Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena

RESUMEN EJECUTIVO  

El 6 de octubre de 2010, cumplió la Universidad de Cartagena 184 años,  y con ello 184 años de prestigio académico a nivel nacional e internacional.   

La Universidad de Cartagena, ha contribuido y contribuye de manera significativa al desarrollo social y científico de la Región Caribe de Colombia  y del país en general.   Se encuentra conformada en Cartagena por tres grandes sedes y tiene  CREAD en varios municipios del país haciendo presencia hasta en los lugares más recónditos y colocando la educación, la tecnología y el saber al servicio de la comunidad Colombiana.  

La Universidad de Cartagena asumió el reto de la calidad y la responsabilidad social desde sus procesos misionales, para responder de manera  efectiva a su  misión  y satisfacer las necesidades de la comunidad y la región en general.  Hoy  los programas del área de la salud realizan  investigaciones  cuya meta es mejorar las condiciones de vida de los Cartageneros pues conceptúan sobre temas de medio ambiente y recursos renovables. 

El Instituto de Hidráulica de la Universidad de Cartagena,  trabaja conjuntamente con la Alcaldía para explicar y desarrollar alternativas de solución a problemas generados en la ciudad por inundaciones, se  estudia  la situación del Cerro de la Popa,  se  acelera la construcción del Transcaribe,  etc.  Todo  lo anterior  contribuye no sólo al prestigio académico y social  de la Universidad de Cartagena, sino   exigen una actitud responsable de esta institución.   

De igual forma en los procesos realizados por los programas del área de la salud  generan contaminantes que exigen el tratamiento adecuado para mitigar  el impacto ambiental.  

La insuficiencia de profesionales ambientales junto con la falta de formación y concientización ambiental contribuyen en forma negativa al impacto ambiental. De allí el  deseo y la necesidad de desarrollar la propuesta de un Plan Institucional de Gestión Ambiental, que logre engranar de manera efectiva todo lo que la Universidad en materia ambiental viene realizando para encausar los procesos hacia un desarrollo sostenible institucional y comunitario.  

Para lo anterior se propone como objetivo general diseñar el Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, para sensibilizar  a los estamentos  (estudiantes, profesores, administrativos y trabajadores)   al uso adecuado y efectivo del manejo ambiental  de  los recursos naturales ambientales  y tecnológicos en todos los Procesos institucionales.  Y  cuatro objetivos específicos que permitirán el feliz término del proyecto así: (1) Realizar un diagnóstico de la situación ambiental de todos procesos de la Universidad de  Cartagena partiendo de la caracterización cualitativa y cuantitativa de los residuos y/ o vertimientos líquidos  generados en los diferentes procesos de la Universidad de Cartagena, del análisis del aire y  de los servicio de agua y luz.  (2) Desarrollar El Plan Institucional de Gestión Ambiental  de la Universidad de Cartagena.   (3)  Establecer indicadores ambientales que permitan hacer análisis y seguimiento  al PIGA de la Universidad de Cartagena.  (4)  Desarrollar programas y estrategias  de educación ambiental, para motivar y vincular  de manera permanente a los distintos estamentos institucionales al Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena.  

La propuesta del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, parte de un diagnóstico interno y externo realizado en el Área de Zaragocilla de la Universidad de Cartagena donde se encuentran las Facultades de Enfermería, Medicina, Odontología y Ciencias Químicas,  por considerar que estos procesos causan mayor impacto ambiental.  

Entre las herramientas de ésta investigación se utilizó   la matriz DOFA que permitió establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas ambientales que actualmente tiene la Universidad de Cartagena.  Dada la naturaleza del proyecto durante todas  las actividades de la planeación se realizaron visitas,  se utilizó observación directa en  las sedes de la Universidad de Cartagena, donde se aplicará  el estudio del proyecto.      

Así mismo se aplicaron  entrevistas y cuestionarios a expertos  para establecer el alcance del proyecto, realizar el acta de constitución, establecer  la asignación de recursos y definir los pasos necesarios para alcanzar el proyecto en el tiempo propuesto.  

Esta investigación propone para comunicar y vincular el Plan de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, el establecimiento de los programas de Gestión de Recurso Hídrico y Energético, Control de Contaminación Atmosférica, Gestión de Residuos Peligrosos y Gestión de Residuos no Peligrosos.  

