miércoles, 26 de febrero de 2020

ELABORACIÓN DE UNA GUÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INCURSIÓN DE PYMES HOTELERAS EN EL ÁREA DE LA RECEPCIÓN DEL SEGMENTO DE TURISMO CON INTERESES FÍSICO HOLÍSTICOS


RESUMEN EJECUTIVO

Los hoteles temáticos tienen poco más de 50 años en el mercado; aunque desde la antigüedad, ya existieron lugares de reposo enfocados en la salud como las termas. 

Actualmente existen muchas tipologías de temáticas turísticas; sin embargo, no se han creado guías metodológicas para la gestión de proyectos para cada una de estas temáticas; que actualmente son gestionadas según políticas de las empresas y en caso de las PYMES, de acuerdo a su capacidad de inversión.

La elaboración de una guías especializada para hoteles temáticos en actividades físico-holísticas, puede permitir a los interesados desarrollar un hotel semejante, visualizando la manera para sobresalir de sus competidores, ofreciendo servicios innovadores; lo que a su vez les permitiría encontrar mejores fuentes de inversión e ingresar a mercados emergentes especializados.

El objetivo general de este proyecto fue el de desarrollar una guía metodologica para gestionar los proyectos de incursión de PYMES hoteleras en la atención de requerimientos de clientes interesados en prácticas físico holísticas, para que sean manejados según las prácticas recomendadas por el PMI.

Mientras que los objetivos específicos fueron:

1. Describir que se entiende por prácticas físico holísticas y su posible sub categorización como mecanismo para identificar intereses de los diferentes tipos de visitantes y sus requerimientos de atención turística.

2. Crear una mecanismo para evaluar las condiciones actuales de la PYME previo a incursionar en la atención del segmento físico holístico para determinar los requerimientos mínimos en caso de que se desee ampliar la oferta hotelera a varias de éstas prácticas realizadas por sus clientes.

3. Desarrollar una propuesta de guía metodológica basada en la teoría de administración de proyectos para orientar y priorizar los procesos que se deberán seguir para atender los requerimientos del segmento definido.

4. Definir algunos elementos claves para atender el segmento físico holístico desde la perspectiva de la administración hotelera para facilitar la introducción de las PYMES en éste nuevo nicho de mercado.
La metodología que se aplicó en este trabajo fue la analítica, la cualitativa y la observación directa; que permitieron que se pueda comparar la teoría con la aplicación real. Esto permitió establecer nuevas oportunidades para ser aplicadas en el sector de la hotelería temática en el ámbito físico-holístico.

Se logró además, crear un documento base que permite a pequeños y medianos inversionistas, incursionar en la industria hotelera enfocada en el nicho de mercado del sector físico holístico; a través de servicios a implementar y su promoción; con índices positivos de éxito.

Se concluyó que al ser posible integrar las actividades físico holísticas como una oportunidad para la explotación de éste segmento específico, por parte de PYMES hoteleras; también es posible establecer un guía, en base a la guía PMBOK® del PMI para la implementación de negocios rentables, gracias a un mercado potencialmente sustentable, especialmente en occidente. 

Además fue posible concluir que la temática hotelera puede ser un factor importante al momento de diferenciar los servicios y productos que un hotel ofrece en relación a la competencia, y que puede ser un valor agregado que se valorado por los clientes del mercado potencial.

Se recomendó especialmente, que se amplíe conceptos y que además se tome en cuenta guías especializadas en proyectos; en especial la guía PMBOK® perteneciente al PMI, ya que ésta guía ha sido elaborada tomando como base dicha guía, debido a que presenta de manera coherente a manera de procesos el cómo proceder al momento de elaborar un proyecto.


Todo esto, teniendo en cuenta que , debido a que ésta guía base fue elaborada con el fin de ayudar a las PYMES que generalmente deben afrontar con más cautela los riesgos y las inversiones. Por lo que se intentó ofrecer una base sin profundizar en los pormenores en cuanto al manejo de proyectos; pero sí, el de simplificar el entendimiento para pequeñas y medianas empresas que pudiesen necesitar entender la base de proyectos. 

Y por ello se recomendó fuertemente que para poder aplicar esta guía en el desarrollo de la temática propuesta, es necesario ampliar conceptos referentes a proyectos. Por esa misma razón antes de incursionar en la guía básica del punto 4.3, se decidió explicar previamente las tres teorías involucradas que son la teoría de administración de proyectos, administración hotelera y de actividades físico holísticas; para poder integrarlas a la guía básica de proyectos referente a la hotelería de las PYME que desean incursionar en esa temática.


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martes, 4 de febrero de 2020

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN REPOSITORIO DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA ALMACENAR LOS EXPEDIENTES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS




RESUMEN EJECUTIVO


La ARESEP es la organización gubernamental encargada de regular los servicios públicos en rubros como los precios al consumidor y velar por la calidad de los servicios que brindan los operadores, actualmente cuenta con aproximadamente 350 funcionarios, ubicados en seis departamentos, tres intendencias y ocho direcciones generales.

Durante los últimos 60 años se fueron almacenando todos los expedientes físicos (en papel) de cada uno de sus funcionarios que laboran o laboraron en la organización en grandes archiveros y gavetas que permitieron conservar la seguridad e integridad de estos; pero esto provocó incurrir en grandes gastos de papel, espacio y aseguramiento de cuidados hacia el papel que con el paso del tiempo se deteriora, adicional a esto, las búsquedas de datos e información de los funcionarios en estos expedientes en papel son lentos y genera grandes inversiones de tiempo por parte de los funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos.

La creación del repositorio documental electrónico para los expedientes de los funcionarios permitió a la organización tener versatilidad para poder acceder a los datos e información de los colaboradores de una forma rápida, fácil y ágil; ya que la información se encontró centralizada y su resguardo fue más seguro, se garantizó la integridad de los datos cuando se efectuó la digitalización; además, el análisis y diseño del repositorio digital permitió obtener ahorros en los costos de operación de la dirección, el consumo del papel se disminuyó y no se sacaron copias y no se imprimieron documentos.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de gestión de proyecto aplicando las mejores prácticas según el Project Management Institute para el análisis y diseño de un repositorio documental electrónico que almacenará los expedientes de los funcionarios de la ARESEP; esto posibilito el almacenar, custodiar, mantener la integridad de los documentos digitalizados y la reducir del uso del papel. 

En cuanto a sus objetivos específicos fueron: realizar el plan de gestión de la integración del proyecto basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para conocer las áreas de conocimiento y la integración de estas a lo largo del proyecto, elaborar un plan de gestión del alcance del proyecto para identificar las tareas necesarias por llevar a cabo para el desarrollo del proyecto, mediante la elaboración de la línea base del alcance, procesos y procedimientos de control para finalizar el proyecto según lo acordado, realizar el plan de gestión del cronograma de trabajo basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para el manejo de tiempos y garantizar el cumplimiento en el plazo definido, realizar el plan de gestión de los costos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® .
para determinar la inversión, presupuesto y determinar la línea base del costo para finalizar el proyecto, realizar el plan de gestión de la calidad basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para definir, controlar y asegurar el cumplimiento de las métricas definidas para el proyecto, crear el plan de gestión de los recursos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para identificar el equipo de trabajo, sus roles, responsabilidad y asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales para el proyecto, realizar el plan de gestión de las comunicaciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®,.

para definir los canales de comunicación, controlar la generación, distribución y administración de las comunicaciones del proyecto, realizar el plan de gestión de los riesgos basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI® para determinar el impacto, probabilidad, priorización y estrategias para afrontar las amenazas y oportunidades del proyecto, realizar el plan de gestión de las adquisiciones basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®, 

para identificar las necesidades de bienes o servicios del proyecto y los procesos de compra y adquisición, realizar el plan de gestión de los interesados basado en las mejores prácticas recomendadas por el PMI®, para poder determinar los involucrados, su influencia y poder dentro del Proyecto y por ultimo cumplir con las leyes, procedimientos y lineamientos existentes en la organización, con la finalidad de cumplir con procedimientos en archivística y transparencia en las acciones que se realizarán dentro del proyecto.


