RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto fue desarrollado en una empresa privada que tiene 25 años de realizar sus actividades comerciales en la industria agroalimentaria de Costa Rica; la cual representa un 10% del producto interno bruto (Mora Ramirez & Quirós Ballestero, 2018, pág. 21); actualmente cuenta con filiales en toda la región desde Panamá hasta México.
La industria agroalimentaria exporta más de 350 tipos de productos agrícolas y alimentos procesados a más de 130 destinos en el mundo. (PROCOMER, 2016) Bajo el entorno actual de esta industria y la gran cantidad de proyectos que desarrolla para sus clientes y proveedores, se vuelve imperante la ejecución de los proyectos bajo el soporte de herramientas adecuadas que le permitan desarrollar sus fortalezas y establecer planes de mejora continua; como la clave para mantenerse en una industria altamente competitiva.
De acuerdo con el análisis inicial, la organización presenta una estructura matricial fuerte y un gerenciamiento vertical, cuenta con herramientas tecnológicas de vanguardia para el gestionamiento de todos sus procesos, pero muchos no están adecuadamente definidos y gestionados; el enfoque de este plan es proponer actividades de mejora para optimizar el proceso de ventas ya que muchas de las tareas realizadas conlleva a la duplicación de actividades, almacenamiento desordenado de información clave y un consumo excesivo de tiempo por parte de los asesores técnicos para mantener actualizado el sistema con la información más relevante de cada proyecto; aunado a esto se producen constantes problemas de comunicación que generan retrasos en los entregables y que en general sumado a otros factores genera problemas de productividad y afecta el clima organizacional.
El objetivo general de este PFG fue establecer un plan de gestión de proyecto para la optimización del proceso de gestión de ventas bajo la metodología ágil.
Los objetivos específicos desarrollados en este PFG fueron: 1. caracterizar los modelos de diagnóstico de madurez de proceso disponibles en la literatura para determinar mediante un análisis comparativo el modelo que mejor se adecue al proceso y la organización; 2. identificar los principales componentes del proceso, requeridos para evaluar el modelo de diagnóstico mediante herramientas de análisis de datos; 3. determinar el nivel de madurez del proceso de ventas mediante la ejecución del diagnóstico para utilizar como punto de partida con el fin de medir el avance y la mejora continua para llevar el proceso a un nivel de madurez superior; 4. realizar el modelado del proceso actual para identificar aquellas actividades cuello de botella o improductivas, estableciendo las actividades prioritarias para optimizar el proceso e integrar a los departamentos que brindan soporte; 5. elaborar los planes de gestión requeridos para llevar a cabo los procesos de ejecución, monitoreo, control y cierre, en una fase posterior, mediante el uso de la metodología ágil.
Los entregables principales de este PFG fueron; los insumos para fortalecer los activos de los procesos de la organización relacionados al proceso de ventas como lo son la EDT, la matriz RACI, la herramienta de diagnóstico de madurez para su uso en auditoría interna y la evaluación inicial de madurez del proceso, el manual con diagramas de soporte, las propuestas de mejora que dan forma al alcance del proyecto y los planes de gestión para llevar a cabo el mismo en la segunda fase.
Asimismo, las conclusiones más reelevantes de este PFG fueron establecer El PEMM de Hammer como la herramienta de diagnóstico que más se adecuó a la estructura de la organización y al desarrollo de este PFG sobre todo por su facilidad de uso para realizar auditorías internas estableciendo los resultados del diagnóstico bajo un análisis holístico de las fortalezas de aquellos aspectos que han sido más trabajados por la organización y pone la lupa sobre los aspectos más débiles, con el fin de guiar a la organización sobre las acciones a desarrollar para fortalecerlos.
En el proceso de investigación y análisis uno de los principales hallazgos es que la organización no cuenta con documentación sobre el proceso, esto significó un reto para realizar la descomposición del proceso; para llevar acabo un adecuado análisis fue necesario realizar el levantamiento de información como la EDT del proceso y la Matriz RACI; estas dos herramientas se entregaron como insumos para fortalecer la documentación del proceso y se recomienda ser incorporados como activos de los procesos de la organización.
El proceso se encuentra en un nivel P-1 de madurez en la escala de Hammer; en resumen las fortalezas del proceso son sus ejecutores; los cuales están altamente comprometidos con el proceso y sus plataformas tecnológicas siendo las más modernas y que soportan el proceso actualmente; los aspectos más débiles están enfocados en los aspectos de optimización de las plataformas de TI, la definición de roles y responsabilidades; los procesos de comunicación son los más claros dificultando realizar tareas interdepartamentales con eficiencia, no se cuenta con indicadores ni del proceso ni de la gestión de los facilitadores, y por ende no existen métodos de valorización de los esfuerzos, logros o excelencia de los ejecutores de manera individual tampoco se cuenta con planes de capacitación para el desarrollo de las competencias.
Se generó como entregable un manual de proceso se entrega como una primera versión del manual de procedimiento y un plan de gestión de proyecto adecuado a la organización utilizando metodologías estandarizadas en gestión de proyectos, estableciendo la plataforma para llevar a cabo en una segunda fase las mejoras propuestas; se espera que este plan de gestión sirva a futuro para que la organización realice sus proyectos bajo la metodología ágil de forma regular.
Se recomienda a la Dirección de la organización generar una cultura de mejora continua que pueda ser claramente medida y evaluada en el tiempo, a la Gerencia de ventas se recomienda considerar la automatización de una diversidad de tareas ejecutadas en el proceso mediante las plataformas ya existentes; a la Dirección se recomienda fortalecer la gestión de los recursos humanos atreves de un plan de capacitación de las herramientas tecnológicas utilizadas para estandarizar a todos los usuarios, además se recomienda a la Gerencia de ventas definir indicadores de desempeño adecuados para evaluar a los colaboradores que son el recurso más importante de la organización.
Estudiante: ANA GABRIELA SOLIS SEGURA
Aprobación : Julio, 2020
Tutor: Rodolfo Ugalde Binda
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