GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE MINERÍA EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA SANTA FE LTDA.

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa Constructora Santa Fe Limitada, es una empresa costarricense fundada en el año 1974. Creada originalmente para desempeñarse en el mercado costarricense de la construcción de carreteras y movimientos de tierras, cuyo desempeño en ese tipo de obras le permitió constituirse, en la región de Centroamérica, como una de las empresas líderes en el mercado.

Como estrategia de expansión, incursionó en el mercado de la minería no solo a nivel centroamericano, sino que también amplió sus horizontes a Suramérica constituyéndose actualmente en una empresa con renombre en el ámbito de la minería, en el cual se ejecutan proyectos de obras civiles en minas a cielo abierto,y se realiza el movimiento de tierras para la extracción del mineral, como parte de proceso productivo de la mina. 

Fue así como se identificó una oportunidad de consolidar a la empresa en el ámbito minero, a través del diseño de una metodología, que le permitiera contar con las herramientas, procedimientos y procesos necesarios para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar, de una manera eficiente los proyectos de minería.

En ese momento, no se contaba con una herramienta o metodología que integrara todas las áreas de conocimiento, ni los diferentes grupos de procesos, de manera que se pudiera efectuar una eficiente administración de proyectos, por lo que en ese momento la empresa manejaba sus proyectos de una manera no estandarizada y con base en la experiencia adquirida desde sus inicios, por lo que tendía a hacerse de una manera muy empírica.

Los proyectos de minería, requieren de un adecuado y estricto control de la ejecución del proyecto, lo que implica necesariamente una planificación cuidadosa de los principales elementos de alcance, tiempo, costo y adquisiciones.

Adicional mente, por el tipo de actividades que se realizan, una adecuada planificación, seguimiento y control de los riesgos, permite que las actividades se desarrollen de una manera más segura y eficiente. Por lo anteriormente indicado, el objetivo general planteado fue el siguiente:desarrollar una guía metodológica para la administración de proyectos, que 

sirva de referencia para estandarizar los procesos y procedimientos en las obras de minería que ejecuta Constructora Santa Fe Ltda. 

Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico de la situación actual, para establecer la forma en que se administran los proyectos e identificar las oportunidades de mejora; proponer una metodología para la Administración de Proyectos de minería, para estandarizar los procedimientos de los procesos involucrados en este tipo de proyectos; elaborar plantillas estándar que sirvan de base, para realizar una administración de proyectos eficiente y proponer un plan de capacitación para el uso adecuado de la metodología en los proyectos de minería.

Para la presente investigación, la metodología utilizada fue la inductiva-deductiva y la analítica-sintética. Se realizó un diagnóstico inicial de la forma en que se administraban los proyectos, con base en la observación e información documental de un proyecto en específico y a partir de ello, se diseñó una metodología general aplicable al ámbito de los proyectos de minería y se establecieron las diferentes plantillas a utilizar, como parte de esta propuesta  metodológica.

Dentro de las conclusiones obtenidas con el desarrollo de la investigación se lograron identificar algunos problemas de índole organizacional   que deben ser mejorados de previo a la implementación de las metodologías propuestas, de manera que se puedan maximizar los beneficios que se puedan obtener.

La metodología propuesta constituyó una guía estándar, con el fin de brindar elementos suficientes que le permitieran a los gerentes de proyecto y el equipo de trabajo organizar la forma en la que se trabaja y estandarizar las actividades involucradas en los proyectos de minería.

Finalmente,como complemento al esquema metodológico propuesto, debe considerarse la incorporación de las áreas de conocimiento no incluidas en el alcance de esta investigación, de manera que se conforme una estrategia integral que involucre a todas las áreas.

Se debe realizar un análisis para identificar los factores ambientales de la empresa y hacer un levantamiento de los activos de los procesos de la organización, con el fin de poner esta información al alcance del departamento de ingeniería, de manera que se puedan tomar en cuenta durante la planificación y ejecución de futuros proyectos.

Una vez que se logre implementar la metodología propuesta para la administración de proyectos de minería, paralelamente se debe trabajar en el desarrollo de las áreas de conocimiento de la integración, de la calidad, de los recursos humanos y de las comunicaciones, de manera que se abarquen todas las áreas de conocimiento e integrarlas todas en una sola metodología.

Estudiante :Randall Castillo Briseño 

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1163.pdf

Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena

RESUMEN EJECUTIVO

El 6 de octubre de 2010, cumplió la Universidad de Cartagena 184 años, y con ello 184 años de prestigio académico a nivel nacional e internacional.

La Universidad de Cartagena, ha contribuido y contribuye de manera significativa al desarrollo social y científico de la Región Caribe de Colombia y del país en general. Se encuentra conformada en Cartagena por tres grandes sedes y tiene CREAD en varios municipios del país haciendo presencia hasta en los lugares más recónditos y colocando la educación, la tecnología y el saber al servicio de la comunidad Colombiana.

La Universidad de Cartagena asumió el reto de la calidad y la responsabilidad social desde sus procesos misionales, para responder de manera efectiva a su misión y satisfacer las necesidades de la comunidad y la región en general. Hoy los programas del área de la salud realizan investigaciones cuya meta es mejorar las condiciones de vida de los Cartageneros pues conceptúan sobre temas de medio ambiente y recursos renovables. 

El Instituto de Hidráulica de la Universidad de Cartagena, trabaja conjuntamente con la Alcaldía para explicar y desarrollar alternativas de solución a problemas generados en la ciudad por inundaciones, se estudia la situación del Cerro de la Popa, se acelera la construcción del Transcaribe, etc. Todo lo anterior contribuye no sólo al prestigio académico y social de la Universidad de Cartagena, sino exigen una actitud responsable de esta institución.

De igual forma en los procesos realizados por los programas del área de la salud generan contaminantes que exigen el tratamiento adecuado para mitigar el impacto ambiental.

La insuficiencia de profesionales ambientales junto con la falta de formación y concientización ambiental contribuyen en forma negativa al impacto ambiental. 

De allí el deseo y la necesidad de desarrollar la propuesta de un Plan Institucional de Gestión Ambiental, que logre engranar de manera efectiva todo lo que la Universidad en materia ambiental viene realizando para encausar los procesos hacia un desarrollo sostenible institucional y comunitario.

Para lo anterior se propone como objetivo general diseñar el Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, para sensibilizar a los estamentos (estudiantes, profesores, administrativos y trabajadores) al uso adecuado y efectivo del manejo ambiental de los recursos naturales ambientales y tecnológicos en todos los Procesos institucionales. Y cuatro objetivos específicos que permitirán el feliz término del proyecto así: 

(1) Realizar un diagnóstico de la situación ambiental de todos procesos de la Universidad de Cartagena partiendo de la caracterización cualitativa y cuantitativa de los residuos y/ o vertimientos líquidos generados en los diferentes procesos de la Universidad de Cartagena, del análisis del aire y de los servicio de agua y luz. 

(2) Desarrollar El Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena. 

(3) Establecer indicadores ambientales que permitan hacer análisis y seguimiento al PIGA de la Universidad de Cartagena.

(4) Desarrollar programas y estrategias de educación ambiental, para motivar y vincular de manera permanente a los distintos estamentos institucionales al Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena.

La propuesta del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, parte de un diagnóstico interno y externo realizado en el Área de Zaragocilla de la Universidad de Cartagena donde se encuentran las Facultades de Enfermería, Medicina, Odontología y Ciencias Químicas, por considerar que estos procesos causan mayor impacto ambiental.

Entre las herramientas de ésta investigación se utilizó la matriz DOFA que permitió establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas ambientales que actualmente tiene la Universidad de Cartagena. 

Dada la naturaleza del proyecto durante todas las actividades de la planeación se realizaron visitas, se utilizó observación directa en las sedes de la Universidad de Cartagena, donde se aplicará el estudio del proyecto. 

Así mismo se aplicaron entrevistas y cuestionarios a expertos para establecer el alcance del proyecto, realizar el acta de constitución, establecer la asignación de recursos y definir los pasos necesarios para alcanzar el proyecto en el tiempo propuesto.

Esta investigación propone para comunicar y vincular el Plan de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena, el establecimiento de los programas de Gestión de Recurso Hídrico y Energético, Control de Contaminación Atmosférica, Gestión de Residuos Peligrosos y Gestión de Residuos no Peligrosos.

Se concluye mediante esta investigación entre otros aspectos, que la Universidad de Cartagena, presenta elevados consumos de agua potable y de energía, lo que ocasiona pagos de grandes cantidades de dinero a las empresas Aguas de Cartagena y Electricaribe respectivamente, que falta cultura ambiental en los estamentos Universitarios, que la política ambiental debe fortalecerse, que se debe reactivar el Comité de Gestión Ambiental de la Universidad de Cartagena y principalmente que en los proyectos se deben aplicar los procesos de planificación, ejecución y control de los proyectos además de la iniciación y cierre (Guía PMBOK). Y se recomienda el apoyo de la Directiva de la Universidad de Cartagena al equipo del proyecto, la capacitación y el aprovechamiento de los equipos y recursos de los que dispone y la aplicación de la herramienta Administración de Proyectos a los proyectos futuros.

Estudiante:  Jenny del Socorro Gomez Bernett

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1161.pdf

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OAP EN AMWAYENTERPRISE PROCESS CENTER

RESUMEN EJECUTIVO

Amway fue fundada hace 50 años y tiene como fin la venta directa de sus productos alrededor de más de 82 países, con ventas de aproximadamente $8.2 billones. 

