PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL DE MATERIALES PARA LOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN QUE SE CONTRATA A CHARPENTIER DUQUE Y ASOCIADOS S.A.

RESUMEN EJECUTIVO

Ha sido una constante la problemática que tiene la empresa constructora Charpentier Duque y Asociados S.A. con el manejo de la entrada, salida y transporte de materiales utilizados en cada una de las obras para las que es contratada La Empresa.

Debido a este mal manejo y control de materiales, La Empresa se ha visto expuesta a robos, inconsistencias en los presupuestos de los proyectos y desperdicios que dificultan la ejecución adecuada de la obra a desarrollar para satisfacer las necesidades y requerimientos de un cliente en específico.

Como consecuencia de lo explicado anteriormente, se presentó la necesidad de desarrollar el plan para la implementación de un programa de control de materiales para Charpentier Duque y Asociados S.A., esto como objetivo general del proyecto a realizar. Éste consta a su vez de una serie de objetivos específicos

alcanzados para haber logrado el objetivo final del proyecto, los cuales son planificar la gestión del alcance del proyecto, para determinar todas las actividades requeridas para la planificación del programa, planificar el cronograma de tareas, basado en la identificación de actividades, secuencia y duración de las mismas,

para crear una línea base del proyecto con la cual poder medir el avance, planificar las comunicaciones para tomar en cuenta cada involucrado de la empresa, sus responsabilidades, métodos o tecnologías usadas para transmitir información y la frecuencia de este intercambio y planificar el recurso humano para saber donde reforzar la infraestructura y capacitar el personal con el que ya se cuenta. Asimismo, para poder lograr recopilar la totalidad de información que era requerida para alcanzar cada uno de los objetivos planteados en este documento, se utilizaron tanto fuentes documentadas como fuentes no publicadas o entrevistas a profesionales que están relacionados al campo de la construcción y que cuentan con amplia experiencia en el manejo de proyectos de esta misma índole.

Finalmente, se pudo concluir que la empresa no cuenta con los sistemas de control requeridos para poder solucionar los distintos problemas que se presentan en cada una de las fases identificadas dentro del ciclo de vida de sus proyectos.

Dentro de estas fases se identificaron una serie de actividades y entregables que permitieron la confección de tanto plantillas como de procesos que permitieran llevar un control y seguimiento adecuado dentro del desarrollo de cada proyecto para los que es contratada la empresa. Finalmente, una de las recomendaciones más importantes que se realizaron para este estudio, fue la de poder definir de manera óptima cada uno de los roles de cada involucrado dentro de la empresa, y hacerles saber de manera adecuada y respetuosa cuando se hace una actividad de manera correcta, y de la misma manera hacerles ver cuando se comete un error dentro de la ejecución de alguno de los procesos que formen parte de un proyecto en específico.

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PLAN DE IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTA CONTABLE PARA LA SIMPLIFICACION DE TRANSFERENCIAS CONTABLES ENTRE ENTIDADES LEGALES PARA EL GBS DE COSTA RICA LTDA.

RESUMEN EJECUTIVO

Dentro de la estructura organizativa de Procter and Gamble, las unidades de negocio GBS (Global Business Services) dan servicios contables y financieros a las otras organizaciones de la compañía, parte de estos servicios incluye el soporte técnico de las herramientas utilizadas para llevar a cabo los objetivos financieros y contables, tales como el cierre de libros.

Dentro de estos servicios de soporte técnico se incluye la realización de proyectos de desarrollo de software basados en las tecnologías contables como SAP, las cuales le permiten a la compañía consolidar de forma global sus operaciones.

Las Unidades de negocio GBS se encuentran ubicadas en tres diferentes puntos estratégicos: San Jose Costa Rica, Newcastle Inglaterra y Manila Filipinas.

Estos proyectos son implementados y desarrollados por el departamento de implementación de proyectos. Dicho departamento cuenta con una cartera de proyectos la cual es manejada por diferentes gerentes de proyectos.

Estos gerentes de proyecto son entrenados en materia de administración de proyectos según los principios y políticas de la compañía.

Como resultado muchos de los proyectos terminan siendo cancelados por falta de requerimientos, excedidos en el presupuesto, y entregados en fechas diferentes a las acordadas inicialmente.

Para resolver la problemática presentada, se planteó como objetivo general la elaboración de un plan de proyecto para implementar un nuevo programa de software que mejore los procesos contables, con el fin de proponer un proceso optimo en la gestión de las diferentes áreas de conocimiento de administración de proyectos, a saber: alcance, tiempo, calidad, riesgo y comunicaciones.

Para el desarrollo de los planes de gestión se realizaron propuestas básicas que se analizaron con los involucrados; jefes de departamento y coordinadores de proyecto.

