PROPUESTA DE UNA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS FUNDAMENTADA EN LA GUÍA DEL PMBOK (PMI, 2017), EN LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, (CADAG)

RESUMEN EJECUTIVO

     La Corporación para el Desarrollo Agroindustrial, (CADAG), es una empresa privada, constituida en el año 2006. En los últimos años la gran demanda de proyectos para la corporación ha generado un mayor espectro de zonas a cubrir y la diversificación en la exploración de otros tipos de mercados, ha evidenciado debilidades en lo administrativo y en la Gestión de Proyectos. Sus procesos de servucción se basan en el desarrollo de proyectos, contando con profesionales y colaboradores con experiencia y trayectoria en sectores como el agropecuario, agroindustrial, industrial y ambiental. Este equipo posee pocos conocimientos o capacidades desarrolladas de manera formal, siendo más generadas a partir de sus experiencias en la participación o dirección, por lo que cada proyecto es administrado de manera autónoma, con las mejores prácticas conocidas de manera individual, pero sin que la empresa cuente con una línea o metodología clara. Lo anterior no ha permitido que se unifiquen criterios y una metodología, de manera que han tenido inconvenientes con clientes, problemas de desempeño en los equipos, indicadores desfavorables de gestión de proyectos, problemas en la gestión de cambios, entre otros, provocándose un desgaste para la corporación.        Proponer una metodología propia de Gestión de Proyectos basada en el Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Guía del PMBOK, Sexta edición, fue el objetivo principal de este proyecto, lo que debe permitir fortalecer la empresa en sus procesos y generar valor agregado a sus clientes, permitiendo de manera simultánea realizar varios proyectos, todos abordados, con los mismos criterios, garantía de éxito y tranquilidad para los socios y aliados.  Con la guía metodológica y futura implementación, también se puede ampliar la capacidad instalada, para poder gestionar una mayor cantidad de proyectos de manera oportuna y eficaz, para los intereses de la empresa, de los clientes y las entidades cooperadas. Adicionalmente, se puede generar en la empresa una robustez con la que no cuenta actualmente, que permita su crecimiento, exploración de nuevos nichos de mercado y posicionamiento.      La metodología usada para el desarrollo del proyecto fue una combinación de varios métodos de investigación entre ellos el analítico, analítico-sintético y el inductivo. A través de la consulta de fuentes primarias y secundarias de información, se posibilito, dar alcance al objetivo definido, a través de la combinación metodológica en donde con la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual, (análisis), y luego la integración con  dichas partes para estudiarlas de manera integral, (síntesis), y por último la metodología inductiva que permitió la selección de la mejor opción para la solución del problema planteado inicialmente.       Se realizo un diagnóstico evidenciándose que la empresa no cuenta con procesos y procedimientos definidos, ni documentados frente a los grupos de procesos de la dirección de proyectos y las áreas de conocimientos, adicionalmente a que se contratan Gerentes de proyectos, con experticia y experiencia técnica, por encima de capacidades y competencias en la Gestión de Proyectos, con impactos en el tiempo y costo particularmente.       Tambien se realizó un análisis de brechas, en donde se comparó el estado y desempeño real de la empresa en su actualidad respecto a la gestión de proyectos, a través de la indagación del nivel de conocimiento y aplicación de las áreas y procesos que define el PMBOK, en donde se determinó que las áreas que no se aplican o no existen en la actualidad son las de Gestión de la Integración, Gestión de la Calidad, Gestión de las Comunicaciones y Gestión de los Riesgos, las demás áreas de conocimientos se ejecutan, y la única que es repetitiva, definida y documentada, es la Gestión de las Adquisiciones. 

  En tal sentido, se concluye que la aplicación de los métodos, técnicas y herramientas establecidas en el marco metodológico, adicionalmente al diagnóstico y análisis de brechas, facilitó la elaboración de la Propuesta de una Guía Metodológica para la Gestión de Proyectos fundamentada en la Guía del PMBOK (PMI, 2017), considerando la definición y planteamiento de procedimientos y formatos, para los procesos de Iniciación de proyectos, planeación, ejecución, control y monitoreo y cierre. En términos generales, se considera que la implementación de la Guía Metodológica, debe facilitar la operación, procesos de la empresa y mejora en los resultados.      Por último; la principal recomendación que se brindó a la empresa, de manera particular al Director General, es que se realice la implementación de la metodología, para lograr administrar los proyectos de la empresa de una manera estandarizada y de acuerdo con las mejores prácticas en este ámbito, alineadas al PMBOK, acompañándose de un proceso de capacitación y desarrollo de capacidades para todo el equipo de la empresa en Administración de proyectos, de manera que se perciba, entienda, apropie y facilite, la implementación de la metodología en todos los niveles de la organización.      Entorno a la implementación se recomendó a los Director de Proyectos y Gerentes de Proyectos realizar el testeo y aplicación de la propuesta de esta Guía Metodológica, con uno de los proyectos que esté por iniciar en CADAG, de manera que se validen los desarrollos avalados por la Dirección de Proyectos de este documento, y se puedan replicar y/o ajustar aspectos de mejora. 

