RESUMEN EJECUTIVO
La ARESEP es la organización gubernamental encargada de regular los servicios públicos en rubros como los precios al consumidor y velar por la calidad de los servicios que brindan los operadores, actualmente cuenta con aproximadamente 350 funcionarios, ubicados en seis departamentos, tres intendencias y ocho direcciones generales.
Durante los últimos 60 años se fueron almacenando todos los expedientes físicos (en papel) de cada uno de sus funcionarios que laboran o laboraron en la organización en grandes archiveros y gavetas que permitieron conservar la seguridad e integridad de estos; pero esto provocó incurrir en grandes gastos de papel, espacio y aseguramiento de cuidados hacia el papel que con el paso del tiempo se deteriora, adicional a esto, las búsquedas de datos e información de los funcionarios en estos expedientes en papel son lentos y genera grandes inversiones de tiempo por parte de los funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos.
La creación del repositorio documental electrónico para los expedientes de los funcionarios permitió a la organización tener versatilidad para poder acceder a los datos e información de los colaboradores de una forma rápida, fácil y ágil; ya que la información se encontró centralizada y su resguardo fue más seguro, se garantizó la integridad de los datos cuando se efectuó la digitalización; además, el análisis y diseño del repositorio digital permitió obtener ahorros en los costos de operación de la dirección, el consumo del papel se disminuyó y no se sacaron copias y no se imprimieron documentos.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de gestión de proyecto aplicando las mejores prácticas según el Project Management Institute para el análisis y diseño de un repositorio documental electrónico que almacenará los expedientes de los funcionarios de la ARESEP; esto posibilito el almacenar, custodiar, mantener la integridad de los documentos digitalizados y la reducir del uso del papel.
En cuanto a sus objetivos específicos fueron: realizar el plan de gestión de la integración del proyecto basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para conocer las áreas de conocimiento y la integración de estas a lo largo del proyecto, elaborar un plan de gestión del alcance del proyecto para identificar las tareas necesarias por llevar a cabo para el desarrollo del proyecto, mediante la elaboración de la línea base del alcance, procesos y procedimientos de control para finalizar el proyecto según lo acordado, realizar el plan de gestión del cronograma de trabajo basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para el manejo de tiempos y garantizar el cumplimiento en el plazo definido, realizar el plan de gestión de los costos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® .
para determinar la inversión, presupuesto y determinar la línea base del costo para finalizar el proyecto, realizar el plan de gestión de la calidad basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para definir, controlar y asegurar el cumplimiento de las métricas definidas para el proyecto, crear el plan de gestión de los recursos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para identificar el equipo de trabajo, sus roles, responsabilidad y asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales para el proyecto, realizar el plan de gestión de las comunicaciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®,.
para definir los canales de comunicación, controlar la generación, distribución y administración de las comunicaciones del proyecto, realizar el plan de gestión de los riesgos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para determinar el impacto, probabilidad, priorización y estrategias para afrontar las amenazas y oportunidades del proyecto, realizar el plan de gestión de las adquisiciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®,
para identificar las necesidades de bienes o servicios del proyecto y los procesos de compra y adquisición, realizar el plan de gestión de los interesados basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®, para poder determinar los involucrados, su influencia y poder dentro del Proyecto y por ultimo cumplir con las leyes, procedimientos y lineamientos existentes en la organización, con la finalidad de cumplir con procedimientos en archivística y transparencia en las acciones que se realizarán dentro del proyecto.
para determinar la inversión, presupuesto y determinar la línea base del costo para finalizar el proyecto, realizar el plan de gestión de la calidad basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para definir, controlar y asegurar el cumplimiento de las métricas definidas para el proyecto, crear el plan de gestión de los recursos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para identificar el equipo de trabajo, sus roles, responsabilidad y asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales para el proyecto, realizar el plan de gestión de las comunicaciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®,.
para definir los canales de comunicación, controlar la generación, distribución y administración de las comunicaciones del proyecto, realizar el plan de gestión de los riesgos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para determinar el impacto, probabilidad, priorización y estrategias para afrontar las amenazas y oportunidades del proyecto, realizar el plan de gestión de las adquisiciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®,
para identificar las necesidades de bienes o servicios del proyecto y los procesos de compra y adquisición, realizar el plan de gestión de los interesados basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®, para poder determinar los involucrados, su influencia y poder dentro del Proyecto y por ultimo cumplir con las leyes, procedimientos y lineamientos existentes en la organización, con la finalidad de cumplir con procedimientos en archivística y transparencia en las acciones que se realizarán dentro del proyecto.
Los métodos de investigación utilizados fueron: el analítico-sintético consistió en la descomposición de la problemática referenciada en problemas más pequeños lo que facilitó que fuera más ágil su solución. También se utilizó el método inductivo- deductivo definió una estrategia de razonamiento y las particularidades para llegar a las conclusiones para la realización de los planes de gestión y, por último, se utilizó el método de la observación para visualizar a cada uno de los involucrados y en las entrevistas que se realizaron con cada uno de ellos, evidenciando los rubros y necesidades para la finalización exitosa de este proyecto.
En cuanto a los planes del proyecto realizados para cumplir con los objetivos permitieron explorar los procesos de iniciación y planificación del proyecto, esto aseguró contar con una guía con plantillas y procesos que se siguieron para el desarrollo del proyecto, la cual se basó en las mejores prácticas del PMI.
Las recomendaciones del proyecto fueron a la organización continuar con los siguientes proyectos relacionados a este, los cuales corresponden a sus fases de implementación y de digitalización de los documentos; la realización de un instructivo que permita identificar cuáles serán las responsabilidades de cada uno de los funcionarios en la organización, orientado directamente al funcionamiento del repositorio; el seguimiento y control del cronograma, alcance y costos del proyecto debe de ser prioritario y estricto, tomando en cuenta que los recursos son limitados al presupuesto y las holguras son limitadas; a la PMO, mejorar la metodología actual implementada en la organización, ya que es necesaria la actualización de plantillas e implementar otras áreas de conocimiento y procesos que actualmente en la organización no están siendo tomadas en cuenta; en el proceso de compra del repositorio, saber elegir la mejor oferta, esta decisión deberá ser integralmente satisfactoria para las necesidades del proyecto; realizar un análisis para determinar cuáles son los valores esperados de rendimiento en la herramienta, para tomarlos como insumo para los valores de la plantilla de evaluación de desempeño.
Descargar Aquí:
