PROPUESTA DE DISEÑO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO EN SURGE ON MEDICAL B.V

 

RESUMEN EJECUTIVO 

Surge-on Medical es una compañía holandesa que inició actividades en el 2015 como una empresa de emprendimiento del sector médico. Se enfoca en el diseño, desarrollo y comercialización de instrumentos quirúrgicos de mínima invasión, los cuales se basan en sus cuatro patentes internacionales sobre articulación mecánica sin cables. 

Dichas patentes hacen que los instrumentos de Surge-on Medical sean únicos en el mundo al ser articulables, desarmables y reutilizables. 

A pesar de operar en el sector médico tan regulado de Europa, Surge-on Medical no cuenta con una PMO ni ha llevado a cabo intentos de establecerla en el pasado, puesto que todos los esfuerzos recaían en el lanzamiento rápido del primer producto en el mercado y la optimización de recursos. 

La empresa ha ejecutado (satisfactoriamente) diversos proyectos de investigación y desarrollo, manufactura, publicidad y distribución utilizando herramientas básicas de gestión de proyectos. Debido al reciente aporte de inversionistas, la empresa está a punto de iniciar una etapa de expansión a nivel del portafolio de productos, equipo de trabajo y mercados meta. 

Para apoyar el éxito de esta estrategia de crecimiento, se propone el establecimiento de una PMO que gestionará los diversos proyectos a través del impulso, formación, administración, cumplimiento de mejores prácticas y control de proyectos importantes, especialmente de índole regulatorio y de manufactura.

 La Gerencia de Surge-on Medical está consiente de la necesidad de una PMO, en especial en este momento de rápida expansión a nuevas líneas de productos, y se compromete a apoyar las propuestas de implementación de una PMO.

 El objetivo general del presente PFG fue elaborar una propuesta de diseño y un plan de implementación de una PMO en Surge-on Medical para optimizar y estandarizar la gestión de sus proyectos, según las mejores prácticas del sector. 

Los objetivos específicos fueron: Realizar un análisis del estado actual de los procesos de administración de proyectos en Surge-on Medical para identificar fortalezas y áreas de mejora, a través de una evaluación de madurez en AP con un instrumento ampliamente usado en la región, determinar el modelo de PMO adecuada según las necesidades y estrategias de crecimiento de Surge-on Medical para promover su implementación, definir el rol y las funciones de la PMO a implementar y su ubicación en el organigrama de Surge-on Medical para promover el óptimo desempeño de los proyectos, proponer un esquema de transversalidad entre la PMO y los diferentes departamentos de la empresa para lograr una mejor integración y desarrollar un plan de implementación de la PMO para asegurar su continuidad.

 La metodología empleada en la presente investigación fue de tipo analítica, deductiva-inductiva y de campo. Se recolectó información directa de la empresa por medio de entrevistas y encuestas, para posteriormente analizarla desde diferentes perspectivas (de la Gerencia y de los empleados). 

Se empleó herramientas tales como el análisis de documentos de la empresa y las estrategias de crecimiento de la misma para deducir las opciones más adecuadas de PMO deacuerdo con las necesidades y limitaciones de Surge-on Medical. 

Se contó también con un fuerte apoyo teórico y de juicio de expertos para analizar los diversos tipos de PMO y elucidar la mejor para la empresa. Se concluyó que Surge-on Medical cuenta con un nivel de gestión de proyectos “bajo”. 

Esto se observó en la baja puntuación obtenida en cuestionarios y encuestas relacionados con las capacidades organizacionales para la gestión de proyectos en la empresa, se evidenció la falta de  políticas y metodologías claras para la gestión de proyectos en la empresa, el limitado conocimiento de la gerencia en temas de administración de proyectos, la inadecuada comunicación entre los miembros de la gerencia, la poca cantidad de documentos de salida que se generan durante la gestión de los proyectos y la inadecuada diseminación de los objetivos estratégicos a través de la empresa. 