Los métodos de investigación utilizados fueron: el analítico-sintético consistió en la descomposición de la problemática referenciada en problemas más pequeños lo que facilitó que fuera más ágil su solución. También se utilizó el método inductivo- deductivo definió una estrategia de razonamiento y las particularidades para llegar a las conclusiones para la realización de los planes de gestión y, por último, se utilizó el método de la observación para visualizar a cada uno de los involucrados y en las entrevistas que se realizaron con cada uno de ellos, evidenciando los rubros y necesidades para la finalización exitosa de este proyecto.

En cuanto a los planes del proyecto realizados para cumplir con los objetivos permitieron explorar los procesos de iniciación y planificación del proyecto, esto aseguró contar con una guía con plantillas y procesos que se siguieron para el desarrollo del proyecto, la cual se basó en las mejores prácticas del PMI.

Las recomendaciones del proyecto fueron a la organización continuar con los siguientes proyectos relacionados a este, los cuales corresponden a sus fases de implementación y de digitalización de los documentos; la realización de un instructivo que permita identificar cuáles serán las responsabilidades de cada uno de los funcionarios en la organización, orientado directamente al funcionamiento del repositorio; el seguimiento y control del cronograma, alcance y costos del proyecto debe de ser prioritario y estricto, tomando en cuenta que los recursos son limitados al presupuesto y las holguras son limitadas; a la PMO, mejorar la metodología actual implementada en la organización, ya que es necesaria la actualización de plantillas e implementar otras áreas de conocimiento y procesos que actualmente en la organización no están siendo tomadas en cuenta; en el proceso de compra del repositorio, saber elegir la mejor oferta, esta decisión deberá ser integralmente satisfactoria para las necesidades del proyecto; realizar un análisis para determinar cuáles son los valores esperados de rendimiento en la herramienta, para tomarlos como insumo para los valores de la plantilla de evaluación de desempeño.

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jueves, 30 de enero de 2020

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA TRAMITOLOGÍA INSTITUCIONAL EN LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS



RESUMEN EJECUTIVO


La creación de la Autoridad de los Servicios Públicos de Costa Rica nació a partir del año 1996 bajo el amparo de la Ley 7593, que reformó la ley anterior creada en 1928, donde existía el Servicio Nacional de Electricidad (SNE). La ARESEP desde entonces fue la encargada de la regulación de los servicios de energía, concesión de obra pública, telecomunicaciones, agua, saneamiento ambiental, combustibles y transportes. Además, se le otorgó la responsabilidad de velar por las necesidades de los usuarios o consumidores dadas por la calidad, continuidad, oportunidad, confiabilidad y precio.

La ARESEP debió incluir la participación ciudadana con el fin de ayudar con las controversias entre los prestadores de los servicios públicos y los usuarios, además de ayudar con la regulación desde un ámbito más abierto, lo que generó que estos pudiesen solicitar la gestión de trámites ante la institución y que esta debiera responder las solicitudes de una manera eficiente. Con la llegada de la Ley 8220 de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites, la institución debió ser proactiva y responder oportunamente al solicitante para que este pudiese acceder a la información de manera ágil.

La respuesta a las solicitudes generó la necesidad de establecer mayores controles en las gestiones internas de la institución, para poder responderlas de manera adecuada. El control de las gestiones se volvió muy complejo de llevar, dado que la trazabilidad para dar seguimiento a las respuestas de solicitudes no estaba estandarizada entre las dependencias de la institución, lo que obstaculiza responder en un plazo determinado.

El proyecto se enfocó en el plan de gestión para llevar a cabo el análisis y diseño del sistema informático llamado Gestión de la Tramitología Institucional (GTI), el cual otorgó la centralización y automatización de la información de las gestiones internas de la ARESEP y ayudó con el control necesario para responder las solicitudes a tiempo.

