RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Distrital de las Artes, el cual opera en la Ciudad de Bogotá, Distrito Capital de la República de Colombia, es una entidad de nacimiento reciente (año 2011) y se encuentra adscrita a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.
La misión ha sido enfocada en desarrollar y suscitar la apropiación del arte y la cultura a través del fortalecimiento de las dimensiones de investigación, formación, creación y circulación.
La misión ha sido enfocada en desarrollar y suscitar la apropiación del arte y la cultura a través del fortalecimiento de las dimensiones de investigación, formación, creación y circulación.
Su condición de entidad pública, le somete a las políticas administrativas distritales y por ende a procesos junto con procedimientos que deben estar alineados con la estructura organizacional y estratégica general que promueve la Secretaría de Planeación Distrital para cada una de las entidades públicas de la ciudad de Bogotá.
Dicha situación no ha permitido que IDARTES logre administrar sus proyectos de manera especializada y acorde con la tipología de los mismos, sino que ha tenido que planear y ejecutar bajo estándares que sesgan la promoción y aplicación de las áreas del conocimiento de forma coherente con las exigencias naturales de la tipología de sus programas y proyectos de inversión, conduciendo en términos globlales, a terjiversaciones con el alcance y cumplimiento certero dela calidad de sus entregables finales.
Para solucionar esta problemática interior (local-organizacional) de impacto exterior (global-gubernamental), se hizo necesario recurrir a la propuesta de un plan para implementar la oficina que permita administrar de forma eficaz el portafolio del IDARTES, donde la gestión pertinente y adecuada de cada uno de sus programas y respectivos proyectos de inversión, proporcionara la consecución de resultados exitosos mediante la estandarización de una metodología contundente y las capacitaciones requeridas para que los coordinadores y jefes de área lograran entender y aplicar las mejores prácticas que les permitieran optimizar la administración de sus proyectos.
Con miras en el desarrollo de dicha propuesta, se planteó realizar el objetivo general: desarrollar el plan de implementación de Oficina de Administración de Proyectos para mejorar los procesos, herramientas y técnicas requeridas en la gestión de proyectos abordados por el Instituto Distrital de las Artes (IDARTES). Y para conseguir dicho objetivo se plantearon cuatro objetivos específicos: realizar un estudio previo sobre las características administrativas/organizacionales del IDARTES para obtener un análisis de la situación actual del instituto en pro de identificar las áreas que requieren ser optimizadas, definir el modelo de PMO que mejor se ajuste a la organización para gestionar los proyectos, dictaminar los roles
y responsabilidades de la PMO a implementar en la organización para reconocer su figura y función en la estructura organizacional del IDARTES y desarrollar el plan de implementación de la propuesta para guiar el proceso en la organización.
Para efectos de realización de la investigación, se propició el uso del método analítico-sintético, recopilando y procesando información a través de herramientas y técnicas bajo investigación documental, descriptiva y consecuentemente el estudio de caso. Dichas herramientas incluyeron la realización de una encuesta a los diferentes jefes de área, entrevistas, análisis de datos históricos y el juicio de expertos.
Esta metodología tuvo como base de influencia la IAP (Investigación de Acción Participativa), donde se propició el contacto con la comunidad en estudio (personal de la estructura organizacional) para involucrarla como agentes investigativos de su realidad, desde la formulación del problema hasta la discusión sobre cómo encontrar soluciones, pasando finalmente por la interpretación de los resultados.
Al sintetizar la información obtenida, se concluyó que la estructura organizacional se concibe como matricial débil, y que eventualmente, dependiendo de la tipología de los proyectos o el programa, se torna como matricial equilibrada.
De igual manera al realizar un análisis piloto de la madurez en gestión de proyectos que
posee el IDARTES, se encontró que la actual Oficina de Asesoría en Planeación posee funciones claves en la gestión de proyectos de la organización y que su rol principal se enfoca en la ejecución de la estrategia de la organización.
Así mismo, se evidenció la carencia de herramientas y utilización de estándares actualizados, lo que permitió comprender la tipología de PMO que mejor le atañe al IDARTES:
una PMO de Control que le permita además de asesorar en materia de gestión, tener una metodología sólida pero flexible y que además patrocine el intercambio de conocimientos mientras permea la apropiación de los mismos dentro de la entidad.
La investigación demuestra que el IDARTES debe contemplar varios cambios, no solo a nivel de personal en el ámbito de la gestión de proyectos, donde deban cumplir con perfiles más aptos en la disciplina, sino también a nivel organizacional, donde los roles y las funciones de los directos implicados contemplarán variaciones en la cultura de trabajo y la manera de relacionarse entre sí.
Para ello, con el cumplimiento del cuarto objetivo, se ha propuesto un plan de implementación que requiere de cuatro fases resumidas así: creación del marco de gobierno, gestión del cambio organizacional, optimización de la metodología y creación del programa de gestión del conocimiento; cada una con tres etapas importantes; instauración, seguimiento-medición-control y optimización Iterativa.
Dentro de las recomendaciones se tuvieron en cuenta a varios de los roles involucrados directamente, tanto actuales como futuros. A quienes se les sugirió, entre lo más significativo, efectuar un análisis de madurez más incisivo, plantear al IDARTES como agente piloto en la implementación de este modelo de oficina de administración de proyectos en todas las entidades del distrito, analizar la inteligencia intergeneracional para reconocer características generacionales, planificar correctamente la gestión del cambio organizacional y capacitar a la
planta actual de empleo para dar inicio a la carrera en administración de proyectos.
Estudiante: César Augusto Gutiérrez Vera
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