RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo del proyecto final se desarrolla en la empresa COOPEBRUMAS R.L., entidad perteneciente al sector de economía social, de naturaleza cooperativa, dedicada y especializada a la prestación de servicios financieros personales, cuyo ámbito de acción geográfico es la provincia de Cartago. Comprende una base social de más de 3.000 asociados.
Por situaciones varias como: falta de claridad, poca información apropiada, cálculos de costos mal estimados, ausencia de estudios previos, tiempos mal establecidos o simplemente, la discordancia alcance y problema, podría significar en el sector cooperativista, que una buena iniciativa no llegue a concretarse en un proyecto que bien realizado podría verse reflejado en atención de mayor calidad a los usuarios cubiertos por este sector.
El objetivo primordial de este trabajo es la elaboración de una “guía ágil” de conocimientos para la administración de proyectos en COOPEBRUMAS R.L.
Complementariamente, con los objetivos específicos se desea realizar un diagnóstico mediante la aplicación de un cuestionario que muestre el nivel de conocimientos actual, de los usuarios en la Administración de Proyectos.
Crear plantillas sencillas basadas en las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI) para guiar el trabajo en proyectos a los usuarios. Construir una herramienta sencilla basada en la gestión del conocimiento para dar seguimiento y control sobre la experiencia del recurso humano en proyectos de la organización. Diseñar un plan de inducción para el uso de la guía ágil dirigida a los usuarios de la Administración de Proyectos.
Para el desarrollo del trabajo se utiliza el estándar “Guía de PMBOK, apoyado con las técnicas y las herramientas que ésta ofrece, complementadas con el juicio experto. Se realizó un análisis de la información relativa a proyectos de la cooperativa, a fin de determinar la situación actual en éste campo.
El proyecto toma los estándares establecidos por el Project Management Instituto, en su Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Guía de PMBOK 2008, en lo que corresponde a los procesos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.
Como resultado de las necesidades encontradas con este trabajo, se desarrolla una Guía Ágil de conocimiento para la Administración de Proyectos, basada en los grupos de procesos antes citados, la cual está compuesta por plantillas y herramientas que facilitan el proceso a los colaboradores que administran los proyectos.
Cada documento proporciona la información necesaria para una elaboración sencilla, eficaz y eficiente. Orienta al usuario en forma secuencial, paso a paso, a fin de alcanzar el objetivo establecido.
El desarrollo del proyecto nos permite concluir que con el uso de la guía se mejorarán los procedimientos actuales para administrar los proyectos.
Esto basado en una comunicación abierta, constante y con un alto nivel de confianza entre todas las áreas involucradas. Lográndose así, las metas planteadas por la organización en el tema de los proyectos.
Con esta implementación la cooperativa se fortalecerá y podrá cumplir mejor los requerimientos establecidos por la Superintendencia General de Entidades Financieras, SUGEF y el Banco Central de Costa Rica, en el campo de la administración de proyectos.
Se espera que con esta Guía se facilite la función para los Directores de Proyectos, ya que se podrán centrar en los aspectos y actividades críticas de éstos, situación que permite a la Cooperativa tener un mayor conocimiento y control de los eventos que pueden afectar las metas de sus proyectos.
Para lograrlo se recomienda que COOPEBRUMAS R.L utilice la guía ágil para mejorar sus servicios en general, como resultado los clientes recibirán una atención oportuna y de calidad.
Cumpliendo lo expuesto en el párrafo anterior, la cooperativa podría disfrutar de un mayor crecimiento, ubicándose en mejor posición para atender con confianza y respaldo, los lineamientos establecidos por los entes supervisores.
Por último, es indispensable que la COOPEBRUMAS R.L. tenga en cuenta que para lograr una mejor implementación de la Guía entregada, se deben diseñar nuevos controles y formularios que le permitan aprovechar mejor los criterios establecidos en la Guía del PMBOK, 2008, del PMI.
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