El objetivo general de este proyecto fue realizar el plan de gestión de proyecto para el análisis y diseño de un Sistema de Gestión de la Tramitología Institucional en ARESEP, mediante la aplicación de las mejores prácticas según la guía PMBOK®, (PMI, 2017), con el fin de que la institución pueda dar trazabilidad a las solicitudes que ingresan. 

Los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión de la integración del proyecto, para formar el marco general de todas las áreas de conocimiento que forman el plan para la dirección del proyecto, elaborar un plan de gestión del alcance del proyecto, para identificar las tareas necesarias por llevar a cabo para el desarrollo del proyecto, mediante la elaboración de la línea base del alcance con procesos y procedimientos de control, realizar un cronograma de trabajo para incluir los procesos requeridos para administrar el proyecto a tiempo según su línea base, desarrollar un plan de gestión de los costos del proyecto para administrar las inversiones y presupuesto asignado y determinar la línea base del costo del proyecto, realizar un plan de gestión de la calidad del proyecto.

para definir, asegurar y controlar los requisitos de entregables de los involucrados, desarrollar un plan de gestión de recursos para identificar tanto recursos del equipo de trabajo, roles y responsabilidades como los recursos físicos necesarios para el desarrollo exitoso del proyecto, elaborar un plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para establecer las estrategias necesarias para asegurar una comunicación eficaz entre los interesados y las actividades para implementar, desarrollar un plan de gestión de riesgos del proyecto para determinar el impacto y probabilidad de estos, su priorización y las estrategias para enfrentarlos, elaborar un plan de gestión de adquisiciones del proyecto para determinar los productos y/o servicios necesarios por comprar o adquirir para el desarrollo del proyecto e identificar los interesados del proyecto y desarrollar un plan de gestión de interesados para definir las estrategias de involucramiento de estos.

La metodología que se utilizó para este proyecto fue por medio del método inductivo-deductivo donde se aplicó el análisis de literatura relacionada con el proyecto para la realización de los planes de gestión. Además, se utilizó el método analítico sintético, el cual permitió analizar y desarrollar cada una de las partes de los planes para luego volverlos integrales en la generación del plan de gestión de proyecto.

En cuanto al desarrollo del proyecto, este se basó en las 10 áreas de conocimiento para los procesos de iniciación y planificación, generando una guía fundamentada en las mejores prácticas del PMI, para lo cual se establecieron una serie de plantillas y procesos a seguir, con el fin de desarrollar exitosamente el proyecto.

Se recomendó la utilización de los planes y plantillas propuestos para el plan de gestión, los cuales vienen a completar la Metodología de Proyectos utilizada por ARESEP, además es importante la continuación del plan para los procesos de ejecución, monitoreo y control y cierre del proyecto.

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PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO DE EXPORTACIÓN CUERO EN AZUL HUMEDO “WET BLUE” PARA GUATEMALA



Resumen Ejecutivo

Colombia es el cuarto país en la industria del cuero y calzado en Latinoamérica (Colombia.com, 2015) centrándose principalmente en el cuero salado y en azul húmedo “Wet blue” en cuanto a exportación. El proceso para la producción de este último consta de 7 etapas; remojo, pelambre, calado, descarnado, desencalado, curtido y escurrido.

La empresa C.I Gasaco Imp. Exp. S.A.S. es una empresa Colombiana exportadora de cuero en estado azul húmedo “Wet blue” hacia diferentes países alrededor de todo el mundo, centrándose principalmente en Italia, China, Tailandia y España, siendo este el primer proyecto de exportación hacia Guatemala.

Al ser este el primer proyecto hacia este país, y debido a su importancia para empezar con pie derecho y marcar un antecedente de calidad y cumplimiento con los clientes, es muy importante trazar planes tomando en cuenta las características propias de este proyecto. También, es importante para solventar la limitación de cupos para exportar hacia países como China, ya que Guatemala cuenta con Tratado de Libre Comercio (TLC) con Colombia (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2015).

Guatemala brinda una gran oportunidad de compra de cuero Colombiano, debido a la fuerza de su industria de calzado y marroquinería y al TLC con Colombia. Es por esto que se tiene que cumplir con los requisitos planteados en la negociación para establecer una trazabilidad y crear un estado favorable como proveedor para garantizar futuras contrataciones, por lo que es necesaria una adecuada gestión de los costos, tiempo, recursos y riesgos desde la planeación del proyecto.

El objetivo general de este proyecto es elaborar un plan de gestión del Proyecto de Producción y Exportación de Cuero en Azul Húmedo “Wet Blue” hacia Guatemala para gestionar su desarrollo.

Los objetivos específicos fueron:


construir un plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de cumplimiento de los entregables del proyecto, desarrollar un plan de gestión del tiempo para administrar las actividades del cronograma, elaborar un plan de gestión de costos para controlar el presupuesto y los costos del proyecto, realizar un plan de gestión de la calidad para establecer cómo se cumplirán las políticas de calidad de la organización y los requisitos de calidad establecidos por el cliente, desarrollar un plan de gestión de los recursos humanos para desarrollar los procedimientos y plantillas que permitan administrar los recursos, desarrollar un plan de gestión de comunicaciones para establecer los canales de contactos y los documentos del proyecto, elaborar un plan de gestión de riesgos para gestionar los impactos y las probabilidades de los riesgos tanto positivos como negativos, construir un plan de gestión de las adquisiciones para determinar los requerimientos de insumos respondiendo a las preguntas qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo, realizar un plan de gestión de los interesados para establecer una estrategia de participación eficaz durante todo el proyecto.

En este proyecto se utilizaron tres métodos de investigación, en primer lugar el método analítico que consiste en la desagregación de la información en general en partes más pequeñas para su entendimiento, que se puede ver aplicado en el desglose de las actividades del proyecto. También se aplicó en este proyecto el método sintético, en donde se integran cada uno de los planes para formar el plan de gestión final del proyecto. Por último, el método inductivo deductivo, que a través de la comparación y el uso de lecciones aprendidas de proyectos similares se busca mejorar la productividad y garantizar el éxito de este proyecto.

Al finalizar este proceso de planificación se concluye que la exportación de cuero en azul húmedo “Wet blue” hacia Guatemala cumple con las tres características principales para considerarse un proyecto; único, temporal y gradual. Este consiste en la compra de materia prima, transformación y transporte hacia el puerto de origen de 7200 cueros curtidos en Wet Blue empacados en 10 contenedores de acuerdo a los requisitos específicos del producto requeridos por el cliente.

De acuerdo al cronograma elaborado la duración total del trabajo es de 49 días, con fecha de iniciación el 1 de Mayo y finalización 26 de Junio de 2017. Después de analizar los costos del proyecto y teniendo en cuenta una reserva del 5%, el presupuesto total es de US$ 296.529. Para el control de costos se usará la herramienta del valor ganado durante cuatro etapas del avance del proyecto: 25%, 50%, 75% y 100%.

Los resultados de este proyecto indican que se deben enfocar los esfuerzos en la gestión de las actividades de contratación y supervisión de calidad y producción ya que estas conforman la ruta crítica. Además, se deben tomar todas las estrategias preventivas indicadas en el plan de gestión del riesgo para que no se presente la no satisfacción del cliente considerado el riesgo prioritario del proyecto teniendo en cuenta su impacto y probabilidad de ocurrencia. También, aplicando la herramienta de análisis poder-interés se identifican como interesados prioritarios al patrocinador del proyecto, coordinador logístico, empresa de transporte y a la sociedad portuaria, los cuales se deben gestionar cuidadosamente para lograr una participación activa y comprometida con el proyecto.

