RESUMEN EJECUTIVO
El grupo de empresas de la región México-Perú que pertenecen al conglomerado Neumann Kaffee Gruppe, se dedican a la producción, compra, industrialización, y exportación de café. En estas se inició un proceso de estandarización de procesos a todo nivel operativo.
En el ámbito de las Tecnologías de Información los esfuerzos no eran integrados, no se contaba con una metodología de trabajo en ninguna de las compañías, se trabajaba sobre intereses o conocimientos particulares y las mismas herramientas utilizadas no eran estandarizadas ni se compartían productos o conocimientos.
Es en esta área donde era posible alcanzar un gran avance en el objetivo planteado, dando el orden y seguimiento que esta actividad estratégica necesita, dando a sus proyectos instrumentos consistentes para un planteamiento y ejecución sistemática.
El objetivo general fue desarrollar una metodología para la gestión de los Proyectos de Tecnología de Información de las compañías de la Oficina Regional MEX-Perú de NKG, que estandarice e integre cada uno de los departamentos, los objetivos fueron: Realizar un análisis y diagnóstico de la situación actual del proceso de proyectos de TI en las compañías, para identificar necesidades y oportunidades de mejora; proponer una metodología para la presentación y gestión de Proyectos de Tecnología de información, que sirva de herramienta para gestionar los proyectos; crear las plantillas necesarias para apoyar la Gestión de Proyectos de la metodología propuesta y Diseñar un plan de capacitación para que los involucrados conozcan la nueva metodología y los formatos.
Se utilizaron varios métodos de investigación, combinando la investigación documental o bibliográfica con la investigación de campo, de manera que se recopilaron datos por medio de observación y entrevistas, se aplicó el juicio de experto para lograr cubrir todas las aéreas posibles de exploración y proponer los resultados.
Se concluye que se cumplieron los objetivos planteados con el estudio de la situación actual, la presentación de una metodología de proyectos adecuada a los recursos existentes y un plan inicial de formación.
Los resultados del estudio muestran que la ausencia de conocimientos en Administración de Proyectos afectan el óptimo desarrollo tecnológico en las empresas estudiadas, con esta propuesta se crearán beneficios con resultados inmediatos para la gestión de TI y un sustento para el mejoramiento futuro.
Se establece un esquema básico de gestión que permitirá estandarizar labores indispensables, sobre procedimientos comúnmente aceptados, respaldados por la utilización de plantillas y documentos que soporten los procesos de gestión para mejorar los resultados obtenidos en los emprendimientos en tiempo, costo y calidad.
Este esquema será la base de un crecimiento sostenible, pues incluye los procesos donde se encontraron debilidades y mejores posibilidades de obtener ventajas en el menor tiempo.
El aprovechamiento máximo vendrá como resultado de los procesos de aprendizaje de este modelo, de la experiencia, de lecciones aprendidas, de mejores resultados de gestión, etc., permitiendo lograr establecer una metodología más completa para el futuro desde los procesos de iniciación hasta los de cierre de proyectos.
El crear un estándar, basado en las mejores prácticas traerá beneficios como el facilitar el proceso de planteamiento y definición de proyectos de TI, su conclusión exitosa, ir construyendo una base de conocimiento en proyectos y mejorar los procesos de seguimiento y control de los proyectos.
Se recomienda iniciar el uso de la presente metodología y continuar el mejoramiento interno con un proceso de evaluación formal de la gestión de proyectos con el modelo OPM3 e incluir objetivos, procedimientos y operaciones de TI en la planeación estratégica de las empresas.
Finalmente se plantean recomendaciones para mejorar la metodología presentada en este documento, mediante el uso de herramientas y procesos que se constituyen en avances alcanzables desde la experiencia acumulada en la gestión básica de proyectos planteada.
Pasos simples por dar pueden ser el mejorar la recopilación inicial de documentos e información, el establecimiento de reportes de gestión del tiempo del proyecto, iniciar la gestión de costos y la utilización de técnicas de compresión del cronograma.
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