RESUMEN EJECUTIVO
Dentro de la estructura organizativa de Procter and Gamble, las unidades de negocio GBS (Global Business Services) dan servicios contables y financieros a las otras organizaciones de la compañía, parte de estos servicios incluye el soporte técnico de las herramientas utilizadas para llevar a cabo los objetivos financieros y contables, tales como el cierre de libros.
Dentro de estos servicios de soporte técnico se incluye la realización de proyectos de desarrollo de software basados en las tecnologías contables como SAP, las cuales le permiten a la compañía consolidar de forma global sus operaciones.
Las Unidades de negocio GBS se encuentran ubicadas en tres diferentes puntos estratégicos: San Jose Costa Rica, Newcastle Inglaterra y Manila Filipinas.
Estos proyectos son implementados y desarrollados por el departamento de implementación de proyectos. Dicho departamento cuenta con una cartera de proyectos la cual es manejada por diferentes gerentes de proyectos.
Estos gerentes de proyecto son entrenados en materia de administración de proyectos según los principios y políticas de la compañía.
Como resultado muchos de los proyectos terminan siendo cancelados por falta de requerimientos, excedidos en el presupuesto, y entregados en fechas diferentes a las acordadas inicialmente.
Para resolver la problemática presentada, se planteó como objetivo general la elaboración de un plan de proyecto para implementar un nuevo programa de software que mejore los procesos contables, con el fin de proponer un proceso optimo en la gestión de las diferentes áreas de conocimiento de administración de proyectos, a saber: alcance, tiempo, calidad, riesgo y comunicaciones.
Para el desarrollo de los planes de gestión se realizaron propuestas básicas que se analizaron con los involucrados; jefes de departamento y coordinadores de proyecto.
Las plantillas se elaboraron tomando como base aquella documentación ya existente en la empresa en las gestiones de comunicación y alcance. Para la gestión de la calidad se elaboraron herramientas y técnicas para la planificación, aseguramiento y control de la calidad. Para la gestión del riesgo se elaboró el registro de riesgos basado en material didáctico.
La mayor parte de las fuentes que se utilizaron fueron de origen primario, en esta se realizaron entrevistas con miembros claves del equipo de proyecto de la Dirección Global de Soluciones Financieras, con el fin de obtener los datos de negocio y técnicos necesarios para el desarrollo de la investigación. Se utilizaron además fuentes secundarias basadas en literatura de Administración de Proyectos como lo fue el PMBOK y otras fuentes.
El tipo de investigación desarrollada se fundamentó en una investigación mixta basada principalmente en el criterio de experto que se ha acumulado profesionalmente por el autor del presente trabajo, así como el criterio experto de otros profesionales del ramo.
Se recomienda a la organización la creación de un comité de revisión que pueda garantizar el cumplimiento de requerimientos tanto del proyecto como de los productos, así mismo se recomienda implementar un sistema de entrenamiento para los nuevos gerentes de proyectos, parte de esa iniciativa incluye la formación de un grupo de expertos que sirvan de mentores a los gerentes nuevos.
Se recomienda la documentación de las lecciones aprendidas y la revisión de dichas lecciones antes de iniciar otro proyecto, todo con el fin de sacar provecho a lo aprendido. Y también se recomienda la creación de una medida de evaluación del rendimiento con el fin de motivar la creatividad e innovación así como el crecimiento en el uso de las mejores prácticas.
Como conclusión se determinó que la constante comunicación es clave para el éxito del proyecto, la principal forma de comunicación se logra a través de las reuniones de equipo, principalmente las que son llevadas a cabo con el patrocinador y los interesados principales del proyecto.
La documentación de las lecciones aprendidas no garantiza que un proyecto se implemente bajo el presupuesto y en el tiempo establecido, pero si le da ventaja al gerente de proyecto en relación a los problemas que posiblemente se enfrentaría.
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