RESUMEN EJECUTIVO
Telefónica es una empresa que se ha dedicado a brindar servicios a nivel nacional e internacional de telecomunicaciones. Telefónica es una compañía sensible a los nuevos retos que exige la sociedad actual. Por eso ofrece los medios para facilitar la comunicación entre las personas, proporcionándoles la tecnología más segura y de vanguardia.
Es una empresa totalmente privada
que cuenta con más de un millón y medio de accionistas y cotiza en varios de los principales
mercados bursátiles del mundo con presencia en 14 países.
Actualmente en Costa Rica brinda
servicios de comunicaciones móviles.
El presente trabajo se realizó en el Área de Eficiencia Energética de la Subdirección de
Tecnología, Operación y Sistemas (TOS).
Dicha área es la encargada de coordinar la instalación
y construcción de soluciones de red y proyectos para garantizar que su entrega sea tanto operable
como comercializable, en forma oportuna, al menor costo y en cumplimiento con las normas
técnicas y de calidad respectivas de la Oficina de Cambio Climático del corporativo.
La
Subdirección TOS maneja un amplio portafolio de proyectos, que por supuesto requieren de una
metodología de dirección adecuada.
Dado a las necesidades de comunicación en lo interno de la Subdirección de TOS, y como
ejecutora debe cuidar lo que se presupuesta para el proyecto en tiempo y costo, mediante una
comparación permanente entre lo real y lo presupuestado.
Estas comparaciones han presentado
grandes desviaciones, identificando como causas las malas prácticas en los procedimientos
administrativos al momento de confeccionar los presupuestos, personal no capacitado para estas
labores, o malos métodos empleados en la asignación de los costos reales.
Otra causa es que se
utilizan los recursos de cada una de las áreas funcionales en forma desintegrada y utilizando
varios métodos de recopilación y distribución del desempeño y, como resultado, provocan
problemas técnicos y de comunicación entre el personal técnico y las áreas funcionales.
Adicionalmente, se identificaron necesidades de capacitación de los entradores de datos y los
encargados del presupuesto, además de capacitación de conocimientos de administración de
proyectos.
Otras causas, son las relaciones entre el personal técnico y las áreas funcionales, mal
manejo de la información por parte de los entradores de datos, no hay seguimiento ni control de
la información aportada por los entradores de datos, ni comparación de la elaboración de los
presupuestos con presupuestos anteriores.
Con el desarrollo de la propuesta preliminar de una metodológica se planteó implementar,
mejorar y fortalecer los procesos de rendimiento, costos y cierre parcial de los proyectos, de esta
manera integrara las áreas funcionales de la Subdirección de TOS en lo referente a la
recopilación y distribución de la información del desempeño de los proyectos que se están
ejecutando simultáneamente; la metodología se diseñó para el seguimiento y control del tiempo,
costo, desempeño y las comunicaciones a nivel operativo.
El objetivo general fue realizar una propuesta preliminar de una metodología para la gestión de
los proyectos de eficiencia energética desarrollados por la Subdirección TOS con el fin de lograr
mejores resultados en la ejecución de proyectos en cuanto al alcance, cronograma, costo,
comunicación y cierre.
Los objetivos específicos fueron realizar un diagnóstico situacional de la
empresa para identificar las fortalezas y las áreas de mejora en la gestión de proyectos,
desarrollar las fases de la guía metodológica y las plantillas asociadas para lograr una gestión
exitosa de los proyectos, incluyendo inicio, planificación, monitoreo y control y cierre; y
confeccionar un plan de capacitación para que los colaboradores de la empresa puedan utilizar la
guía metodológica.
La metodología empleada fue la analítica – sintética, partiendo de la idea general que se tiene
hacia una descomposición, enumeración y ordenación de cada uno de los detalles; también se
utilizó el método de las entrevistas y la observación directa de campo, identificando las
necesidades en el control del tiempo y los costos.
En las entrevistas se involucraron a entradores
de datos, personal técnico, áreas funcionales y de apoyo a la gestión y encargados de realizar los
presupuestos.
Se desarrolló un diagnóstico situacional de la empresa mediante un análisis de evaluación de
madurez del modelo del autor Harold Kezner, además de usar los datos de las encuestas dirigidas
y cuestionarios para examinar a detalle el alcance de cada involucrado con los proyectos.
De esta
forma se pudo abordar con mayor detalle la propuesta preliminar de la metodología, procesos y
procedimientos recomendados en este trabajo.Al final, el plan de capacitación se orienta a preparar al personal de la Subdirección TOS en el
uso y aplicación de la metodología preliminar propuesta, para facilitar la aplicación de las buenas
prácticas de la administración de proyectos en la empresa.
Concluido el PFG, se cumplió con el análisis de la situación actual de la Subdirección TOS.
A
partir del diagnóstico resultante se concluye que en la empresa no se ha logrado estandarizar los
métodos de recopilación de los datos que alimentan los diferentes sistemas de información, pero
existen un gran ámbito de necesidades y oportunidades que pueden ser explotadas para mejorar
la gestión en la toma decisiones.
Por tanto, era necesario proponer una metodología para la
gestión de los proyectos, dado al poco conocimiento de los involucrados directos que no están
debidamente alineados con la administración de proyectos, y mejorar la comunicación entre el
personal técnico y administrativo.
Durante el desarrollo de los reportes-plantillas para la captura y control de los datos, donde se
espera mejorar y fortalecer los procesos de gestión de los proyectos fomentando una mejora
continua, se identificó mayor interés por el personal para generar y proponer nuevos indicadores
para el seguimiento de los proyectos, esto debido a la facilidad del manejo de datos y mayor
entendimiento del seguimiento y control de los mismos.
Dado al desconocimiento inicial en la administración de proyectos y la importancia de mejorar la
comunicación en la Subdirección TOS por parte de los involucrados, necesidades identificadas
en el análisis de la situación actual, se planteó un plan de capacitación, cuyo objetivo primordial
es el aplicar las buenas prácticas en Administración de Proyectos, donde al final además de
mejorar las competencias del personal, se logró un interés creciente por la gestión de proyectos y
análisis propio de mejora en cada uno de la funciones de los participantes.
Al final de este trabajo, se recomiendan varias pautas donde todas apuntan a implementar las
buenas prácticas de la administración de proyectos para la gestión de los mismos en la
Subdirección de TOS, y debido a la inmadurez en la gestión de proyectos se propone una
estandarización de la dirección de los proyectos sencilla y personalizada para la empresa que
ayude en la transición de conocimiento e implementación futura de la misma.
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