Se concluye mediante esta investigación entre otros aspectos, que la Universidad de Cartagena, presenta elevados consumos de agua potable y de energía, lo que ocasiona pagos  de grandes cantidades de dinero a las empresas  Aguas de Cartagena y Electricaribe respectivamente, que falta cultura ambiental en los estamentos Universitarios, que la política ambiental debe fortalecerse, que se debe reactivar el Comité de  Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena y principalmente que en los  proyectos se deben  aplicar los procesos de planificación, ejecución y control de los proyectos además de la iniciación y cierre (Guía PMBOK). 

 Y se recomienda el apoyo de la Directiva de la Universidad de Cartagena al equipo del proyecto, la capacitación y el aprovechamiento de los equipos y recursos de los que dispone y la aplicación de la herramienta Administración de Proyectos a los proyectos futuros.  

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OAP EN AMWAYENTERPRISE PROCESS CENTER

RESUMEN EJECUTIVO  

Amway fue fundada hace 50 años y tiene como fin la venta directa de sus productos alrededor de más de 82 países, con ventas de aproximadamente  $8.2 billones. El crecimiento de la organización en regiones como Asia, Europa y Latinoamérica, ha provocado que la empresa tenga que enfocarse en un nuevo plan estratégico que permita acrecentar aun más sus ventas  en estas regiones.  Como parte de este plan estratégico, se decide crear centros de servicios en cada una de las regiones mencionadas que permitan realizar un acercamiento a los mercados de manera más eficiente y  eficaz.    

Para la región de Latinoamérica, se toma la decisión de crear en Costa Rica el centro de servicio denominado Amway-Enterprise Process Center, el cual brinda servicios financieros tanto a su casa matriz en los Estados Unidos como a la región latinoamericana.   

Amway-Enterprise Process Center se encuentra en un período de transición de los procesos financieros, lo cual le permite a la organización realizar mejoras a las actividades para proveer un servicio de alta calidad a todos sus clientes, tanto internos como externos.  Por tal motivo, la organización ha empezado a enfocarse en desarrollar proyectos que permitan mejorar los procesos financieros que tiene a su cargo.  

Amway-Enterprise Process Center actualmente cuenta con poca experiencia en el tema de Administración de Proyectos. La empresa no utiliza una metodología estándar, ni normas y procedimientos que ayuden a regular la ejecución de los proyectos de la organización.  Por tal motivo, se ha analizado la importancia de la aplicación de la Administración de Proyectos en la entidad, con el fin de mejorar y agilizar los procesos durante la ejecución de los proyectos. 

  

La organización desea un crecimiento eficiente y eficaz, por lo cual utilizar la metodología de la Administración de Proyectos tiene un gran valor agregado, y la mejor opción es implementando una Oficina de Administración de Proyectos en la empresa, la cual garantizaría la utilización de una metodología estandarizada de administración de proyectos.  

El objetivo general de este trabajo es elaborar una propuesta para la creación e implementación de una oficina de administración de proyectos que permita ejecutar con éxito los proyectos de la organización en términos de tiempo, costo y calidad.

 Los objetivos específicos son: describir la capacidad de respuesta de la empresa para apoyar las necesidades de la nueva oficina de proyectos, de conformidad al tipo de estructura organizacional actual de Amway-Enterprise Process Center; diagnosticar la situación actual de  Amway-Enterprise Process Center con el fin de medir su grado de madurez en términos de administración de proyectos; definir el tipo de Oficina de Administración de Proyectos para AmwayEnterprise Process Center que llene las necesidades de cada una de las áreas funcionales de la entidad; definir la estructura organizacional de la Oficina de Proyectos para Amway-Enterprise Process Center: equipamiento humano, funciones y responsabilidades, presupuesto de operación, requerimiento de equipo tecnológico, de los integrantes y cultura organizacional; definir el plan de capacitación que necesita la entidad para fortalecer el conocimiento de Administración de Proyectos en Amway-Enterprise Process Center.  

Para alcanzar lo propuesto anteriormente, se utilizó el método de investigación  analítico-sintético.

 La metodología se aplicó desde el inicio del proceso; se realizó una investigación tanto documental como de campo para la obtención de los resultados del trabajo. Una vez obtenida y recopilada la información, se procesó y se analizaron los resultados para determinar la mejor propuesta de acuerdo con  las necesidades de la organización. 