El crecimiento de la organización en regiones como Asia, Europa y Latinoamérica, ha provocado que la empresa tenga que enfocarse en un nuevo plan estratégico que permita acrecentar aun más sus ventas en estas regiones. Como parte de este plan estratégico, se decide crear centros de servicios en cada una de las regiones mencionadas que permitan realizar un acercamiento a los mercados de manera más eficiente y eficaz.

Para la región de Latinoamérica, se toma la decisión de crear en Costa Rica elcentro de servicio denominado Amway-Enterprise Process Center, el cual brindaservicios financieros tanto a su casa matriz en los Estados Unidos como a laregión latinoamericana.

Amway-Enterprise Process Center se encuentra en un período de transición de los procesos financieros, lo cual le permite a la organización realizar mejoras a las actividades para proveer un servicio de alta calidad a todos sus clientes, tanto internos como externos. Por tal motivo, la organización ha empezado a enfocarse en desarrollar proyectos que permitan mejorar los procesos financieros que tiene a su cargo.Amway-Enterprise Process Center actualmente cuenta con poca experiencia en el tema de Administración de Proyectos. 

La empresa no utiliza una metodología estándar, ni normas y procedimientos que ayuden a regular la ejecución de los proyectos de la organización. Por tal motivo, se ha analizado la importancia de la aplicación de la Administración de Proyectos en la entidad, con el fin de mejorar y agilizar los procesos durante la ejecución de los proyectos.

La organización desea un crecimiento eficiente y eficaz, por lo cual utilizar la metodología de la Administración de Proyectos tiene un gran valor agregado, y la mejor opción es implementando una Oficina de Administración de Proyectos en la empresa, la cual garantizaría la utilización de una metodología estandarizada de administración de proyectos.

El objetivo general de este trabajo es elaborar una propuesta para la creación e implementación de una oficina de administración de proyectos que permita ejecutar con éxito los proyectos de la organización en términos de tiempo, costo y calidad. 

Los objetivos específicos son: describir la capacidad de respuesta de la empresa para apoyar las necesidades de la nueva oficina de proyectos, de conformidad al tipo de estructura organizacional actual de Amway-Enterprise Process Center; diagnosticar la situación actual de Amway-Enterprise Process Center con el fin de medir su grado de madurez en términos de administración de proyectos; definir el tipo de Oficina de Administración de Proyectos para Amway- Enterprise Process Center que llene las necesidades de cada una de las áreas funcionales de la entidad; definir la estructura organizacional de la Oficina de Proyectos para Amway-Enterprise Process Center: equipamiento humano, funciones y responsabilidades, presupuesto de operación, requerimiento de equipo tecnológico, de los integrantes y cultura organizacional; definir el plan de capacitación que necesita la entidad para fortalecer el conocimiento de Administración de Proyectos en Amway-Enterprise Process Center.

Para alcanzar lo propuesto anteriormente, se utilizó el método de investigación analítico-sintético. La metodología se aplicó desde el inicio del proceso; se realizó una investigación tanto documental como de campo para la obtención de los resultados del trabajo. 

Una vez obtenida y recopilada la información, se procesó y se analizaron los resultados para determinar la mejor propuesta de acuerdo con las necesidades de la organización. 

Los resultados se obtuvieron mediante los objetivos establecidos en el presente documento, los cuales hacen referencia al grado de madurez de la entidad en términos de la Administración de Proyectos, la situación actual de esta y la definición de la mejor estructura organizacional que la Oficina de Administración de Proyectos debería desarrollar.

Los resultados de la investigación fueron: el grado de madurez en que se encuentra la organización es de un nivel bajo de conocimiento de la Administración de Proyectos, en donde existe una ausencia de procesos, alineamientos, políticas y una metodología definida que permita desarrollar los proyectos de manera eficiente y eficaz. 

Tampoco cuenta con una base de datos que permita almacenar los proyectos de manera correcta. Bajo estas circunstancias, Amway-Enterprise Process Center muestra una carencia referente a la Administración de Proyectos que le permita planificar y ejecutar correctamente

los proyectos.

Dentro de las medidas que se deben ejecutar en la organización está la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos en un corto plazo,en donde se defina una metodología de acuerdo con las necesidades de la entidad, creación y aplicación de normas, procedimientos, plantillas, base de datos de fácil acceso para los involucrados de los proyectos, cambio de cultura organizacional en donde la Administración de Proyectos tenga un impacto positivo dentro de la organización; esto con el fin de que Amway-Enterprise Process Center obtenga los beneficios de la Administración de Proyectos.

