RESUMEN EJECUTIVO
Importaciones Alfaro1, empresa dedicada a la venta al detalle de artículos para el hogar y planes de financiamiento al consumidor, ha tenido un crecimiento importante en la región centroamericana que con recursos propios ha sostenido durante 40 años, se fue abriendo paso de entre muchos competidores fuertes y de gran capital para ser hoy el líder reconocido en su sector; pero este crecimiento, no siempre fue planificado ordenadamente,ni garantizó métodos o estándares adecuados en la consecución y ejecución de sus proyectos, proyectos de toda índole que hicieron posible su acentuada posición en el mercado.
Conforme su presencia transcendió las fronteras nacionales, en todas las disciplinas del negocio nacieron diferentes necesidades de proyectos de ampliación, muchos de ellos, tocaban siempre un brazo común, la Tecnología de Información. Históricamente este Departamento, se consolidó en el Grupo empíricamente, y empíricamente fue asumiendo retos para los cuales, el tiempo, recursos y métodos era si no nulo, muy escaso y criticado.
Nace aquí la problemática del Grupo, pues a sabiendas de sus planes de expansión más allá de las fronteras centroamericanas y su estrategia de ingresar al mercado bursátil internacional, la dinámica en que históricamente se ha crecido y consolidado presencia en otras latitudes, no puede ser la dinámica que mañana les lleve a consolidarse en otros continentes o a ser un atractivo de valor en el mercado de bolsa. Es por esto que surge la necesidad de consolidar una PMO (“Project Management Office” o bien Oficina de Proyectos), que dicte las pautas a seguir y enmarque la metodología de administración de proyectos, enfocándose inicialmente en el Área de Tecnología de Información, para así, desde un plano más estructurado, enfocado y dirigido en vías de esta metodología, el Grupo asegure su crecimiento sostenibilidad con proyectos visibles, factibles y de conocimiento de toda la Organización.
La ejecución de este proyecto busca una dirección de proyectos eficaz con una metodologíaestandarizada y validada. Obteniendo como resultado, un flujo de trabajo y una coordinación del proyecto horizontalmente, no como en la dirección tradicional, en vertical.
Durante la ejecución del Proyecto para guiar a Importaciones Alfaro en el diseño de su Oficina de Proyectos, se utilizó principalmente métodos de observación tanto directa como indirecta, haciendo entrevistas, cuestionarios y reuniones que permitieron ir obteniendo la información necesaria según la etapa.
La lectura de documentación de proyectos ejecutados previamente, la visita las áreas en las cuales se encuentran proyectos en ejecución, conversaciones de tipo informal con los miembros de los equipos de proyecto y sponsor de los proyectos, así como la entrevista a gerencias de áreas que han tenido proyectos exitosos y no exitosos, fueron la principal
1 Por motivos de confidencialidad, el nombre de la empresa utilizado es ficticio.fuente de información para el desarrollo de este proyecto, de forma tal que fueron permitiendo obtener una visión desde lo más general, hasta lo más específico de los inconvenientes a los que se enfrenta Importaciones Alfaro e ir marcando la ruta para la consecución del objetivo definido.
Al finalizar el proyecto, Importaciones Alfaro cuenta con una estructura de PMO que centraliza los proyectos de una cartera que ahora es conocida y priorizada de forma estandarizada.
Importaciones Alfaro cuenta ahora con una metodología claramente establecida para la Gerencia de sus proyectos, una estructura ya establecida y conocida por la organización de PMO.
Los miembros de esta estructura se encuentran en proceso de capacitación para asumir cada uno sus áreas de especialización según les fueron asignadas en base a su perfil profesional.
La PMO de importaciones Alfaro cuenta ahora con un repositorio de información donde seencuentran todos los estándares de documentación para el uso durante el desarrollo de los proyectos.
Se encuentra en construcción en la intranet de la empresa los indicadores básicos para la medición de los proyectos que tiene en ejecución la PMO.
En términos generales Importaciones Alfaro pasó de no tener una estructura organizada para el manejo de proyectos a contar con una PMO en fase inicial que se está moviendo rápidamente a su segunda fase, etapa que se proyectó alcanzar al cabo de un año y que se espera por la velocidad y dedicación con que se está trabajando en torno al tema, pueda ser alcanzada antes del tiempo establecido.
Dentro de las principales recomendaciones se puede rescatar el tema en torno a la comunicación, dado que se pudo identificar en gran medida la resistencia al cambio que se vive en la empresa se debe a la falta de conocimiento producto de una mala comunicación;así como también se identificaron herramientas poderosas y ociosas a simple falta de comunicación de su existencia o uso.
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