Los resultados se obtuvieron mediante los objetivos establecidos en el presente documento, los cuales hacen referencia al grado de madurez de la entidad en términos de la Administración de Proyectos, a la situación actual de esta y la definición de la mejor estructura organizacional que la Oficina de Administración de Proyectos debería desarrollar.  

Los resultados de la investigación fueron: el grado de madurez en que se encuentra la organización es de un nivel bajo de conocimiento de la Administración de Proyectos, en donde existe una ausencia de procesos, alineamientos, políticas y una metodología definida que permita desarrollar los proyectos de manera eficiente y eficaz. 

Tampoco cuenta con una base de datos que permita almacenar los proyectos de manera correcta.  Bajo estas circunstancias, Amway-Enterprise Process Center muestra una carencia referente a la Administración de Proyectos que le permita planificar y ejecutar correctamente los proyectos.  

Dentro de las medidas que se deben ejecutar en la organización está la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos en un corto plazo,  en donde se defina una metodología de acuerdo con las necesidades de la entidad, creación y aplicación de normas, procedimientos, plantillas, base de datos de fácil acceso para los involucrados de los proyectos, cambio de cultura organizacional en donde la Administración de Proyectos tenga un impacto positivo dentro de la organización; esto con el fin de que Amway-Enterprise Process Center obtenga los beneficios de la Administración de Proyectos. 

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Plan de Gestión de Alcance, Tiempo, Aseguramiento de la Calidad, Riesgo, y Comunicaciones del Proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada (Plan Piloto)

Resumen Ejecutivo  

La Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), ha invertido en un gran portafolio para programas de proyectos a través de cuatro puntos cardinales, como son;  el programa de red fija para fortalecerla y crear todos aquellos aspectos necesarios para brindar los servicios a este nivel,  el programa de red IP (Protocolo de Internet) nos permite aprovechar todas aquellas bondades de la familia de protocolos TCP/IP y la consiguiente satisfacción oportuna de nuestros clientes,  el programa de red móvil para poder activar todas aquellas iniciativas al contexto de los servicios móviles y para aquellos clientes que puedan aprovecharlas y por último, el programa de comunicaciones globales para impulsar y dar las soluciones a los clientes empresariales y los que tienen esta necesidad. (ICE, 2006). 

 Los servicios telefónicos tradicionales usados para comunicaciones vocales y fax, denominados POTS (“Plain Old Telephone Services”, por sus siglas en inglés), de uso frecuente en el siglo XX, prestados por la mayoría de los operadores telefónicos del mundo, entre ellos el ICE, sobre redes de acceso de cobre, deben transformarse en modernos servicios de info-comunicaciones para voz, datos y televisión, con un gran ancho de banda sobre redes de nueva generación NGN (“New Generation Networks”, por sus siglas en inglés), para adecuarse a las necesidades del siglo XXI.

Este proceso tomo en cuenta la modernización, la integración y la convergencia de tres tipos fundamentales de servicios: Voz IP  “Voice over IP“ (VoIP), Internet de alta velocidad “High Speed Internet” (HSI) y televisión IP (IPTV), denominados también Servicios Triple Play. 

Las redes de acceso no se escapan de todo este proceso de modernización y los operadores de telecomunicaciones del mundo, entre los que el ICE no es la excepción, se enfrentan al reto de migrar sus redes de cobre a modernas redes de acceso basadas en fibras ópticas “New Generation Access Networks” (NGAN), en un proceso gradual y progresivo.

 Los nuevos requerimientos de servicios de los clientes del ICE plantearon la necesidad de brindar servicios de info-comunicaciones de gran ancho de banda, con gran calidad y eficiencia, de una manera integrada y con convergencia no solo de tecnologías, sino también de servicios. 

La mejor alternativa tecnológica que posibilita el desarrollo de una red de acceso óptica en el ICE, capaz de soportar los nuevos servicios Triple Play, con calidad, eficiencia, integración y convergencia, se denomina Red Óptica Pasiva Gigabit o “Gigabit Capable Passive Optical Network” (GPON, por sus siglas en inglés). Este PFG (Proyecto Final de Graduación) tiene como propósito ser la guía de consulta sobre los planes subsidiarios del proyecto de Fibra Óptica de Capacidad Avanzada, centrándose en los planes de administración de las comunicaciones, los riesgos, la calidad, alcance y tiempo, para conformar así el Plan de Gestión del Proyecto. 