Las plantillas se elaboraron tomando como base aquella documentación ya existente en la empresa en las gestiones de comunicación y alcance. Para la gestión de la calidad se elaboraron herramientas y técnicas para la planificación, aseguramiento y control de la calidad. Para la gestión del riesgo se elaboró el registro de riesgos basado en material didáctico.

La mayor parte de las fuentes que se utilizaron fueron de origen primario, en esta se realizaron entrevistas con miembros claves del equipo de proyecto de la Dirección Global de Soluciones Financieras, con el fin de obtener los datos de negocio y técnicos necesarios para el desarrollo de la investigación. Se utilizaron además fuentes secundarias basadas en literatura de Administración de Proyectos como lo fue el PMBOK y otras fuentes.

El tipo de investigación desarrollada se fundamentó en una investigación mixta basada principalmente en el criterio de experto que se ha acumulado profesionalmente por el autor del presente trabajo, así como el criterio experto de otros profesionales del ramo.

Se recomienda a la organización la creación de un comité de revisión que pueda garantizar el cumplimiento de requerimientos tanto del proyecto como de los productos, así mismo se recomienda implementar un sistema de entrenamiento para los nuevos gerentes de proyectos, parte de esa iniciativa incluye la formación de un grupo de expertos que sirvan de mentores a los gerentes nuevos.

Se recomienda la documentación de las lecciones aprendidas y la revisión de dichas lecciones antes de iniciar otro proyecto, todo con el fin de sacar provecho a lo aprendido. Y también se recomienda la creación de una medida de evaluación del rendimiento con el fin de motivar la creatividad e innovación así como el crecimiento en el uso de las mejores prácticas.

Como conclusión se determinó que la constante comunicación es clave para el éxito del proyecto, la principal forma de comunicación se logra a través de las reuniones de equipo, principalmente las que son llevadas a cabo con el patrocinador y los interesados principales del proyecto.

La documentación de las lecciones aprendidas no garantiza que un proyecto se implemente bajo el presupuesto y en el tiempo establecido, pero si le da ventaja al gerente de proyecto en relación a los problemas que posiblemente se enfrentaría.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP747.pdf

DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA PARA ADMINISTRAR PROYECTOS EN EL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INMOBILIARIO DE WAL-MART CENTROAMÉRICA

RESUMEN EJECUTIVO

Wal–Mart Centroamérica es una empresa líder en la distribución y venta de productos al detalle, cuya finalidad es brindar el mejor precio y servicio a sus clientes en toda el área nacional y esto lo hace gracias a la construcción de nuevos puntos de venta que permiten satisfacer los requerimientos de todos los habitantes.

Para el crecimiento ordenado de la empresa existe el Departamento de Desarrollo Inmobiliario, cuya responsabilidad es la formulación y gestión de los nuevos puntos de venta, los cuales representan el crecimiento de la empresa.

El Departamento se enfoca en la búsqueda de terrenos estratégicos para instalar puntos de venta, además se encarga de gestionar y tramitar los permisos constructivos, para finalmente ejecutar las obras de construcción.

El motivo por el cual se generó una metodología de administración de proyectos, es porque a pesar de la existencia de métodos para controlar los proyectos, actualmente no existen lineamientos que permitan la orientación de los colaboradores y que, además, definan la forma en que ellos deben guiarse.

Para ello se estableció como objetivo general el desarrollo de una metodología de Administración de Proyectos en el Departamento de Desarrollo Inmobiliario de Wal-Mart Costa Rica, con la finalidad de organizar las áreas que conforman el departamento y sus entregables finales, y que, de esta forma, permita mejorar la ejecución, seguimiento y control de los proyectos, dando valor agregado en las futuras obras.

 Como objetivos específicos se determinaron: describir los principales procesos y procedimientos de la metodología para establecer su relación con las Áreas de Diseño, Bienes Raíces y Construcción; definir herramientas de control y seguimiento para la gestión del alcance, tiempo, calidad y comunicaciones; identificar los roles y responsablilidades de la administración y ejecución de la metodología para aplicar las prácticas de Administración de Proyectos adecuadamente; y proponer una estrategia de implementación de la metodología para guiar el proceso en sus diferentes fases.

La forma en que se realizó el estudio fue por medio de entrevistas a los principales miembros del equipo que conforman el Departamento, y además se recopiló información de proyectos anteriores.

Con base en esto se establecieron las propuestas de implementación de herramientas metodológicas para el Departamento de Desarrollo Inmobiliario.

