RESUMEN EJECUTIVO
La Universidad Francisco de Paula Santander como institución oficial de Educación Superior de naturaleza pública, del orden departamental, para el cumplimiento de sus actividades de extensión y tener una mejor organización de los procesos administrativos y financieros de Investigación y Extensión, mediante el acuerdo N° 126 del 09 de Diciembre de 1994 creó y formalizó el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión (FRIE) como un organismo adscrito a la Vicerrectoría de investigación y Extensión con el propósito primordial de proporcionar el apoyo administrativo y financiero a las actividades de investigación, de extensión científica y cultural y de servicio a la comunidad.
En 17 años desde su formalización y creación el FRIE ha respondido ante la gestión financiera de las actividades de extensión que desarrollan las diferentes dependencias de la UFPS a través de procesos que se establecieron para agilizar o solucionar una necesidad inmediata sin dejar un documento escrito que soportara los criterios definidos generando vacíos y sesgos hacia los usuarios internos y externos de las ofertas académicas de extensión.
Esta propuesta se estableció como una guía que propicia una mayor organización administrativa y financiera, facilita la recepción y entrega de información financiera y establece los lineamientos que deben ser tenidos en cuenta cada vez que se realice una oferta académica de extensión logrando que exista claridad y veracidad en la entrega de información logrando en las directivas un afianzamiento de la importancia de que ésta dependencia se conserve en la institución y demostrando de esta manera el cumplimiento cabal de sus objetivos.
Para el desarrollo de la propuesta se definió como objetivo general elaborar una propuesta metodológica de gestión de proyectos aplicable a la administración financiera de las ofertas académicas de extensión que realiza el Fondo Rotatorio de Investigación y Extensión (FRIE) de la Universidad Francisco de Paula Santander (UFPS), con el fin de facilitar la administración de los recursos financieros basado en la Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos del PMI, y como objetivos específicos: realizar un análisis de situación sobre los procesos y procedimientos utilizados en la administración financiera de las ofertas académicas de extensión que realiza el FRIE, para evidenciar la necesidad de la metodología; Identificar los procesos y diseñar los procedimientos metodológicos para guiar la administración de los recursos financieros de las ofertas académicas de extensión que realiza el FRIE, según las áreas del conocimiento de la administración de proyectos del PMI; y finalmente proponer una estrategia de implementación de la metodología de gestión de proyectos para ser aplicada a la administración de los recursos financieros de las ofertas académicas de extensión que realiza el FRIE.
La metodología aplicada en la propuesta se hizo con base en los métodos de investigación analítico-sintético y la observación, a través del uso de herramientas como la encuesta, juicio de expertos, diagrama de flujo, matriz de roles y responsabilidades, plantillas y formatos, lo que permitió el análisis de procesos y procedimientos, la elaboración del documento diseño de procesos y procedimientos metodológicos y el documento propuesta estrategia de implementación de metodología para la gestión de recursos financieros de las ofertas académicas del FRIE.
Lo anterior permite concluir que es evidente la necesidad de la metodología porque los procesos y procedimientos que se realizan no responden a las necesidades actuales, situación que se puede solucionar a través de la guía metodológica propuesta.
Por lo tanto, se recomienda que se implemente la metodología propuesta según las fases establecidas y que el Director Ejecutivo del FRIE luego de comprobar la efectividad de la metodología y la utilidad de los formatos propuestos vele porque éstos formen parte del SIGC de la UFPS asegurando de esta manera que exista continuidad en los procesos y procedimientos que realice el FRIE para la gestión financiera de las ofertas académicas. Así mismo, y teniendo en cuenta que la UFPS en un futuro tiene previsto la creación de la PMO se sugiere que esta propuesta sea la base para el manejo global de las ofertas académicas como Proyectos de Inversión.
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