En principal objetivo de este PFG fue “Proponer un Plan de Gestión del Alcance, Tiempo, Calidad, Riesgo, y Comunicaciones del Proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada (Plan Piloto), para migrar parte de la Red de Acceso Fija a una red de Nueva Generación. 

Entre los objetivos específicos de este PFG fue el desarrollar una definición del alcance del proyecto que permita delimitar adecuadamente el trabajo a realizar, estableciendo un cronograma de trabajo acorde con las necesidades del proyecto, identificar los principales riesgos que podrían afectar el proyecto y establecer a su vez las respuestas adecuadas a los eventos identificados, desarrollar el plan de gestión de la calidad, para el proyecto bajo los procesos de planificación, aseguramiento y control de la calidad, para asegurar que satisfaga las necesidades requeridas, tanto desde el punto vista metodológico del proyecto así como de los requerimientos del usuario y desarrollar el plan de gestión de las comunicaciones, para el proyecto, para asegurar en forma oportuna la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición de la información. 

Es importante mencionar que el desarrollo de este proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada se hace en apego a los procedimientos de Administración de Proyectos, usando la Guía de PMBOK, 2004.   

Al desarrollar cinco aéreas de conocimiento esenciales de la administración de proyecto.  Dicha metodología describe cinco grupos de Procesos de Dirección de Proyectos, sin embargo, el desarrollo de este PFG se limita al grupo de procesos de planificación.  

 Adicionalmente se realizan conclusiones para cada uno de los objetivos específicos alcanzados.  Entre las recomendaciones mas importantes se establece que el desarrollo del proyecto se debe realizar con estricto apego a la administración profesional de proyectos.

    

Evaluar y poner atención a la asignación de recursos a las actividades del cronograma del proyecto para que estos estén disponibles antes de iniciar los trabajos.  Analizar con sumo cuidado las solicitudes de cambios que se soliciten en el proyecto, documentarlas, analizarlas y justificarlas para valorar el impacto que se pueda presentar en el alcance, tiempo, costo y calidad. 

Continuar con reuniones de coordinación, esto con el propósito de mantener a todos los miembros de equipo informados y comprometidos con el proyecto.

    

Mantener una buena relación de trabajo, comunicación y de coordinación con las empresas adjudicadas en la contratación administrativa, para que las obras por realizar por estas estén a tiempo según cronograma del proyecto. 

Tomarse el tiempo necesario para la planificación es esencial para llevar a cabo con éxito cualquier proyecto.   Esto debido a que se incurre en el error de planificar y ejecutar en forma paralela y esto no es una buena práctica.   

Un buen tiempo de planificación da como resultado un menos tiempo en la ejecución, y se obtienen resultados acorde con los requerimientos que previamente se identificaron de forma correcta.    

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PLAN DE PROYECTO PARA LA CONFECCIÓN DE UN CARTEL DE LICITACIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO BANCARIO EN EL BANCO DE COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO 

El Banco de Costa Rica fue fundado el 20 de abril de 1877: a lo largo de su historia  y hasta el día de hoy, 132 años después,  ha sido una de las principales instituciones financieras del país.  Durante su historia se ha tenido que ajustar a grandes cambios, tanto a nivel interno  como aquellos exigidos por entes externos, con el objetivo de mantenerse vigente y competitivo, en un mercado financiero de competencia de clase mundial.  

Para mantener al BCR competitivo dentro del mercado financiero nacional, se requiere constantemente la demanda de nuevos servicios y la necesidad de mejorar los actuales, además tiene que preocuparse de mantener la cartera de clientes actual e inclusive incrementarlos; sin embargo, el sistema tecnológico con el que cuenta en la actualidad no permite la agilidad en los tiempos de respuesta, e inclusive hace que resulte muy caro cualquier modificación.

 A raíz de este problema es que la Gerencia General planteó la necesidad de adquirir una nueva plataforma informática que cumpla con los estándares mundiales de los sistemas de banca.  Dicha propuesta fue avalada por la Junta Directiva General  y a partir de ese momento se estableció como un objetivo estratégico la conformación de un equipo de proyecto que se encargara de confeccionar, bajo los lineamientos  establecidos en la Ley de Contratación Administrativa,  un cartel de licitaciones para la adquisición de un Sistema Integrado  Bancario (Core),  para el Banco de Costa Rica, lo que a su vez dio origen a este proyecto. 

