RESUMEN EJECUTIVO
La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional es un ente público no estatal, con personería jurídica y patrimonio propio. Como tal, está sujeta a las normas de la ley que la rigen, así como al ordenamiento jurídico administrativos público y particularmente a la fiscalización de la Superintendencia de Pensiones.
La institución tiene 11 sucursales ubicadas en: Alajuela, San Carlos, San Ramón, Liberia, Santa Cruz, Cartago, Heredia, Puntarenas, Ciudad Neily, Pérez Zeledón y Limón. Su amplia cobertura ha sido fundamental en la colocación de créditos a nivel nacional, logrando colocar el 5% de la cartera en menos de un año calendario, adicional a los créditos en estas también se realizan el 90% de los trámites que se ofrecen en las oficinas centrales, creando hacia el cliente una mayor satisfacción sobre los servicios que desean o necesitan cubrir en algún momento dado.
El área de sucursales es una de las más grandes en la administración de personal, la cual está a cargo de la jefatura del Departamento de Plataforma de Servicios, pero al poseer centralizadas tantas responsabilidades en una única funcionaria, en donde además del área de sucursales tiene otras áreas a cargo, se ha convertido ineficiente y lento el crecimiento de todo el departamento.
La demanda de todas las áreas a cargo por parte de la jefatura requieren un monitoreo constante y efectivo para la creación de nuevos proyectos a solicitud de la membresía interna y externa de la institución.
Al promover la independización de las sucursales del Departamento de Plataforma de Servicios, se le dio autonomía a cada sucursal, estableciendo un encargado por cada unidad operativa, siendo este el responsable por todo lo que suceda en la misma y en oficinas centrales existirá un jefe de la unidad, al cual cada encargado de sucursal deberá dar cuentas por los resultados obtenidos, o de las necesidades que se presenten para ser cubiertas.
Adicionalmente se tendrá menos personal a cargo en un único funcionario, logrando canalizar eficientemente las necesidades de cada unidad, dándole la prioridad necesaria para satisfacerla.
Este Proyecto Final de Graduación se planteó con el objetivo principal de desarrollar una nueva propuesta de la estructura jerárquica del Departamento de Plataforma de Servicios de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional que permita la separación y efectividad funcionalidad de las labores del área de Sucursales.
Dentro de los objetivos específicos se planteó realizar un análisis operativo del organigrama institucional para identificar las oportunidades de mejora del área de sucursales del Departamento de Plataforma de Servicios, y con base a este análisis se creó un nuevo organigrama organizacional que permita
la separación y efectiva funcionalidad de labores del área de Sucursales. Adicionalmente se planteó formular el presupuesto total anual de la independización del área de Sucursales creando un preambulo del costo operativo de la propuesta; así como desarrollar el plan de gestión de tiempo y comunicaciones para el proyecto; planificar las respuestas a los riesgos implicados en la nueva propuesta y elaborar el presupuesto respectivo del proyecto.
Para el desarrollo de este proyecto se utilizó la investigación analítica y deductiva, apoyándose en fuentes primarias y secundarias como literatura de proyectos, y criterio de expertos para el desarrollo de ciertos objetivos específicos.
Adicionalmente, se utilizaron herramientas de administración de proyectos tales como: MS-Project, WBS Chart, plantillas como apoyo para la elaboración del plan de riesgos, así como Microsoft Excel y Microsoft Word. La utilización de los estándares del PMI (2013) permitió contar con una guía clara de administración de proyectos para la preparación del proyecto a desarrollar.
La intención principal al desarrollar este proyecto fue demostrar la necesidad de crear una nueva estructura organizacional del departamento y que esta sea implantada en la institución a la mayor brevedad posible con todos los recursos necesarios para la puesta en práctica.
En conclusión, se analizó la situación actual organizacional, se identificó los principales riesgos en los cuales el proyecto pudo verse implicado, logrando determinar que el proyecto poseía un riesgo moderado si no se tomaban las medidas preventivas necesarias.
Se propuso tomar como guía al PMBOK para realizar los proyectos que la institución pueda llegar a desarrollar, con lo cual se pretende mejorar de gran manera el avance de los mismos. Además, se mejoraron, implementaron y se elaboraron nuevos documentos para lograr mejorar la gestión del proyecto.
Se recomendó utilizar la metodología de Gestión de Proyectos para llevar a cabo el desarrollo del proyecto de independización del área de sucursales. Se tomaron en cuenta técnicas y herramientas para mantener un control y monitoreo de los avances del proyecto y así se pretende aumentar el éxito en los proyectos.
Además se recomendó realizar una reunión informativa con los ejecutivos de servicio para comunicarles los objetivos del proyecto, para empezar a promover un mejor clima organizacional en el departamento y promover la participación en los nuevos concursos.
Descargar Aquí http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1457.pdf