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PROPUESTA DE DISEÑO PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA

RESUMEN EJECUTIVO

Alajuela es la segunda provincia de Costa Rica. El Cantón Central de Alajuela está integrado por catorce distritos. Acorde con el Artículo 169 de la Constitución Política, la cual señala que al Gobierno Municipal le corresponde la administración de los intereses y servicios locales en cada cantón, la Municipalidad de Alajuela se ha propuesto dirigir y conducir el desarrollo del Cantón Central de Alajuela, en forma sostenible y en procura del mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes. 

En la actualidad, la Municipalidad de Alajuela ejecuta alrededor del 65% de su presupuesto anual en programas y proyectos municipales. Sin embargo, prevalece una estructura jerárquica matricial; no existe una adecuada planificación; el modelo de planificación es deficiente; el presupuesto es poco utilizado como herramienta de gestión; los proyectos se financian antes de estudios previos, y no existe una unidad que lleve la gestión completa de los proyectos. 

El presente proyecto, “Propuesta para el diseño e implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en la Municipalidad del Cantón Central de Alajuela”, nace con el propósito de crear una cultura de proyectos dentro de la institución y fortalecer su capacidad de gestión y control, coadyuvando a los planes de la propia Municipalidad, de establecer una unidad especializada que oriente la administración de las dependencias que ejecutan sus proyectos.

La implementación de una PMO le permitiría, a la Municipalidad de Alajuela, la estandarización de la gestión de todos los proyectos municipales; contribuiría y promovería la transparencia en la utilización de recursos municipales, que son recursos de la comunidad a quien sirve, proporcionando una estructura base para la búsqueda de la eficacia y eficiencia en la utilización de estos recursos, especialmente de los asignados a proyectos. Asimismo, impactaría positivamente las políticas de gastos, control interno y mejora continua, y establecería una cultura de buenas prácticas y lecciones aprendidas.
El objetivo general del proyecto es elaborar una propuesta de creación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de Alajuela, para unificar métodos y estandarizar los procesos y aplicar las mejores prácticas en la gestión de proyectos. Por otra parte, los objetivos específicos planteados fueron: evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificar las principales deficiencias y carencias, así como las fortalezas y oportunidades de la Municipalidad de Alajuela (MA) en materia de Administración de Proyectos, con la finalidad de obtener los insumos necesarios para elaborar la propuesta del diseño y estrategia de implementación de una Oficina en Administración de Proyectos; identificar y establecer el tipo de Oficina de Administración de Proyectos (PMO), necesaria para la Municipalidad de Alajuela, la estrategia de implementación y sus funciones, con la finalidad de satisfacer la necesidad de llevar el control de los proyectos de la Institución; establecer la posición de la Oficina de Administración de Proyectos dentro del organigrama institucional, para que se ajuste de manera más efectiva a las condiciones del mismo y pueda explotar de mejor manera los recursos que están al alcance; identificar las funciones de la PMO en corto, mediano y largo plazo y los beneficios que obtendrá la MA al contar con la Oficina de Administración de Proyectos, para mejorar su ejecución presupuestaria y, por ende, tener un mayor éxito en la ejecución de sus proyectos; evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificar las principales deficiencias y carencias, así

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como las fortalezas y oportunidades de la Municipalidad de Alajuela (MA) en materia de Administración de Proyectos, con la finalidad de obtener los insumos necesarios para elaborar la propuesta del diseño y estrategia de implementación de una Oficina en Administración de Proyectos; identificar y establecer el tipo de Oficina de Administración de Proyectos (PMO), necesaria para la Municipalidad de Alajuela, la estrategia de implementación y sus funciones, con la finalidad de satisfacer la necesidad de llevar el control de los proyectos de la Institución; establecer o proponer la posición de la Oficina de Administración de Proyectos dentro del organigrama institucional; identificar las funciones de la PMO en el corto, mediano y largo plazo y los beneficios que obtendrá la Municipalidad de Alajuela, al contar con una Oficina de Administración de Proyectos.
Para realizar esta propuesta de implementación, se aplicaron los siguientes métodos de investigación: deductivo-inductivo, analítico-sintético, documental y de campo, a partir de los cuales se abordó y se obtuvo información de las fuentes primarias y los datos respectivos de la revisión bibliográfica o fuentes secundarias. El método deductivo-inductivo se utilizó, a efectos de formular la mayoría de los entregables, aplicando la agregación a partir de la descomposición, o para descomponer en partes a partir de un elemento agregado. El método analítico se usó en el análisis de datos e información obtenida en las diferentes áreas del conocimiento, a efectos de particularizar las referencias generales a las necesidades y requerimientos específicos de esta propuesta.
Para definir los objetivos planteados se hizo necesario: identificar el grado de madurez de la institución en materia de Gerencia de Proyecto, determinar la etapa en la cual se ubica la municipalidad dentro de los modelos estudiados, y establecer la ruta a seguir en la institución para la implementación de una PMO, para lograr lo anterior se recurrió a fuentes primarias, como encuestas y entrevistas a personal seleccionado a lo interno de la institución, y en cuanto a fuentes secundarias, se consultaron en especial los lineamientos y estándares establecidos en el PMBoK (PMI, 2017), y a partir de la utilización de métodos deductivos/inductivos se realizó el análisis y validación de la información obtenida en el desarrollo del trabajo, para elaborar la propuesta de PMO para la Municipalidad de Alajuela. 