Tomando como referencia lo indicado anteriormente, el objetivo general del presente trabajo es establecer un Plan de Gestión de Proyectos  para la confección de un cartel de licitaciones que le permita al Banco de Costa Rica adquirir un Core Bancario de nivel mundial, por medio del cual pueda responder de forma ágil a las necesidades de sus clientes.

 Uno de los principales objetivos de este plan de gestión es que sirva de referencia a otros proyectos similares, ya que el BCR por ser una institución pública constantemente tiene que estar confeccionando carteles de licitación para poder adquirir bienes o servicios y a su vez, cumplir con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa. 

Como objetivos específicos, se establece la necesidad de diseñar el plan de gestión del alcance, para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, también es necesario identificar las principales actividades que hay que desarrollar para plasmarlas en el cronograma, dentro de esta planificación la gestión del recurso humano es fundamental para la definición de roles y responsabilidades de las personas que integran el equipo del proyecto, así como la gestión de comunicaciones, que establece la periodicidad y tipo de informes necesarios para los interesados del proyecto. 

Este plan de proyecto se propuso integrar los procesos de alcance, tiempo, recursos humanos y comunicación, de manera que permita planificar los entregables y estrategias necesarias para su adecuada ejecución y posterior control.  

La principal problemática identificada en la metodología que actualmente se utiliza en el BCR para la confección de carteles de licitación, consiste en que se concentra en los procedimientos apropiados para el levantamiento de requerimientos, sin embargo, en lo que respecta a la confección del cartel de licitaciones es limitada, lo que provoca que no se siga un procedimiento estandarizado,  dejando un vacío importante para un adecuado plan de gestión al momento de confeccionar el cartel de licitaciones.  

El presente trabajo pretende plantear un plan de gestión de proyecto para la confección del cartel de licitaciones, que sirva de modelo para proyectos similares e inclusive incorporar dentro de la normativa del Banco, algunas de las propuestas desarrolladas en este trabajo.  

Para lograr los objetivos de este  trabajo se utilizó el método de investigación análisis-síntesis, que consiste en descomponer una unidad en sus elementos más simples, examinar cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto, además, se utilizó la investigación mixta, utilizando recursos documentales de la confección de otros carteles de licitación y realizando trabajos de campo por medio de entrevistas a diferentes funcionarios expertos que pudieran ayudar  a la realización de este proyecto. 

Dentro de las principales conclusiones y recomendaciones a las que se llegó a la hora de desarrollar este trabajo, resalta la importancia de desarrollar un plan de gestión para la confección del cartel de licitaciones, que le permitirá al Banco de Costa Rica adquirir el Core Bancario, de acuerdo con las nuevas soluciones tecnológicas de clase mundial que actualmente se encuentran a disposición.  

Es evidente que la metodología que actualmente se utiliza en el BCR para la confección de carteles de licitación requiere de ajustes importantes, dentro de los que se propone utilizar la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) propuesta, para definir los principales entregables del cartel de licitaciones. 

Otra recomendación es ampliar el alcance en la Gestión de Recursos Humanos, a fin de utilizar las matrices desarrolladas en este trabajo, como punto de referencia en trabajos de similar naturaleza, y que además,  el plan de proyecto desarrollado en este trabajo sea utilizado por la PMO del Banco como insumo para nuevos proyectos, lo cual podría ayudar en la ejecución exitosa de los proyectos

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Plan de proyecto para el desarrollo de un sistema de información de Gestión del Desarrollo Humano (GDH)

RESUMEN EJECUTIVO 

En la presente tesis se desarrollará un plan de proyecto para el desarrollo de un sistema informático para la Gestión del Desarrollo humano, producto de mi experiencia como consultor en el desarrollo de sistemas de Recursos Humanos. 

El propósito del plan es planificar las fases del proyecto brindando los mecanismos para la administración de la construcción de un producto de software, destinado a los departamentos de Recursos Humanos de cualquier empresa costarricense.

 El plan será desarrollado para la empresa NASA S.A, empresa recién constituida jurídicamente y que cuenta ya con dos miembros, que para efectos de este plan cumplen los roles de Administrador de proyectos (Norman Catalán Cerdas) y la Analista de negocios (Irina Zúñiga Montero), fundadores y socios de la empresa.

     

Es claro que la globalización ha agregado un dinamismo adicional en las organizaciones, que tiene su efecto sobre el comportamiento de las personas, llevando tanto al personal humano como a las empresas a encaminarse en la búsqueda constante de las mejores oportunidades y personal de mayor calidad. 

