RESUMEN EJECUTIVO
Con la publicación en el diario oficial La Gaceta el 29 de mayo del 2012 de la Ley 9036 “Ley de Transformación del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER)…”, la Asamblea Legislativa realizó una transformación profunda en la institución. Entre los cambios más importantes se pasó de un modelo de desarrollo agrario a uno más amplio que incluye diversas actividades productivas.
Uno de los programas más importantes con los que cuenta el Instituto de Desarrollo Rural (Inder) es el Programa Fomento a la Producción y Seguridad Alimentaria (FPSA), anteriormente conocido como Área de Seguridad Alimentaria (periodo IDA), cuyo objetivo era “Mejorar las condiciones de nutrición de las familias más pobres de los asentamientos campesinos promovidos por el IDA…” y que actualmente tiene el objetivo de “Estimular la producción de las familias y organizaciones en el medio rural mediante la implementación de proyectos de desarrollo”. Dicho programa cuenta con un presupuesto anual de cerca de tres mil quinientos millones de colones.
Este programa al igual que otros en la institución debe cumplir con objetivos y una programación anual de metas llamada Programa Operativo Institucional (POI).
Los avances en esta programación y por ende el cumplimiento de objetivos deben reportarse a jefaturas y a entes contralores.
Sin embargo, actualmente no se cuenta con esta información de forma expedita y confiable debido entre otras cosas a que los registros se realizan de manera rudimentaria por medio de formularios creados en procesadores de texto y con hojas de cálculo compartidas en redes institucionales por lo que, el registro de la información es ineficiente, inexacto, e inseguro ya que existe un riesgo significativo de que voluntaria o involuntariamente los registros sean alterados o dañados.
Las herramientas informáticas tienen una participación clave en el mundo actual y nos brindan la oportunidad de agilizar el registro e intercambio de información con mayor eficiencia, exactitud y seguridad. Mediante la implementación de un sistema informático en el Programa FPSA se proyecta alcanzar mayores niveles de eficiencia al reducir significativamente el tiempo empleado en registro y mantenimiento de la información, mayor eficacia al contar con funcionarios más enfocados en la ejecución de los procesos y menos en su registro, un mayor grado de confianza en la información y mayor fluidez de la misma.
Inicialmente el sistema propuesto abarca en términos generales, los procedimientos del Programa Fomento a la Producción y Seguridad Alimentaria, tanto a nivel de las oficinas centrales como regionales.
El Inder cuenta actualmente con 6 oficinas regionales y 23 oficinas territoriales que atienden 29 territorios que abarcan el 95% del territorio nacional, en ellas los técnicos encargados del programa son los primeros en registrar las solicitudes de ayuda por parte de los potenciales beneficiarios del programa, a partir de ahí inicia un proceso que culmina con la entrega de los insumos (estructuras, semovientes, especies menores, equipo etc.) de cada propuesta y su posterior seguimiento.
El uso de un sistema informático permitirá el trasiego de información con todos los diferentes niveles de la institución y participantes del proceso, los entes contralores del estado e incluso los beneficiarios. En esta oportunidad la propuesta se limitó a FPSA y no se evaluaron otros programas o interacciones.
De acuerdo con la metodología de desarrollo de software en la que se basó este estudio, el ciclo de vida clásico del desarrollo de software está compuesto por 6 etapas: Análisis Previo, Análisis de requisitos, Diseño, Programación, Prueba y Mantenimiento.
La presente propuesta únicamente abarca las etapas de Análisis Previo y de Requisitos, la etapa de diseño corresponderá a un proceso posterior que deberá ser abarcado por especialistas.
El objetivo general de la presente propuesta fue: Elaborar un plan de proyecto para el desarrollo e implementación de un Sistema Informático de Gestión en el Programa Fomento a la Producción y Seguridad Alimentaria (SIFPSA) del Inder.
Como objetivos específicos se definieron: realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales del programa FPSA y “mejores prácticas” con respecto al desarrollo e implementación de sistemas informáticos, desarrollar esquemas explicativos de procedimientos y plantillas de ingreso y salida de información del sistema para los diferentes tipos de usuario, diseñar un Plan de Proyecto para el desarrollo e implementación del software de gestión en el programa; y finalmente, confeccionar una propuesta para un Plan de Capacitación para el personal de Oficinas Centrales y Regionales en el uso del sistema.
La metodología de investigación utilizada fue Analítico-Sintética partiendo de la descomposición del objeto de estudio (Procedimientos del Programa FPSA) en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual (análisis), para posteriormente integrarlas de manera completa (síntesis), sustentada en fuentes primarias y secundarias de información, a través de entrevistas, cuestionarios y análisis comparativos.
La presente propuesta, contribuyó sin duda a que la Institución y el programa FPSA se acerquen más a lograr sus metas anuales con un mayor porcentaje de ejecución y mejores indicadores de eficacia y eficiencia, en beneficio de las comunidades rurales del país.
Tal como lo demostraron los estudios realizados y la encuesta aplicada, el desarrollo de un Sistema Informático de Gestión para el Programa Fomento a la Producción y Seguridad Alimentaria (FPSA, es una necesidad para el Programa.
Los significativos volúmenes de trabajo e información, su custodia, y las condiciones actuales de trabajo con herramientas básicas en hojas de cálculo y documentos de texto, hacían la ejecución de la programación una labor muy difícil para todos los funcionarios, en especial si se toma en cuenta que el programa cuenta con un presupuesto cercano a los ₡3.500 millones y la mayoría del proceso se realizaba de forma manual.
Como resultado de la aplicación de los fundamentos de la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017) y las “Buenas Prácticas en Proyectos” se presenta una propuesta de Plan de Proyecto para el Desarrollo del SIFPSA, la cual contaría con dos fases: Análisis y Desarrollo, e Implementación y Capacitación, la participación al menos 77 funcionarios, y una inversión aproximada a ¢24 millones en un plazo de 332 días.
La recomendación final adicional propuesta al Inder es valorar, una vez que esté en operación SIFPSA, el Desarrollo de herramientas similares a SIFPSA en otros programas.
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