RESUMEN EJECUTIVO
Las empresas de producción de alimentos lácteos y cárnicos han tenido gran auge en la industria Colombiana, donde los estándares de calidad cada vez son más altos y la competencia crece sin barreras.
La empresa en estudio, COLANTA, es una empresa líder en el sector lácteo, cárnico y Agroindustrial con más de 50 años de operación y crecimiento continuo, donde las políticas de mejora continua han sido de gran importancia para incursionar en nuevos mercados, implementar nuevos procesos y lograr varias certificaciones internacionales que hoy en día la consolidan como una de las marcas más influyentes en el país.
La empresa en estudio, COLANTA, es una empresa líder en el sector lácteo, cárnico y Agroindustrial con más de 50 años de operación y crecimiento continuo, donde las políticas de mejora continua han sido de gran importancia para incursionar en nuevos mercados, implementar nuevos procesos y lograr varias certificaciones internacionales que hoy en día la consolidan como una de las marcas más influyentes en el país.
A lo largo del tiempo COLANTA ha venido implementando una serie de actividades y procedimientos para la administración de sus proyectos, donde se evidencia sin lugar a dudas, falencias y oportunidades de mejora que permitirían una mejor gestión de recursos y a su vez el cumplimiento de los objetivos planteados.
La cooperativa cuenta con más de 10 plantas procesadoras a lo largo de todo el país, donde se ejecutan un sin número de proyectos, que se administran de manera autónoma y descentralizada, generando de esta manera una gran cantidad de éxitos y fracasos dependiendo de dicha experiencia en el tema.
Precisamente por esto se genera la necesidad de la implementación de un conjunto de metodologías, políticas, procedimientos y mejores prácticas que permitan generar un mayor control de los proyectos, aumentando la probabilidad de cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos, para de esta manera centralizar y estandarizar el proceso de administración de proyectos en todas las plantas del país.
Precisamente por esto se genera la necesidad de la implementación de un conjunto de metodologías, políticas, procedimientos y mejores prácticas que permitan generar un mayor control de los proyectos, aumentando la probabilidad de cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos, para de esta manera centralizar y estandarizar el proceso de administración de proyectos en todas las plantas del país.
El objetivo general del presente proyecto fue: Elaborar una propuesta para el diseño e implementación de una Oficina de Proyectos en COLANTA, para mejorar así la administración de los proyectos dentro de la organización y estandarizar este proceso en todas las plantas a nivel nacional.
Los objetivos específicos fueron: Realizar un análisis de madurez en administración de proyectos de la organización, para determinar las necesidades principales que den origen a la implementación de la PMO, establecer el tipo de PMO que más le conviene a la organización, para poder satisfacer las necesidades en administración de proyectos requeridas, realizar una propuesta de las características y funciones que tendrá la PMO dentro de la cooperativa, ubicación en la estructura organizativa, así como su nivel de autoridad, para definir el rol que esta desempeñará en la organización y generar un plan de capacitación, de mejoramiento de la madurez organizacional y de selección de personal idóneo para la administración de proyectos, para lograr una administración de proyectos más efectiva y exitosa.
La metodología de la presente investigación se fundamenta en los métodos analítico, sintético, inductivo y deductivo, donde se realizó el respectivo análisis de la información recolectada y se relacionó con la teoría investigada, dándole aplicabilidad a los conceptos adquiridos y a su vez al desarrollo de los objetivos propuestos.
Gracias a la aplicación de estas metodologías de investigación, se pudieron identificar de manera clara y puntual todos los elementos que constituyen la administración de proyectos en COLANTA, logrando de esta manera identificar las mejoras que se deben implementar y aplicarlas de manera acertada y puntual en busca de lograr la centralización y estandarización de una metodología y buenas prácticas de administración de proyectos dentro de la cooperativa, aumentando la probabilidad de éxito en cada uno de estos.
Una vez desarrollado los objetivos planteados, se pueden evidenciar conclusiones, dentro de las cuales se tiene que Colanta tiene muchos aspectos por mejorar con respecto al tema de los proyectos, ya que en primer lugar no se tiene claro por parte del personal si al interior de la cooperativa si se trabaja o no bajo una metodología única en administración de proyectos, del mismo modo es claro que dicho personal identifica diferentes necesidades como lo son la implementación de una PMO, ser parte de un plan de capacitación de todos los temas indispensables para realizar una gestión optima de los proyectos, entre otros.
Cabe señalar que el personal objeto de estudio, tiene la total disponibilidad de adquirir dichos conocimientos y a su vez lograr implementarlos para lograr una mejora significativa en los procesos que se llevan a cabo, pero no depende directamente de ellos esta decisión sino de la gerencia de la organización.
También es importante mencionar que desde la jefatura de planeación y proyectos, se sabe de la necesidad que se tiene de la implementación de la oficina de administración de proyectos y de todos los beneficios que esta trae consigo, pero también es de tener en cuenta que se debe lograr una mayor cultura en el tema de los proyectos y que esta no se logra fácil y rápido.
Se viene avanzando en el tema en mención, puesto que se han empezado a implementar controles generales para todos los proyectos, pero estos no alcanzan a abarcar todas las áreas de conocimiento existentes por lo que se siguen evidenciando dificultades como de presupuesto y cronograma de los proyectos. Es por esto que se recomienda una fusión de dos tipos de PMO como lo son: PMO de Apoyo y PMO Auditora, viendo las necesidades que arrojó el estudio y basados en la definición descrita en el capítulo 2.
Por último y de acuerdo a todos los aspectos analizados anteriormente, se procedió a realizar ciertas recomendaciones dentro de las que se encuentran efectivamente la implementación de la oficina de administración de proyectos dentro de la cooperativa, así como su conformación con personal competente que tenga claro su rol y responsabilidades dentro de ésta. Del mismo se debe realizar la gestión y ejecución de todo el plan de capacitación propuesto, así como el suministro de todas las herramientas de tipo informático que faciliten la administración de las actividades que se llevan a cabo en los proyectos y todo la gestión documental necesaria que se debe llevar.
Se le recomienda al director de la PMO que dentro de sus principales funciones se deben realizar muchas gestiones como darle importancia y hacer valer la figura del director de los proyectos, dándoles la autonomía en la toma de decisiones que permita optimizar los tiempos de respuesta a eventualidades, del mismo modo definir los planes de auditoria y generar reportes mensuales de los indicadores de gestión que éste mismo defina e implemente. Todo esto en conjunto de las demás recomendaciones planteadas en el capítulo 6, sin lugar a duda, garantizarán el aumento de la probabilidad de éxito de los proyectos que se ejecuten en la cooperativa.
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