Por cuanto la institución se ha caracterizado por ser ejecutora de proyectos, las capacidades internas y la experiencia le pueden facilitar el migrar hacia una institución conducida por proyectos. Para ello se requiere contar con una oficina de PMO que facilite este proceso apoyado en capacitaciones, definición de estándares, modelos y metodologías, para implementar el manejo de los proyectos de forma tal que se facilite el planeamiento y el control de los proyectos, contando con herramientas y aplicativos tecnológicos necesarios como software u otros instrumentos necesarios para administración de proyectos. 

Avanzar en el tema de contar con un manejo centralizado de los archivos y lecciones aprendidas de los proyectos, que ha ejecutado y viene ejecutando la institución, es una tarea primordial para facilitar el avanzar en la identificación de oportunidades de mejora, pero para ello se requiere avanzar en la correcta identificación del tipo de estructura organizacional que mejor se adapte a las condiciones del entorno y de la Municipalidad para el manejo de los proyectos. Esto requiere, igualmente, fomentar o desarrollar nuevas competencias, como lo es la de administración de proyectos.

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PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y MENAJE DE ESPACIOS COMPARTIDOS DE TRABAJO (COWORKING) EN SANTA LUCÍA DE BARVA DE HEREDIA.

RESUMEN EJECUTIVO

Este documento es un plan de gestión para la creación de infraestructura y menaje de espacios de trabajo (coworking), en la localidad de Santa Lucía de Barva de Heredia; ésta es una zona en auge de crecimiento comercial, muy cercada al Cantón Central de Heredia, no obstente, actualmente carece de espacios para trabajo compartido como el que propone el presente plan.

La propietaria del terreno y patrocinadora del proyecto, se ha dedicado a la adquisición paulatina de casas de habitación para obtener ingresos mediante el arrendamiento mensual de los inmuebles, sin embargo muestra gran interés en la inversión del presente proyecto, considerando una oportunidad para incursionar en un concepto innovador y de vanguardia, invirtiendo en un terreno baldío de su propiedad y el capital disponible. 

Con la propuesta del presente plan, se plasmó la metodología para la planificación organizada y asertiva, sistematizando la actividades, definiendo requisitos tanto legales como de calidad, implementando iniciativas innovadoras y buenas prácticas, que permitieron conocer y facilitar los pormenores indispensables implicados para el desarrollo de obras. 

El objetivo general de este proyecto fue gestionar el plan de proyecto para la creación de infraestructura y menaje de espacios de trabajo COWORKING en Santa Lucía de Barva de Heredia, con el fin de determinar las tareas de alcance, tiempo y costo, necesarias para llevarlo a cabo. Los objetivos específicos fueron: Construir el plan de gestión de la integración del proyecto para la definición, unificación y coordinación del proceso y actividades del proyecto, elaborar un plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto, establecer un plan de gestión del cronograma para controlar las actividades necesarias para completar el proyecto, desarrollar un plan de gestión de costos para determinar el presupuesto necesario para el desarrollo del proyecto, establecer el plan de gestión de Recursos para la gestión, organización y conducción de los recursos humanos y físicos del proyecto, desarrollar el plan de gestión de comunicación para la planificación, estructura, monitoreo y control de las comunicaciones del proyecto, establecer el plan de gestión del riesgo para brindarles una atención de manera oportuna, definir un plan de gestión  de adquisiciones para identificar los insumos y el respectivo responsable necesario para el desarrollo del proyecto y desarrollar un plan de gestión de involucrados del proyecto para determinar las necesidades y responsabilidades de cada uno.

