RESUMEN EJECUTIVO
Surge-on Medical es una compañía holandesa que inició actividades en el 2015 como una empresa de emprendimiento del sector médico. Se enfoca en el diseño, desarrollo y comercialización de instrumentos quirúrgicos de mínima invasión, los cuales se basan en sus cuatro patentes internacionales sobre articulación mecánica sin cables.
Dichas patentes hacen que los instrumentos de Surge-on Medical sean únicos en el mundo al ser articulables, desarmables y reutilizables.
A pesar de operar en el sector médico tan regulado de Europa, Surge-on Medical no cuenta con una PMO ni ha llevado a cabo intentos de establecerla en el pasado, puesto que todos los esfuerzos recaían en el lanzamiento rápido del primer producto en el mercado y la optimización de recursos.
La empresa ha ejecutado (satisfactoriamente) diversos proyectos de investigación y desarrollo, manufactura, publicidad y distribución utilizando herramientas básicas de gestión de proyectos. Debido al reciente aporte de inversionistas, la empresa está a punto de iniciar una etapa de expansión a nivel del portafolio de productos, equipo de trabajo y mercados meta.
Para apoyar el éxito de esta estrategia de crecimiento, se propone el establecimiento de una PMO que gestionará los diversos proyectos a través del impulso, formación, administración, cumplimiento de mejores prácticas y control de proyectos importantes, especialmente de índole regulatorio y de manufactura.
La Gerencia de Surge-on Medical está consiente de la necesidad de una PMO, en especial en este momento de rápida expansión a nuevas líneas de productos, y se compromete a apoyar las propuestas de implementación de una PMO.
El objetivo general del presente PFG fue elaborar una propuesta de diseño y un plan de implementación de una PMO en Surge-on Medical para optimizar y estandarizar la gestión de sus proyectos, según las mejores prácticas del sector.
Los objetivos específicos fueron: Realizar un análisis del estado actual de los procesos de administración de proyectos en Surge-on Medical para identificar fortalezas y áreas de mejora, a través de una evaluación de madurez en AP con un instrumento ampliamente usado en la región, determinar el modelo de PMO adecuada según las necesidades y estrategias de crecimiento de Surge-on Medical para promover su implementación, definir el rol y las funciones de la PMO a implementar y su ubicación en el organigrama de Surge-on Medical para promover el óptimo desempeño de los proyectos, proponer un esquema de transversalidad entre la PMO y los diferentes departamentos de la empresa para lograr una mejor integración y desarrollar un plan de implementación de la PMO para asegurar su continuidad.
La metodología empleada en la presente investigación fue de tipo analítica, deductiva-inductiva y de campo. Se recolectó información directa de la empresa por medio de entrevistas y encuestas, para posteriormente analizarla desde diferentes perspectivas (de la Gerencia y de los empleados).
Se empleó herramientas tales como el análisis de documentos de la empresa y las estrategias de crecimiento de la misma para deducir las opciones más adecuadas de PMO deacuerdo con las necesidades y limitaciones de Surge-on Medical.
Se contó también con un fuerte apoyo teórico y de juicio de expertos para analizar los diversos tipos de PMO y elucidar la mejor para la empresa. Se concluyó que Surge-on Medical cuenta con un nivel de gestión de proyectos “bajo”.
Esto se observó en la baja puntuación obtenida en cuestionarios y encuestas relacionados con las capacidades organizacionales para la gestión de proyectos en la empresa, se evidenció la falta de políticas y metodologías claras para la gestión de proyectos en la empresa, el limitado conocimiento de la gerencia en temas de administración de proyectos, la inadecuada comunicación entre los miembros de la gerencia, la poca cantidad de documentos de salida que se generan durante la gestión de los proyectos y la inadecuada diseminación de los objetivos estratégicos a través de la empresa.
Se identificó un modelo de PMO de Torre de Control como el ideal a implementar en Surge-on Medical, para aportar la autoridad y control que se buscan para la gestión adecuada de proyectos en la empresa, con vistas a convertirse en una PMO de Pool de Recursos en el futuro.
Se propuso ubicar esta PMO a nivel departamental dentro del organigrama de Surge-on Medical para evitar conflictos de poder con los demás departamentos y adecuarla a la cultura de la organización.
Se desarrolló un esquema de transversalidad que le permitirá a la PMO recibir y filtrar las propuestas de proyectos y convertir solamente aquellas relevantes en proyectos, utilizando recursos de distintos departamentos de la empresa para integrar esfuerzos según las necesidades de gestión que existan en los proyectos.
Se desarrolló un plan de implementación de la PMO en tres fases, con una duración total de dos años y medio, luego del cual se espera contar con una PMO plenamente operacional e integrada con el equipo de trabajo de la empresa.
Se recomendó iniciar con la implementación de la PMO lo antes posible para aprovechar la motivación y el apoyo observado de la gerencia durante el desarrollo de este PFG.
También se recomendó formar al equipo gerencial en temas básicos de gestión de proyectos y promoverlos ante la empresa como ejemplo de participación activa en la mejora de la gestión de proyectos en Surge-on Medical para motivar a los demás departamentos en su interacción con la PMO.
Se recomendó que el cambio hacia una PMO de Pool de Recursos inicie gradualmente después de finalizar el proceso de implementación, según la visión y recomendaciones de la gerencia y del director de la PMO.
Finalmente, se recomendó a Surge-on Medical considerar la posibilidad de crear un departamento de Recursos Humanos y de implementar aspectos de responsabilidad social y ambiental en la gestión futura de sus proyectos, para apoyar en las actividades de la PMO y reforzar la imagen sostenible de la empresa.
Descargar aquí :
htps://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFG2088.pdf
Estudiante : Audry Zoncsich Blanco
Tutor: Manuel Álvarez Cervantes
Lector: Alejandro Paredes Trapero
Lector. Karolina Jiménez Monge