Con la utilización de la metodología propuesta, el Departamento de Desarrollo Inmobiliario brindará un mejor servicio en la creación de nuevos puntos de venta alrededor del país, ya que permitirá un ordenamiento de los procesos y, por consiguiente, un mejor servicio para el crecimiento de la empresa y, de forma consecuente, los resultados de los proyectos serán los esperados por los gerentes del país y su equipo.

 Para el Departamento de Desarrollo Inmobiliario será de gran valor la aplicación de la metodología como única herramienta para la gestión de los proyectos, ya que se acumulará información relevante para nuevas obras y, de esta manera, se generará información más precisa y valiosa para la toma de decisiones para el gerente de país.

Este aspecto permitirá identificar posibles mejoras en los pasos descritos en la metodología, facilitando la inclusión de dichos cambios en las plantillas propuestas.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP646.pdf

PROPUESTA DE PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO BASADO EN LA TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INCORPORADO A UN PLANDE NEGOCIO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UN RESTAURANTE DE COMIDA VEGETARIANA

RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad, gracias a los modernos métodos de análisis químico se ha comprobado que los cereales, frutas, semillas, verduras, legumbres y hortalizas además de nutritivas cuentan con antioxidantes (minerales y vitaminas) y fitoquímicos (de acción curativa) que no poseen los alimentos de origen animal.

Motivo por el que muchas personas han adoptado una dieta vegetariana, sencilla y natural.

De este modo, el patrocinador visualizó la venta de productos vegetarianos como un nicho del mercado por explotar. Razón por la que este documento propone un plan de gestión de proyecto basado en la teoría de administración de proyectos incorporado a un plan de negocio para el establecimiento de un restaurante de comida vegetariana en San Isidro de Vázquez de Coronado.

Dicho plan de negocio se divide en seis áreas importantes de investigación: la estratégica que define el rumbo del negocio, la financiera que evalúa los gastos y rentabilidad, la operativa que identifica los procedimientos para un servicio exitoso, la organizativa que define la estructura administrativa, la de mercadeo que plantea como distinguir está propuesta de la competencia y la de implementación donde se establecen herramientas con las que se podrá evaluar el éxito del proyecto.

Aspectos que permitirán al patrocinador visualizar las variables necesarias para el buen manejo del entorno y maximizar la posibilidad del éxito empresarial.

Para garantizar el alcance de dichos objetivos se utilizaron los siguientes métodos de investigación: el inductivo – deductivo donde se analizaron datos para deducir elementos necesarios para este caso específico, el estadístico que permitió interpretar datos numéricos, la información por entrevista que ofreció un intercambio con expertos y el trabajo de campo que se realizó directamente con algunas fuentes de información.

Métodos que se apoyaron en la investigación mixta que contempla las fuentes primarias o de campo y secundarias o documentales, ya que su combinación ayuda eficazmente a sistematizar el conocimiento y organizar y presentar debidamente los resultados.

Entre las fuentes primaras se utilizaron las entrevistas con profesionales de las áreas de gastronomía, contabilidad, arquitectura, ingeniería y seguros, así como el trabajo de campo con ministerios, municipalidad y bancos. Con respecto a las fuentes secundarias se consultaron: libros, enciclopedias, revistas, periódicos, tesis de grado y artículos de Internet relacionados con Administración de Negocios y de Proyectos, restaurantes, gastronomía y vegetarianismo. Lo que se complementó con el uso del libro Guía del Project Management Body of Knowledge, (PMBOK: por sus siglas en inglés), mismo que contempla los Fundamentos de Administración de Proyectos propuesta por el Project Management Institute (PMI), así como el uso de las herramientas informáticas: WBS, MS-Project, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word y Microsoft Office Visio.

Entre las conclusiones tenemos que el establecimiento del restaurante vegetariano en el cantón de San Isidro de Vázquez de Coronado se ve como una gran oportunidad de negocio, ya que en la zona no se cuenta con esta opción gastronómica.

El proyecto cuenta con 47 actividades por realizar durante un periodo de 120 días, teniendo como fecha de inicio el 01 de junio del 2010 para culminar el 17 de noviembre de 2010. El costo total estimado de ejecución del proyecto es de $90.000,00.

Una vez que este proyecto inicie operaciones, en el primer año de operación del mismo se espera atraer de la zona central del país un promedio de 80 personas al día, para un total de 2240 clientes mensuales, que consuman un promedio de ¢6500, con lo que se lograría luego de 1 año y 6 meses en el escenario más probable del proyecto pagar la inversión inicial y seguir generando rentabilidad y captar dinero que se utilice en otras inversiones.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP743.pdf

METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS DE CONSTRUCCION DE PLANTAS DE CELULOSA

RESUMEN EJECUTIVO

El aumento de la demanda de Celulosa a nivel mundial ha tenido un crecimiento sostenido desde el año 2000. Por tal motivo, los grandes productores de celulosa a nivel mundial, iniciaron estudios para instalar nuevas plantas de celulosa para cubrir la demanda del mercado.