Estudiante:  Maria Fernanda Mora Vargas

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1159.pdf

Plan de Gestión de Alcance, Tiempo, Aseguramiento de la Calidad, Riesgo, y Comunicaciones del Proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada (Plan Piloto)

Resumen Ejecutivo

La Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), ha invertido en un gran portafolio para programas de proyectos a través de cuatro puntos cardinales, como son; el programa de red fija para fortalecerla y crear todos aquellos aspectos necesarios para brindar los servicios a este nivel, el programa de red IP (Protocolo de Internet) nos permite aprovechar todas aquellas bondades de la familia de protocolos TCP/IP y la consiguiente satisfacción oportuna de nuestros clientes, el programa de red móvil para poder activar todas aquellas iniciativas al contexto de los servicios móviles y para aquellos clientes que puedan aprovecharlas y por último, el programa de comunicaciones globales para impulsar y dar las soluciones a los clientes empresariales y los que tienen esta necesidad. (ICE, 2006).

Los servicios telefónicos tradicionales usados para comunicaciones vocales y fax, denominados POTS (“Plain Old Telephone Services”, por sus siglas en inglés), de uso frecuente en el siglo XX, prestados por la mayoría de los operadores telefónicos del mundo, entre ellos el ICE, sobre redes de acceso de cobre, deben transformarse en modernos servicios de info-comunicaciones para voz, datos y televisión, con un gran ancho de banda sobre redes de nueva generación NGN (“New Generation Networks”, por sus siglas en inglés), para adecuarse a las necesidades del siglo XXI.

Este proceso tomo en cuenta la modernización, la integración y la convergencia de tres tipos fundamentales de servicios: Voz IP “Voice over IP“ (VoIP), Internet de alta velocidad “High Speed Internet” (HSI) y televisión IP (IPTV), denominados también Servicios Triple Play.

Las redes de acceso no se escapan de todo este proceso de modernización y los operadores de telecomunicaciones del mundo, entre los que el ICE no es la excepción, se enfrentan al reto de migrar sus redes de cobre a modernas redes de acceso basadas en fibras ópticas “New Generation Access Networks” (NGAN), en un proceso gradual y progresivo.

Los nuevos requerimientos de servicios de los clientes del ICE plantearon la necesidad de brindar servicios de info-comunicaciones de gran ancho de banda, con gran calidad y eficiencia, de una manera integrada y con convergencia no solo de tecnologías, sino también de servicios.

La mejor alternativa tecnológica que posibilita el desarrollo de una red de acceso óptica en el ICE, capaz de soportar los nuevos servicios Triple Play, con calidad, eficiencia, integración y convergencia, se denomina Red Óptica Pasiva Gigabit o “Gigabit Capable Passive Optical Network” (GPON, por sus siglas en inglés).

Este PFG (Proyecto Final de Graduación) tiene como propósito ser la guía de consulta sobre los planes subsidiarios del proyecto de Fibra Óptica de Capacidad Avanzada, centrándose en los planes de administración de las comunicaciones, los riesgos, la calidad, alcance y tiempo, para conformar así el Plan de Gestión del Proyecto.

En principal objetivo de este PFG fue “Proponer un Plan de Gestión del Alcance, Tiempo, Calidad, Riesgo, y Comunicaciones del Proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada (Plan Piloto), para migrar parte de la Red de Acceso Fija a una red de Nueva Generación.

Entre los objetivos específicos de este PFG fue el desarrollar una definición del alcance del proyecto que permita delimitar adecuadamente el trabajo a realizar, estableciendo un cronograma de trabajo acorde con las necesidades del proyecto, identificar los principales riesgos que podrían afectar el proyecto y establecer a su vez las respuestas adecuadas a los eventos identificados, desarrollar el plan de gestión de la calidad, para el proyecto bajo los procesos de planificación, aseguramiento y control de la calidad, para asegurar que satisfaga las necesidades requeridas, tanto desde el punto vista metodológico del proyecto así como de los requerimientos del usuario y desarrollar el plan de gestión de las comunicaciones, para el proyecto, para asegurar en forma oportuna la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición de la información.

Es importante mencionar que el desarrollo de este proyecto de Fibra Óptica de Conectividad Avanzada se hace en apego a los procedimientos de Administración de Proyectos, usando la Guía de PMBOK, 2004. Al desarrollar cinco aéreas de conocimiento esenciales de la administración de proyecto. 

Dicha metodología describe cinco grupos de Procesos de Dirección de Proyectos, sin embargo, el desarrollo de este PFG se limita al grupo de procesos de planificación. Adicional mente se realizan conclusiones para cada uno de los objetivos específicos alcanzados. Entre las recomendaciones mas importantes se establece que el desarrollo del proyecto se debe realizar con estricto apego a la administración profesional de proyectos.

Evaluar y poner atención a la asignación de recursos a las actividades del cronograma del proyecto para que estos estén disponibles antes de iniciar los trabajos. 

Analizar con sumo cuidado las solicitudes de cambios que se soliciten en el proyecto, documentarlas, analizarlas y justificarlas para valorar el impacto que se pueda presentar en el alcance, tiempo, costo y calidad.

Continuar con reuniones de coordinación, esto con el propósito de mantener a todos los miembros de equipo informados y comprometidos con el proyecto.

Mantener una buena relación de trabajo, comunicación y de coordinación con las empresas adjudicadas en la contratación administrativa, para que las obras por realizar por estas estén a tiempo según cronograma del proyecto. 

Tomarse el tiempo necesario para la planificación es esencial para llevar a cabo con éxito cualquier proyecto.  Esto debido a que se incurre en el error de planificar y ejecutar en forma paralela y esto no es una buena práctica. Un buen tiempo de planificación da como resultado un menos tiempo en la ejecución, y se obtienen resultados acorde con los requerimientos que previamente se identificaron de forma correcta.

Estudiante:  Carlos Chacón Torres

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1158.pdf

Plan de proyecto para el desarrollo de un sistema de información de Gestión del Desarrollo Humano (GDH)

RESUMEN EJECUTIVO

En la presente tesis se desarrollará un plan de proyecto para el desarrollo de un sistema informático para la Gestión del Desarrollo humano, producto de mi experiencia como consultor en el desarrollo de sistemas de Recursos Humanos. 

El propósito del plan es planificar las fases del proyecto brindando los mecanismos para la administración de la construcción de un producto de software, destinado a los departamentos de Recursos Humanos de cualquier empresa costarricense. 

El plan será desarrollado para la empresa NASA S.A, empresa recién constituida jurídicamente y que cuenta ya con dos miembros, que para efectos de este plan cumplen los roles de Administrador de proyectos (Norman Catalán Cerdas) y la Analista de negocios (Irina Zúñiga Montero), fundadores y socios de la empresa.

Es claro que la globalización ha agregado un dinamismo adicional en las organizaciones, que tiene su efecto sobre el comportamiento de las personas, llevando tanto al personal humano como a las empresas a encaminarse en la búsqueda constante de las mejores oportunidades y personal de mayor calidad.

Las herramientas tecnológicas tienen una participación clave, brindando nuevas oportunidades de intercambio de información entre los diversos grupos de personas que conforman la organización, pero sobre todo ayudando a marcar la diferencia entre las empresas por el grado de calidad de información que proveen, por lo tanto es que en un inicio el sistema deberá abarcar en términos generales, los procedimientos de los departamentos de Recursos Humanos de las empresas costarricenses implementando mecanismos para el trasiego de información entre el departamento y el resto de los funcionarios de una organización.

El objetivo de este estudio es promover un plan de desarrollo de software que marque las pautas para su implementación, definiendo las fases que abarcará, los costos relacionados, las actividades que se desarrollarán y una conformación del equipo que lo desarrollará. Para esto se utilizará como base la metodología de desarrollo del software: Proceso Unificado del Software (RUP, por sus siglas en inglés).

La metodología utilizada es ideal para este tipo de proyectos ya que permitirá a la analista de negocios, persona con la formación académica y experiencia en el campo de la Administración de Recursos Humanos, asegurarse que el producto cumplirá con los requerimientos que se definan durante la ejecución de este plan, ya que proporciona espacios donde podrá hacer ajustes oportunos, que no afecten el alcance, por ende, en costos innecesarios.

En el apartado de teoría de la gestión del desarrollo humano, se fundamenta claramente los objetivos por funcionalidades que deberá considerar la analista de negocio, además de que da al lector una idea conceptualizada del producto que se desea desarrollar considerando la importancia que tiene el departamento de recursos humanos en las organizaciones, el cual siempre debe de estar alineado con la estrategia de la empresa.

Es de suma importancia la definición del alcance durante la fase de conceptualización del proyecto, ya que éste se plasma en el cronograma de actividades, el cual por el limitado financiamiento, no deberá sobrepasar el tiempo estimado en cada una de ellas, sin olvidar que ya se consideró holguras en aquellas actividades, que producto de la experiencia sabemos que podrían sufrir modificaciones durante la fase ejecución, propio de un desarrollo de software.

Durante el apartado de desarrollo de esta tesis, que corresponde a la planeación del proyecto, se hace especial énfasis en la conceptualización y análisis de los requerimientos, ya que por experiencia y abonado al conocimiento adquirido durante el periodo de estudio de la maestría en Administración de Proyectos se hizo énfasis en que el mayor fracaso de los proyectos se da por negligencia en la planeación y análisis de los mismos. 

Por lo tanto, se encontrarán los diferentes planes que se consideran necesarios para el desarrollo del producto, los cuales serán la guía para establecer las desviaciones durante la ejecución, de tal forma que se pueda hacer los ajustes necesarios para terminar dentro del alcance, tiempo y recursos estimados.

Es de vital importancia que dicho plan sea analizado por el Administrador de proyectos y analista de negocio de tal forma que cuando se inicie su ejecución estén muy claros de su papel. Además en el momento en que se incorporen a los desarrolladores, se les de una inducción sobre la metodología y el plan de forma que todos puedan utilizar el máximo la planeación desarrollada.

Estudiante:  Norman Enrique Catalán Cerdas

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1154.pdf

METODOLOGÍA PARA EL PLANEAMIENTO, EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS CULTURALES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES QUE CONFORMAN LA RED DE BOYEROS(AS) Y ARTESANOS(AS) DE COSTA RICA.

RESUMEN EJECUTIVO

La red de Boyeros(as) y Artesanos(as) de Costa Rica es una estructura organizacional que articula un conjunto de organizaciones sociales y culturales de diversa índole, que interactúan y ejecutan sus acciones y estrategias en diversas comunidades yregiones, así como a nivel nacional para salvaguardar y revitalizar la Tradición del Boyeo y La Carreta. 

La existencia de la Red data de décadas atrás, no obstante es hasta el año 2005 con los inicios de gestión política, técnica e investigativa por diversas instancias públicas nacionales e internacionales,las cuales dieron inicio a los procesos por declarar a la tradición del Boyeo y la Carreta como patrimonio de la Humanidad, donde dicha Red recobra una importancia y visibilización en el sector cultural.

La obtención de la declaratoria intitulada “Proclamada Obra Maestra del Patrimonio Oral e Inmaterial de la Humanidad del Boyeo y la Carreta”, así como sus instrumentos de gestión para la salvaguarda y revitalización, dieron un impulso y fortalecimiento a las organizaciones de manera individual, así como fomentaron la cohesión y consolidación dela Red como movimiento social dentro el Sector Cultura.

Si bien se dieron estas acciones entre 2006 – 2008, el informe de labores sobre los resultados y objetivos impulsados por los instrumentos de gestión y estrategias que decantaron la declaratoria, evidenciaron la importancia de generar nuevas acciones para mejorar y fortalecer el accionar de gesitón y administración de las organizaciones vinculadas al gremio de boyeros(as) y artesanos(as).

Es a partir de esto, que el presente Proyecto Final de Graduación se plantea como objetivo general, elaborar con base a las necesidades y expectativas de las organizaciones socioculturales que conforman la Red, una propuesta metodológica para el planeamiento,

ejecución y control de proyectos culturales vinculados a la tradición con el fin de salvaguardarla. 

Para ello, se propone desarrollar un diagnóstico organizacional la Red para identificar las necesidades y expectativas, un mapeo de actores sociales vinculados a la tradición y partiendo de estos dos insumos, establecer una propuesta de metodología para el planeamiento, ejecución y control de proyectos culturales utilizando como base las buenas prácticas del Project Management Institute (PMI, 2008), para fortalecer la gestión de acciones, estrategias e inversiones de la Red.

El proceso metodológico para alcanzar dichos objetivos consistió en desarrollar las referencias conceptuales sobre las fuentes de información a utilizar determinado su naturaleza y alcances para el PFG (fuentes primarias, secundarias y terciarias) el planteamiento y uso de las técnicas de investigación propuestas por la guía PmBok, como lo son el juicio experto, las entrevistas, los trabajos grupales y técnicas para sistematizar la información como lo es la creación de la EDT y el cronograma de trabajo por medio de Project 2007.

Con base a lo anterior, se estableció el método de investigación considerando las particularidades del sector, específicamente el sub sector de boyeros(as) y artesanos(as),

el cual consistió orientar dicho método del enfoque de estudios explicativos como medio para implementar la utilización de las técnicas y herramientas del PMI. Hilvanando estos aspectos, el marco metodológico presenta una estrategia metodológica aplicada a los actores sociales involucrados, la cual tiene como pilares fundamentales, la orientación de que dicho proceso sea participativo, de empoderamiento, con una accción e interacción de los mismos de forma activa para el intercambio de conocimientos y construcción de acciones traducidas en proyectos.

Dicha estrategia, planteó la realización de un acercamiento para comprendera a las organizaciones en su contexto (comprensión de su comunidad, región o accionar a nivel

nacional) los modos de organización – y cómo esta se traduce en el entendimiento de su marco filosófico –, a sus expectativas y necesidades a lo interno, como de los actores sociales que interactuan en su contexto (el mapeo de actores sociales), el análisis de los recursos y las ideas iniciales para la construcción de proyectos.

Este planteamiento logró establecer en el desarrollo del PFG, avanzar en la caracterización de las condiciones actuales, y concretar de manera más puntual el marco filosófico como instrumento de posicionamiento y orientación de la organización.

 En lo que respecta al mapeo de actores sociales y el análisis de involucrados se logró desarrollar una identificación y establecimiento de relaciones entre actores, no obstante, no se logró profundizar sobre cuáles son las funciones y razones de ser de estos, así como los mecanismos de cómo se pueden fortalecer las mismas y de comprender a fondo las expectativas – a diferencia de las necesidades – tanto a lo interno como a lo externo de la Red.

