RESUMEN EJECUTIVO
PriceSmart, Inc. (NASDAQ: PSMT) es un operador de clubes de compra por medio de membresía con operaciones en Centroamérica, el Caribe y Colombia en donde inicio operaciones en 2011 con su primer local en la ciudad de Barranquilla. La compañía cuenta con más de un millón de socios, distribuidos en operación treinta y seis clubes en doce países y en un territorio de los Estados Unidos de Norteamérica.
El Departamento de Construcción de PriceSmart controla los procesos de diseño y construcción de los almacenes en el mercado centroamericano y del Caribe con el fin de implementar sus estándares y diseños a cada uno de los países donde incursionó.
En la actualidad el Departamento de Construcción se vio en la necesidad de crear una nueva división que se encargue de velar por la creciente demanda de proyectos del tipo capitalizables para la compañía y que tienen una íntima interrelación con la contraparte operativa lo cual los vuelve proyectos sensibles.
Con la creación de la nueva Dirección para la ejecución de los proyectos capitalizables de PriceSmart se abrió la oportunidad para definir una metodología para la administración de los proyectos capitalizables de construcción de infraestructura en PriceSmart, de acuerdo con la Guía del PMBOK (Project Management Institute [PMI], 2013) para dar estructura y solución a los retos que presenta la ejecución de dichos proyectos.
El presente estudio generó una propuesta ante la alta Gerencia acerca de una metodología para el manejo de los proyectos capitalizables a nivel corporativo. Estos proyectos se llevan a cabo en todas las regiones en donde esta compañía tiene presencia.
Este PFG planteó como objetivo general: Definir una metodología para la administración de los proyectos capitalizables de construcción de infraestructura en PriceSmart, de acuerdo a la Guía del PMBOK del PMI, con el fin de incrementar la eficiencia y la efectividad en su ejecución.
Como objetivos específicos se consideró primeramente realizar un diagnóstico sobre la gestión de proyectos capitalizables regionalmente en la empresa PriceSmart, para generar los insumos para la elaboración de la metodología de administración de proyectos.
Como segundo objetivo específico se diseñaron los procedimientos para los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre para diseñar una metodología para la administración de proyectos capitalizables en PriceSmart. Como tercer y último objetivo específico se elaboró una propuesta de implementación de la metodología para administrar los proyectos capitalizables en PriceSmart que facilite su difusión y aplicabilidad.
El presente estudio utilizó métodos de investigación tipo analítico-sintético para el cumplimiento del objetivo general y los objetivos específicos con el uso de herramientas como el juicio experto, entrevistas e investigación documental, como lo sugiere la Guía del PMBOK del PMI.
Una vez identificadas las deficiencias mediante el diagnóstico realizado dentro de un marco referenciado a las Areas de Conocimiento y Grupos de Proceso identificadas en la Guia del PMBOK del PMI, los procedimientos y propuestas de implementación planteadas y recomendadas pretenden impulsar un mejor manejo de los proyectos capitalizables de PriceSmart y constituirse en una metodología para la administración de dichos proyectos pero que además podría ser adoptada e implementada dentro del Departamento de Construcción de PriceSmart en general.
Al realizar el diagnóstico los elementos más importantes que se detectaron son por ejemplo la falta de planificación inicial dentro de los proyectos al no desarrollarse un acta de proyecto por lo que no se define claramente desde un inicio ni los objetivos ni los entregables del proyecto. También se detectaron fallas dentro del monitoreo y control que se debe realizar a la hora de gestionar el alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los riesgos y los interesados del proyecto.
Los procedimientos planteados e ilustrados en conjunto a una serie de plantillas propuestas tienen por proposito ordenar y estandarizar los procedimientos y formatos utilizados por los gerentes de proyecto y el Departamento de Construcción de PriceSmart, generando de esta manera un valor agregado en la propuesta con la intención de eliminar confusión a la gerencia con reportes y estilos diferentes en la documentación de proyecto manejada y distribuida por los Gerentes de Proyecto.
Con la implementación de la metodología se espera que se produzcan mejoras tales como una mejor entendimiento y planificación de los proyectos mediante una clara identificación de los objetivos y entregables esperados de los proyectos, mejoras en los procesos de control y monitoreo en múltiples áreas de los proyectos tales como en la gestión de la integración, alcance, tiempo, costos, calidad, riesgos, adquisiciones, e interesados del proyecto.
En todas ellas es notable la falta de mecanismos de monitoreo y seguimiento que permitan asegurar que los procesos se lleven a cabo y se hagan correcciones a tiempo de manera que se garantice el éxito en la ejecución de los proyectos.
Dentro de las propuestas que se espera tengan un mayor impacto estratégico se encuentran la implementación del acta de proyecto, definir claramente el alcance del mismo, crear los cronogramas para la ejecución de los proyectos (control y seguimiento), control y reporte de los costos (cierre de proyectos), aseguramiento de la calidad según los estándares definidos por PriceSmart, generación y envío de reportes semanales del estatus de los proyectos, una mejor identificación y manejo de los interesados (internos y externos) y una correcta planificación y seguimiento de las adquisiciones del proyecto.
Descargar aquí:
