RESUMEN EJECUTIVO
Las nuevas tecnologías están incidiendo no sólo procedimentalmente, sino materialmente, en el ámbito de la Administración Pública al punto que estas, específicamente las de la comunicación e información, actualmente son vistas como herramientas de suma importancia para los Gobiernos en su lucha contra la burocracia y la corrupción.
Lamentablemente, el Estado hondureño, si bien cuenta con ciertos avances, estos únicamente constituyen esfuerzos aislados que no pueden ser considerados como una Política Publica de Estado, sin perjuicio de las instituciones estatales y unidades creadas para lograr avances en las mismas.
Actualmente la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, se ha constituido como una instancia estatal de reciente creación, como órgano encargado de rectorar el ámbito energético del país y por consiguiente los diferentes subsectores como son la energía nuclear, energía renovable así como la energía proveniente de hidrocarburos y biomasa, subsectores que anteriormente eran manejados por diversos órganos que han venido a formar parte de la estructura de la Secretaría de Energía, siendo muchos de estos órganos de tipo colegiado quienes o bien han estado inactivos, o bien han tenido un pobre desempeño en el cumplimiento de su finalidad y atribuciones, presentándose este como un reto a ser resuelto por la Secretaría de Energía.
Para tal fin, resulta necesario identificar una estandarización de procedimientos a seguirse por estos órganos colegiados y las diferentes instancias que los integran, definiendo claramente los roles, responsabilidades y atribuciones, lo que se puede lograr únicamente a través de la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación, que permitan mayor agilidad y automatización de los procesos, a fin de lograr su correcto funcionamiento, sin poner en riesgo la eficacia legitimadora del principio democrático.
El objetivo general del presente trabajo consistió en proponer un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, con el fin de volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por el ordenamiento jurídico hondureño y estándares internacionales, al volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por la Ley General de la Administración Pública.
Los objetivos específicos están encaminados a cumplir con cada uno de los procesos contenidos en las diferentes áreas de conocimiento de administración de proyectos indicadas en el PMBOOK, mismos que resultan necesarios para el correcto y estructurado desarrollo del proyecto.
La metodología de la presente investigación es de tipo propositiva, partiendo del estudio de casos y antecedentes de los diferentes órganos y unidades que conforman la estructura orgánica de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía, a fin de poder analizar su funcionamiento desde su creación hasta su incorporación en la Secretaría de Energía de Honduras, logrando identificar falencias y la identificación de un proceso operativo estandarizado que sirva de insumo para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, el cual resulta necesario para optimizar, y automatizar los procesos y gestión documental.
Se logro identificar, los principales procesos de gestión documental de la SEN, así como las principales barreras para una administración eficaz. Por medio del Plan de Gestión de Interesados, se identificó la participación de 13 involucrados/interesados en el proyecto, y tres tipos de estrategias para cada uno.
A través del plan de gestión del alcance se identificó como alcance del proyecto la implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental, cuyos criterios de aceptación, exclusiones, restricciones, supuestos y entregables del proyecto, fueron desarrollados, asimismo se logró representar los entregables del mismo a través de una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) acompañados de una descripción detallada a través de su respectivo diccionario de la EDT. La duración del proyecto según el cronograma del mismo, tiene una duración de tres (3) meses.
El costo del proyecto asciende a un total de Diez Mil Dólares Americanos, costo que se obtuvo a través del análisis comparado del valor de otros procesos similares.
A través del plan de Gestión de Calidad, se define los requisitos de calidad del proyecto y criterios de aceptación. El Plan de Gestión de los Recursos, permitió desarrollar el organigrama del proyecto, identificando al personal del proyecto, las dependencias que influyen en la realización de las actividades de este, describiendo las responsabilidades del personal que interviene el proyecto con base en el perfil que desempeñan, y la matriz de roles y responsabilidades con base de criterios de responsabilidad determinados.
A través del plan de Gestión de las Comunicaciones, se logró definir los medios de comunicación, y una matriz de comunicaciones que permitió definir la información a transmitir, frecuencia, responsable de la comunicación y los interesados a los que se enviaría la misma.
A través del plan de Gestión de las Adquisiciones, se logró identificar las reglas y condiciones para la compra externa de bienes y servicios a aplicar al proyecto conforme a lo dispuesto en la normativa hondureña y las disposiciones giradas por la Oficina Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Honduras, lo que dio un plan de Adquisiciones del Proyecto que define los procedimientos y directrices necesarias para llevar a cabo las mismas.
Se recomienda a la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, implementar las buenas prácticas para administración de proyectos desarrolladas en este instrumento, siendo este una primera fase, por lo que es necesario que la Gerencia Administrativa de la SEN, haga del conocimiento toda la documentación del software para la segunda fase.
Asimismo, es importante que se prioricen las nuevas tecnologías, y la consideración de la conformación de una PMO o Project Management Office, que implemente las metodologías y buenas prácticas empleadas en el presente proyecto.
Descargar Aquì:
http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2054.pdf
PFGMAP2054
GEOTÉRMICO PLAN DE GESTIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE ENERGÍA DE HONDURAS
ESTUDIANTE: JORGE ALBERTO TAYLOR SANTOS
FECHA: JULIO, 2020
ABSTRACT:
El presente documento tiene como objetivo proponer un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental de la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, con el fin de volver más eficiente la gestión administrativa y el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos por el ordenamiento jurídico hondureño y estándares internacionales. El Estado en el Despacho de Energía de Honduras es un órgano que se ha constituido de manera reciente por lo que resulta necesario identificar una estandarización de procedimientos a seguirse por estos órganos colegiados y las diferentes instancias que los integran, definiendo claramente los roles, responsabilidades y atribuciones, lo que se puede lograr únicamente a través de la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y la comunicación, que permitan mayor agilidad y automatización de los procesos, a fin de lograr su correcto funcionamiento, sin poner en riesgo la eficacia legitimadora del principio democrático.
El entregable final incluye Este planes de gestión de las 10 áreas de conocimiento propuestas por el PMBOK®: integración, alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, comunicación, riesgo, adquisiciones e involucrados; y asociados a estas áreas se desarrollarán los procesos, herramientas y técnicas pertinentes para las etapas de inicio y planeación del ciclo de vida del proyecto. Para ello se emplean buenas practicas que se detallan en la Guía del PMBOK® 2017.
Se recomienda a la Secretaría de Estado en el Despacho de Energía de Honduras, implementar las buenas prácticas para administración de proyectos desarrolladas en este instrumento, siendo este una primera fase, por lo que es necesario que la Gerencia Administrativa de la SEN, haga del conocimiento toda la documentación del software para la segunda fase. Asimismo, es importante que se prioricen las nuevas tecnologías, y la consideración de la conformación de una PMO o Project Management Office, que implemente las metodologías y buenas prácticas empleadas en el presente proyecto.
