RESUMEN EJECUTIVO
La creación de la Autoridad de los Servicios Públicos de Costa Rica nació a partir del año 1996 bajo el amparo de la Ley 7593, que reformó la ley anterior creada en 1928, donde existía el Servicio Nacional de Electricidad (SNE). La ARESEP desde entonces fue la encargada de la regulación de los servicios de energía, concesión de obra pública, telecomunicaciones, agua, saneamiento ambiental, combustibles y transportes. Además, se le otorgó la responsabilidad de velar por las necesidades de los usuarios o consumidores dadas por la calidad, continuidad, oportunidad, confiabilidad y precio.
La ARESEP debió incluir la participación ciudadana con el fin de ayudar con las controversias entre los prestadores de los servicios públicos y los usuarios, además de ayudar con la regulación desde un ámbito más abierto, lo que generó que estos pudiesen solicitar la gestión de trámites ante la institución y que esta debiera responder las solicitudes de una manera eficiente. Con la llegada de la Ley 8220 de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites, la institución debió ser proactiva y responder oportunamente al solicitante para que este pudiese acceder a la información de manera ágil.
La respuesta a las solicitudes generó la necesidad de establecer mayores controles en las gestiones internas de la institución, para poder responderlas de manera adecuada. El control de las gestiones se volvió muy complejo de llevar, dado que la trazabilidad para dar seguimiento a las respuestas de solicitudes no estaba estandarizada entre las dependencias de la institución, lo que obstaculiza responder en un plazo determinado.
El proyecto se enfocó en el plan de gestión para llevar a cabo el análisis y diseño del sistema informático llamado Gestión de la Tramitología Institucional (GTI), el cual otorgó la centralización y automatización de la información de las gestiones internas de la ARESEP y ayudó con el control necesario para responder las solicitudes a tiempo.
El objetivo general de este proyecto fue realizar el plan de gestión de proyecto para el análisis y diseño de un Sistema de Gestión de la Tramitología Institucional en ARESEP, mediante la aplicación de las mejores prácticas según la guía PMBOK®, (PMI, 2017), con el fin de que la institución pueda dar trazabilidad a las solicitudes que ingresan.
Los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión de la integración del proyecto, para formar el marco general de todas las áreas de conocimiento que forman el plan para la dirección del proyecto, elaborar un plan de gestión del alcance del proyecto, para identificar las tareas necesarias por llevar a cabo para el desarrollo del proyecto, mediante la elaboración de la línea base del alcance con procesos y procedimientos de control, realizar un cronograma de trabajo para incluir los procesos requeridos para administrar el proyecto a tiempo según su línea base, desarrollar un plan de gestión de los costos del proyecto para administrar las inversiones y presupuesto asignado y determinar la línea base del costo del proyecto, realizar un plan de gestión de la calidad del proyecto.
para definir, asegurar y controlar los requisitos de entregables de los involucrados, desarrollar un plan de gestión de recursos para identificar tanto recursos del equipo de trabajo, roles y responsabilidades como los recursos físicos necesarios para el desarrollo exitoso del proyecto, elaborar un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para establecer las estrategias necesarias para asegurar una comunicación eficaz entre los interesados y las actividades para implementar, desarrollar un plan de gestión de riesgos del proyecto para determinar el impacto y probabilidad de estos, su priorización y las estrategias para enfrentarlos, elaborar un plan de gestión de adquisiciones del proyecto para determinar los productos y/o servicios necesarios por comprar o adquirir para el desarrollo del proyecto e identificar los interesados del proyecto y desarrollar un plan de gestión de interesados para definir las estrategias de involucramiento de estos.
para definir, asegurar y controlar los requisitos de entregables de los involucrados, desarrollar un plan de gestión de recursos para identificar tanto recursos del equipo de trabajo, roles y responsabilidades como los recursos físicos necesarios para el desarrollo exitoso del proyecto, elaborar un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para establecer las estrategias necesarias para asegurar una comunicación eficaz entre los interesados y las actividades para implementar, desarrollar un plan de gestión de riesgos del proyecto para determinar el impacto y probabilidad de estos, su priorización y las estrategias para enfrentarlos, elaborar un plan de gestión de adquisiciones del proyecto para determinar los productos y/o servicios necesarios por comprar o adquirir para el desarrollo del proyecto e identificar los interesados del proyecto y desarrollar un plan de gestión de interesados para definir las estrategias de involucramiento de estos.
La metodología que se utilizó para este proyecto fue por medio del método inductivo-deductivo donde se aplicó el análisis de literatura relacionada con el proyecto para la realización de los planes de gestión. Además, se utilizó el método analítico sintético, el cual permitió analizar y desarrollar cada una de las partes de los planes para luego volverlos integrales en la generación del plan de gestión de proyecto.
En cuanto al desarrollo del proyecto, este se basó en las 10 áreas de conocimiento para los procesos de iniciación y planificación, generando una guía fundamentada en las mejores prácticas del PMI, para lo cual se establecieron una serie de plantillas y procesos a seguir, con el fin de desarrollar exitosamente el proyecto.
Se recomendó la utilización de los planes y plantillas propuestos para el plan de gestión, los cuales vienen a completar la Metodología de Proyectos utilizada por ARESEP, además es importante la continuación del plan para los procesos de ejecución, monitoreo y control y cierre del proyecto.
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