Para llevar a cabo la presente propuesta de plan de gestión, se han aplicado los metodos de investigación: inductivo: permite determinar a detalle los requerimientos que componen a cada paquete de trabajo para su compilación y constitución de cada entregable para alcanzar el éxito del proyecto, analítico-sintético: se hace uso de este método para canalizar información según la naturaleza de cada disciplina involucrada para la definición de requisitos, como en el plan de gestión de calidad, de estimación de costos y de recursos, y el de investigación: se utilizó para analizar los datos de la información en cada área del conocimiento para la recopilación, análisis y vinculación de la información para determinar de las necesidades y definir la priorización de actividades del presente plan, permitiendo el abordaje de información indispensable y definición de fuentes primarias y secundarias, así como la elección apropiada de herramientas.

Para el desarrollo resultó fundamental el criterio experto de los profesionales, concepto, técnicas, alternativas, para definir alcance de las actividades necesarias que satisfagan las necesidades del concepto de espacios compartidos coworking. Así mismo esta información trascendió en un insumo primordial para la propuesta de cada plan de gestión y alternativas de herramientas para la creación de infraestructura de espacios compartidos coworking.

Como recomendación se propuso al patrocinador poner en práctica el plan para la dirección propuesto para el proyecto creación de infraestructura y menaje de espacios compartidos de trabajo (coworking), a efectos de ser desarrollado bajo un modelo de buenas prácticas, bajo un proceso metodológico, con las pautas de ejecución claramente definidas y ordenadas.

A sí mismo, se recomendó al director del proyecto, mantener un línea de seguimiento rigurosa mediante reuniones periódicas, velar por una ambiente de trabajo sano, realizar evaluaciones de desempeño y reconocimiento de logros, y actuar de manera oportuna ante eventualidades.


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PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE RENOVATION OF THE CALIBISHIE BRANCH PROJECT OF THE MARIGOT COOPERATIVE CREDIT UNION MARIGOT; COMONWEALTH OF DOMINICA

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)
 The Marigot Cooperative Credit Union (MCCU)  has  been in existence for 61 years and was a membership based-organization providing finanicial services, mainly to include savings, loans, insurance and many others.  The main motto of the MCCU  is “Not for profit, not for charity but to provide service for financial customers”.  There were four branches which were located at various communities in the north east of the island of Dominica, West Indies.  The Board of Directors wanted to grow the membership base and to improve share capital of the Calibishie branch.  In order to become a member of the MCCU, it was then required that each  individual  purchased one share, which is valued at EC $50.00.  The membership base of the the credit union was over 6000 local and foreign members.

One of the means of achieving the objective of increasing membership and share capital was to ensure that the branch office is conducive to serve members.   It was deemed that the branch office in its present condition is not conducive and, as a result, a decision was taken to renovate the building.  It is expected that following  the completion of the building renovation, there will be a renewed confidence of members. Particularly, staff will be much more comfortable in a working environment which will facilitate improved performance.
 Presently, there is no  Project Management Office and as a result, projects undertaken were spear headed by the General Manager, with assistance from the other functional departments.  In the past, projects were executed in an adhoc manner. Therefore,  a formal management plan should be developed because this plan will be the central document that will define the basis for all the project works to be undertaken for the Calibishie Branch Renovation Project.

For the past decades, the Marigot Cooperative Credit Union has implemented a number of construction project without any formal developed project management tool, which resulted in uncontrolled, cost, scope, schedule and the deliverables were not always prepared within appropriate standards.  The MCCU wants to successful execute the renovation of the Calibishie Branch Project.  To achieve this success, a comprehensive management plan will guide the execution of the project.  The plan will also provide for the development for other subsidiary documents, which will inform decision-making and allocation and management of resources.  A project team with varying skills and competencies will be engaged to lead this complex project for a successful product delivery.

The purpose of the project was to develop a project management plan for the renovation of the Calibishie Branch of the Marigot Cooperative Credit Union.  The Credit Union does not have a Project Management Office and as a result there  are significant contraints on the Credit Union to adequately write projects or execute them in accordance with its strategic objectives The Board deemed that the renovatiion project of the Calibishie Branch coldnot be implemented in an adhoc manner.  Lessons learned from past projects, indicated  that greater  emphasis was placed mainly on budgeting and a deadline of handing over, and the other knowledge areas were not of much concern.   
 The general objective was to develop a project management plan as the formal management tool to guide the execution of the renovation of the Calibishie Branch project of the MCCU.

The specific objectives were to develop an integration management guide that shows how the processes are integrated thoughout the project phases; to develop a scope management plan that will outline the details of the work to be done; to develop a schedule management plan that will outline the schedule of activites to be completed within the required deadlines; to develop a cost management plan; which will guide the allocation of financial resources for the work to be done; within the approved budget, to develop a quality mangement plan which will outline the nature of the standards of the work to be done; to develop a human resource management plan which will outline the human resource allocation; to develop a communications management plan which outline the flow of information; to devlop a risk management plan which will outline the risks to be addressed; to develop a procurement management plan, which outline how goods and services will be sourced and purchased.

