raleigh Internacional es una organización sin fines de lucro, de origen Británico con experiencia en expediciones para jóvenes. Estas expediciones se han realizado en distintas partes del mundo desde 1978 y tienen como objetivo que los jóvenes que participan en sus actividades desarrollen habilidades que

colaboren con su futuro personal y profesional mientras colaboran a comunidades necesitadas y al ambiente. Cada expedición es conformada por voluntarios jóvenes de 18 a 25 años de edad y guías que son mayores de 25 años.

 Los voluntarios proceden de diversas partes del mundo. Las expediciones, incluyen jóvenes pertenecientes a los países donde se realizan los proyectos y jóvenes visitantes de otros países.

Los jóvenes pertenecientes de los países donde se realizan los proyectos conforman el “Programa de Participantes Anfitriones (HCV Programme)” en el cual se enfoca esta guía.

 El programa de participantes anfitriones de Costa Rica inicia en el 2001; con la apertura de la sede en Costa Rica .

Durante los 25 años de la existencia de la organización y 9 de realizar expediciones en Costa Rica no se ha efectuado ninguna guía o documento de referencia para realizar las expediciones incluyendo jóvenes anfitriones.

Es por esto que se elabora una guía para la realización de las expediciones con participantes costarricenses en la organización Raleigh, con el propósito que sirva como información de apoyo para futuros miembros del programa y la realización de futuras expediciones para los programas anfitriones en los diferentes países donde Raleigh opera y/o desea abrir operaciones.

Para la elaboración de esta guía se utiliza la metodología propuesta por el Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute).

Se aplica las 9 áreas de conocimiento, los grupos de procesos de administración de proyectos y todas aquellas herramientas y plantillas que se consideran necesarios para finalizar con éxito las expediciones.

Para realizar expediciones de manera exitosa se requiere la implementación de procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas que logren hacer previsibles los resultados, a través del desarrollo de conocimientos y destrezas en administración de proyectos.

Con la guía se abre una oportunidad de mejorar no solo en el programa de anfitriones de Costa Rica si no que también en otras sedes y otros programas de la organización.

Se recomienda a las personas involucradas en este proyecto ya sea en Costa Rica o en otra sede de Raleigh que tomen esta guía como material importante de apoyo sin olvidar que las expediciones con jóvenes anfitriones existe en un contexto en la organización más amplio, es importante mantenerse actualizados de la situación de juventud donde se desarrollo el proyecto ya que esta situación puede afectar de manera positiva o negativa el programa de anfitriones y se aconseja realizar un plan de financiamiento que asegure la sostenibilidad financiera de cada expedición en el país que se realiza.

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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA FISCALIZACIÓN DEPROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA HOSPITALARIA EN LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

RESUMEN EJECUTIVO

A pesar de que la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) captarecursos financieros de sus afiliados, para sustentar su misión de brindar atención integral de la salud, proveyendo los servicios y la infraestructura

necesaria; algunos casos, la Institución debe adquirir empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de estos servicios por parte de la población; requiere en algunas ocasiones, de la adquisición de empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de esta atención integral de la población. Es así como en el año 2002, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF ó Banco Mundial), otorgó un préstamo a la CCSS por un monto de USD 17.000.000,00, con el objetivo

de respaldar una segunda fase de las reformas del sector salud en Costa Rica.

Este préstamo se otorgó a una de las Unidades existentes en ese momento en la CCSS, denominada “Proyecto de Fortalecimiento y Modernización del Sector Salud (PFMSS), quien ya había ejecutado la primera fase en la reforma del sector salud, con el mismo Banco Mundial.

Parte de los requerimientos exigidos por este ente financiero a la CCSS, era que las obras de infraestructura física a ejecutar, fueran fiscalizadas por un profesional legalmente autorizado para hacerlo, para así asegurar que los fondos asignados, fueran realmente ejecutados según lo planificado.

 Fiscalización que históricamente no había sido realizada en la Institución, si no hasta hace unos 4 años que se inició con la ejecución de algunas pequeñas obras.Durante este tiempo, la CCSS no ha contado con una metodología formal que estableciera la función de los profesionales que se habían desempeñado como fiscalizadores de proyectos.

