RESUMEN EJECUTIVO
La Agencia para el Desarrollo de la Zona Huetar Norte (ADEZN) nació en busca de un patrón de
desarrollo acorde con los recursos regionales. La iniciativa de la Agencia surgió a partir del año
2001 con la aparición de tres hechos que incentivaron la necesidad de la creación de una Agencia
que promoviera el desarrollo de la zona, el primer hecho fue la publicación de “El cuarto informe
del Estado de la Nación”, se evidenció que el modelo de desarrollo que se estaba implementando
se estancó y carecía de un rumbo.
El segundo hecho, fue la búsqueda del Instituto Tecnológico de
Costa Rica de vincularse a una estrategia de desarrollo del cantón, y el tercer hecho, fue el interés
de la Cámara de Comercio e Industria de promover una zona franca en San Carlos.
La consolidación del plan estratégico organizacional de la Agencia permitió un camino solido por
el cual transitar durante los primeros años de su iniciación, sin embargo, la problemática de la
organización surgió de la desactualización por parte de la empresa que había nacido a la luz de lo
que antes se le conoció como la Zona Económica Especial (ZEE), además de que no poseía
estandarizadas sus metodologías, herramientas y plantillas de gestión de proyectos, sus
estimaciones de cronogramas y presupuestos presentaban fallas debido a la poca solidez de
obtención de información.
La situación económica del país fue el detonante por el cual se vio la
necesidad de diseñar e implementar una Oficina de Gestión de Proyectos dentro de una de las
principales promotoras del desarrollo de la zona, ya que la misión de la Agencia es ser el actor
especial para el impulso del desarrollo económico territorial de la zona, los sectores que mueven
la economía de la Zona Huetar Norte, son el sector privado de producción agroindustrial, turismo
y comercio, debido a esto la Agencia tomó estos sectores para promover grandes planes
desarrolladores de cambio que pudieran crear un ambiente sano competitivo multisectorial.
El objetivo general fue elaborar una propuesta de diseño e implementación de una oficina de
gestión de proyectos dentro de la Agencia para el Desarrollo de la Zona Norte (ADEZN) que
permita promover proyectos de infraestructura estratégica para fortalecer el clima de inversión e
incrementar la rentabilidad de los proyectos con los que interactúa la Agencia.
Los objetivos
específicos fueron: Realizar un análisis del grado de madurez de la organización para identificar
el nivel en el que se encuentra la organización y hacia donde se quiere dirigir, identificar las
necesidades de la organización para documentar los planes de desarrollo organizativo que se deben
emplear, identificar las características y funciones que deberá tener la PMO con base en el plan
estratégico organizacional para poder alinear la misión y visión de la organización con la de la
PMO, identificar su estructura organizativa y nivel de autoridad para documentar el rol de la PMO
dentro de la organización y el poder que deberá tener, documentar la estrategia de
implementación para identificar el plan a seguir, los proyectos y el nivel de madurez organizativo
deseado que adoptará la PMO en la AP.
La metodología de la presente investigación es de tipo analítico-sintético, el método analítico
consistió en la desmembración de los elementos para observar las causas, la naturaleza de los
hechos y los efectos, la investigación se realizó por medio de las siguientes etapas: observación,
descripción, realización de examen crítico, descomposición del fenómeno, enumeración de las
partes, ordenación y clasificación.
El método sintético, se analizó y sintetizó la información
recopilada, la cual permitió realizar resúmenes o adaptaciones sintetizadas de la información
captada por el autor para la elaboración del documento, gran parte del trabajo se realizó con fuentes
bibliográficas e información suministrada por la Agencia. Por último, se implementó el método de la observación, el cual consistió en la utilización de los sentidos, para obtener de forma consistente
y dirigida, datos que proporcionaran elementos para una estrategia.
Durante la elaboración del documento se obtuvieron las siguientes conclusiones con base en cada
uno de los objetivos desarrollados en el documento, el análisis del grado de madurez de la
organización determinó, que el nivel actual de la organización es bajo, su composición dentro del
marco organizativo permiten operar bajo su estructura actual, por lo que debe de desarrollarse más
en su nivel de madurez organización, adquiriendo mayores herramientas y metodologías que
resulten en mayores beneficios.
Como segundo objetivo se concluyó, que las necesidades de la
organización, son bastantes, de las cuales se nombran las principales en el documento, para crear
un esquema base del rumbo organizacional, determinando que es necesario marcar objetivos
puntuales periódicos que permitan trazar la dirección de la PMO.
La tercera conclusión, indicó que
las características y funciones de la PMO pretenden alinear la visión y la misión de la PMO con la
de la organización para actuar sobre los mismos ejes que trabaja la ADEZN y que permita
incentivar funciones que cubran las necesidades de la organización.
La cuarta conclusión,
determinó que la estructura y nivel de autoridad de la PMO debe ser más participativo en la
actividad de la empresa, ya que este debe formarse como un órgano interno permanente, y su nivel
de autoridad debe ser de control, ya que al nivel de madurez que se encuentra, sería muy difícil
tener mayores expectativas como meta.
La quinta conclusión, se indicó que la estrategia de
implementación adoptada determina los proyectos que son propios de la organización y su plan de
implementación, se convierte en su puesta en marcha, especificando cuales y como se deberán
gestionar los proyectos de la PMO; el plan determinó las actividades importantes durante las fases
de desarrollo e identificó los resultados claros en cada una de las fases.
Por último, se concluyó
que la metodología de gestión de proyectos a utilizar es la misma que se ha venido documentando
desde que inicio con este proyecto, en base al PMI, se determinaron cuáles serán los formatos y
plantillas que darán vida a la PMO.
Se realizaron las siguientes recomendaciones en base a lo desarrollado con el proyecto y lo
observado de la organización, por lo que se le recomendó al Director Ejecutivo de la ADEZN,
realizar una revisión exhaustiva de la propuesta para que se empape del contenido y beneficios que
puede aportar con la implementación del plan, también se le recomendó que analizara los
beneficios que se obtendrían al adoptar una oficina con una metodología especifica de trabajo que
pueda controlar y monitorear los proyectos gubernamentales.
Al igual, se le recomendó que aun
sin la implementación de la PMO, se logren adoptar las herramientas y formatos que se crearon
con este proyecto, y sea base suficiente para compenetrarse como metodologías y herramientas
propias de la organización.
Por otra parte, se le recomendó a la Junta Directiva actualizar el plan
estratégico organizacional donde se vea impactado los nuevos proyectos propios de la
organización, propuestas de promoción local y demás información importante de la organización,
además de que se le recomendó comenzar a aplicar las metodologías que indica el PMBOK en su
versión 2017 según el PMI, aun cuando no se implemente la PMO dentro de la organización, ya
que los beneficios a consecuencia de su acción que se encuentran plasmados de primera mano en
esta propuesta de proyecto.
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