RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura es un organismo internacional que está cercano a cumplir setenta años de existencia en América Latina y el Caribe.
Tal y como está definido en su misión institucional, el IICA debe: ”proveer cooperación técnica, innovación y conocimiento especializado para el desarrollo competitivo y sustentable de las Américas y el mejoramiento de la vida de los habitantes del campo en los países miembros.”
La Cooperación Técnica es el medio por el cual el IICA ofrece acciones técnicas a sus países miembros para enfrentar los nuevos desafíos y retos actuales, esta cooperación técnica se realiza tanto a nivel país como a nivel hemisférico el IICA destina cerca de un 80% (IICA, 2012) de su presupuesto al desarrollo de proyectos, en este sentido cobra real importancia la creación y puesta en marcha de una oficina de proyectos, el cual es el objetivo principal de este proyecto final de graduación.
Los objetivos secundarios son:
1. Realizar un diagnóstico del nivel de madurez de la administración de proyectos del IICA para determinar las necesidades organizaconales en este campo.
2. Recomendar el tipo de oficina de administración de proyectos para su implementación de acuerdo al nivel de madurez del IICA.
3. Definir el plan de implementación de la oficina de administración de proyectos en el IICA para mejorar los procesos de aprobación, planificación, ejecución y control de proyectos de la institución.
La metodología utilizada en este proyecto se basó principalmente en fuentes primarias y secundarias, las cuales se concentraron en encuestas y entrevistas a distintos funcionarios del IICA, adicionalmente documentación técnica como por ejemplo PMBOK (2008) , esto brindó los insumos necesarios para realizar un análisis de los resultados concluirá en el diagnóstico de la situación actual.
Posteriormente, nuevamente consultando fuentes primarias, se investigó la teoría sobre los tipos de oficinas de proyectos. Esto cobra importancia debido a que como parte del proyecto, se debe proponer al Instituto un tipo de oficina, pero no cualquier oficina, debe ser de acuerdo a la cultura organizacional, situación actual del Instituto y técnicamente seleccionar la que mejor se adapte al IICA.
Finalmente, integrando los dos insumos anteriores y generando valor para el Instituto en este documento, se creó un plan para la creación y puesta en marcha de una oficina de proyectos.
Es vital tener el mecanismo de una oficina de administración profesional de proyectos, esto sin duda alguna potenciará el desarrollo de los proyectos, reducirá la posibilidad de riesgos, aumentará el éxito de los proyectos, tendrá un plan de11 gestión de riesgos para cada proyecto, mejorará la comunicación y el uso de recursos en los proyectos y finalmente aumentará la posibilidad de que el impacto positivo de los proyectos sea de gran valor o con un valor agregado para los estados miembros del IICA.
Esto se considera un aporte o valor agregado a la administración de proyectos del Instituto y a la actual Oficina de Proyectos, la cual solamente se orienta a análisis de pre inversión de proyectos.
Se pretendió con este proyecto brindar los insumos necesarios para que la Dirección del Instituto tome la decisión de la creación y puesta en marcha de la oficina, es claro, que no sólo es necesario tomar una decisión puesto que implica no sólo crearla, se debe trabajar en aspectos culturales, capacitación y adicionalmente brindar las herramientas necesarias para que la nueva oficina opere adecuadamente.
Una vez concluido el proceso de análisis y de investigación se puede concluir que:
Aunque existe una oficina de Proyectos, esta, está orientada a un tema específico como lo es el análisis de pre inversión de proyectos.
El nivel de madurez actual en administración de proyectos es considerado bajo.
No existe una metodología única de administración profesional de proyectos
El nivel de conocimiento de los funcionarios en este tema es baja.
Es importante que el Instituto, considere la implementación de estas recomendaciones a nivel general:
Implementar una oficina de administración profesional de proyectos que se encargue de coordinar y apoyar la administración de proyectos en el IICA.
Mejorar el nivel de madurez de administración de proyectos, se considera esto, como parte del proceso de mejora continua del Instituto.
Implementar un proceso de mejorar y actualizar las competencias internas en el tema de administración de proyectos.
Definir e implementar una metodología única de administración profesional de proyectos
Descargar Aquí :
http://ww.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1260.pdfhttp://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1261.pdf