Se recomienda para el proyecto orientar la gestión de calidad hacia las políticas y procesos de la organización, seguir fielmente los procedimientos de control de cambios establecidos en el plan de gestión de la configuración, estudiar y aplicar información de las lecciones aprendidas en proyectos similares y usar las estrategias de administración de los interesados adecuadas de acuerdo a lo definido en el plan de gestión de los interesados.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1978.pdf



martes, 28 de enero de 2020

Project Management Plan for the Implementation of the Surveillance System Project BLPA Component



EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

The Belize Livestock Producers Association (BLPA) is a private non-profit organization established under the Meat and Livestock Act Chapter 214, (Revised Edition 2000, showing the law as of 31st December, 2000). The Association was established under the Meat and Livestock Commission, for the purpose of implementing the Meat and Livestock Act.

BLPA provides the livestock industry and all its stakeholders with the oversight at national and governmental levels. It also strives to provide its members with access to new markets, both at home and abroad; providing and disseminating new technologies and relevant information through a system of ‘extension officer’ led training, education initiatives, and projects.

Stakeholders in the cattle industry are convinced that having a national free status Tuberculosis, Brucellosis, and other notifiable diseases is key to opening markets. BLPA has committed to providing the required funding for testing; and BAHA has committed to maintaining the required public goods to support the implementation of the surveillance system that is required for two additional consecutive years of testing. 

The cattle sector also needs to address other key important elements in the sector to ensure that, parallel to testing, key investment is being made in the required infrastructure to stimulate export and to maintain national compliance to testing and also supply of the local market ensuring quality and sanitary conditions. BAHA will also require strengthening its department support to ensure that both the Animal Health and Food Safety are up to the required standards in enforcing and guiding the development of the required standards for the local and export market.

At BLPA, there were minor Project Management Foundations; specifically, Management Tools in use to deliver products, therefore, the Project Management approach that was in place was not sufficient to successfully deliver a project of this scale. Through the implementation of the proposed Final Graduation Project (FGP), BLPA will improve the weak project and Administrative Management personnel, and most importantly, have a more defined organizational structure.

The general objective for the project was to develop a Project Management Plan, framed within the standards of the project management institute, to manage the implementation of the Surveillance System Project BLPA Component. 

The specific objectives were: to create a project charter which formally authorizes the project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to the project in order to produce the project management plan; to create a scope management plan which ensures that all works required are included to successfully complete the project; to create a time management plan which supports the development and management of a project schedule that ensures the project is completed within the time constraints; to create a cost management plan which defines the processes for developing and managing the project budget that ensures the project is completed within the budget constraints; to develop a quality management plan which identifies the quality requirements for the project to ensure the results meet expectations for approval within the time, cost and scope constraints; to create a human resource management plan which ensures that all human resources are identified and managed effectively to complete the project within time, cost and scope constraints; to develop a communication management plan which ensures the timely and effective communication of the project status and other key information; to create a risk management plan which identifies and examine risks for the successful completion of the project and develop plans to minimize probabilities of risks; and to develop a stakeholder management plan which identifies and supports all the project stakeholders and have an effective stakeholder engagement.

The methodology used for the research was analytical. The main sources used to gather information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 6th Edition and interviews which were held with members from the BLPA. The information was analyzed to create each factor the program used to develop the Project Management Plan for the implementation of the surveillance system project BLPA component.

Also, thorough stakeholder engagement; efficient resource allocation, and financial sustainability have long been identified as under exploited within the existing CASP structure. This primary observation is associated with the absence of projectized approaches to CASP processes and activities; unexplored funding opportunities; a partially inadequate quota of trained and specialized support staff; and a poorly organized staff complement.

The project’s scope of work was narrowed subsequent to a rigorous financial planning exercise, and as such, the establishment of a sales and marketing mechanism was proposed. Strict project timelines were also established to facilitate optimal stakeholder engagement.

In Conclusion, it can be said that the methodology used for the research was analytical or explanatory. The main sources used to gather information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) 6th Edition and direct contact with BLPA. The sources used by the project team helped to develop a more detailed project management plan, and to improve the way the BLPA will manage any future project.