Por estas circunstancias, fue que este trabajo desarrolló una propuesta metodológica bajo los estándares del Project Management Institute, para que la actividad de la fiscalización de proyectos, contara con una guía que formalizara y facilitara esta función dentro de la Institución.

Sin embargo, como toda empresa pública, esta propuesta metodológica, propuso cambios que debían realizarse de forma paulatina, para que su aceptación fuera conforme a los logros realizados, en el entendido de que dentro de la cultura organizacional de la CCSS la aceptación inmediata de una metodología sería poco exitosa, ya que un método de fiscalización de obras de construcción, era completamente inexistente.

Fue por esto, que en la elaboración de este trabajo, se propuso como objetivo general, el desarrollo de esta propuesta metodológica para fiscalizar obras de infraestructura hospitalaria en la CCSS. De la misma forma, los objetivos específicos se plantearon para que los mismos fueran fases desarrolladas para realizar el análisis de la situación en la que se encontraba la CCSS, con respecto a la actividad en la fiscalización de proyectos; proponiendo un método para fiscalizar adecuadamente la construcción de proyectos de infraestructura hospitalaria y para desarrollar una estrategia de implementación del método de fiscalización propuesto y que sirviera de guía en proyectos de construcción de proyectos hospitalarios.

Para llevar a cabo este estudio, se utilizaron fuentes de informaciones primarias y secundarias; así como también el tipo de investigación mixta, que conformaron la base en la que se recopilaron la mayor cantidad de datos disponibles que fueron requeridos durante la investigación.

Asimismo, se utilizó el método de investigación inductivo-deductivo, que determinó lo realizado en la Unidad encargada y lo que esto incidió en la Institución. Y para facilitar el logro de los objetivos, se utilizaron herramientas tales como la encuesta, la matriz de roles y responsabilidades, la Estructura de División del Trabajo (EDT) y el Microsoft Project.

De forma concluyente, se pudo observar que la fiscalización de obras es una actividad poco conocida entre todos los involucrados en la realización de proyectos de infraestructura física hospitalaria, tanto por parte de los usuarios y funcionarios, como también por el grupo de profesionales que desarrollan este tipo de obra.

El desarrollo de esta metodología de fiscalización de obras se centró básicamente en el desarrollo y la utilización de varias plantillas; las cuales se programaron para su utilización desde el inicio hasta la conclusión de una obra. Partiendo de esta premisa, se realizó un ejercicio esquemático en un proyecto piloto del Proyecto de Fortalecimiento y Modernización de la CCSS; la ampliación física de las actuales instalaciones del Servicio de Urgencia de la Clínica Clorito Picado en Cinco Esquinas de Tibás.

Así la utilización de la Administración de Proyectos, permitió que un proceso como el anteriormente descrito, que no contaba con una normativa en la CCSS, contara con una metodología formal, mejorando el proceso para beneficio de la Institución, los profesionales involucrados y el usuario del sistema, al optimizarse los recursos financieros, al mantener un sistema de archivo de lecciones aprendidas en todos aquellos proyectos en que seaplique la metodología, que conlleven a corregir todos aquellos aspectos que afectan llevar a cabo el objetivo de las obras. Fue importante el hecho de contar con el respaldo de la Dirección Ejecutivade la UCP FMSS para el desarrollo y la aplicación de la metodología de fiscalización de obras y poder brindarle a la Institución una mejora en su proceso de ejecución de obras.

De la misma forma, es importante resaltar que la metodología de fiscalización de obras, fue un inicio en la estandarización del proceso de ejecución de infraestructura, que sin embargo, está abierta a ser mejorada, ampliada y modificada, con base en las experiencias que se recopilarán en los proyectos en que esta metodología sea aplicada.

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO)

RESUMEN EJECUTIVO

Este Proyecto Final de Graduación tiene como objetivo general elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), dentro de la Municipalidad de Aguirre.
El Cantón de Aguirre cuenta con tres distritos el primero es Quepos y es en donde se ubica la mayor parte del comercio, la zona urbana y el edificio municipal, el distrito segundo es Savegre, se ubica hacia el sur del cantón y el tercero es Naranjito, ubicado al noreste del cantón.

Por la cantidad de proyectos que se desarrollan dentro de la Municipalidad de Aguirre y la mala Administración que se la ha dado a estos en ocasiones por la falta de controles y políticas apropiadas para el manejo de los proyectos, se tiene la necesidad de implementar una Oficina de Administración de Proyectos. Es de esperar que esta oficina controle el ciclo de vida de los proyectos de la Municipalidad, los lleve a buen término y de esta manera se llegue a establecer una Cultura de Proyectos dentro de la Institución.

Como objetivo general de este trabajo esta elaborar una propuesta metodológica para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) y los objetivos específicos son evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificando las principales deficiencias y carencias de la Municipalidad de Aguirre en esta materia, se debe de Identificar y establecer el tipo de PMO que se necesita, la estrategia de implementación y sus funciones, se establecerá la cantidad y tipo de personal, sus roles, responsabilidades y competencias, el lugar dentro del organigrama en donde se posicionará y los beneficios que esta PMO traerá al ente Municipal.
Por otro lado se establece la forma adecuada de comunicación entre la PMO y los interesados, del mismo modo se calculará el costo de implementar esta dentro de la Municipalidad y el presupuesto anual de la misma, esto con la finalidad de contratar el personal idóneo para la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre.

Este proyecto se desarrollará mediante la investigación mixta, esta implica la investigación documental y la de campo, se hace con la finalidad de obtener la información necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos específicos que se han planteado para el mismo.

Para realizar esta investigación es necesaria la utilización de métodos científicos para obtener información objetiva en esta investigación.
 En toda investigación estarán presentes siempre los tres elementos más importantes que dan origen al conocimiento, un sujeto que quiere conocer (sujeto cognoscente), un objeto del estudio (objeto de conocimiento) y el conocimiento.
Dentro de la Municipalidad de Aguirre se recopiló la información adecuada para poder llegar a cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos planteados anteriormente.
Se cuenta con la experiencia del autor de este trabajo como Coordinador del Departamento de Ingeniería y Control Urbano de la Municipalidad de Aguirre para poder plantear la necesidad que tiene la Institución de una PMO, esto con la finalidad de llevar a buen término los proyectos de esta Municipalidad.

Al realizar la investigación se comprobó la nula experiencia del personal de la Municipalidad en Administración de Proyectos, también se pudo establecer la clase de PMO por implementar, la que se ha visualizado como una Torre de Control dentro del Departamento de Ingeniería y Control Urbano, encabezada por un Director con especialidad en Administración de Proyectos e integrada en un principio por dos Gerentes de Proyectos y un Asistente Administrativo.
 Dentro de esta Oficina de Administración de Proyectos se controlará el ciclo de vida de los proyectos, tomando en cuenta las áreas del conocimiento para cada uno de ellos, especialmente tiempo, costo, calidad, recursos humanos, riesgos y las adquisiciones de los proyectos.
 La PMO será también un centro de entrenamiento en Administración de Proyectos para el resto del personal y establecerá una Cultura de Proyectos dentro de la Municipalidad.
Es importante mencionar que los proyectos dentro de la Municipalidad de Aguirre tienen dos orígenes, el primero de corte comunal, nace en el seno de los Consejos de Distrito de cada comunidad y por otro lado algunos proyectos nacen en el seno del Palacio Municipal, producto de las necesidades diarias de embellecimiento de la ciudad, así como de solventar necesidades urgentes de evacuación de aguas pluviales y también se encuentran los proyectos de mantenimiento y reparación de calles dentro del Cantón, manejados por la Unidad Técnica Vial de la Municipalidad.
También es conocido que el Cantón de Aguirre es afectado por desastres naturales por lo menos dos veces al año, por lo tanto esto requiere de proyectos de emergencia los que normalmente se coordinan con la Comisión Nacional de Emergencias e involucran al Departamento de Ingeniería y Control Urbano. Se recomienda implementar la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre en un tiempo de tres meses y medio a partir de que sea aprobado el presupuesto para la contratación del personal y la compra de los equipos necesarios.

