PROPUESTA DE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIONES DE BSC C.R.

 

RESUMEN EJECUTIVO

BSC C.R. es una empresa fundada en Costa Rica en el año 2014 que cuenta con casi 4000 empleados y dedicada a la manufactura de productos médicos menos invasivos. 

La empresa es una multinacional parte de la corporación BSC, la cual cuenta con 32000 empleados alrededor del mundo, quien enfoca todo su negocio en la manufactura, comercialización y distribución de dispositivos médicos menos invasivos alrededor del mundo. 

En los últimos dos años, la innovación dentro del negocio de las industrias médicas se ha convertido en algo fundamental para mantenerse competitivo en un mercado sumamente agresivo, por lo que la corporación BSC ha incrementado el desarrollo y la adquisición de nuevos productos y negocios que buscan el crecimiento de toda la organización y ampliar el portafolio de productos con los que actualmente se cuenta. 

Dadas las condiciones a nivel mundial, BSC C.R. ha planeado una estrategia para los próximos cinco años, en donde los proyectos se convierten en una parte fundamental de plan, presentándose cómo la herramienta más importante para lograr los objetivos planteados dentro de la Dirección de Operaciones.

Actualmente, de acuerdo con los resultados del año 2018 en la Dirección de Operaciones no se alcanzan las metas de los indicadores planteados de alcance, tiempo y costos de los proyectos con un 50% en promedio de cumplimiento entre las metas y el indicador actual debido a falta de herramientas y documentos estandarizados para gestión de los proyectos de una forma que facilite el inicio, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los mismos.

El análisis de la documentación recabada permitió concluir que la dirección de operaciones no tiene un método para formalizar el inicio de un proyecto dado que muchas de las aprobaciones iniciales de partes fundamentales del proyecto no suceden.

El objetivo general fue elaborar una propuesta de guía metodológica para la gestión de proyectos para la Dirección de Operaciones de BSC C.R, con el fin de establecer procesos estándar para administrar los mismos a través de las siete áreas de conocimiento. 

Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico de los procesos actuales de administración de proyectos para determinar el estado actual, identificar las mejores prácticas de Administración de Proyectos que aplican a la organización y al tipo de proyectos desarrollados por la Dirección para aplicarlos en la guía a realizar, diseñar los procesos, las herramientas y técnicas necesarios para la administración de proyectos para que sea el estándar a utilizar en la organización, elaborar una estrategia de implementación de la metodología diseñada para que sea utilizada en la puesta en marcha del proyecto y aplicar la metodología en un proyecto típico de la organización para demostrar su aplicabilidad

La metodología de investigación aplicada correspondió al tipo descriptivo mediante el análisis del entorno existente, con el posterior comparativo entre las prácticas actuales con las mejores prácticas de la administración de proyectos que permitió establecer una serie de procesos estandarizados, herramientas y finalmente una propuesta de metodología para el manejo de proyectos enfocada en la dirección de operaciones.

Durante la evaluación de la situación actual como parte de las herramientas utilizadas para el análisis del proceso de administración de proyecto se realizó una sesión de trabajo con los interesados de los proyectos que se desarrollan en la Dirección de Operaciones de la empresa, se analiza cada uno de los indicadores de los proyectos y sus posibles causas. 

Durante esta sesión se concluyó que sólo el 31% de las personas encuestadas utilizaban las herramientas recomendadas para la ejecución de proyectos, esto hacía que los entregables de los mismo pocas veces cumplieran con sus restricciones de alcance tiempo y costo. 

Como consecuencia de esto se determinó que, los proyectos no cumplían con los entregables, o los entregables no satisfacían la necesidad, el cumplimiento del costo de los proyectos para los últimos dos años fue de 56% y solo un 40% de los proyectos lograron terminar a tiempo y cumplir con la fecha de entrega. 

Para el análisis por área de conocimiento, se realizaron entrevistas a cinco personas con roles claves dentro de la organización para la ejecución de proyectos. 

Basado en estas entrevistas se definen las brechas y oportunidades de mejora que presentan cada una de las áreas. Una vez realizado este análisis se realizó una comparación entre proceso actual Administración de Proyectos con Mejores Prácticas en Administración de Proyectos y se mostraron en una tabla comparativa. 

Adicionalmente se realizó una encuesta a los líderes de proyectos actuales, y basados en la escala de Likert se definió un % de frecuencia de uso actual de las herramientas de administración de proyectos. Basados en los resultados obtenidos durante la encuesta, se obtuvieron 301 puntos, lo que representa que sólo en un 46% de las ocasiones se utilizaban las mejores prácticas en administración de proyectos

Como parte de la metodología se definieron herramientas estandarizadas que deben ser aplicadas de acuerdo cada una de las áreas de conocimiento definidas para la administración de proyectos. 

Se mostró gráficamente el flujo que debe seguir esta metodología propuesta y las dependencias de cada una de las fases, así como las herramientas que las mismas deben seguir.

Adicionalmente se estableció una estrategia de implementación de catorce semanas donde a través del involucramiento de todo el departamento de operaciones y junto con el correcto entrenamiento de todos los líderes del proyecto, se logró establecer esta metodología como parte de los procesos estandarizados de la organización.

Finalmente, se aplicó la metodología propuesta a un proyecto prototipo, donde se demostró la aplicabilidad y utilidad de cada una de las herramientas definidas.

Como conclusiones importantes en la metodología propuesta se definieron las entradas, los procesos y las salidas en cada una de las diez áreas de conocimiento, así como las herramientas

que se acoplaban a los diferentes tipos de proyecto que se realizan dentro de la organización, adicionalmente, las herramientas y técnicas diseñadas se establecieron con un formato estándar

de acuerdo con cada área de conocimiento y pueden ser utilizadas por cualquier líder de proyecto.

Para la dirección de operaciones, se recomendó que esta metodología sea obligatoria para todos los líderes de proyecto. Adicionalmente, para incrementar el compromiso en el uso de la misma, se deben comunicar y hacer visibles los resultados de los proyectos que utilizan estas nuevas herramientas gestión de los mismos utilicen eficientemente la metodología propuesta.

Finalmente, para que la metodología no pierda vigencia, se recomendó la revisión, al menos una vez al año de las plantillas, flujo de información y herramientas para que sean actualizadas y mejoradas, de tal forma que agreguen valor a la organización.

Descargar Aquí: http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2057.pdf 

Estudiante : Natalia Montoya 

Fecha de Aprobación:  Marzo 2020

Tutor: Sara María Romero

PFGMAP2057

PROPUESTA DE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIONES DE BSC C.R.

 ESTUDIANTE: NATALIA MONTOYA

FECHA: MARZO, 2020

 ABSTRACT:

 

El presente documento tiene como objetivo elaborar una propuesta de guía metodológica para la gestión de proyectos para la Dirección de Operaciones de BSC C.R, con el fin de establecer procesos estándar para administrar los mismos a través de las siete áreas de conocimiento.

 Actualmente, de acuerdo con los resultados del año 2018 en la Dirección de Operaciones no se alcanzan las metas de los indicadores planteados de alcance, tiempo y costos de los proyectos con un 50% en promedio de cumplimiento entre las metas y el indicador actual debido a falta de herramientas y documentos estandarizados para gestión de los proyectos de una forma que facilite el inicio, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de los mismos.

 La metodología de investigación aplicada correspondió al tipo descriptivo mediante el análisis del entorno existente, con el posterior comparativo entre las prácticas actuales con las mejores prácticas de la administración de proyectos que permitió establecer una serie de procesos estandarizados, herramientas y finalmente una propuesta de metodología para el manejo de proyectos enfocada en la dirección de operaciones.

 Como conclusiones importantes en la metodología propuesta se definieron las entradas, los procesos y las salidas en cada una de las diez áreas de conocimiento, así como las herramientas que se acoplaban a los diferentes tipos de proyecto que se realizan dentro de la organización, adicionalmente, las herramientas y técnicas diseñadas se establecieron con un formato estándar de acuerdo con cada área de conocimiento y pueden ser utilizadas por cualquier líder de proyecto.

 

CREATION OF A MANAGEMENT PLAN FOR THE MENTORING OF HIGH SCHOOL YOUTHS IN GRENADA

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Several factors were determined to influence Grenada’s ability to attract investments, successfully promote entrepreneurship and thereby create jobs.These factors included but was not limited to: 

labour force skills, the level of crime and violence in the country and the overall competitiveness of the country in the doing business ranking. It must be mentioned that in the past Grenada was able to boast about having a low crime rate unfortunately however, over the past ten years there has been significant increases in crime with many crimes being committed by youths who have since dropped out of school. 

This increased crime rate has deterred many investors and thereby negatively affects investments in the country. An analysis of the youth population in Grenada revealed that an increasing number of high school youths are dropping out of school. It was also observed that more boys than girls are dropping out of school. 

This trend has negatively impacted the quality and skills set of the work force since youths who have dropped out of school to join the work force are less likely to possess the basic skills required by many investors. These youths are also not in a position to start their own business and become entrepreneurs. Consequently, these youths who have dropped out of school prematurely, increases the unemployment rate and very often they become involved in crime related activities.

The Grenada Industrial Development Corporation (GIDC), the organization in Grenada responsible for employment generation through investment promotion and facilitation has joined forces with other youth related organizations such as the

Ministry of Youth, Sports and Culture and the Ministry of Education and came up with a mentoring project to resolve the problems of youths dropping out of school and youth crime.

The general objective of the project was to create a project management plan for the creation of a mentoring program for high school youths in Grenada. 

The specific objectives were to develop: a scope management plan which clearly captures and outline all the work to be completed by the project, a requirements management plan which will identify and document stakeholders’ main requirements for the program and that the project will have to keep in scope, a schedule management plan so as to ensure the timely completion of the project, a cost management plan which will help to control project cost, a human resource management plan to effectively manage the project team.

The methodologies used for this project were the descriptive as well as the analytical and historical research methods. Interviews and discussions were held with relevant stakeholders inorder to gain understanding and to develop a description of the problem. High school records, police records as well as other

records were then carefully studied and analyzed so as to properly evaluate the problem. Finally, historical records of how other countries/institutions dealt with similar problems, levels of success experienced and lessons learnt were examined. 

This enabled the project team to come with group mentoring as the most viable solution to the problem. In the state of New York for example group mentoring was used to mentor high school students who were at risk of dropping out of school and engaging in illegal activities. 

As a result of the mentoring many of the youths were able to regain focus, complete their schooling and go on to college or find jobs. In regards to recommendations, It was recommended that the project manger thoroughly research the problem so as to fully understand the problem and to beable to provide evidence in the defense of the solution selected. 

The project manager should also develop the project management plan which should include subsidary plans such as the reqirements, schedule, cost and human resource management plans. 

This plans will enable the project team to complete the project on time, within budget while at the same time meeting all other stakeholder requirements.

Descargar Aquí:

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2056.pdf

Estudiante : KENT E. VICTOR

Fecha de Aprobaciòn : Mayo 2019 

PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO HISTÓRICO Y ARQUITECTÓNICO DE LA IGLESIA Y CONVENTO COLONIAL DE OROSI

 

Resumen Ejecutivo

En febrero de 2019 se lleva a cabo la creación de una organización sin fines de lucro que tiene como fin único lograr la conservación del patrimonio y monumento nacional de la Iglesia y Convento Colonial de Orosi. 

Actualmente, este lugar sobrevive con el poco dinero que recibe de la propia comunidad y de sus visitantes, de ahí que por iniciativa de personas allegadas de la misma comunidad y de las zonas aledañas se constituye la Fundación para la Conservación del Patrimonio Histórico y Arquitectónico de la Iglesia y Convento Colonial de Orosi (FUNDACOLO) cuyo objetivo es obtener recursos económicos que ayuden a solventar las necesidades que tiene la actual parroquia San José de Orosi para la manutención de esta joya arquitectónica.

Es por eso que nace la propuesta de plantear a los miembros fundadores y aprovechando que se inició con el proceso de conformación de una Junta Directiva, llevar a cabo la creación de una Project Management Office (PMO) u Oficina de Gestión de Proyectos que se encargue de velar por la forma en que se ejecutan y gestionan los proyectos de atracción de recursos económicos, ya que en gran medida son tareas que pueden involucrar a toda la comunidad, como ferias, conciertos o bien fiestas popularmente conocidas como “turnos” que ayudaría eventualmente a obtener recursos.

El objetivo general de este proyecto fue llevar a cabo la elaboración de una propuesta para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos en la Fundación para la Conservación del Patrimonio Histórico y Arquitectónico de la Iglesia y Convento Colonial de Orosi, en procura de crear un sentido de conciencia y un cambio cultural orientado a la mejora en la Gestión de Proyectos basado en las mejores prácticas propuestas por la Guía de Fundamentos para la Administración de Proyectos del Project Management Institute (PMI).

Así también, se buscó determinar de acuerdo a la necesidad de la Fundación, qué tipo de Oficina de Gestión de Proyectos es la que mejor se adapta a las necesidades de esta y como será controlada, proponiendo una nueva estructura organizacional para la Fundación a fin de implementar dentro de ésta la nueva PMO, que permita establecer metas claras y objetivas; también se busca proponer un plan de acción enfocado en la aplicación de la presente propuesta de PMO que ayude a mejorar la gestión de los procesos establecidos.