Por su experiencia en el mercado de producción de celulosa las empresas evalúan muy bien los impactos que este tipo de industrias producen en el ambiente pero no cuál será la respuesta de las poblaciones afectadas por estas obras.

Las organizaciones de ambientalistas y de protección de la biodiversidad a nivel mundial, se oponen tenazmente al desarrollo de este tipo de proyectos en el mundo y utilizan todos los medios políticos y sociales a su alcance para afectar la ejecución de estos proyectos.

Los proyectos se han visto enfrentados así a una multiplicidad de situaciones de riesgo que han entorpecido su ejecución, o se han traducido en rechazos a los financiamientos, cambios en las exigencias y demoras en sus aprobaciones.

Con el objetivo de enfrentar estas situaciones se desarrolló un estudio cuyo objetivo general fue “Proponer una metodología para la gestión de riesgos aplicable a proyectos de construcción de plantas de producción de celulosa para asegurar el éxito de futuros proyectos de este tipo”.

Para alcanzar ese objetivo general se identificaron los siguientes objetivos específicos: analizar la estrategia de identificación, evaluación, respuesta, seguimiento y control de los riesgos utilizada en proyectos de este tipo para identificar puntos de mejoras; realizar una propuesta de procesos y herramientas a considerar para realizar la correcta identificación y evaluación cualitativa de los riesgos, establecer los planes de respuesta a ellos y su seguimiento y control, para ser utilizados en futuros proyectos de producción de celulosa; y aplicar la propuesta de procesos y herramientas desarrollada a un caso particular, basado en las lecciones aprendidas de proyectos anteriores y en la experiencia del autor.

Para desarrollar y alcanzar los objetivos del proyecto se utilizaron fuentes de información primaria, como es la experiencia del autor, y secundarias, como son las experiencias de empresas productoras de celulosa y las publicaciones del Project Management Institute, PMI.

La metodología que se utilizó para realizar el estudio fue del tipo analítico sintética y se basó en la experiencia y en la revisión de los documentos disponibles. Los métodos de investigación aplicados fueron la observación, la descripción, el examen crítico, la descomposición, la enumeración de sus partes, la ordenación y finalmente la clasificación.

Las herramientas utilizadas en el análisis fueron la revisión de documentos, la recopilación de información, el registro de riesgos, el análisis cualitativo de riesgos, la matriz de probabilidad, la evaluación de los riesgos, el análisis de variación y tendencias, las estrategias de respuesta, y el plan de seguimiento y control.

Los riesgos se agruparon de acuerdo a su origen, y se clasificaron según los objetivos y áreas del proyecto a las cuales afectan. A partir del análisis de la información disponible se identificó la estrategia que las empresas utilizaron para la identificación de los riesgos y la forma como los abordaron.

A partir de los lineamientos del PMI se propusieron herramientas para la identificación de riesgos y su evaluación cualitativa. Se propuso también un Registro de Riesgos que incluye la identificación, la evaluación cualitativa, el tratamiento y el seguimiento y control de los riesgos.

Finalmente se aplicaron las herramientas propuestas y el Registro de Riesgos a un caso particular basado en ciertos supuestos, utilizando la información de proyectos recientes y la experiencia del autor.

Entre los resultados más relevantes podemos citar:

En los análisis de riesgos de proyectos recientes erróneamente se llaman riesgos a las situaciones que pueden causar riesgos o a las categorías de los mismos. La descripción de los impactos nunca hace referencia a cuál de los objetivos del proyecto –tiempo, costo, alcance u otros- afectan. Se definen las causas que producen los impactos y su efecto, pero no como afectan los objetivos. Las empresas no cuentan con un Plan de Riesgos tal como lo sugiere el PMI.

Se ha realizado una propuesta de procesos y herramientas a considerar para realizar la correcta identificación y evaluación cualitativa de los riesgos, establecer los planes de respuesta a ellos y su seguimiento y control

Entre las principales conclusiones podemos citar que:

Se ha preparado un ejemplo práctico de aplicación de la propuesta de procesos y herramientas desarrollada, el cual se ha basado en las lecciones aprendidas de proyectos anteriores y en la experiencia del autor.

Los resultados se presentan en un Registro de Riesgos, el cual incluye las actividades del plan de seguimiento y control, cuyo modelo podrá ser utilizado en futuros proyectos de nuevas plantas de celulosa.

Se propone continuar con el desarrollo de la herramienta propuesta para poder incorporarle el análisis cuantitativo de los riesgos.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP742.pdf