Se espera que con la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos se dotará a la Municipalidad de la capacidad de llevar los proyectos de una forma eficaz y eficiente, al hacer uso de las mejores prácticas de Administración de Proyectos contenidas en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, PMBok, 2004. Al implementar en la Municipalidad de Aguirre una Oficina de Administración de Proyectos se introducirá una Cultura de Proyectos.

Es recomendable para el buen funcionamiento de la PMO atender lo siguiente, la PMO de la Municipalidad de Aguirre debe trabajar de acuerdo al Plan de Desarrollo del Cantón de Aguirre y bajo los estándares del PMBok (PMI, 2004), todos los proyectos de la Municipalidad de Aguirre serán tramitados por medio de ésta y de acuerdo con los procedimientos establecidos, se debe elaborar una metodología en Administración de Proyectos para todos los proyectos que incluya procedimientos, herramientas y técnicas. Es recomendable contar con el apoyo del Concejo Municipal y del Alcalde a la iniciativa de implementar la PMO, así como de sus procedimientos y metodología a aplicar para lograr la eficacia y eficiencia en los proyectos Municipales.

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PMO) EN LA FEDERACION MISIONERA EVANGELICA COSTARRICENSE (FEDEMEC

RESUMEN EJECUTIVO

El contexto de la creación de FEDEMEC, nos lleva a julio de 1985, donde se reúnen 64 líderes provenientes de 44 entidades cristianas para celebrar la Consulta Costarricense Sobre Misión y Responsabilidad Social, con el propósito de reflexionar en torno al rol y papel de la iglesia cristiana en Costa Rica, no solo como iglesia, sino como parte de la sociedad civil de nuestro país. Legalmente se inscribe la organización en agosto de 1986 bajo el nombre

Federación Misionera Evangélica Costarricense (FEDEMEC), con el objetivo de unificar los esfuerzos del pueblo cristiano en pro de la obra social y

humanitaria en las partes más pobres del mundo.

La problemática que se detectó es que en la actualidad FEDEMEC desarrolla muchos proyectos y programas en muchas partes del mundo en forma empírica y rustica. Por lo que existe la urgencia y la necesidad de crecer en cuanto a la cultura de la buenas prácticas en la administración de proyectos Al aplicarse la herramienta de OPM3 para medir la madurez de la organización en cuanto a la administración de proyectos, el resultado que se obtuvo es que FEDEMEC tiene una madurez de un 27,35% y una inmadurez de 72, 65%.

El Objetivo General del presente Proyecto Final de Graduación es: “Diseñar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en FEDEMEC, para visionar la organización hacia las metas estratégicas y mejorar su nivel de madurez”. Los objetivos específicos son los siguientes:

a) Diagnosticar la situación actual de madurez de FEDEMEC en cuanto a las buenas prácticas en la administración de proyectos, para obtener los insumos necesarios que permitan elaborar la propuesta de implementación de una PMO.

b) Identificar el tipo de PMO más conveniente para la administración de proyectos de FEDEMEC, con el fin de determinar dentro de esta propuesta cuál es el tipo más adecuado para su implementación en FEDEMEC

c) Definir la estrategia más adecuada, para implementar la oficina de proyectos con el fin de alinear a FEDEMEC a una práctica estructurada y estándar de gestión de proyectos a través de una PMO.

Para desarrollar el presente documento, se realizó una investigación del tipo documental, que se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes, obtenidos de la Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos del P.M.I. (2004). También se realizo investigación de campo, que se desarrolla a través de entrevistas y encuestas.

Las principales herramientas y técnicas utilizadas para la creación del presente proyecto final de graduación fueron plantillas, encuestas y entrevistas.

La estrategia para crear y poner en funcionamiento una PMO tipo “torre de control” en la organización, se propone en seis fases: Fase I: Fase de evaluación, Fase II: Fase de estructuración, Fase III: Fase de Identificación de recursos, Fase IV: Fase de procesos administrativos y operativos generales de la PMO, Fase V: Fase de capacitación y divulgación (comunicaciones) y Fase VI: Fase cierre de la implementación de la PMO.

La propuesta de implementación tiene una duración de 14 meses, fecha de inicio 15 de mayo de 2009 y fecha de finalización 17 de diciembre de 2010.