La construcción de la metodología para el planeamiento, ejecución y control de proyectos de índole cultural, se constituyó con la aplicación de la estrategia metodológica y con la implementación de las áreas y procesos establecidos en el acta de constitución, concretados en seis instrumentos que explican paso a paso el desarrollo, que a la postre articulará un proyecto realizado por la Red por sus propios medios. Cabe mencionar que si bien los procesos se desarrollaron con base a las buenas prácticas del PMI, estas se han

orientado y acondicionado a las particularidades de la Red, en términos de que dichos conocimientos, técnicas e instrumentos sean viables de aplicar de manera satisfactoria en las condiciones ambientales de la misma con un acompañamiento técnico.

En síntesis, es necesario enmarcar que dicho esfuerzo por establecer una metodología de proyectos de índole cultural, es un primer paso por establecer buenas prácticas en la administración de proyectos en el ámbito cultural y social y que dicho esfuerzo en el contexto en que se desarrolla, es el primer paso de muchos más por mejorar la calidad de proyectos que buscan salvaguardar y revitalizar la tradición del Boyeo y la Carreta.

Estudiante : Pedro Jose  Avendaño Soto

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1152.pdf

PLAN DE PROYECTO PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA VICERECTORIA ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

.RESUMEN EJECUTIVO

La Universidad de Cartagena es una institución de Educación Superior consagrada a formar profesionales integrales mediante el desarrollo de la docencia, la investigación y extensión del conocimiento con pertinencia y equidad, compuesta por tres vice rectorías dentro de los cuales se encuentra la Vice rectoría Administrativa, que cuenta con los procesos de las Secciones de Gestión de bienes y servicios y Gestión Financiera.

La mayoría de los trámites administrativos de la universidad son realizados manualmente, lo cual limita el cumplimiento ágil de los trámites de la empresa, deteriorando la calidad del servicio brindado a los clientes. Con la puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Cartagena, la Vice rectoría Administrativa pensó en ser más eficiente en el desarrollo de sus actividades, de manera que pudiera optimizar sus recursos y enfocar sus esfuerzos en brindar más servicios de calidad a sus clientes de forma oportuna.

Por lo mencionado anteriormente, se consideró de gran importancia el desarrollo

de este proyecto en la definición del plan de alcance para la automatización de procesos, que en una futura implementación permita al empleado y/o proveedor realizar trámites específicos de forma independiente, en donde se pueda realizar un mejor uso de los recursos, enfocándolos en actividades de mayor impacto en la organización.

Con el objeto de solucionar la problemática actual de los procesos que se llevan en la institución, se realizó un análisis Dofa , que servirá de base a la propuesta a plantear El objetivo principal de este proyecto consiste en la definición del Plan para automatizar los procesos administrativos de la Universidad de Cartagena direccionando a las áreas de alcance tiempo recursos humanos y comunicaciones.

El proyecto busca específicamente: Elaborar un Plan de Gestión del Alcance que contenga todos los procesos y actividades necesarias para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo para ser completado con éxito. Presentar el plan de implementación de la metodología propuesta que involucre su estrategia, responsables, y principales entregables, que guíen el accionar de los recursos responsables.

Desarrollar una estrategia de comunicación que garantice el flujo apropiado de la información para evaluar las oportunidades y deficiencias en un tiempo oportuno, definiendo las necesidades de información para cada recurso del proyecto.

La metodología del proyecto, consideró el uso de cuatro áreas de conocimiento (alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones) y los procesos de iniciación, planificación, ejecución y control. Donde gran parte del desarrollo del proyecto se realizó por medio de sesiones de trabajo con los miembros de las secciones mencionadas anteriormente.

Estas sesiones de trabajo generaron la información necesaria para determinar cuáles procesos son los más prioritarios y de mayor impacto, de forma que permitan definir un mejor alcance a nivel del proyecto, y de ahí contar con la base para realizar el plan del alcance, la estructura detallada de trabajo, el cronograma de actividades y el plan de comunicaciones.

Adicionalmente, se incluyó en este documento y en los planes, el análisis y desarrollo de las interfaces asociados a esta automatización con otros sistemas de la empresa, tales Recepción de facturas, Compras, Cuentas por Pagar, entre otros.

Finalmente, es importante considerar que la automatización de procesos operativos representa un gran avance en la necesidad de hacer más ágil la organización, lo cual también le permitirá a la Universidad de Cartagena contar con procesos más normalizados y de mayor calidad.

Este proyecto brindó una base para la implementación de algunos procesos definidos como críticos dentro de los procesos de soporte y apoyo de la Universidad de Cartagena, la cual se espera sea implementada en el corto plazo, dado que en un corto tiempo pueden generarse muchos cambios en cuanto a los procesos y las prioridades de los mismos, afectando el avance obtenido en este proyecto, en cuanto a la identificación y priorización de procesos a automatizar.

