RESUMEN EJECUTIVO
BSC C.R. es una empresa fundada en Costa Rica en el año 2014 que cuenta con casi 4000 empleados y dedicada a la manufactura de productos médicos menos invasivos.
La empresa es una multinacional parte de la corporación BSC, la cual cuenta con 32000 empleados alrededor del mundo, quien enfoca todo su negocio en la manufactura, comercialización y distribución de dispositivos médicos menos invasivos alrededor del mundo.
En los últimos dos años, la innovación dentro del negocio de las industrias médicas se ha convertido en algo fundamental para mantenerse competitivo en un mercado sumamente agresivo, por lo que la corporación BSC ha incrementado el desarrollo y la adquisición de nuevos productos y negocios que buscan el crecimiento de toda la organización y ampliar el portafolio de productos con los que actualmente se cuenta.
Dadas las condiciones a nivel mundial, BSC C.R. ha planeado una estrategia para los próximos cinco años, en donde los proyectos se convierten en una parte fundamental de plan, presentándose cómo la herramienta más importante para lograr los objetivos planteados dentro de la Dirección de Operaciones.
Actualmente, de acuerdo con los resultados del año 2018 en la Dirección de Operaciones no se alcanzan las metas de los indicadores planteados de alcance, tiempo y costos de los proyectos con un 50% en promedio de cumplimiento entre las metas y el indicador actual debido a falta de herramientas y documentos estandarizados para gestión de los proyectos de una forma que facilite el inicio, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los mismos.
El análisis de la documentación recabada permitió concluir que la dirección de operaciones no tiene un método para formalizar el inicio de un proyecto dado que muchas de las aprobaciones iniciales de partes fundamentales del proyecto no suceden.
El objetivo general fue elaborar una propuesta de guía metodológica para la gestión de proyectos para la Dirección de Operaciones de BSC C.R, con el fin de establecer procesos estándar para administrar los mismos a través de las siete áreas de conocimiento.
Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico de los procesos actuales de administración de proyectos para determinar el estado actual, identificar las mejores prácticas de Administración de Proyectos que aplican a la organización y al tipo de proyectos desarrollados por la Dirección para aplicarlos en la guía a realizar, diseñar los procesos, las herramientas y técnicas necesarios para la administración de proyectos para que sea el estándar a utilizar en la organización, elaborar una estrategia de implementación de la metodología diseñada para que sea utilizada en la puesta en marcha del proyecto y aplicar la metodología en un proyecto típico de la organización para demostrar su aplicabilidad
La metodología de investigación aplicada correspondió al tipo descriptivo mediante el análisis del entorno existente, con el posterior comparativo entre las prácticas actuales con las mejores prácticas de la administración de proyectos que permitió establecer una serie de procesos estandarizados, herramientas y finalmente una propuesta de metodología para el manejo de proyectos enfocada en la dirección de operaciones.
Durante la evaluación de la situación actual como parte de las herramientas utilizadas para el análisis del proceso de administración de proyecto se realizó una sesión de trabajo con los interesados de los proyectos que se desarrollan en la Dirección de Operaciones de la empresa, se analiza cada uno de los indicadores de los proyectos y sus posibles causas.
Durante esta sesión se concluyó que sólo el 31% de las personas encuestadas utilizaban las herramientas recomendadas para la ejecución de proyectos, esto hacía que los entregables de los mismo pocas veces cumplieran con sus restricciones de alcance tiempo y costo.
Como consecuencia de esto se determinó que, los proyectos no cumplían con los entregables, o los entregables no satisfacían la necesidad, el cumplimiento del costo de los proyectos para los últimos dos años fue de 56% y solo un 40% de los proyectos lograron terminar a tiempo y cumplir con la fecha de entrega.
Para el análisis por área de conocimiento, se realizaron entrevistas a cinco personas con roles claves dentro de la organización para la ejecución de proyectos.
Basado en estas entrevistas se definen las brechas y oportunidades de mejora que presentan cada una de las áreas. Una vez realizado este análisis se realizó una comparación entre proceso actual Administración de Proyectos con Mejores Prácticas en Administración de Proyectos y se mostraron en una tabla comparativa.