La metodología de la investigación realizada se basó en la utilización de métodos analíticos, deductivos e inductivos, con el propósito de identificar, mediante el análisis de información histórica y hechos existentes, datos relevantes que ayuden a comprender y enfocar los esfuerzos necesarios para la conformación de la Oficina de Gestión de Proyectos.

Por lo tanto, al conseguir abarcar cada uno de los elementos mencionados anteriormente se puede afirmar que se cumple con el objetivo general de llevarse a cabo la elaboración de una propuesta que permitiera la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos en FUNDACOLO, situación que por consiguiente viene a mejorar la actuación de la Fundación en el desarrollo de proyectos para la generación de recursos.

Descargar Aquí: 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2055.pdf

Estudiante: LUIS GERARDO COTO SÁENZ

Fecha de Aprobación: JULIO, 2020

PFGMAP2055

PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO HISTÓRICO Y ARQUITECTÓNICO DE LA IGLESIA Y CONVENTO COLONIAL DE OROSI

 ESTUDIANTE: LUIS GERARDO COTO SÁENZ

 FECHA: JULIO, 2020

 ABSTRACT:

 El presente documento tiene como objetivo llevar a cabo la elaboración de una propuesta para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos en la Fundación para la Conservación del Patrimonio Histórico y Arquitectónico de la Iglesia y Convento Colonial de Orosi, en procura de crear un sentido de conciencia y un cambio cultural orientado a la mejora en la Gestión de Proyectos. Actualmente, este lugar sobrevive con el poco dinero que recibe de la propia comunidad y de sus visitantes, de ahí que por iniciativa de personas allegadas de la misma comunidad y de las zonas aledañas se constituye la Fundación para la Conservación del Patrimonio Histórico y Arquitectónico de la Iglesia y Convento Colonial de Orosi (FUNDACOLO) cuyo objetivo es obtener recursos económicos que ayuden a solventar las necesidades que tiene la actual parroquia San José de Orosi para la manutención de esta joya arquitectónica.

 Se buscó determinar de acuerdo a la necesidad de la Fundación, qué tipo de Oficina de Gestión de Proyectos es la que mejor se adapta a las necesidades de esta y como será controlada, proponiendo una nueva estructura organizacional para la Fundación a fin de implementar dentro de ésta la nueva PMO, que permita establecer metas claras y objetivas; también se busca proponer un plan de acción enfocado en la aplicación de la presente propuesta de PMO que ayude a mejorar la gestión de los procesos establecidos.

 La metodología de la investigación realizada se basó en la utilización de métodos analíticos, deductivos e inductivos, con el propósito de identificar, mediante el análisis de información histórica y hechos existentes, datos relevantes que ayuden a comprender y enfocar los esfuerzos necesarios para la conformación de la Oficina de Gestión de Proyectos. Se propone un organigrama vertical, basada en una estructura de mando simple, dado que la Junta Administrativa de FUNDACOLO es la línea de mando centralizada y sostiene una comunicación directa entre las áreas estratégicas y/o de operaciones, de esta manera se crea un organigrama funcional bajo la jerarquía, con tres funciones básicas: Administrativa, Comunicaciones y PMO.

PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE ENERGÍA DE HONDURAS

 

RESUMEN EJECUTIVO

Las nuevas tecnologías están incidiendo no sólo procedimentalmente, sino materialmente, en el ámbito de la Administración Pública al punto que estas, específicamente las de la comunicación e información, actualmente son vistas como herramientas de suma importancia para los Gobiernos en su lucha contra la burocracia y la corrupción. 

Lamentablemente, el Estado hondureño, si bien cuenta con ciertos avances, estos únicamente constituyen esfuerzos aislados que no pueden ser considerados como una Política Publica de Estado, sin perjuicio de las instituciones estatales y unidades creadas para lograr avances en las mismas.

Actualmente la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, se ha constituido como una instancia estatal de reciente creación, como órgano encargado de rectorar el ámbito energético del país y por consiguiente los diferentes subsectores como son la energía nuclear, energía renovable así como la energía proveniente de hidrocarburos y biomasa, subsectores que anteriormente eran manejados por diversos órganos que han venido a formar parte de la estructura de la Secretaría de Energía, siendo muchos de estos órganos de tipo colegiado quienes o bien han estado inactivos, o bien han tenido un pobre desempeño en el cumplimiento de su finalidad y atribuciones, presentándose este como un reto a ser resuelto por la Secretaría de Energía. 

Para tal fin, resulta necesario identificar una estandarización de procedimientos a seguirse por estos órganos colegiados y las diferentes instancias que los integran, definiendo claramente los roles, responsabilidades y atribuciones, lo que se puede lograr únicamente a través de la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación, que permitan mayor agilidad y automatización de los procesos, a fin de lograr su correcto funcionamiento, sin poner en riesgo la eficacia legitimadora del principio democrático.

El objetivo general del presente trabajo consistió en proponer un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, con el fin de volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por el ordenamiento jurídico hondureño y estándares internacionales, al volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por la Ley General de la Administración Pública. 

Los objetivos específicos están encaminados a cumplir con cada uno de los procesos contenidos en las diferentes áreas de conocimiento de administración de proyectos indicadas en el PMBOOK, mismos que resultan necesarios para el correcto y estructurado desarrollo del proyecto. 

La metodología de la presente investigación es de tipo propositiva, partiendo del estudio de casos y antecedentes de los diferentes órganos y unidades que conforman la estructura orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía, a fin de poder analizar su funcionamiento desde su creación hasta su incorporación en la Secretaría de Energía de Honduras, logrando identificar falencias y la identificación de un proceso operativo estandarizado que sirva de insumo para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, el cual resulta necesario para optimizar, y automatizar los procesos y gestión documental.

Se logro identificar, los principales procesos de gestión documental de la SEN, así como las principales barreras para una administración eficaz. Por medio del Plan de Gestión de Interesados, se identificó la participación de 13 involucrados/interesados en el proyecto, y tres tipos de estrategias para cada uno. 

A través del plan de gestión del alcance se identificó como alcance del proyecto la implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental, cuyos criterios de aceptación, exclusiones, restricciones, supuestos y entregables del proyecto, fueron desarrollados, asimismo se logró representar los entregables del mismo a través de una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) acompañados de una descripción detallada a través de su respectivo diccionario de la EDT. La duración del proyecto según el cronograma del mismo, tiene una duración de tres (3) meses. 

El costo del proyecto asciende a un total de Diez Mil Dólares Americanos, costo que se obtuvo a través del análisis comparado del valor de otros procesos similares. 

A través del plan de Gestión de Calidad, se define los requisitos de calidad del proyecto y criterios de aceptación. El Plan de Gestión de los Recursos, permitió desarrollar el organigrama del proyecto, identificando al personal del proyecto, las dependencias que influyen en la realización de las actividades de este, describiendo las responsabilidades del personal que interviene el proyecto con base en el perfil que desempeñan, y la matriz de roles y responsabilidades con base de criterios de responsabilidad determinados. 

A través del plan de Gestión de las Comunicaciones, se logró definir los medios de comunicación, y una matriz de comunicaciones que permitió definir la información a transmitir, frecuencia, responsable de la comunicación y los interesados a los que se enviaría la misma. 

A través del plan de Gestión de las Adquisiciones, se logró identificar las reglas y condiciones para la compra externa de bienes y servicios a aplicar al proyecto conforme a lo dispuesto en la normativa hondureña y las disposiciones giradas por la Oficina Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Honduras, lo que dio un plan de Adquisiciones del Proyecto que define los procedimientos y directrices necesarias para llevar a cabo las mismas.

Se recomienda a la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, implementar las buenas prácticas para administración de proyectos desarrolladas en este instrumento, siendo este una primera fase, por lo que es necesario que la Gerencia Administrativa de la SEN, haga del conocimiento toda la documentación del software para la segunda fase. 

Asimismo, es importante que se prioricen las nuevas tecnologías, y la consideración de la conformación de una PMO o Project Management Office, que implemente las metodologías y buenas prácticas empleadas en el presente proyecto.

Descargar Aquì:

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2054.pdf

PFGMAP2054

GEOTÉRMICO PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE ENERGÍA DE HONDURAS

ESTUDIANTE: JORGE ALBERTO TAYLOR SANTOS

FECHA: JULIO, 2020

ABSTRACT:

 El presente documento tiene como objetivo proponer un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, con el fin de volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por el ordenamiento jurídico hondureño y estándares internacionales. El Estado en el Despacho de Energía de Honduras es un órgano que se ha constituido de manera reciente por lo que resulta necesario identificar una estandarización de procedimientos a seguirse por estos órganos colegiados y las diferentes instancias que los integran, definiendo claramente los roles, responsabilidades y atribuciones, lo que se puede lograr únicamente a través de la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y la comunicación, que permitan mayor agilidad y automatización de los procesos, a fin de lograr su correcto funcionamiento, sin poner en riesgo la eficacia legitimadora del principio democrático.

 El entregable final incluye Este planes de gestión de las 10 áreas de conocimiento propuestas por el PMBOK®: integración, alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicación, riesgo, adquisiciones e involucrados; y asociados a estas áreas se desarrollarán los procesos, herramientas y técnicas pertinentes para las etapas de inicio y planeación del ciclo de vida del proyecto. Para ello se emplean buenas practicas que se detallan en la Guía del PMBOK® 2017.

 Se recomienda a la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, implementar las buenas prácticas para administración de proyectos desarrolladas en este instrumento, siendo este una primera fase, por lo que es necesario que la Gerencia Administrativa de la SEN, haga del conocimiento toda la documentación del software para la segunda fase. Asimismo, es importante que se prioricen las nuevas tecnologías, y la consideración de la conformación de una PMO o Project Management Office, que implemente las metodologías y buenas prácticas empleadas en el presente proyecto.

 

Project Management Plan for the construction of a Craft and Souvenir Village in St. Vincent and the Grenadines

 

EXECUTIVE SUMMARY

The Project Management Plan for the construction of a Craft and Souvenir Villageis an instrumental and crucial document requested by the Government of St. Vin- cent and the Grenadines. Tourism is the main sector and it contributes considera-bly to the economic growth and development of St. Vincent and the Grenadines.

There have been challenges faced by the industry both internally and externally asit strives to develop the product offerings of the destination. Moreover, there is agrowing concern for quality of products and services as the tourism industry accel-erates at a fast pace, it is therefore now more competitive than before, hence a level of standard and quality is required.

 Therefore, in attempt to compete within such a robust industry the government approached Jewel’s Projects and Consul- tancy Firm (JPC) to develop the above-mentioned Project Management Plan.

The Project Management Plan for the construction of the Craft and Souvenir Vil-lage was developed as a methodical document with relevant  tools techniques,suitable knowledge areas and methodologies as a guide to solve the unavailabilityand the lack of infrastructure that is required to provide the opportunity for socialand economic growth of the artisans and likewise the destination. 

Also, the Project Management Plan was created to provide good practices and proper guidance to the Government of St. Vincent and the Grenadines.

The specific objectives of the project are: to create a project charter in order to de- fine the key input elements to develop the project management plan; to develop a scope management plan in order to ensure that all the work related to the project is completed successfully; to create a schedule management plan to ensure that all deliverables are completed within scheduled time; to develop a cost management plan that ensures proper budget allocation and disbursement of funds throughout the project life cycle; to formulate a quality management plan so as to identify the quality requirements for the project and to ensure that the quality of the delivera- bles meet expectations for approval within the time, cost and scope constraints; to design a communication management plan in an effort to ensure a level of efficacy as it regards to communication of the project status and other important infor-mation; to develop a stakeholder management plan in which stakeholders will be identified in an attempt to gain effective stakeholder engagement; and to develop a risk management plan in an attempt to identify risks and develop responses to min- imize the likelihood of the risks on the project.

Both primary and secondary data collection sources served as a basis for this re-search. Qualitative data was collected from mainly periodicals, specifically, books,journals and Newsletters. While, quantitative data was collected from surveys and statistical reports. It is imperative that the government of St. Vincent and the Grenadines takes into consideration the prepared Project Management Plan for the construction of the Craft and Souvenir Village for its successful implementation and execution of such a critical project to the tourism industry.

The overall success of the project is crucial, therefore continuity is paramount sothe following recommendation have been made to the Ministry of Tourism, Sports and Culture: A regenerative approach to development is fundamental in this era, therefore, training could be facilitated to all artisans so that the sector is developed and sustained using good practices and principles related to this approach.

The methodologies and good practices provided in the PMBOK Guide were the basis for the successful drafting of the objectives that were developed and fulfilled in the CSV Project Management Plan. Therefore, this project could be used as the benchmark for the development of future projects.

Descargar Aquì:

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2052.pdf

Estudiante: Jewelene Charles-Scott

Fecha de Aprobaciòn : Setiembre 2019

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE IMPLEMENTATION OF FOOD AND DRUG ADMINISTRATION (FDA) FOOD SAFETY REGULATIONS AT CHOO’S ENTERPRISES, BARBADOS

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Choo’s Enterprises Ltd. is a Barbadian owned company which is known for producing high quality food products, mainly herbs, spices, exotic spice blends, condiments, syrups, concentrates and sauces under the brand “Try It” and distributing bulk food items since 1983. They currently market these products to all segments of the retailing, catering and manufacturing trade in Barbados only, but since they are actively seeking to export their food products to the USA, they must first comply with Food and Drug Administration (FDA) food safety requirements and this requires the implementation of their international Food Safety Regulations.

They therefore reached out to FSQ Solutions Inc. to assist with them with this project. FSQ Solutions Inc. is a “small company established in response to the specific food safety, hygiene, and quality management needs of budding micro/small and medium enterprises/entrepreneurs (SMEs) in the food industry across Barbados” (FSQ Solutions Inc., 2011, p. 2). 

Since they have worked on several similar projects, Choo’s Enterprises decided to solicit their services for this project. The Managing Director of Choo’s Enterprises Ltd. decided that in the absence of a Project Management Plan for this project, one was needed to enhance the success of this project. 

FSQ Solutions Inc. therefore worked on creating a Project Management Plan for the implementation of the FDA Food Safety Regulations at the facility with all the sections of the Project Management Plan along with all of the tools, techniques, and concepts needed using the standards set out by the PMBOK Guide.

Generally, the implementation of Food Safety systems fails due to the processbeing driven by manufacturing units rather than initiated by management. In addition, the implementation is usually done backwards, without the prerequisite training and support, and this can lead to several serious issues, such as: failure to identify hazards and CCPs correctly; inadequate provision of resources; poor management commitment and culture; poor quality data and information; poor understanding of the requirements; and poor training and technical leadership.

 In order to avoid these pitfalls, proper planning is required. Therefore, for better implementation and stability of such a system, the creation of a Project Management Plan is critical.

The general objective for this project was to create a Project Management Plan,using the standards set out by the PMBOK Guide, for the implementation of the FDA Food Safety Regulations at Choo’s Enterprises. 

The specific objectives were to: create a project charter that formally sanctions the project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to the project activities; create a scope management plan to ensure that all works essential for the successful completion of the project are encompassed; create a schedule management plan to sustain the development and management of the project schedule within the time constraints; create a cost management plan to define the processes for developing and estimating the project budget; develop a quality management plan to identify and manage the quality requirements for the project and the food products to ensure the results meet stakeholders’ expectations; create a resource management plan to ensure that all the required human resources, facilities, equipment, materials, supplies and other resources needed are identified and the critical teams acquired and developed; craft a communication management plan to ensure the timely and effective communication tostakeholders of needs, status and other fundamental information; create a risk management plan to ascertain and scrutinize the risks to the successful completion of the project and develop plans to minimize the likelihood and severity of the risks; generate a procurement management plan to be used in attaining products, services or results required by the project, and build a stakeholder management plan to identify the people, groups or organizations that could impact the project and develop effective strategies for their engagement in order to support the project’s timely and successful execution and within the approved constraints.

The methodology employed for this project involved sourcing information mainlyfrom field observation, structured questionnaires, surveys/audits, interviewschedules, notes, meeting minutes, internet communications and correspondence, as well as standards, especially the Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Sixth Edition, other books, official publications and library databases. The evaluation of data obtained was done using analytical statistical techniques from various tools such as templates and checklists for each process component in the planning process group of activities in order to develop the Project Management Plan.

In conclusion, FSQ Solutions did an exceptional job in managing the project andseveral scheduled meetings were held with the Project Manager and the selected project team members in order to develop the elements needed as part of the attainment of the objectives of the Project Management Plan. The methodologies and tools outlined in Section 3 of this FGP for the FDA Food Safety Regulations Implementation at Choo’ s Enterprises were also used in the development process.

The templates used in developing the deliverables by the team were adapted fromthe PMBOK® Guide and PMI database as well as the Lean Six Sigma Guide.As a means of continuous improvement, it is recommended that FSQ Solutions, as a Project Manager, contract a team responsible for the review of documentation for legal reasons as a service to clients; provide services and training on the bidding, TOR, SOW and tendering process to assist clients in these aspects; invest in the tools required to complete quantitative risk analyses for all projects and have clients use the Project Management Guide or Framework to help direct the development of all project management tools. In addition, have full transparency when documents are updated in a timely fashion but disseminate to all respective personnel, including management, stakeholders and directors, so everyone will know the impact of the delays for various activities on the project’s outcome and timelines.

Descargar Aquì : 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2051.pdf

Estudiante: Nadine Benn Greaves 

Fecha de aprobaciòn : Enero 2020

PLAN DE GESTIÓN PARA EL PROYECTO PERFORACIÓN DE UN POZO DIRECCIONAL GEOTÉRMICO PARA LA REPOSICIÓN DE VAPOR DE UN CAMPO GEOTÉRMICO

 

RESUMEN EJECUTIVO

Producto de los problemas de escasez de energía eléctrica que se presentaron en el país en la década de los cuarenta, fue que se creó el Instituto Costarricense de Electricidad, mediante el Decreto-Ley No 449 del 8 de abril del año 1949. 

En el cual se le da el mandato de desarrollar, de manera sostenible, las fuentes productoras de energía existentes en el país. Desde su creación ha desarrollado proyectos de generación eléctrica, utilizando principalmente fuentes limpias renovables.

Debido a la crisis energética de los años setenta, se iniciaron los estudios de la geotermia en la zona de Guanacaste. Ya para los años noventa, tenía en operación una planta de generación geotermia; siguió creciendo en el desarrollo de este tipo de energía, hasta contar en la actualidad con una capacidad instalada de poco más de 255 MW e incursionado en la perforación de pozos con la técnica de la perforación direccional para le extracción del vapor requerido en las plantas.

Dentro de las principales ventajas de la geotermia, es que es una energía que no se ve afectada por los cambios climáticos. Sin embargo, con los años de operación comercial de los campos geotérmicos, los pozos que lo conforman van disminuyendo la capacidad de producción, por lo que es necesaria la perforación de nuevos pozos para continuar operando las plantas a su capacidad de diseño.

Los proyectos deben estar guiado por las buenas prácticas de la administración de proyectos. Por lo que se planteó para el proyecto de perforación de un pozo direccional de reposición de vapor de un campo geotérmico, la realización del plan de gestión, para tener mayores posibilidades de lograr un proyecto exitoso.

El objetivo general del proyecto fue elaborar un plan de gestión para el proyecto perforación de un pozo direccional para la reposición de vapor de un campo geotérmico con el propósito de contar con vapor de respaldo para las plantas generadoras. 

Los objetivos específicos fueron: Desarrollar un plan de gestión del alcance para identificar las actividades necesarias de ejecución del proyecto, elaborar un plan de gestión del cronograma para controlar las actividades necesarias para completar el proyecto en el tiempo establecido, realizar un plan de gestión del costo para establecer el presupuesto necesario del proyecto, establecer un plan de gestión de la calidad para cumplir con los requisitos de calidad establecidos del proyecto y del producto final, definir un plan de gestión de los recursos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión del proyecto, elaborar un plan de gestión de las comunicaciones para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de los interesados se cumplan, realizar un plan de gestión de riesgos para planificar la respuesta ante ellos, minimizar sus consecuencias negativas, así como maximizar sus efectos positivos, desarrollar un plan de gestión de las adquisiciones con el fin de gestionar los procesos de adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo del proyecto y definir un plan de gestión de los interesados para desarrollar estrategias de administración adecuadas para lograr una participación eficaz de los mismos.

Para ello se emplearon tres metodologías de investigación, analítica, deductiva y bibliográfica, ya que las tres se complementan muy bien para el desarrollo de este proyecto.

Ser muy analítico con la documentación bibliográfica recopilada y el uso de la metodología deductiva para hacer conclusiones de lo general a lo particular fue fundamental en este proyecto.

El desarrollo del trabajo se basó en los objetivos antes descritos, para ello se emplearon las buenas practicas que se detallan en la Guía del PMBOK® 2017, utilizando sus procesos, técnicas y herramientas, con lo cual se logró cubrir todas las áreas del conocimiento en ella descrita. Realizando un proceso iterativo con lo cual se obtuvo el plan de gestión del proyecto perforación de un pozo direccional geotérmico para la reposiciona de vapor para la planta de generación.

Lo más relevante en el alcance del proyecto, es la perforación de un pozo direccional a 2500 m de profundidad, en cuatro diferentes diámetros a profundidades definidas.

Estableciendo una estructurada de desglose de trabajo, que es base para la estimación del cronograma, estableciendo para su ejecución 166 días, con un presupuesto de USD$3 141 043. Se han definido para el proyecto varios parámetros de calidad que serán la base para su control y verificación de su desempeño. Se estableció una estructura de desglose de los recursos necesarios para el proyecto, así como una matriz de comunicación para el proyecto que abarca las necesidades de los interesados. 

Adicionalmente, se presenta una identificación de riesgos para el proyecto y un plan de respuesta. Se realizó un análisis de hacer o comprar y se definió la metodología para las adquisiciones según los procedimientos y políticas internas de la institución, finalizando con un análisis de los diferentes interesados para el proyecto, definiendo su poder e influencia que es la base para la definición de estrategias a seguir para la atención de cada interesado.

Entre las conclusiones más relevantes para el proyecto están: La definición del alcance del proyecto es claves para su desarrollo, pues es la columna vertebral del proyecto, en el que se incluirá que se incluye en el proyecto y que no se incluye. 

Las métricas de calidad son de relevancia para el proyecto, son el punto de partida para saber si el trabajo está cumpliendo

con los requisitos establecidos. Las comunicaciones son vitales para el éxito del proyecto, por lo que en el plan se debe contemplar las necesidades de todos los interesados.

Las recomendaciones principales al (los) Director(es) de proyecto(s) son: emplear la Guía del PMBOK® 2017 para maximizar el éxito del proyecto. Utilizar este plan de gestión

como guía en la ejecución del proyecto. Tener comunicación interactiva con todos los involucrados, para estar seguros que el mensaje emitido sea el que se quiere comunicar.

Involucrar a los interesados del proyecto desde las etapas tempranas del proyecto, con el fin de conocer sus necesidades y expectativas del proyecto y poder gestionarlas adecuadamente.

Descargar Aquí : 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2050.pdf

PFGMAP2050

 PLAN DE GESTIÓN PARA EL PROYECTO PERFORACIÓN DE UN POZO DIRECCIONAL GEOTÉRMICO PARA LA REPOSICIÓN DE VAPOR DE UN CAMPO GEOTÉRMICO

 ESTUDIANTE: MARIO ALBERTO SOLANO ORTEGA

 FECHA: JUNIO, 2020

 ABSTRACT:

 El presente documento tiene como objetivo elaborar un plan de gestión para el proyecto perforación de un pozo direccional para la reposición de vapor de un campo geotérmico del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), esto con el propósito de contar con vapor de respaldo para las plantas generadoras. Dentro de las principales ventajas de la geotermia, es que es una energía que no se ve afectada por los cambios climáticos. Sin embargo, con los años de operación comercial de los campos geotérmicos, los pozos que lo conforman van disminuyendo la capacidad de producción, por lo que es necesaria la perforación de nuevos pozos para continuar operando las plantas a su capacidad de diseño.

 El entregable final incluye Este planes de gestión de las 10 áreas de conocimiento propuestas por el PMBOK®: integración, alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicación, riesgo, adquisiciones e involucrados; y asociados a estas áreas se desarrollarán los procesos, herramientas y técnicas pertinentes para las etapas de inicio y planeación del ciclo de vida del proyecto. Para ello se emplean tres metodologías de investigación, analítica, deductiva y bibliográfica, además de las buenas practicas que se detallan en la Guía del PMBOK® 2017.

 Entre las conclusiones más relevantes para el proyecto están: La definición del alcance del proyecto es claves para su desarrollo, pues es la columna vertebral del proyecto, en el que se incluirá que se incluye en el proyecto y que no se incluye. Las métricas de calidad son de relevancia para el proyecto, son el punto de partida para saber si el trabajo está cumpliendo con los requisitos establecidos. Las comunicaciones son vitales para el éxito del proyecto, por lo que en el plan se debe contemplar las necesidades de todos los interesados.

Procurement Methodology for the United Nations Office on Drugs and Crime in Mexico

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Since 2017, the United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) in Mexico started to reform its organizational structure into programs and pragmatic pillars instead of projects. 

This change has led to an increase in the organization’s activities and staff, which has tripled in the last year to 150 people. Currently, the organization has a weakness: there is neither accurate planning nor a management of procurement procedures according to the project’s requirements due to the uncertainties that exist with donors and also a deficient planning. 

In view of the increasing number of new activities and the development of projects, the organization must increase its management and procedural efficiency so that the procurement subunit can comply with all requirements and with the best attainable quality. 

In the past, there was no proper planning to use budgets and request necessary services and goods for the implementation of the projects. That has brought many negative consequences, such as the overload of work and pressure for the operations team, because the team tries to meet their requests at the last minute, and that also damages the quality and cost. So, many times, the projects have implemented their activities with a higher cost compared to their budget and not with the quality expected.

The procurement methodology for the UNODC project’s in Mexico is basedon the development of a new methodology of procurement procedures that will beimplemented with the Mexican Penitentiary System Project, and based on its result,it will be sought to be applied to other projects and promote an improvement in the development of operations and thus improve the efficiency of every project implementation.

The methodology will be based on the formulation of good practices and procurement methods of the United Nations Secretariat to promote efficiency and transparent processes for low value procurement (frequent purchases that are worth less than $ 10,000 USD) and also in major bidding processes that have a worth up to $ 10,000 USD. Each requisition needs governance to respect a fair competition in the market and ethical guidelines to implement good practices by the procurement team members.

The main objective was to implement a procurement management methodology with the Mexican Penitentiary System Project based on the procurement norms of the Secretary of the United Nations, headquarters, and central office of the organization, to organize the process of acquisition and procurement and then apply it to different projects in the UNODC in Mexico.

The specific objectives are to do an analysis of the current processes of procurement and identify the areas of improvement to promote more transparency and efficiency, to implement procurement standardized procedures so that each project can have clear outcomes from such procedures, to map the acquisitions forecasted for the following semester through an acquisition plan for the same period in order to consider potential best practices when developing the procurement methodology, to create new procurement templates to facilitate the analysis of needs and characteristics of the project, and to apply the methodology to the Mexican Penitentiary System Project in order to evaluate it.

The methodology for this research was analytical. A procurement plan wascreated for the next 4 months, and after the information was collected and evaluated,it was used in an inductive approach to generate a strategy to train the members ofthe projects with the new procurement processes and determine the best methods to manage each requisition and achieve the best results.

In conclusion, the new methodology could be developed with the Mexican Penitentiary System Project with great results due to the improvement of procurement procedures and an implemented strategy developed by the project and the members of the procurement subunit.

It is recommended to implement different strategies with each projectbecause they have different organizations, donors, and events that require open communication, training, and guidance in the acquisition processes.

Descargar Aquì: 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2049.pdf

Estudiante :

Luis Felipe Alfaro Navarro

Aprobación : Abril 2020

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN LA PLANTA FRIGOCOLANTA BASADO EN LA NTC-ISO 14001:2015

 

RESUMEN EJECUTIVO

La Cooperativa Colanta nació en la década de los años 60’s bajo la denominación de “Cooperativa Lechera de Antioquia”. Su creación responde a la asociación de varios campesinos del municipio de Donmatías, ubicado en la zona norte del departamento de Antioquia, con el apoyo de la Secretaría de Agricultura de Antioquia, quienes venían con una historia de baja productividad y rendimientos en las actividades desarrolladas en sus fincas. 

Luego de la gestión de los líderes que se pusieron al frente de la Cooperativa, se logró la apertura de la primera planta procesadora de leche en la ciudad de Medellín; sin embargo, había desventajas para los productores y los consumidores, debido al monopolio del producto que para el momento estaba liderado por otras empresas. 

A partir de ello se implementaron varias estrategias que propiciaron la expansión del mercado, precios más equitativos y mejoras en la calidad. Adicionalmente se crearon nuevas plantas de producción, entre las que se encuentra FrigoColanta, además de CEDI’s, almacenes agropecuarios, puntos de venta y comercializadoras.

La planta FrigoColanta se encuentra ubicada en el municipio de Santa Rosa de Osos y forma parte de la División Técnica de la Cooperativa; allí se realiza el beneficio y desposte de bovinos y porcinos para la producción de carne con altos estándares sanitarios y de calidad, basados en la NTC-ISO 9001: 2015. 

La planta, cuenta con la Sección de Gestión Ambiental, donde se gestionan los procesos relacionados con el manejo integral de residuos sólidos, tratamiento de aguas, control y seguimiento a emisiones atmosféricas y administración de los requisitos legales y otros requisitos aplicables. 

Considerando la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental como una oportunidad de fortalecimiento y diferenciación; se elabora el “Plan de gestión de proyecto para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental en la planta FrigoColanta basado en la NTC-ISO 14001:2015”.

A partir del Plan de Gestión de Proyecto se pretende lograr beneficios como el robustecimiento del desempeño ambiental, el incremento del reconocimiento en el sector y la generación de una ventaja competitiva con la posible certificación en la NTC-ISO 14001:2015.

Como objetivo general del proyecto actual, se definió: “Desarrollar un plan de gestión de proyecto para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental en la planta FrigoColanta, basado en la NTC-ISO 14001:2015 para fortalecer el desempeño ambiental e incrementar la competitividad”.

Lo cual se llevará a cabo mediante la elaboración de los planes de gestión del alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados; que constituyen los objetivos específicos del proyecto.

Se empleó el método de investigación Analítico-Sintético, considerando que, por la naturaleza del proyecto se realizará un análisis para descomponer las partes y luego se consolidarán en un todo; esto, se hizo aplicando técnicas y herramientas como reuniones, análisis de datos, juicio de expertos, entre otras.

Para el desarrollo, se partió del análisis del contexto, los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización; y se definió un alcance para guiar el proyecto.

 La EDT permitió mostrar organizadamente las actividades necesarias para completar el trabajo; y con base en sus características y requerimientos se estimaron una duración y presupuesto total de 449 días y $ 229.714.380 respectivamente; identificando además que no se requiere gestionar adquisiciones

externas porque dentro de la organización se cuenta con los recursos necesarios. Para asegurar la calidad del proyecto, se estableció una política, objetivos, estándares, métricas y procesos para su control; estos deben ser gestionados debidamente por el equipo del proyecto, cuyos integrantes requieren de habilidades y formación específicos de acuerdo a su participación. 

Siendo imperativa una comunicación eficaz en cada etapa del proyecto, se propuso una guía que presenta las responsabilidades, contenidos, personal a quien van dirigidos, la frecuencia y los medios para compartir la información. 

Los riesgos específicos identificados son de gestión, técnicos y externos,otorgando un riesgo general moderado para el proyecto; su manejo requiere de seguimiento y aplicar algunas estrategias en momentos adecuados con el fin de no afectar el cumplimiento de los objetivos. 

Los interesados corresponden a personas y organizaciones internas o externas al proyecto, a los cuales es necesario gestionar de acuerdo con sus expectativas y posiciones en beneficio de los objetivos.

Se pudo concluir principalmente que un análisis profundo del contexto permite la identificación de riesgos, requisitos, interesados, expectativas, oportunidades; entre otros, para el direccionamiento del proyecto y trabajar adecuadamente en el logro de los objetivos; a través de las buenas prácticas de la administración de proyectos recomendadas por la guía del PMBOK® y la NTC-ISO 14001:2015, se desarrolló un plan de gestión de proyecto con los componentes necesarios para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental en la planta Frigo Colanta,para el que además tuvo una importancia destacada encontrarse en el lugar de ejecución, donde se cuenta con los recursos necesarios para terminar con éxito y lograr el resultado que permitirá aumentar la visibilidad y la competitividad en el mercado de la planta FrigoColanta.

Entre las recomendaciones del proyecto, se destaca seguir las indicaciones del plan de gestión desarrollado, realizando las actualizaciones, cambios y acciones requeridas para lograr los resultados previstos; y disponiendo los recursos estimados en el momento preciso para evitar desviaciones en el cronograma, los costos, la calidad y potenciar las oportunidades de éxito; y posterior a la  implementación podría desarrollarse un plan de gestión enfocado a la acreditación.

Finalmente, teniendo en cuenta que cada proyecto es único, el plan de gestión elaborado puede tomarse como referencia para proyectos similares, adaptándolo al ámbito de aplicación.

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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2048.Pdf

Estudiante : YERALDINE CASTAÑO HINCAPIÉ

Aprobaciòn : Agosto 2020

DESARROLLO DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA INTEGRACIÓN DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS EN EL PROCESO DE VENTAS BAJO EL ENFOQUE DE ÁGIL.

 

RESUMEN EJECUTIVO

Este proyecto fue desarrollado en una empresa privada que tiene 25 años de realizar sus actividades comerciales en la industria agroalimentaria de Costa Rica; la cual representa un 10% del producto interno bruto (Mora Ramirez & Quirós Ballestero, 2018, pág. 21); actualmente cuenta con filiales en toda la región desde Panamá hasta México. 

La industria agroalimentaria exporta más de 350 tipos de productos agrícolas y alimentos procesados a más de 130 destinos en el mundo. (PROCOMER, 2016) Bajo el entorno actual de esta industria y la gran cantidad de proyectos que desarrolla para sus clientes y proveedores, se vuelve imperante la ejecución de los proyectos bajo el soporte de herramientas adecuadas que le permitan desarrollar sus fortalezas y establecer planes de mejora continua; como la clave para mantenerse en una industria altamente competitiva.

De acuerdo con el análisis inicial, la organización presenta una estructura matricial fuerte y un gerenciamiento vertical, cuenta con herramientas tecnológicas de vanguardia para el gestionamiento de todos sus procesos, pero muchos no están adecuadamente definidos y gestionados; el enfoque de este plan es proponer actividades de mejora para optimizar el proceso de ventas ya que muchas de las tareas realizadas conlleva a la duplicación de actividades, almacenamiento desordenado de información clave y un consumo excesivo de tiempo por parte de los asesores técnicos para mantener actualizado el sistema con la información más relevante de cada proyecto; aunado a esto se producen constantes problemas de comunicación que generan retrasos en los entregables y que en general sumado a otros factores genera problemas de productividad y afecta el clima organizacional.

El objetivo general de este PFG fue establecer un plan de gestión de proyecto para la optimización del proceso de gestión de ventas bajo la metodología ágil.

Los objetivos específicos desarrollados en este PFG fueron: 

1. caracterizar los modelos de diagnóstico de madurez de proceso disponibles en la literatura para determinar mediante un análisis comparativo el modelo que mejor se adecue al proceso y la organización; 

2. identificar los principales componentes del proceso, requeridos para evaluar el modelo de diagnóstico mediante herramientas de análisis de datos; 

3. determinar el nivel de madurez del proceso de ventas mediante la ejecución del diagnóstico para utilizar como punto de partida con el fin de medir el avance y la mejora continua para llevar el proceso a un nivel de madurez superior; 

4.realizar el modelado del proceso actual para identificar aquellas actividades cuello de botella o improductivas, estableciendo las actividades prioritarias para optimizar el proceso e integrar a los departamentos que brindan soporte; 

5. elaborar los planes de gestión requeridos para llevar acabo los procesos de ejecución, monitoreo, control y cierre, en una fase posterior, mediante el uso de la metodología ágil.

Los entregables principales de este PFG fueron; los insumos para fortalecer los activos delos procesos de la organización relacionados al proceso de ventas como lo son la EDT, la matriz

RACI, la herramienta de diagnóstico de madurez para su uso en auditoría interna y la evaluación inicial de madurez del proceso, el manual con diagramas de soporte, las propuestas de mejora que dan forma al alcance del proyecto y los planes de gestión para llevar a cabo el mismo en la segunda fase.

Asimismo, las conclusiones más reelevantes de este PFG fueron establecer El PEMM de Hammer como la herramienta de diagnóstico que más se adecuó a la estructura de la organización y al desarrollo de este PFG sobre todo por su facilidad de uso para realizar auditorías internas estableciendo los resultados del diagnóstico bajo un análisis holístico de las fortalezas de aquellos aspectos que han sido más trabajados por la organización y pone la lupa sobre los aspectos más débiles, con el fin de guiar a la organización sobre las acciones a desarrollar para fortalecerlos.

En el proceso de investigación y análisis uno de los principales hallazgos es que la organización no cuenta con documentación sobre el proceso, esto significó un reto para realizar la descomposición del proceso; para llevar acabo un adecuado análisis fue necesario realizar el levantamiento de información como la EDT del proceso y la Matriz RACI; estas dos herramientas se entregaron como insumos para fortalecer la documentación del proceso y se recomienda ser incorporados como activos de los procesos de la organización.

El proceso se encuentra en un nivel P-1 de madurez en la escala de Hammer; en resumen las fortalezas del proceso son sus ejecutores; los cuales están altamente comprometidos con el proceso y sus plataformas tecnológicas siendo las más modernas y que soportan el proceso actualmente; los aspectos más débiles están enfocados en los aspectos de optimización de las plataformas de TI, la definición de roles y responsabilidades; los procesos de comunicación son los más claros dificultando realizar tareas interdepartamentales con eficiencia, no se cuenta con indicadores ni del proceso ni de la gestión de los facilitadores, y por ende no existen métodos de valorización de los esfuerzos, logros o excelencia de los ejecutores de manera individual tampoco se cuenta con planes de capacitación para el desarrollo de las competencias.

Se generó como entregable un manual de proceso se entrega como una primera versión del manual de procedimiento y un plan de gestión de proyecto adecuado a la organización utilizando metodologías estandarizadas en gestión de proyectos, estableciendo la plataforma para llevar a cabo en una segunda fase las mejoras propuestas; se espera que este plan de gestión sirva a futuro para que la organización realice sus proyectos bajo la metodología ágil de forma regular.

Se recomienda a la Dirección de la organización generar una cultura de mejora continua que pueda ser claramente medida y evaluada en el tiempo, a la Gerencia de ventas se recomienda considerar la automatización de una diversidad de tareas ejecutadas en el proceso mediante las plataformas ya existentes; a la Dirección se recomienda fortalecer la gestión de los recursos humanos a través de un plan de capacitación de las herramientas tecnológicas utilizadas para estandarizar a todos los usuarios, además se recomienda a la Gerencia de ventas definir indicadores de desempeño adecuados para evaluar a los colaboradores que son el recurso más importante de la organización.

Descargar Aquì : 

http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2047.pdf

Estudiante :ANA GABRIELA SOLIS SEGURA

Aprobado: Julio 2020