The methodology used for this research was analytical or explanatory in nature. Further analysis was conducted on the data gathered and critical evaluations of the materials were made for the development of the FGP.  Most of the information for the development of the FGP will be drawn from the Project Management Book of Knowledge fifth edition (PMBOKguide).  Meetings and interviews held with experts and other stakeholders affiliated with the renovation project of the MCCU Calibishie Branch will assist in the development of subsidiary documents of the Project Management Plan.  This plan will guide the formal execution of the renovation project.

In conclusion, the MCCU does not have a project management office and as a result, significant challenges are encountered in executing projects according to the standards of (PMBOK Guide 5th edition).  This plan will serve as new a methodology that will guide the project team on best practices of project management. 

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PLAN DE PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE CONSULTA TELEASISTIDA BASADO EN EL EXPEDIENTE DIGITAL ÚNICO EN SALUD

RESUMEN EJECUTIVO

El Área de Salud de Santo Domingo de Heredia pertenece a la Caja Costarricense de Seguro Social, dicha Área de Salud promovió la consulta médica telelasistida, la cual procuro agilizar la capacidad de respuesta a los requerimientos de atención de los asegurados relacionados con la administración de su historial clínico-médico, que permitió automatizar y estandarizar los procesos.

Se identificó la necesidad de disponer de herramientas de comunicación tecnológica para habilitar el acceso de los usuarios con diabetes mellitus que asisten a control y al binomio madre-hijo en el período del puerperio, a una consulta médica telelasistida.

La ejecución de este proyecto de implementación de la consulta médica telelasistida, permitió dotar de una herramienta conforme los requerimientos establecidos por la Gerencia Médica y en apego a lo que estableció la normativa institucional, que fomentó en los usuarios otra opción de acceso a la consulta familiar, lo que promovió una mejora en su calidad de vida.

El objetivo general de este proyecto fue elaborar un plan de proyecto para la implementación de consulta teleasistida en el Area de Salud de Santo Domingo de Heredia basado en el Expediente Digital Único en Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social. Los objetivos específicos del proyecto integraron la planificación de la gestión del alcance, cronograma, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.

Esta investigación fue descriptiva y exploratoria, ya que se describieron aspectos de índole socio-laboral, y se examinaron los procesos, presentes en la implementación del proyecto de consulta médica teleasistida.

En la planificación del proyecto se desarrolló el acta de constitución del proyecto en la que se estableció los requisitos y el alcance del proyecto, así como, los supuestos, las restricciones y exclusiones, la fecha estimada de ejecución es 01 de agosto de 2017 al 19 de febrero de 2018. El plan de proyecto integró el plan de gestión del alcance que estableció el desglose del trabajo en las siguientes fases a) capacitación y gestión de cambio a los usuarios internos y externos del servicio, b) diagnóstico de infraestructura y equipamiento necesario y c) dotación de la infraestructura y equipamiento idóneo; y su diccionario; el plan de gestión del cronograma consideró la estimación de la duración de las actividades cuya línea base fue de 145 días, así mismo, en el plan de gestión de costos, se realizó la estimación de los costos de las actividades descrita en la  curva S del proyecto que define la estrategia financiera, cuyo resultado es una línea base de presupuesto por el monto de ₡24.956.713. Se recomendó que el seguimiento, monitoreo y control del cronograma como de los costos se  ecomendó se efectúe a través de la metodología de valor ganado, de manera que se determine si el desempeño del proyecto requiere o no ajustes. En el plan de gestión de la calidad se estableció los factores críticos de calidad, métrica y línea base, y se recomiendó un SPI y un CPI mayor a 0.98, cuyo producto responde a la solución tecnológica que cumple con las necesidades de los usuarios. En cuanto a la gestión de los recursos humanos se desarrolló el organigrama del proyecto, se definó los roles y responsabilidades o matriz RACI, así como, la estrategia para promover el trabajo en equipo. En el plan de gestión de las comunicaciones se identificó los requisitos de comunicación de los distintos interesados del proyecto, se determinó que este proyecto tiene 15 canales de comunicación que deben ser monitoreados por el equipo del proyecto, de ahí que se definió la matriz de comunicaciones del proyecto. Sobre la gestión de riesgos, dado que todo proyecto se implementa en un entorno incierto y por tanto riesgoso, se identificaron los riesgos que podrían afectar negativamente al proyecto, determinándose que se identificó un total de 8 riesgos el 37,5% de los mismos corresponden a riegos de coordinación del proyecto, y de igual porcentaje para riesgos técnicos, el menor porcentaje corresponde a riesgos organizacionales y externos cada uno con un 12,5%. En razón de las adquisiciones requeridas por el proyecto fue realizado un análisis de hacer o comprar respecto a todos los entregables, se identificó que se debe efectuar una adquisción de escasa cuantía de equipamiento de la solución tecológica por el monto de ₡19.405.000,00. Respecto a los interesados del proyecto, éstos se identificaron y clasificaron en términos de posición, impacto, interés, poder e influencia de los involucrados con base a sus expectativas e intereses, siendo ésta información relevante para el equipo del proyecto. 

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DESARROLLO DE UNA METODOLOGIA PARA GESTION DE PROYECTOS DE EXPLOTACION AVICOLA DE POLLOS DE ENGORDE EN EL ASENTAMINETO QUEROGA

RESUMEN EJECUTIVO

El asentamiento Queroga es un programa de vivienda y urbanismo impulsado por el Instituto de Desarrollo Agrario a principios de los años noventa, con el fin de proporcionar terrenos rurales destinados a la agricultura y ganadería a los habitantes de la región Pacifico Central para mejorar sus condiciones económicas y la gran necesidad de contar con un terreno propio que les permitiera vivir y a su vez impulsar iniciativas de emprendimiento tales como: producción agrícola y desarrollo de ganadería y especies menores.   

Parte de los emprendimientos realizados por los habitantes han sido de manera esporádica y empírica lo que ha generado que los resultados obtenidos no sean los más adecuados. En el caso de proyectos de explotación avícola muchos proyectos o iniciativas quedan en el camino a razón de las deficiencias en la gestión de los proyectos como son el desconocimiento de técnicas y herramientas que garanticen el éxito. A pesar de la voluntad y la necesidad de los habitantes muchos fracasan por falta de capacitación y orientación en la administración de proyectos, por mencionar un dato el Instituto Nacional de Censo y Estadística indica que el nivel de educación de los habitantes solamente el 25.2% de la población cuenta con estudios de secundaria (INEC, 2013), lo que representa una oportunidad de mejora  en el manejo de gestión de proyectos avícolas de pollo de engorde, donde no se cuenta con manejo de los costos, del alcance, no se tiene con claridad los proveedores ni tampoco el cliente final del producto, lo que genera que las ganancias llámese objetivos de proyecto, no generen los resultados esperados y peor aún muchos de ellos queden estancados en un proceso de ejecución por falta de presupuesto, lo que convierte la iniciativa en un problema más que debe ser atendido. 

En atención a la problemática mencionada anteriormente, el proyecto determina oportunidades de mejora que posibiliten a los habitantes obtener mejores beneficios mediante la aplicación de una guía para el desarrollo de explotación de pollos de engorde. Dentro de los beneficios que podemos mencionar de la aplicación de la guía están: mejorar la capacidad productiva mediante la definición de buenas prácticas de dirección de proyectos que permitan el desarrollo de procesos eficientes y efectivos en cada una de las etapas del proyecto y por otro lado, contar con una documentación clara, oportuna y alineada a las necesidades de los productores que permitan justificar sus emprendimientos a instituciones gubernamentales o grupos organizados que en su competencia puedan ofrecer ayudas financieras. 

Con base en lo anterior el objetivo general de este proyecto fue desarrollar una metodología de gestión de proyectos de explotación avícola para pollos de engorde basados en las buenas prácticas de administración de proyectos y los factores externos e internos que inciden en el asentamiento Queroga, Puntarenas.

 Los objetivos específicos desarrollados fueron: Establecer un plan de definición del alcance de los proyectos mediante la puesta en práctica de técnicas y herramientas que permitan garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto; Crear un plan para la gestión de cronogramas de proyectos tomando en cuenta las mejores prácticas y la aplicación de herramientas con en el fin garantizar la finalización exitosa de proyectos; Definir un plan de la gestión de costos del proyecto tomando en cuenta las buenas prácticas con el fin de lograr dotar de herramientas para garantizar el éxito del proyecto; Proveer de mecanismos para garantizar la calidad del proyecto y del producto mediante la definición de métricas de control y medición para lograr la satisfacción del cliente; Establecer un plan de gestión de recursos tomando en cuenta las habilidades y capacidades de los interesados con el fin de identificar los roles y responsabilidades de cada uno dentro del proyecto; Construir un plan de comunicación que involucre medidas, técnicas y herramientas para garantizar una comunicación asertiva entre las partes involucradas en el proyecto; Establecer un plan de manejo de los riesgos del proyecto tomando en cuenta los factores externos e internos y el desarrollo de técnicas de identificación y control con el fin de aumentar las posibilidades de éxito del proyecto; Definir técnicas y herramientas para la gestión de las adquisiciones con el fin lograr establecer socios corporativos al proyecto que sumen para el éxito del proyecto; Definir un plan de manejo de los interesados del proyecto que involucre la identificación, clasificación y control con el fin de lograr una participación efectiva de los involucrados. 