Las herramientas tecnológicas tienen una participación clave, brindando nuevas oportunidades de intercambio de información entre los diversos grupos de personas que conforman la organización, pero sobre todo ayudando a marcar la diferencia entre las empresas por el grado de calidad de información que proveen, por lo tanto es que en un inicio el sistema deberá abarcar en términos generales, los procedimientos de los departamentos de Recursos Humanos de las empresas costarricenses implementando mecanismos para el trasiego de información entre el departamento y el resto de los funcionarios de una organización.   

El objetivo de este estudio es promover un plan de desarrollo de software que marque las pautas para su implementación, definiendo las fases que abarcará, los costos relacionados, las actividades que se desarrollarán y una conformación del equipo que lo desarrollará. Para esto se utilizará como base la metodología de desarrollo del software: Proceso Unificado del Software (RUP, por sus siglas en inglés). 

La metodología utilizada es ideal para este tipo de proyectos ya que permitirá a la analista de negocios, persona con la formación académica y experiencia en el campo de la Administración de Recursos Humanos, asegurarse que el producto cumplirá con los requerimientos que se definan durante la ejecución de este plan, ya que proporciona espacios donde podrá hacer ajustes oportunos, que no afecten el alcance, por ende, en costos innecesarios. 

En el apartado de teoría de la gestión del desarrollo humano, se fundamenta claramente los objetivos por funcionalidades que deberá considerar la analista de negocio, además de que da al lector una idea conceptualizada del producto que se desea desarrollar considerando la importancia que tiene el departamento de recursos humanos en las organizaciones, el cual siempre debe de estar alineado con la estrategia de la empresa.  

Es de suma importancia la definición del alcance durante la fase de conceptualización del proyecto, ya que éste se plasma en el cronograma de actividades, el cual por el limitado financiamiento, no deberá sobrepasar el tiempo estimado en cada una de ellas, sin olvidar que ya se consideró holguras en aquellas actividades, que producto de la experiencia sabemos que podrían sufrir modificaciones durante la fase ejecución, propio de un desarrollo de software. 

Durante el apartado de desarrollo de esta tesis, que corresponde a la planeación del proyecto, se hace especial énfasis en la conceptualización y análisis de los requerimientos, ya que por experiencia y abonado al conocimiento adquirido durante el periodo de estudio de la maestría en Administración de Proyectos se hizo énfasis en que el mayor fracaso de los proyectos se da por negligencia en la planeación y análisis de los mismos.

 Por lo tanto, se encontrarán los diferentes planes que se consideran necesarios para el desarrollo del producto, los cuales serán la guía para establecer las desviaciones durante la ejecución, de tal forma   que se pueda hacer los ajustes necesarios para terminar dentro del alcance, tiempo y recursos estimados.        

 Es de vital importancia que dicho plan sea analizado por el Administrador de proyectos y analista de negocio de tal forma que cuando se inicie su ejecución estén muy claros de su papel. Además en el momento en que se incorporen a los desarrolladores, se les de una inducción sobre la metodología y el plan de forma que todos puedan utilizar el máximo la planeación desarrollada. 

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METODOLOGÍA PARA EL PLANEAMIENTO, EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS CULTURALES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES QUE CONFORMAN LA RED DE BOYEROS(AS) Y ARTESANOS(AS) DE COSTA RICA.

RESUMEN EJECUTIVO 

La red de Boyeros(as) y Artesanos(as) de Costa Rica es una estructura organizacional  que articula un conjunto de organizaciones sociales y culturales de diversa índole, que  interactúan y ejecutan sus acciones y estrategias en diversas comunidades yregiones, así  como a nivel nacional para salvaguardar y revitalizar la Tradición del Boyeo y La Carreta.   

La existencia de la Red data de décadas atrás, no obstante es hasta el año 2005 con los  inicios  de  gestión  política,  técnica  e  investigativa  por  diversas  instancias  públicas  nacionales  e  internacionales,las  cuales  dieron  inicio  a  los  procesos  por  declarar  a  la  tradición del Boyeo y la Carreta como patrimonio de la Humanidad, donde dicha Red  recobra una importancia y visibilización en el sector cultural.  

La obtención de la declaratoria intitulada “Proclamada Obra Maestra del Patrimonio  Oral e Inmaterial de la Humanidad del Boyeo y la Carreta”, así como sus instrumentos de  gestión para la salvaguarda y revitalización, dieron un impulso y fortalecimiento a las  organizaciones de manera individual, así como fomentaron la cohesión y consolidación de  la Red como movimiento social dentro el Sector Cultura.  

Si bien se dieron estas acciones entre 2006 – 2008, el informe de labores sobre los  resultados  y  objetivos  impulsados  por  los  instrumentos  de  gestión  y  estrategias  que  decantaron la declaratoria,  evidenciaron la importancia de generar nuevas acciones para  mejorar  y  fortalecer  el  accionar  de  gesitón  y  administración  de  las  organizaciones  vinculadas al  gremio de boyeros(as) y artesanos(as). 

Es apartir de esto, que el presente Proyecto Final de Graduación se plantea como  objetivo general,  elaborar con base a las necesidades y expectativas de las organizaciones  socioculturales que conforman la Red, una propuesta metodologíca para el planeamiento,   ejecución  y  control  de  proyectos  culturales  vinculados  a  la  tradición  con  el  fin  de  salvaguardarla. 

 Para ello, se propone desarrollar un diagnóstico organizacional la Red  para identificar las necesidades y expectativas, un mapeo de actores sociales  vinculados a  la tradicion y partiendo de estos dos insumos, establecer una propuesta de  metodología  para el planeamiento, ejecución y control de proyectos culturales utilizando como base las  buenas prácticas del Project Management Institute (PMI, 2008), para fortalecer la gestión  de acciones, estrategias e inversiones de la Red. 

El proceso metodológico para alcanzar dichos objetivos consistió en desarrollar las  referencias  conceptuales  sobre  las  fuentes  de  información  a  utilizar  determinado  su  naturaleza  y  alcances  para  el  PFG  (fuentes  primarias,  secundarias  y  terciarias)  el  planteamiento y uso de las técnicas de investigación propuestas por la guía PmBok, como  lo son el juicio experto,  las entrevistas, los trabajos grupales y técnicas para sistematizar  la informacion como lo es la creación de la EDT y el cronograma de trabajo por medio de  Project 2007. 

Con base a lo anterior, se estableció el método de investigación considerando las  particularidades del sector, específicamente el sub sector de boyeros(as) y artesanos(as),  el cual consistió orientar dicho método del enfoque de estudios explicativos como medio  para implementar la utilización de las técnicas y herramientas del PMI. 

Hilvanando  estos  aspectos,  el  marco  metodológico  presenta  una  estrategia  metodológica aplicada a los actores sociales involucrados, la cual tiene como pilares  fundamentales,  la  orientación  de  que  dicho  proceso  sea  participativo,  de  empoderamiento, con una accción e interacción de los mismos de forma activa para el  intercambio de conocimientos y construcción de acciones traduccidas en proyectos.  

Dicha estrategia, planteó la realización de un acercamiento para comprendera a las  organizaciones en su contexto (comprensión de su comunidad, región o accionar a nivel  nacional) los modos de organización – y cómo esta se traduce en el entendimiento de su  marco filosófico –, a sus expectativas y necesidades a lo interno, como de los actores  sociales que interactuan en su contexto (el mapeo de actores sociales), el análisis de los  recursos y las ideas iniciales para la construcción de proyectos.  

Este  planteamiento  logró  establecer  en  el  desarrollo  del  PFG,  avanzar  en  la  caracterización de las condiciones actuales, y concretar de manera más puntual el marco  filosófico como instrumento de posicionamiento y orientación de la organización.  

En lo  que respecta al mapeo de actores sociales y el análisis de involucrados se logró desarrollar  una identificación y establecimiento de relaciones entre actores, no obstante, no se logró  profundizar sobre cuáles son las funciones y razones de ser de estos, así como  los  mecanismos de cómo se pueden fortalecer las mismas y de comprender a fondo las  expectativas – a diferencia de las necesidades – tanto a lo interno como a lo externo de la  Red. 

La construcción de la metodologíapara el planeamiento, ejecución y control de  proyectos de índole cultural, se constituyó con la aplicación de la estrategia metodológica  y con la implementación de las áreas y procesos establecidos en el acta de constitución,  concretados en seis instrumentos que explican paso a paso el desarrollo, que a la postre  articulará un proyecto realizado por la Red por sus propios medios.  

