RESUMEN EJECUTIVO
Hoy en día, la adecuada administración de los proyectos constituye una necesidad para las organizaciones, por lo que creación de una PMO surge como una prioridad, para todas aquellas empresas que desean tener proyectos exitosos, mediante la correcta administración de sus recursos, planeamiento estratégico y por supuesto, la administración profesional de los mismos, permitiéndoles esto, avanzar en un mercado cada vez más competitivo y exigente.
SIQ S.A., es una empresa de capital costarricense, dedicada a la implementación de proyectos en el área de la automatización industrial, con una planilla de 27 empleados, que maneja un portafolio general de aproximadamente 60 proyectos, los cuales varían en tamaño y complejidad.
Actualmente estos proyectos son manejados por un “departamento de coordinación de proyectos”, que tiene a su cargo, además de las actividades generales de la coordinación de proyectos, actividades referentes a la administración de la empresa, lo que implica una gran carga de trabajo para este departamento, que con lleva a que los proyectos no se estén manejando adecuadamente, generando esto, muchas pérdidas para la empresa.
La gerencia general es consciente de la necesitad de mejorar la administración de los proyectos, por lo que ha venido promoviendo la aplicación de mejores prácticas, sin embargo, quedan muchos aspectos importantes al descubierto, ya que no existe una instancia formalmente inscrita que se encargue únicamente de lo concerniente a la administración profesional de proyectos; lo que hace evidente la necesidad de contar con un departamento especializado, es decir, una PMO, que se encargue entre otras funciones de facilitar a losfuncionarios responsables de los proyectos, las metodologías o herramientas reconocidas internacionalmente como “las mejores prácticas”, las cuales serán necesarias para lograr un desarrollo consistente y eficiente, impulsándolestambién a lograr el mejoramiento continuo en su desempeño, para obtener así, la administración profesional de los proyectos en la empresa, de una manera simple y funcional, con eficiencia y eficacia.
Como base para la creación de la PMO en SIQ S.A., se ha planteado como objetivo general: Elaborar una propuesta para la creación de una oficina de administración de proyectos en la empresa SIQ S.A.
Además, se establecieron tres objetivos específicos:
• Evaluar la situación actual de la empresa en el área de la administración de proyectos.
• Establecer el modelo de PMO que mejor se adapta a la empresa.
• Establecer los roles, responsabilidades y competencias del personal necesario para la creación de la PMO.
2Con la finalidad de lograr cada uno de los objetivos mencionados, se recopiló información relacionada con los antecedentes de la empresa en administración de proyectos, así como bibliografía de apoyo en este tema. Posteriormente, se aplicaron encuestas, para determinar el nivel de madurez de la empresa y los datos obtenidos se analizaron para generar información indispensable para la creación de este documento, tal como:
• Determinar el nivel general de SIQ S.A. en el tema de la administración de proyectos.
• Establecer el tipo de PMO más apropiado para implementarse en SIQ S.A.,dadas las características particulares y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de proyectos.
• Determinar el perfil y las funciones de las personas que formarán parte de esta oficina, de manera tal, que con su creación, SIQ S.A. logre satisfacer sus necesidades, las de sus colaboradores y sus clientes.
Con el análisis de la información, se generaron múltiples conclusiones, algunas de las cuales, se presentan a continuación:
• El nivel de SIQ S.A., Administración de Proyectos es “Medio bajo”, según los datos obtenidos tras la aplicación de las encuestas diseñadas para determinar tal situación.
• El tipo de PMO más indicado para implementarse en la empresa, es el de “Torre de Control”, dadas las características particulares de la misma y la situación actual de la empresa en cuanto a la administración de los proyectos.
• SIQ S.A., ha realizado esfuerzos importantes para mejorar la administración de proyectos, pero no se han logrado obtener óptimos resultados, debido a que: no se tiene el conocimiento sobre la manera correcta de hacerlo, no se tiene personal capacitado, no se da el control de riesgos, no existe un repositorio de lecciones aprendidas, etc.
Cuando se logró desarrollar el documento y se generaron las respectivas conclusiones, se procedió a dar algunas recomendaciones para optimizar los beneficios de implementar la PMO en la empresa. Algunas de estas recomendaciones son:
• La PMO debe trabajar como un banco de datos centralizado, de lecciones aprendidas de Administración de Proyectos, compartir ideas y experiencias,proporcionar asesoría a los funcionarios sin experiencia y direccionar las tareas de administración de proyectos a un proceso de mejora continua.
• Se debe procurar que la PMO contribuya a la generación y evaluación de información para facilitar la toma de decisiones en todo nivel.
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