Adicionalmente se realizó una encuesta a los líderes de proyectos actuales, y basados en la escala de Likert se definió un % de frecuencia de uso actual de las herramientas de administración de proyectos. Basados en los resultados obtenidos durante la encuesta, se obtuvieron 301 puntos, lo que representa que sólo en un 46% de las ocasiones se utilizaban las mejores prácticas en administración de proyectos
Como parte de la metodología se definieron herramientas estandarizadas que deben ser aplicadas de acuerdo cada una de las áreas de conocimiento definidas para la administración de proyectos.
Se mostró gráficamente el flujo que debe seguir esta metodología propuesta y las dependencias de cada una de las fases, así como las herramientas que las mismas deben seguir.
Adicionalmente se estableció una estrategia de implementación de catorce semanas donde a través del involucramiento de todo el departamento de operaciones y junto con el correcto entrenamiento de todos los líderes del proyecto, se logró establecer esta metodología como parte de los procesos estandarizados de la organización.
Finalmente, se aplicó la metodología propuesta a un proyecto prototipo, donde se demostró la aplicabilidad y utilidad de cada una de las herramientas definidas.
Como conclusiones importantes en la metodología propuesta se definieron las entradas, los procesos y las salidas en cada una de las diez áreas de conocimiento, así como las herramientas
que se acoplaban a los diferentes tipos de proyecto que se realizan dentro de la organización, adicionalmente, las herramientas y técnicas diseñadas se establecieron con un formato estándar
de acuerdo con cada área de conocimiento y pueden ser utilizadas por cualquier líder de proyecto.
Para la dirección de operaciones, se recomendó que esta metodología sea obligatoria para todos los líderes de proyecto. Adicionalmente, para incrementar el compromiso en el uso de la misma, se deben comunicar y hacer visibles los resultados de los proyectos que utilizan estas nuevas herramientas gestión de los mismos utilicen eficientemente la metodología propuesta.
Finalmente, para que la metodología no pierda vigencia, se recomendó la revisión, al menos una vez al año de las plantillas, flujo de información y herramientas para que sean actualizadas y mejoradas, de tal forma que agreguen valor a la organización.
Descargar Aquí: http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2057.pdf
Estudiante : Natalia Montoya
Fecha de Aprobación: Marzo 2020
Tutor: Sara María Romero
PFGMAP2057
PROPUESTA DE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIONES DE BSC C.R.
ESTUDIANTE: NATALIA MONTOYA
FECHA: MARZO, 2020
ABSTRACT:
El presente documento tiene como objetivo elaborar
una propuesta de guía metodológica para la gestión de proyectos para la
Dirección de Operaciones de BSC C.R, con el fin de establecer procesos estándar
para administrar los mismos a través de las siete áreas de conocimiento.
Actualmente, de acuerdo con los resultados del año 2018 en la Dirección de Operaciones no se alcanzan las metas de los indicadores planteados de alcance, tiempo y costos de los proyectos con un 50% en promedio de cumplimiento entre las metas y el indicador actual debido a falta de herramientas y documentos estandarizados para gestión de los proyectos de una forma que facilite el inicio, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los mismos.
La metodología de investigación aplicada correspondió al tipo descriptivo mediante el análisis del entorno existente, con el posterior comparativo entre las prácticas actuales con las mejores prácticas de la administración de proyectos que permitió establecer una serie de procesos estandarizados, herramientas y finalmente una propuesta de metodología para el manejo de proyectos enfocada en la dirección de operaciones.
Como conclusiones importantes en la metodología propuesta se definieron las entradas, los procesos y las salidas en cada una de las diez áreas de conocimiento, así como las herramientas que se acoplaban a los diferentes tipos de proyecto que se realizan dentro de la organización, adicionalmente, las herramientas y técnicas diseñadas se establecieron con un formato estándar de acuerdo con cada área de conocimiento y pueden ser utilizadas por cualquier líder de proyecto.
