RESUMEN EJECUTIVO
La Caja Costarricense del
Seguro Social es la institución que administra el seguro de salud y de
pensiones del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de Costa Rica.
La Gerencia Médica una de
las Unidades adscritas a la Presidencia Ejecutiva mediante el Programa de
Fortalecimiento de la Atención Integral del Cáncer en la Red administra
proyectos de intervención para el abordaje del cáncer, además del
financiamiento para la compra de equipos, construcción de infraestructura y
capacitación de recurso humano.
En la CCSS actualmente no
existe una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) definida
específicamente para que gestione de manera estandarizada los procesos de
gobierno relacionados con los proyectos y que propicie de una manera fácil el
compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas para toda la
organización, sin embargo se cuenta con algunas unidades en diferentes
Gerencias que fungen como una PMO.
Para la definición de
proyectos no se utilizan herramientas de calidad para el establecimiento de los
problemas, en consecuencia la determinación del alcance, el tiempo y el costo
es establecido a juicio de experto.
Por lo anterior, el
establecimiento del alcance del proyecto no toma en cuenta los requerimientos
de todos los involucrados o los recursos con los que cuentan para desarrollar
las actividades programadas, por lo que se aumentan los riesgos para lograr el
éxito del proyecto, el cual no se puede cuantificar, dado que tampoco se cuenta
con un controles de aprobación para algunos inicios y cierre de los grupos de
procesos, por lo que no existe tampoco registro de lecciones aprendidas.
Cada proyecto es único e
irrepetible porque se origina en una temporalidad específica, con
requerimientos puntuales de los involucrados para cubrir necesidades
específicas, por lo que el alcance, el tiempo y el costo es distinto, sin
embargo, la formulación y administración de proyectos preferiblemente se debe
desarrollar bajo una metodología lógica y estructurada.
El objetivo general de
este proyecto fue elaborar una propuesta metodológica para la gestión de
proyectos de intervención en el Programa de Fortalecimiento de la Atención
Integral del cáncer en la Red de la Caja Costarricense de Seguro Social con la
finalidad de guiar los proyectos que se administran; y los objetivos
específicos fueron: diagnosticar los procesos que se llevan a cabo en el
desarrollo de proyectos en la UEP, determinar las fases de la metodología para
guiar el ciclo de vida de los proyectos de la UEP, definir los procesos y
plantillas que se usaran en la metodología para lograr una estandarización y
proponer una inducción para involucrar a todos los colaboradores en el uso de
la nueva metodología.
Para determinar las
mejoras en las prácticas utilizadas para la administración de proyectos en la
CCSS se utilizó el método inductivo y analítico para el análisis de las
fuentes primarias como los perfiles de proyectos, la descripción de idea proyecto
y encuesta dirigida.
Para desarrollar las fases
de la metodología se usó el método deductivo basado en la Guía del PMBOK como
fuente secundaria para establecer la guía del ciclo de vida.
Además, para definir los
procesos y plantillas que se utilizaron en la metodología para lograr la
estandarización se usó el método deductivo y sintético para elaborar una
estructura general de proyectos para intervenciones, basado en criterios de
expertos en el tema, los procesos actuales de solicitud y aval de ideas
proyecto además de la Guía del PMBOK y la metodología de marco lógico como
revisiones bibliográficas sobre el tema.
Por otro lado, para crear
el plan de inducción se usó el método sintético que unificó la estructura para
formular y administrar un proyecto basado en los procesos de comunicación
actual como fuente primaria, y como fuentes secundaria la Guía del PMBOK,
documentos varios relacionados con comunicación y proyectos elaborados bajo la
metodología de administración de proyectos.
Las conclusiones del
estudio fueron: Los procesos que se llevan a cabo en el desarrollo de proyectos
en la UEP se formulan y administran utilizando el juicio de experto; se
identificó que los documentos de la CCSS para la elaboración del perfil de
proyectos muestran oportunidades de mejora importantes respecto a la
formulación y más aún para la administración de los proyectos considerando las
buenas prácticas de la administración de proyectos y las metodologías
existentes relacionadas con el tema como lo son: Marco lógico y la Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Quinta Edición.
Además se determinaron las
fases de la metodología para guiar el ciclo de vida de los proyectos de la UEP,
y se logró definir una metodología para la formulación y administración de
proyectos, la cual cuenta con un proceso ordenado y secuencial, acompañado de
plantillas que orientan los productos que por acápite de formulación o
administración se requieren para obtener un proyecto, se propuso brindar una inducción
para exponer a los colaboradores la nueva metodología para formular y
administrar proyectos.
Las recomendaciones del
estudio fueron: Capacitar a los jefes de proyectos de la UEP en la formulación
de proyectos enfocado en la metodología de marco lógico y en la administración
de proyectos utilizando las mejores prácticas para la Dirección de Proyectos,
emplear la estructura del ciclo de vida de los proyectos propuesta para
contemplar la formulación y la administración de los proyectos de manera integrada
y cohesiva, aplicar la metodología utilizando el proceso y las plantillas
propuestas para lograr la estandarización respecto a la formulación y la
administración de los proyectos de intervención y promover el uso de la
metodología propuesta a los colaboradores que están administrando proyectos.
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