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“PROPUESTA DE MODELO PARA LA RECUPERACION DE PROYECTOS EN LA DIRECCION CORPORATIVA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACIONES DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA

Resumen Ejecutivo

Las organizaciones han recurrido a la utilización de la tecnología de información para lograr una ventaja competitiva, como base para la toma de decisiones. Estas tecnologías deben brindar información oportuna, veraz y exacta, que les permita colaborar en el planeamiento de las estrategias de negocio y robustecer sus fortalezas internas.

Actualmente, la Dirección Corporativa de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DCTIC), del Banco Nacional de Costa Rica, es el pilar fundamental para realizar la implementación de soluciones tecnológicas solicitadas por las Áreas de Negocio del Banco Nacional mediante la solicitud de planeamiento de proyectos. Sin embargo; constantemente los proyectos que se ejecutan presentan problemas de tiempo y alcances principalmente, los cuales ha provocado que la DCTIC no cumpla a cabalidad con los objetivos definidos por esta Dirección año con año y que a su vez ayudan a la ejecución del Plan Estratégico definido por la organización en su afán de convertirse en un Banco eficiente y eficaz, a la altura de los mejores a nivel mundial.

Dada la importancia de este proceso, el siguiente documento tiene como objetivo elaborar una Propuesta Metodológica para la Recuperación de Proyectos Informáticos que se identifiquen con problemas.

Dentro de los objetivos específicos que se plantean en el desarrollo de este documento se encuentran: definir una propuesta para clasificación y medición de proyectos con el fin de identificar si un proyecto esta en problemas o no, si es recuperable y el nivel de recuperación en el que se encuentra, elaborar plantillas que serán utilizadas en esta propuesta y elaborar los procedimientos necesarios para la ejecución eficiente de la propuesta.

Para el desarrollo del documento se realizó una investigación de tipo análisis-síntesis, con el fin de realizar un análisis de la situación actual de los proyectos informáticos de la DCTIC, e identificar las principales razones por las cuales un proyecto presenta problemas. Se recurrió a los siguientes instrumentos: cuestionarios, entrevistas, revisión de documentación (verificación de información) y confección de documentación.

Además; se consideró como estándar la Guía de los fundamentos de administración de proyectos (Guía del PMBOK) en las áreas de: alcance, tiempo, costo, recursos humanos y riesgos. El modelo desarrollado está acorde con la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR y la Metodología de Desarrollo de Software de la DCTIC.

Como primer punto se analiza la situación actual, en torno a la administración de proyectos informáticos dentro de la DCTIC y la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, esto con el fin de conocer la forma en que se ejecutan los proyectos en la DCTIC.

El análisis de resultados de los cuestionarios y las entrevistas evidencia que la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR es del conocimiento de la mayoría de las personas que trabajan en la implementación de proyectos, de igual forma se demuestra que los problemas en los proyectos se presentan constantemente en éstos y los analistas hoy día sin tener un Metodología de Recuperación de Proyectos logran identificar estos problemas y realizan acciones para solucionar estos problemas. Además las áreas de conocimiento que tienen una mayor importancia según la investigación corresponden al Alcance y el Tiempo.

Se propone una metodología de recuperación de proyectos que presenta dos fase bien identificadas: la Fase de Evaluación (compuesta por los procesos de Identificación, Diagnostico y Elaboración del Plan de Recuperación) y la Fase de Recuperación (compuesta por los procesos de Ejecución del Plan de Recuperación y el proceso de Finalización).

Se implemento una guía para la ejecución del diagnostico que permite evidencia el estado real de los problemas en el proyecto, la cual sirve de base para definir el tipo de Plan de Recuperación a implementar, Básico, Intermedio o Intensivo, inclusive validar la opción de cierre del proyecto.

Se utilizan plantillas propias de la Metodología de Administración de Proyectos del BNCR, de la Metodología de Desarrollo de Software y se implementaron otras para la Metodología de Recuperación de Proyectos.

La propuesta de esta Metodología pretende apoyar la implementación de los proyectos, logrando recuperar proyectos importantes para el cumplimiento de los objetivos de la institución. Sin embargo; para que esta Metodología pueda generar el apoyo que se requiere, es necesario como en todo proyecto un apoyo importante por parte de los patrocinadores de los proyectos y sobre todo asignar al personal idóneo para el proceso de recuperación, preferiblemente ajeno al desarrollo de software de la DCTIC en donde es importante el seguimiento oportuno, el orden, el conocimiento de la Metodología de Administración de Proyectos.