It is recommended that the development of complementary training modules for staff in the effective use of project management tools, techniques, material, and M&E skills be implemented and that the involvement of GIS for a project of this magnitude and type be incorporated. It is vital to invite the FAO as a main source for the Project. FAO can take the initiative of organizing regional workshops for veterinary epidemiologists to share and disseminate information more effectively. 

Furthermore, it is proposed that BLPA needs improvements to the existing procurement processes, project risk assessments, and to the provision of high-quality service delivery.

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PROPOSAL FOR PROJECT METHODOLOGY FOR USE AT THE CENTRAL HOUSING AND PLANNING AUTHORITY



EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)


Central Housing and Planning Authority (CHAPA) of Antigua and Barbuda was established in 1948 by an act of parliament with the distinct responsibility of providing housing options to the working-class people of the country. At the time of establishment, many working-class persons lived in unpleasant conditions and there were many unplanned settlements that lent to slum-like environments. CHAPA’s specific role was to clear such areas, relocate residents where possible and provide affordable housing options to the residents. Over the years, the role of CHAPA expanded to include acquiring and selling crown lands at concessional rates.

Both providing affordable housing and the sale of crown lands are project type endeavours for the organization as each development – housing or land development are individual projects. The execution of these projects in recent years have seen significant failure. Failure is attributable to the lack of proper project management on each project. Improperly defined project parameters contribute to the continuous project failure, as does the absence of clearly defined project management procedures and methodology to guide the execution of CHAPA’s projects.

The general objective of this Final Graduation Project was to develop a project management methodology that can be applied to projects undertaken by CHAPA, thereby reducing project failure. The specific objectives were: to assess the current project management practices used in the Central Housing and Planning Authority in order to establish the baseline for the proposal of methodology for Project Management; to develop a methodology for the management of projects undertaken by CHAPA; to provide a framework within which projects undertaken by CHAPA can be successfully intiated, planned and executed; to develop templates, forms and procedures to govern the initiation, planning, executing, monitoring and controlling, and closing of projects within the organization.

The specific objectives were achieved by three basic methods – interviews with persons who were integral on past projects, the assessment of Organizational Project Management using the 3PM Assessment tool and observation of the practices of the organizaiton, especially in relation to the last two housing projects undertaken by CHAPA. Additionally, several text books and internet websites were used to develop the theoretical aspects of the FGP. Overall, the methodologies used to develop this FGP were the applied research method and qualitative research method.

The results of the research methods used indicated that professional Project Management is virtually unkown to the organization. Project Management was seen primarily as the monitoring and controlling of undertaken projects. The planning stage was informal and did not follow any of the principles established by PMBOK, and since there is no formal policy on how projects should be executed, each HEO determined how he/she wanted projects managed.

The project methodology was developed in the form of a policy and procedures document that would govern the way in which CHAPA manage projects in the future. It was determined that elaborate project documents are not necessary for this organization. Therefore, a catalogue of simple templates were chosen to guide the Project Management process. The sample templates and forms annexed to this FGP is not exhaustive and additional templates are available from the catalogue source.

It was recommended that the organization should formalize the position of Project Manager in the organization and ensure it is filled by a suitably qualified person. It was also recommended that the persons who would fill the roles of Project Supervisors be given training on the Project Management processes to ensure that adequate support is given to the Project Management process.

In conclusion, the FGP determined that the proposed methodology should not remain static but should be constantly reviewed and updated as neede


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lunes, 27 de enero de 2020

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR PROJECT 24 HOURS SOLAR POWER FOR NIEUW AURORA RICHARD CEASAR



EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

NV EnergieBedrijven Suriname (EBS) is Suriname’s power production, transmission and distribution company that also distributes propane gas through itssubsidiary OGANE. 

The engineering department has been delivering engineering and project management services for capital projects over the past 8 years. The most significant projects executed during this time are projects to build institutional capacity, projects regarding the installation of thermal power plants, expansion of the electricity network, and upgrade of critical electrical infrastructure.