Como parte de los métodos definidos para realizar esta investigación están; el método bibliográfico que involucra el análisis de textos e información de fuentes secundarias que llevaron cabo a una reflexión innovadora de conceptos y contenidos aplicados al abordaje de los objetivos del proyecto. Por otro lado, se aplicó el método inductivo, el cual destacó el análisis de enunciados similares mediante la descripción y la observación que permitieron identificar cómo los factores del proyecto pueden comportarse a razón de la comparación con otras experiencias vividas en otros proyectos. Se hizo uso del método de trabajo de campo, el cual consistió en la recolección de datos mediante encuestas y entrevistas dentro del asentamiento Queroga. Este contacto con elementos del proyecto como involucrados, condiciones económicas y de clima, entre otros, favoreció en gran medida la construcción de los entregables propuestos en cada uno de los objetivos con el fin de entregar resultados alineados a las necesidades reales de la comunidad y la problemática planteada. 

A partir de la ejecución del proyecto se obtuvieron instrumentos para cada una de las áreas de gestión de la administración de proyectos, los cuales han sido creados basados en el análisis de la situación económica de los productores y el nivel de escolaridad a razón de obtener formularios de fácil interpretación y que a su vez puedan ser parte de la planeación formal de un proyecto en vista de recibir un apoyo económico de financiamiento por organizaciones gubernamentales y banca estatal.  Con base a lo anterior el aporte más relevante de este trabajo es otorgar un compendio de herramientas que pueden ser utilizados como parte de la mejora de los procesos de gestionar proyectos e iniciativas por parte de los productos y habitantes de la comunidad de Queroga. Dentro de aspectos más importantes y en los que se fundamenta la ejecución de este trabajo esta contar con herramientas para la secuenciación de actividades, control de los recursos y la definición de la calidad son aspectos que logran maximizar los recursos disponibles durante el ciclo de vida del proyecto, logrando con ello llevar a cabo los proyectos de manera exitosa. 

Por otro lado, como las recomendaciones más importantes se pueden citar:
 

• Establecer programas de capacitaciones en gestión y administración de proyectos, enfocados en promover mejoras y madurez a los procesos establecidos en la guía propuesta. El apoyo de instituciones como Asociaciones de Desarrollo y Municipalidades es clave para ofrecer las capacitaciones necesarias.  

•  Incorporar el aprendizaje de las operaciones diarias en la puesta en marcha de los proyectos y viceversa, de manera que se logre encontrar puntos de mejora para el crecimiento organizacional de la empresa o grupo organizado.
• Elaboración de un plan de gestión de riesgos organizacional, que venga a formar parte de los insumos del plan de gestión de riesgos; esto con el fin de identificar aspectos relacionados al nivel de tolerancia al riesgo de la organización. 

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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE OBRA PÚBLICA APLICADO AL RÉGIMEN DE LA MUNICIPALIDAD DE LA CRUZ, EN COSTA RICA

RESUMEN EJECUTIVO El presente proyectó se desarrolló en la corporación municipal de La Cruz, cantón décimo de la provincia de Guanacaste, fronterizo con el país de Nicaragua. El cantón fue fundado en el año 1969, cuenta con 4 distritos, siendo la cabecera de cantón y sede del Gobierno Local, el distrito 01 de La Cruz, nombre homónimo del cantón. Cuenta con una población 19181 habitantes. La Municipalidad de La Cruz y el régimen municipal moderno en Costa Rica, coinciden en el año de inicio. Por una parte, el cantón de la Cruz se crea en el año 1969, y es precisamente en ese año que se inician las reformas que a nivel económico (transformación del impuesto territorial de nacional a municipal) y luego jurídico (Código Municipal), reconfiguran el régimen municipal imperante desde principios del siglo XIX. Luego en el año 2010 se promulga la ley N°8801, que busca transferir recursos del Gobierno Central a los Gobiernos Locales.

La Constitución Política indica que cada cantón tendrá un Gobierno Local, encargado de velar por los intereses de sus habitantes, así como de administrar la prestación de los servicios que sean necesarios para garantizar una adecuada calidad de vida a sus habitantes. Sin embargo, esta situación en la práctica no viene sucediendo, debido a factores como: i) falta de la totalidad de los recursos necesarios, y ii) falta de una metodología que potencie las capacidades de los profesionales encargados de la gestión de proyectos, que haga que los municipios puedan ejecutar con celeridad y confiabilidad los recursos económicos asignados. 