Se identificó un modelo de PMO de Torre de Control como el ideal a implementar en Surge-on Medical, para aportar la autoridad y control que se buscan para la gestión adecuada de proyectos en la empresa, con vistas a convertirse en una PMO de Pool de Recursos en el futuro. 

Se propuso ubicar esta PMO a nivel departamental dentro del organigrama de Surge-on Medical para evitar conflictos de poder con los demás departamentos y adecuarla a la cultura de la organización. 

Se desarrolló un esquema de transversalidad que le permitirá a la PMO recibir y filtrar las propuestas de proyectos y convertir solamente aquellas relevantes en proyectos, utilizando recursos de distintos departamentos de la empresa para integrar esfuerzos según las necesidades de gestión que existan en los proyectos. 

Se desarrolló un plan de implementación de la PMO en tres fases, con una duración total de dos años y medio, luego del cual se espera contar con una PMO plenamente operacional e integrada con el equipo de trabajo de la empresa. 

Se recomendó iniciar con la implementación de la PMO lo antes posible para aprovechar la motivación y el apoyo observado de la gerencia durante el desarrollo de este PFG.

 También se recomendó formar al equipo gerencial en temas básicos de gestión de proyectos y promoverlos ante la empresa como ejemplo de participación activa en la mejora de la gestión de proyectos en Surge-on Medical para motivar a los demás departamentos en su interacción con la PMO. 

Se recomendó que el cambio hacia una PMO de Pool de Recursos inicie gradualmente después de finalizar el proceso de implementación, según la visión y recomendaciones de la gerencia y del director de la PMO. 

Finalmente, se recomendó a Surge-on Medical considerar la posibilidad de crear un departamento de Recursos Humanos y de implementar aspectos de responsabilidad social y ambiental en la gestión futura de sus proyectos, para apoyar en las actividades de la PMO y reforzar la imagen sostenible de la empresa.

Descargar aquí : 

htps://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFG2088.pdf

Estudiante : Audry Zoncsich Blanco

Tutor: Manuel Álvarez Cervantes

Lector: Alejandro Paredes Trapero

Lector. Karolina Jiménez Monge

 

PROPUESTA DE METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN, EN UN PUESTO DE BOLSA DE LA INDUSTRIA FINANCIERA NACIONAL

 

RESUMEN EJECUTIVO 

Ninguna organización se encuentra exenta de la ejecución de proyectos; ya que independientemente de su objetivo, el beneficio en su desarrollo apoya a la consecución de su estrategia organizacional. 

Para el Puesto de Bolsa esto no es la excepción, a pesar de contar con más de 20 años de trayectoria en un mercado muy dinámico como es el bursátil; requiere emplear la innovación y transformación digital, para buscar nuevas formas de ofrecer a sus clientes: productos y servicios innovadores, de alta rentabilidad y valor agregado, siendo la ejecución de proyectos de tecnologías de información uno de sus principales aliados. 

 Para el Puesto de Bolsa, la ejecución de proyectos de tecnologías de información se ha convertido en parte esencial de su operativa; no obstante, su desarrollo no cuenta con una cultura estandarizada, al carecer de los procesos, herramientas y técnicas necesarias para su dirección. 

Lo indicado, provocó en el desarrollo de sus iniciativas un número importante de deficiencias basadas principalmente en: objetivos y requerimientos inciertos, incumplimiento de cronogramas y presupuestos, seguimiento inadecuado, incumplimiento de criterios de calidad, entre otros.

 Es de conformidad con esto que al considerar el entorno interno y externo, en aspectos normativos y de mejora continua en los que se desenvuelve la organización, que se identificó la necesidad de dotarla de todos los procesos, herramientas, técnicas y documentación estandarizada basada en la Guía de Fundamentos para la Gestión de Proyectos, Guía PMBOK® (6ta Edición), para una gestión apropiada de sus proyectos de tecnologías de información. 

 Este proyecto tuvo como objetivo general el proponer una metodología para la gestión de proyectos de tecnologías de información para un Puesto de Bolsa con el fin de establecer un marco referencial para una correcta administración de los proyectos, que permita eficiencia y mejoras en el rendimiento y en su ejecución. 

Mientras que de forma específica pretende: identificar los aspectos y características de la organización en términos de gestión de proyectos con el fin de identificar su estado actual y determinar posibles mejoras, realizar un análisis de brechas entre la situación actual y lo estipulado en la Guía de Fundamentos para la Gestión de Proyectos (PMBOK® 6ta Edición) 

con el fin de definir las herramientas de gestión a implementar, preparar un plan de acción que permita dotar a la organización de procesos, técnicas y herramientas de gestión de proyectos, basadas en la Guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos (PMBOK® 6ta Edición), con el fin de establecer un marco referencial para la gestión de proyectos de Tecnologías de Información y definir un plan de implementación de la metodología propuesta para ponerla en ejecución en los proyectos de Tecnología de Información. 

 Con el fin de cumplir con los objetivos planteados, la investigación realizada empleó metodologías de tipo inductivo y sintético. 

En la primera de ellas se buscó mediante el análisis de datos, identificar elementos particulares de la gestión actual de la dirección de proyectos con el fin de poder concluir sobre una proposición general sobre la necesidad de una metodología estandarizada para lograr la suficiencia y eficiencia en el desarrollo de iniciativas de tecnologías de información en la organización. 

Por su parte la metodología de tipo sintética fue empleada con el fin de conocer a profundidad las capacidades actuales, identificar capacidades nuevas y consideradas como necesarias, para así lograr obtener todos los elementos requeridos para construir una propuesta metodológica que sirva de guía para la gestión de proyectos de tecnologías de información. 

A raíz del estudio realizado por medio de un análisis de situación actual se logró concluir como uno de los elementos más relevantes que la organización en la actualidad carecía de una cultura estandarizada de dirección de proyectos, reforzando la necesidad de definir y mejorar los procesos, prácticas y herramientas de gestión. 

Asimismo, empleando una evaluación de niveles de capacidad según la ISO/IEC 15504 se determinó y reafirmó que el proceso de gestión de proyecto en el Puesto de Bolsa se encontraba en un nivel incompleto, donde no se lograba el propósito para el cual fue concebido, generando un reto al tener que proveer una propuesta que permita dotar de mejores prácticas a la organización sin dejar de lado su contexto y capacidad actual, garantizando que la misma sea sostenible y factible en el tiempo. 

 Otra de las principales conclusiones del estudio se obtuvo al momento de realizar un alineamiento de la situación actual con respecto a lo dispuesto en la Guía de Fundamentos de Dirección de Proyectos a nivel de activos de procesos, donde se logró concluir que la organización no contaba con el 80% de las propuestas por el PMBOK® 6ta Edición. Adicionalmente se pudo determinar que dada la naturaleza regulatoria que rige a la organización, recurso y capacidad actual, la propuesta metodológica debía considerar un ciclo de vida predictivo, donde se trace desde el inicio una línea clara que permita controlar cualquier posible desviación durante su ejecución. 

La metodología propuesta consiste en cuatro fases con sus respectivas procesos, técnicas y herramientas para una gestión estandarizada de proyecto de acuerdo con su escala y priorización.

 Esta metodología podrá ser implementada con éxito siempre y cuando exista el compromiso de las partes interesadas, permitiendo su apropiación e integración de forma orgánica a través de las fases o etapas del plan de implementación. 

De igual forma, se plantearon algunas recomendaciones para velar por la aplicabilidad y sostenibilidad de la metodología a través del tiempo, estas se mencionan a continuación: Valorar en un mediano o largo plazo la automatización de procesos de gestión mediante la implementación de recursos tecnológicos open – source, así como proveer de capacitaciones periódicas a los involucrados en la gestión. 

Y finalmente, apostar a un proceso de mejora continua que permita incrementar el nivel de capacidad del proceso a un nivel de Gestionado, donde el mismo es implementado y los resultados están establecidos, controlados y mantenidos apropiadamente.