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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO DE AVALÚO DE 2000 BIENES INMUEBLES URBANOS EN LA MUNICIPALIDAD DE MONTES DE OCA

RESUMEN EJECUTIVO

La Municipalidad de Montes de Oca, fue creada en la Administración de don Alfredo González Flores, mediante decreto No. 45 el 2 de agosto de 1915. El cantón consta de cuatro distritos: San Pedro, (cabecera del cantón), Mercedes, Sabanilla y San Rafael; con una extensión de 15,16 Km2.; una población de 52,435 habitantes y un total de 17.500 fincas ubicadas dentro de sus límites oficiales.

En la mayoría de las Municipalidades del País, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, es el tributo que más aporta recursos frescos al presupuesto institucional, sin embargo una administración inadecuada de este impuesto, ha llevado a los municipios a avanzar muy lentamente en la optimización de este tributo y aún no se alcanza el ingreso que cada cantón potencialmente puede alcanzar.

Una de las razones por las cuales no se ha logrado dar el salto tributario correspondiente en los municipios, es que no se han implementado proyectos de valoración masiva, que abarquen todos los predios de un cantón.

Se ha tomado la Municipalidad de Montes de Oca, como fuente de información, ya que en este cantón, se han desarrollado varios procesos de valoración de bienes inmuebles. Esto, ha generado una cantidad importante de datos, que alimentan las herramientas, MS Project y el WBS Chart Pro. Además, se obtuvieron datos de las Municipalidades de Santa Ana, Belén y en el Órgano de Normalización Técnica.

Este Proyecto Final de Graduación aborda la Gestión de la Planificación de un Proyecto de Valoración de bienes inmuebles a nivel Municipal, mediante el desarrollo de cinco de las nueve áreas de conocimiento que señala el PMBOK, para la administración eficiente de proyectos; a saber: La gestión del tiempo, la gestión del costo, la gestión del recurso humano, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los riesgos.

Los objetivos específicos por cumplir en la investigación, son:

• Elaborar el plan de gestión del tiempo, de costos, del recurso humano, de las comunicaciones, y de los riesgos para la realización del avalúo de 2000 bienes inmuebles urbanos,

• Establecer la estructura administrativa y la estrategia de implementación necesarias para que se pueda desarrollar el Proyecto de avalúos de todos los bienes inmuebles del cantón de Montes de Oca.

Se ha obtenido el dato del tiempo necesario para realizar un avalúo en la Municipalidad de Montes de Oca (1.75 horas) y el costo promedio de cada avalúo (¢22.067.10).

También se determinó que el mayor riesgo para el proyecto es la escasez de asesores en el Órgano de Normalización Técnica, y que el riesgo de mayor impacto que puede eliminar la Municipalidad es el de los Horarios de los Notificadores, mediante la contratación de un notificador para los días sábado y domingo.

Se concluyó que la Municipalidad de Montes de Oca, debe cambiar la administración tipo funcional con que enfrenta los procesos de valoración de bienes inmuebles, a una administración por proyectos.

Se concluyó que se debe reforzar al Departamento de Bienes Inmuebles y Valoraciones de la Municipalidad de Montes de Oca, porque con las técnicas y recursos actuales, durarían 14.5 años en valorar las 17.500 fincas del cantón.

Se recomienda al Alcalde y a las Direcciones Administrativa, de Planificación Urbana y Financiera de la Municipalidad de Montes de Oca, que realicen las gestiones pertinentes para implementar la administración por proyectos, en la valoración de bienes inmuebles. Además, que se realicen presupuestos que tiendan a reforzar el Departamento de Bienes Inmuebles y Valoraciones y se individualice una unidad de valoración de bienes inmuebles, dentro de la estructura administrativa de la Municipalidad. Se recomienda además, que se explore la posibilidad de abordar el proyecto de valoración de bienes inmuebles, mediante la contratación de una empresa o peritos externos al municipio, dados los menores costos y tiempos que se obtienen con esta metodología.

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