Cabe mencionar que  si bien los procesos se desarrollaron con base a las buenas prácticas del PMI, estas se han  orientado y acondicionado a las  particularidades de la Red,  en términos de que dichos  conocimientos, técnicas e instrumentos sean viables de aplicar de manera satisfactoria en  las condiciones ambientales de la misma con un acompañamiento técnico. 

En  síntesis,  es  necesario  enmarcar  que  dicho  esfuerzo  por  establecer  una  metodología de proyectos de índole cultural, es un primer paso por establecer buenas  prácticas en la administración de proyectos en el ámbito cultural y social y que dicho  esfuerzo en el contexto en que se desarrolla, es el primer paso de muchos más por  mejorar la calidad de proyectos que buscan salvaguardar y revitalizar la tradición del  Boyeo y la Carreta. 

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PLAN DE PROYECTO PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA VICERECTORIA ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

.RESUMEN EJECUTIVO   

La Universidad de Cartagena es una institución de Educación Superior consagrada a formar profesionales integrales mediante el desarrollo de la docencia, la investigación y extensión del conocimiento con pertinencia y equidad, compuesta por tres vice rectorías  dentro de los cuales se encuentra la Vice rectoría Administrativa, que  cuenta con los procesos de las  Secciones de Gestión de bienes y servicios y Gestión Financiera.  

La mayoría de los trámites administrativos de la universidad  son realizados manualmente, lo cual limita el cumplimiento ágil de los trámites de la empresa, deteriorando la calidad del servicio brindado a los clientes.  

Con la puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Cartagena, la Vice rectoría Administrativa pensó en ser más eficiente en el desarrollo de sus actividades, de manera que pudiera optimizar sus recursos y enfocar sus esfuerzos en brindar más servicios de calidad a sus clientes de forma oportuna.  

Por lo mencionado anteriormente, se consideró de gran importancia el desarrollo de este proyecto en la definición del plan de alcance para la automatización de procesos, que en una futura implementación permita al empleado y/o proveedor realizar trámites específicos de forma independiente, en donde se pueda realizar un mejor uso de los recursos, enfocándolos en actividades de mayor impacto en la organización.  

Con el objeto de solucionar la problemática actual de los procesos que se llevan en la institución, se realizó un análisis Dofa , que servirá de base a la propuesta a plantear El objetivo principal de este proyecto consiste en la definición del Plan para automatizar los procesos administrativos de la Universidad de Cartagena direccionando a las áreas de alcance tiempo recursos humanos y comunicaciones.   

El proyecto busca específicamente:  

Elaborar un Plan de Gestión del Alcance  que contenga todos los procesos y   actividades necesarias para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo para ser completado con éxito  

Presentar el plan de implementación de la metodología propuesta que involucre su estrategia, responsables, y principales entregables, que guíen el accionar de los recursos responsables.   

Desarrollar una estrategia de comunicación que garantice el flujo apropiado de la información para evaluar las oportunidades y deficiencias en un tiempo oportuno, definiendo las necesidades de información para cada recurso del proyecto.  

La metodología del proyecto, consideró el uso de cuatro áreas de conocimiento (alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones) y los procesos de iniciación, planificación, ejecución y control. Donde gran parte del desarrollo del proyecto se realizó por medio de sesiones de trabajo con los miembros de las secciones mencionadas anteriormente.  

Estas sesiones de trabajo generaron la información necesaria para determinar cuáles procesos son los más prioritarios y de mayor impacto, de forma que permitan definir un mejor alcance a nivel del proyecto, y de ahí contar con la base para realizar el plan del alcance, la estructura detallada de trabajo, el cronograma de actividades y el plan de comunicaciones.  

Adicionalmente, se incluyó en este documento y en los planes, el análisis y desarrollo de las interfaces asociados a esta automatización con otros sistemas de la empresa, tales Recepción de facturas, Compras, Cuentas por Pagar, entre otros.  

Finalmente, es importante considerar que la automatización de procesos operativos representa un gran avance en la necesidad de hacer más ágil la organización, lo cual también le permitirá  a la Universidad de Cartagena contar con procesos más normalizados y de mayor calidad.  

Este proyecto brindó una base para la implementación de algunos procesos definidos como críticos dentro de los procesos de soporte y apoyo de la Universidad de Cartagena, la cual se espera sea implementada en el corto plazo, dado que en un corto tiempo pueden generarse muchos cambios en cuanto a los procesos y las prioridades de los mismos, afectando el avance obtenido en este proyecto, en cuanto a la identificación y priorización de procesos a automatizar. 

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