Descargar aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2087.pdf

Estudiante : TATIANA MOYA CORTES

Tutor: Peggy Stephanie Chaves Mora

Lector: Andrea Cavero Quesada

Lector: Rodolfo Ugalde Binda

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE SMALL RURAL FARMERS DEVELOPMENT PROGRAMME IN PARAGUAY

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

The Small Rural Farmers Development Programme is a project led by the government of Paraguay, through the Ministry of Agriculture and Livestock, sponsored by ITAIPU and implemented by UNOPS. 

This Programme is focused on the development of plots of lands for small farmers and sowing labor, intended to expand the yield capacity of rural families that live under the poverty line. 

The most prominent issue facing family agriculture projects in Paraguay is the lack of a project management plan. 

In essence, the scope management plan is not validated, and the requirements are subject to constant change. Resources are limited and, due to bureaucracy in the negotiations, funds are not normally timely disbursed. 

Consequently, the schedule varies and the implementation of activities are always “under construction”, leaving to one side the agricultural regular schedule of crops, and resulting in lower land productivity. 

Quality is severely affected; the project implementer is not able to plan or control quality, since human resources are the ones causing the changes that arise every week. 

Resources are not planned; they are allocated according to the need of the moment. There is no risk management, but a permanent evaluation of the mitigating actions required for the issues impacting project activities. 

Besides, there is lack of coordination among stakeholders to facilitate the commercialization of the agricultural products, because there is not a stakeholder’s management plan. The absence of a project management plan affects the efficiency and traceability of the intervention. 

For that reason, this project aims to develop a comprehensive plan to allow for a coordinated, inter-institutional, efficient, and transparent implementation of the project, by the adoption of best project management and agricultural practices, and lessons learned. 

The goal of this plan is to increase the small rural farmers’ income and provide them with commercial tools for an upgrade to exit poverty. 

The general objective of the project is to develop a comprehensive Project Management Plan for the Small Rural Farmers Development Programme in Paraguay to provide the MAG with an effective and efficient methodology to strengthen family agriculture on a sustainable and innovative manner. 

The specific objectives are the following: to create a project charter to formally authorize the project and develop a comprehensive project management plan; to construct a scope management plan to ensure that the cost planning, resource allocation, and stakeholder engagement are executed appropriately during the project life; to design a schedule management 

plan to ensure that the project planning fits the preapproved time frame; to create a cost management plan to ensure that the project has a sustainable cash flow and adequate funds are allocated to the project; to develop a quality management plan to ensure the project meets the acceptance standards of the project stakeholders; to draft a resources management 

plan for the project to ensure a proper allocation of human resources and infrastructure; to identify the risks of the project and develop a risk management plan to better approach the possible issues and mitigate the risks the project team might encounter during the implementation of activities; to create a procurement management plan to establish a sustainable and efficient procurement of goods and services; to create a stakeholder management plan to ensure the proper identification, categorization, and participation of programme stakeholders; and to create a communication management plan to ensure a seamless communication among stakeholders and promote the project results publicly.

 The primary research methodology for this project is a case study. The availability of previous similar cases provides know-how and a framework that aligns perfectly with this applied research. The explanatory method for research was followed. The main sources used to gather information included the PMBOK® Guide, and interviews and questionnaires to members from the wide variety of stakeholders. The information was analyzed from the best practices and lessons learned perspective in order to create each subsidiary plan of the Project Management Plan. 

With the Project Management Plan, ITAIPU and the MAG have a tool to deliver a multiyear project for poverty reduction successfully, on time and within budget, with minor adjustments, and without external assistance. According STP’s forecast, after three years of implementation, the intervention would become sustainable and beneficiaries will no longer need government support. Beneficiaries will achieve independence and find their way out of the poverty and extreme poverty thresholds

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2086.pdf

Estudiante : LETICIA ESTEFANIA SPINZI CALCENA

Tutor: Juan Camilo Delgado

Lector: Eneida Góngora

Lector: Eduardo Lima