In 2019, the company started an initiative to build and develop internal project management capacity. One of the components of this initiative was to develop a Project Management Plan for a solar power plant project that was in execution by EBS. 

This was done because projects were being delivered too late, over budget and sometimes with unapproved scope changes. Top management then decided to train the companies’ staff in the use of Project Management standards and  practices.

 The project “24 hours Solar Power for Nieuw Aurora” was the first project for which a Project Management Plan was developed. The purpose of this Final Graduation Project (FGP) was to develop a Project Management Plan for the project “24 hours Solar Power for Nieuw Aurora. 

The Project Management Plan provided the engineering staff with a useful tool to manage the project and deliver it within the project constraints.

The general objective of this project was to create a Project Management Plan framed within the standards of the Project Management Institute in order to manage the project “24 hours Solar Power for Nieuw Aurora”. 

The specific objectives of the project were; to develop a Project Charter in order to formally authorize the project and provide the project manager with the authority to apply organizational resources to the project; to develop a Scope Management Plan to ensure that the project includes all the work required, and only the work required to successfully complete the project; to create a Schedule Management Plan to manage the timely completion of the project; to create a Cost Management Plan to define the processes for planning, estimating, budgeting, financing, funding, managing and controlling costs so that the project is completed within the approved budget; to develop a Quality Management Plan to incorporate the organization’s quality policy in order to meet stakeholders’ objectives; to create a Resource Management Plan to identify, acquire, and manage the resources needed for the successful completion of the project; to develop a Communications Management Plan to ensure that the information needs of the project and its stakeholders are met; to create a Risk Management Plan in order to optimize the chances of project success; to create a Procurement Management Plan to purchase products services or results needed from outside the project team; to create a Stakeholder Engagement Plan to develop strategies to engage stakeholders in the work of the project.

As a first step in the methodology followed for the completion of the Final Graduation Project (FGP), information was gathered. 

This information was obtained from primary and secondary information sources, such as the Master in Project Management (MPM) course, the PMBOK Guide 6th edition, and documentation obtained from digital documents and internet research. Thereafter, qualitative, quantitative and analytical research methods were employed, which
was the second step in the methodology. The tools used to produce the results of the FGP were templates and software programs. 

The assumptions and constraints applicable to the project objectives were visited thereafter, and as the final step, the FGP deliverables were developed.

The main conclusions are that the project is still in the planning phase and the emphasis of the Project Management Plan is on the initiation and the planning phases of the project. 

The development of the Project Management Plan provided the author of the FGP with a better understanding of the several project management knowledge areas. 

The start date of the project is June 5th, 2019 and the end date is May 11th, 2022. The project budget amounts USD 1,472,900 and the main quality objectives regard the delivery of a 180 kW peak solar system that is according to standard and customers’ expectation, and capable of delivering 24 hours electricity service to the Nieuw Aurora community. 

Contracts will be signed for removal of vegetation from the project site and the turnkey delivery of the solar plant. 

Especially the development of the quantitative risk analysis presented significant challenges because of the subjectivity of the probability factors and uncertainties in estimating the cost impacts and monetized schedule- and quality impact of the potential risks.

The main recommendations derived from the FGP development are that theproject team should use this Project Management Plan to execute the project and by doing so, significantly increase the chances of success of the project.

 Another recommendation is that the Project Management Plan is a living document that must be reviewed on a regular basis and updated as required in order to adapt to possible changes that could impact the project. A mandatory requirement is that all changes must be processed through the “Perform Integrated Change Control”process and approved changes must be communicated to the project team andrelevant stakeholders. 

Changes to the Project Charter should be carefully considered once the document has been approved because a change could significantly impact all the other subsidiary plans. The project team should be aware and avoid occurrences of scope creep and gold plating. It is therefore recommended that the project manager includes quality as a separate topic to the
agenda of the project team meetings. 

The project manager must take an active and leading role in communicating with all the project stakeholders.


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