Estudiante :   Doris  Ebratt Cabrera

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1150.pdf

PLAN DE PROYECTO PARA EL LANZAMIENTO DE UNA MICROEMPRESA FAMILIAR

RESUMEN EJECUTIVO

Tanto en Costa Rica, como en el resto de Latinoamérica, las micro, pequeñas y medianas empresas son fundamentales para la economía del país, pero aun así existen cifras poco alentadoras como que el 70% de dichas empresas se ven obligadas a cerrar sus puertas y negocios en su primer intento, o bien que el 60% de ellas no emplean de manera satisfactoria y para su beneficio las tecnologías de información.

En un caso particular de una microempresa familiar, se presentó la oportunidad de asesorar a una que no obtuvo, hace varios años atrás, la calidad deseada de un producto al cuál eran compradores fijos, esto generó la inquietud en el seno de la familia para realizar ellos mismos la venta y distribución de este producto. Por distintas razones es hasta este año que el proyecto toma fuerza y se toma la decisión de realizarlo.

Entre los inconvenientes detectados por parte de dicha familia para iniciar con confianza sus labores, se puede encontrar que no se cuenta con información clara de cómo debe constituirse legalmente la empresa, iniciaron creando una sociedad anónima, pero no cuentan con detalles sobre cómo deben tributar y registrar las ventas, permisos de operación, financiamiento, etc.

Esto es una coyuntura que permite dirigir los esfuerzos para mejorar la preparación de las MiPyMes (en particular la disparadora de este trabajo) antes de salir al mercado, y tomando en cuenta la oportunidad que la microempresa familiar en mención tiene de salir al mercado para enero del 2013, es que surge el presente trabajo.

El objetivo de este trabajo fue elaborar un Plan de Proyecto básico para el lanzamiento de un negocio familiar o una microempresa cómo la mencionada anteriormente, denominada como Sindeky S.A., que incluya la logística y la infraestructura inicial.

Para alcanzar este objetivo, se investigó y analizó la legislación vigente a la fecha actual sobre regulaciones de MiPyMes. Luego, una vez sabidos estos por menores, se identificó el Alcance del proyecto, se creó el EDT y un cronograma que permitió aclarar lo necesario para realizar en el proyecto. Finalmente se estimó un presupuesto inicial que permitió a la empresa iniciar labores con una línea base para al menos un año de labores.1 De acuerdo a Mena (2006)

Para realizar estas labores se realizaron investigaciones que permitieron contar con información suficiente para su análisis y así realizar la toma de decisiones. Se identificaron los principales objetivos que la empresa desea, así como su alcance,y además se logró brindar herramientas a la empresa para contar con una idea del mercado en el que se desarrolla, desde el marco legal hasta el medio digital que representa internet.

Los resultados obtenidos con Sindeky S.A. y su lanzamiento prueban cómo una metodología como la del PMI, además de una gestión de proyectos adecuada, pueden colaborar a la MIPYME a dar sus primeros pasos e involucrarla en lo que es la cultura de proyectos.

También el proyecto permitió encontrarse dentro de su desarrollo con algo qué, si bien era de esperarse, no en el grado que se dio, y es que, aun cuando el gobierno de Costa Rica ha intentado impulsar más MIPYMES, la maraña burocrática y procesos repetitivos en los distintos entes gubernamentales, hace que un empresario tenga que armarse de paciencia para lograr inscribir una empresa correctamente.

Aun así, hay un rayo de esperanza con iniciativas del gobierno como los sitios PYMES Costa Rica (http://www.pyme.go.cr/) y el sistema Crear Empresa (http://www.crearempresa.go.cr/), que buscan agilizar este proceso, incluso este último sitio ya con clientes satisfechos en su uso y que han logrado crear las empresas por medio del mismo, y lograr desde la misma concepción de cualquier empresa, colaborar con el ambiente.

Además, el proyecto permitió aclarar mejor las ideas que Sindeky S.A. tenía de lo que deseaba mientras se realizaba la definición del Alcance, se logró definir de manera clara los objetivos propuestos y desechar otros que pueden realizar en otra etapa de la empresa, logrando así desde un principio un manejo de las expectativas, que continuaría durante la ejecución del proyecto.

La guía presentada para el mercadeo digital a Sindeky S.A. le permitirá dar sus primeros pasos en lo que son redes sociales, y contactos por internet, permitiendo que la empresa no gaste recursos en mercadeo tradicional, sino que puede emplear herramientas como redes sociales de manera gratuita o a un muy bajo costo, y a su vez, nuevamente, colaborando con las tendencias verdes que en la actualidad está tan en apogeo.

Si bien aún se debe apoyar más a las MIPYMES, es reconfortante ver que estas empresas no están solas en su viaje, sino que el gobierno, instituciones y metodologías como la de Administración de Proyectos, han vuelto la mirada sobre ellas, brindándoles confianza y la ayuda necesaria para que eso, que nació como una pequeña idea, se vuelva un gran proyecto de vida para miles de personas.

Descargar aquí: 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1249.pdf