En el caso de la Municipalidad de la Cruz, se tiene un amplio margen de mejora en cuanto a su desempeño. Para el año 2016, según lo indica el informe de Índice de gestión Municipal, tuvo un superavit específico de ₡1,507,837,287.00 millones de colones, y un superavit libre de ₡ 528,014,267.00; la suma de ambas cantidades es de ₡ 2,035,851,554.00 millones de colones que no estan logrando ejecutar en el periódo presupuestario correspondiente, lo que genera el IDH (índice de Desarrollo Humano) más bajo de Guanacaste con un 0.6, así como una calificación global de 47.4% en el índice de gestión municipal. 

Por tal motivo se planteó un proyecto para dotar al municipio de unos lineamientos generales para la gestión de proyectos, que le permita mejorar su desempeño, en la ejecución de obra pública. Para lo cual, se planteó el objetivo general de “Elaborar  lineamientos generales para la gestión profesional de los proyectos de inversión de obra pública, que establezca las condiciones para una ejecución, transparente, sistemática, instrumentalizada, apegada a las buenas prácticas de gestión de proyectos y a la normativa vigente, de los proyectos desarrollados dentro del régimen municipal de Costa Rica, específicamente para el caso de la Municipalidad de La Cruz, Guanacaste”; así como los siguientes objetivos específicos: i) Realizar una investigación de campo y gabinete para caracterizar la estructura organizacional típica de la Municipalidad de La Cruz y su planteamiento general para la ejecución de los proyectos de inversión de obra pública, ii) Realizar un diagnóstico preliminar de la madurez en la administración profesional de proyectos en la Municipalidad de La Cruz, para conocer el nivel base de gestión de los proyectos, iii) Elaborar lineamientos generales para la gestión profesional de proyectos de inversión de obra pública del régimen municipal, aplicada al caso de la Municipalidad de La Cruz, que contemple la aplicación de las 10 área de conocimiento de la gestión profesional de proyectos según el PMI, para servir como guía para la gestión de los proyectos, y iv) Proponer un plan de divulgación y capacitación,  mediante talleres, de la propuesta elaborada, a los funcionarios municipales competentes, para facilitar la aplicación de los lineamientos planteados en la guía.

Lo anterior se realizó mediante investigación de campo, con la aplicación de un formulario estructurado (Anexo 4) a los profesionales encargados de la ejecución de proyectos de las unidades de Gestión de Proyectos y Unidad Técnica de Gestión Vial, adscritas a la Dirección de Gestión Territorial y Proyectos. También se aplicó una entrevista a las jefaturas de las unidades de Proveeduría Municipal, Planificación Institucional y Dirección Jurídica; dada la importancia de éstas en la gestión de los proyectos municipales. Se determinó que en la Municipalidad de La Cruz se carece de un sistema de gestión de proyectos que garantice el éxito de los mismos; la ejecución se basa en esfuerzos ad hoc y coyunturales, siguiendo un proceso orgánico de ejecución dado por los factores ambientales. 

Por lo tanto, se desarrollan lineamientos generales para la ejecución de los proyectos basado en la teoría del PMI, se define un esquema de ejecución, y  5 fases específicas de ciclo de vida del proyectos municipales: i) Inicio, ii) Planificación, iii) Contratación, iv) Construcción, v)Monitoreo y Control, y vi) Cierre. Se establecen los procesos de cada fase y para estos se determinan las entradas, técnicas, herramientas y salidas. Así mismo, para los procesos claves se definen 24 plantillas de proyectos, que permiten guíar la realización del trabajo demandado por el proceso.

Se determina que actualemte la municipalidad de La Cruz carece de una cultura de gestión profesinal de proyectos, afectandose las probabilidades de éxito de los mismos. La implementación de los lineamientos generales para la gestión de proyectos crea entre los funcionarios vinculados en el área de proyectos, una cultura en el campo de la gestión de proyectos; lo cual hace más efectivo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Su implementación sienta las bases para un necesario mejoramiento de las habilidades, técnicas, herramientas y conocimientos generales, aplicados por el municipio, a la gestión de sus proyectos. De esta forma se incide positivamente en la disminuir el superavit presupuestarios y como fin último, la mejora en la calidad de vida de los habitantes del cantón.

Se recomienda continuar el proceso de aprendizaje en el tema de gestión de proyectos, y mejorar constamente los lineamientos presentados en este trabajo, en el entendido que los mismos sólo tocan aspectos introductorios, dado el nivel de madurez institucional, lo que demanda un mayor profundizaje en materia de la dirección profesional de proyectos. Lo anterior se puede concretar mediante una consultoria profesional.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1933.pdf