RESUMEN EJECUTIVO
El sector de Hidrocarburos en Colombia, es el eje del desarrollo socio-económico actual en muchas regiones del País, y como tal, tiene un alto impacto sobre el entorno en el cual desarrolla sus actividades.
Dentro de este escenario la industria requiere asegurar todos los aspectos donde interviene, haciendo un manejo impecable de la situación, al realizarlo se estimula su desarrollo y disminuye las afectaciones sobre su entorno, fuera de la obvia utilización de recursos naturales no renovables.
Para desarrollar estas actividades se requiere el aseguramiento de la calidad, no solo técnicamente en campo, sino también desde el punto de vista de la gestión administrativa, ya que dentro del día a día de la industria, es en el área administrativa donde recae la responsabilidad y respuesta final a cualquier tema de interacción con los interesados y/o grupos de interés del entorno.
Para la adecuada ejecución de los proyectos dentro de la industria estos se desarrollan a través de procesos de contratación los cuales se rigen por la normatividad legal vigente, y son tanto la herramienta de ejecución, como de interacción entre las empresas y su entorno socio-económico.
De un adecuado manejo de dicha contratación depende el correcto desarrollo, ejecución y liquidación de los proyectos ejecutados para las actividades del sector dentro de su entorno.
De esta manera debemos desarrollar con gran fuerza procesos de aseguramiento en lo administrativo para la contratación, requiriendo la utilización de buenas prácticas empresariales de la industria a nivel internacional, actualmente se están realizando grandes esfuerzos para adoptar prácticas como: Estandarización, Especialización y reducción de costos por economías de escala; con el fin de convertir las empresas del sector en empresas de clase mundial.
Al aplicar estas prácticas a la gestión administrativa de contratos, se logra identificar áreas específicas, en las cuales se hace necesario un fuerte nivel de aseguramiento de la calidad a los procesos administrativos, ya que estos impactan principalmente a: Control Financiero (cumplir con lo presupuestado), Jurídico (evitar posibles problemas jurídicos entre los interesados), Laboral (garantizar a las personas que trabajan dentro de la industria las condiciones laborales adecuadas), Salud Ocupacional y Medio Ambiente (asegurar el cumplimiento de las normas) y finalmente como consecuencia del desarrollo de las actividades anteriores se genera gran cantidad de documentos que se gestionan y aseguran a través de la Gestión de la Información.
Como resultado de la anterior necesidad y basados en la complejidad de lo requerido, se planteo prestar un servicio tercerizado y especializado para la gestión administrativa de contratos, de modo tal, que se genero el aseguramiento de las diferentes áreas de gestión administrativa de contratos de una manera correcta cumpliendo las premisas de estandarización, especialización y reducción de costos.
Este servicio ya se presta actualmente en Colombia desde hace aproximadamente unos tres años, y es realizado por diferentes empresas de Consultoría, convirtiéndose en un área en constante desarrollo. Por la manera como inicio este servicio, prácticamente sobre la marcha, no se ha analizado las posibles acciones de mejora encaminadas a prestar un mejor servicio.
Además los contratos resultado de la prestación de este servicio tienen periodicidades anuales, ocasionando gran rotación de consultores encargados de estos procesos, por lo tanto, hay la necesidad de aportar a estos nuevos prestadores del servicio, de una herramienta que sirva como guía para implantar el servicio de una manera correcta, garantizando la aplicación de la metodología y fundamentos para la administración de proyectos, lo cual impacta en la satisfacción del cliente, ya que actualmente es bastante baja, incluso puede afectar el proceso al punto de no continuar con este modelo antes de su fase de consolidación dentro de la industria.
La presente tesina es la entrega de una guía para la implantación y puesta en funcionamiento del Servicio de Gestoría Administrativa de Contratos en el Sector de Hidrocarburos en Colombia, de modo tal, que se pueda obtener un porcentaje alto de éxito como resultado de la gestión realizada, en esta, se generaron las principales líneas base que permitieron su planeación e inicio para una correcta prestación del servicio.
Para lograr el cumplimiento de este objetivo final, se presentaron plantillas para los planes requeridos durante las etapas de inicio y planeación, en los cuales, se registro de una manera detallada el resultado del análisis y estudio realizados a las actividades, con sus entradas y salidas, para cada uno de los procesos ejecutados dentro del aseguramiento de cada área funcional, esta información es el producto de dos años de estudio de la gestión del aseguramiento administrativo a los contratos en noventa y dos procesos identificados y desarrollados en los contratos de gestoría administrativa actuales, los cuales representan un aporte personal y profesional al presente documento.
Se concluye que hay graves deficiencias de planeación en los contratos de prestación de estos servicios actualmente, que generan gran insatisfacción del cliente y ponen en riesgo la continuidad del servicio, partiendo del desconocimiento del cliente de los entregables resultado de la prestación del mismo hasta de los tiempos mínimos de ejecución requeridos para los diferentes tramites.
Se recomienda al Consultor realizar un juicioso proceso de inicio y planeación de manera tal que al aplicar la metodología y los aportes de detalle de la EDT y su diccionario dados en la presente tesina se pueda realizar un diseño correcto y puesta en funcionamiento de un servicio acorde con las necesidades del cliente y por ende lograr la satisfacción del mismo, llevando al proyecto al éxito esperado.
Estudiante : Leonardo Arturo Paez Cortes
Descargar Aquí: http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1436.pdf
