RESUMEN EJECUTIVO

La administración profesional de proyectos conforma un factor crítico de éxito para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de los proyectos de las instituciones y empresas, dentro de un marco de eficiencia y eficacia, tomando como referencia las mejores prácticas establecidas por el PMI, aceptadas a nivel mundial.

En este sentido, la cantidad y complejidad de los proyectos que se desarrollan en la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI) dentro de ella el Área de Gestión Operativa (AGO) de la Caja Costarricense de Seguro Social, obligan a la organización a implementar mecanismos de acción para el desarrollo de proyectos conforme las estrategias institucionales establecidas en sus planes, bajo un marco integrado y estructurado, que oriente el desarrollo de la gestión de proyectos, tomando como base su nivel de madurez y las competencias de los funcionarios involucrados.

El objetivo general del presente proyecto fue Desarrollar una propuesta metodológica para el diseño y la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en el Área de Gestión Operativa de la Dirección de Arquitectura e Ingeniería de la CCSS, con el fin de mejorar los procesos internos en el desarrollo de proyectos de la organización mediante el accionamiento de mejores prácticas en la disciplina de Administración de Proyectos en un plazo de 2 años. 

Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico del Área de Gestión Operativa para identificar el grado de madurez actual en la gestión de proyectos, analizar la estructura organizacional del Área de Gestión Operativa y el resultado de la evaluación de madurez en gestión de proyectos, con la finalidad de definir el modelo de Oficina de Proyectos a implementar en concordancia al contexto y sus necesidades en la gestión de sus proyectos, proponer la ubicación de la PMO en el organigrama del área de Gestión Operativa para que su funcionamiento y nivel de influencia sea el óptimo, definir los roles, responsabilidades y competencias de los colaboradores que van a conformar la PMO, por último; diseñar y definir la estrategia de implementación del modelo de  PMO propuesto, que permita al AGO su accionamiento en un período de dos años, con el fin de mejorar su gestión de proyectos. 

Asimismo, en aras de establecer un enfoque integrado para el establecimiento de la PMO, se evaluaron las competencias del recurso humano que actualmente labora en la administración de proyectos, de manera que, fue analizada la estructura organizacional establecida desde la Gerencia de Infraestructura y Tecnología (GIT) donde figura como componente la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI); así como el Área de Gestión Operativa; como subcomponente. Para la valoración de los elementos referidos se aplicaron diversos instrumentos a los Directores de Área, directores de proyecto y personal operativo de la DAI y AGO (fuentes primarias de información), los cuales permitieron la obtención de resultados generales, facilitando el análisis y formulación integral de la propuesta de implementación de la PMO, en concordancia con las mejores prácticas.

Se utilizó la metodología de análisis y proceso de información a través de sistema de investigación bajo el enfoque analítico-sintético y de observación de los factores señalados, metodología de análisis necesaria para lograr los objetivos propuestos, a través en la recopilación de información en la organización mediante encuestas y entrevistas a fuentes primarias, así como investigación documental por libros, revistas, internet y se procede a analizar los datos obtenidos; posterior a ello, se estudiaron de manera individual los diversos componentes que conforman los proyectos y la gestión del personal a cargo, por tanto; fue posible formular una estrategia sistémica y estandarizada, con base en el nivel de madurez de la organización y las competencias de los recursos que gestionan proyectos. Lo anterior permitió establecer el modelo más apropiado de PMO para atender las necesidades específicas del AGO, así como las actividades a desarrollar en la implementación de una exitosa PMO.

En conclusión, mediante el empleo de cuestionarios se determinó que el nivel de madurez del AGO es medio bajo, no se aplican formalmente las técnicas y conocimientos propios de la administración de proyectos, así como las mejores prácticas sugeridas por la PMI.

Para definir y establecer la estrategia de implementación de la PMO se utilizaron herramientas como el Cuadro de Mando Integral y el análisis FODA.

Por último, se determinó que el modelo de PMO para el AGO que más se adecua a sus necesidades es el modelo de Estación Meteorológica.

Se recomienda que, para una fácil implementación de la PMO, se busque un perfil bajo, es decir, que los roles y responsabilidades de la oficina vayan fortaleciendo conforme se va desarrollando la cultura organizacional de la empresa.

Con la implementación de la PMO, el apoyo de la alta Gerencia (GIT), el compromiso de los niveles directivos y la disposición y crecimiento de los recursos humanos que participan en la administración de proyectos, el AGO dispondrá de una unidad estratégica, que permitirá impulsar y fortalecer el desarrollo de su gestión, orientándose al cumplimiento de resultados. 

Por último, una PMO necesita del apoyo de la alta gerencia, así como la capacitación de sus miembros en materia de Administración de Proyectos, tomando en cuenta que lo que se ha aprendido no se quede simplemente en conocimiento adquirido, sino que continúe la formación y aprendizaje del recurso humano de toda la Dirección para fortalecer la cultura organizacional en esta materia, y pueda establecerse una estructura bajo los estándares del PMI desde la GIT, con ello estandarizar la Gestión de Proyectos de Infraestructura y posicionar el desempeño de la institución en el campo nacional.

 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2100.pdf

Estudiante: Ana Belén Torralba Hidalgo

Tutor:  Fabio Muñoz Jiménez

Lector: Roger Valverde Jiménez

Lector:  Yorlenny Hidalgo Morales

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR CONSTRUCTING A GREENHOUSE AT GEORGETOWN SECONDARY SCHOOL

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

The future of our society and our planet depends on our young people. As such, it is important to their overall development as good students and citizens that the Georgetown Secondary School provides opportunities for them to understand their surroundings. One such way is to construct a greenhouse. 

 

Currently, the Eastern Caribbean has been experiencing severe climatic conditions such as hurricanes, earthquakes and flooding. Therefore, the stakeholders of the Georgetown Secondary School (GSS) recognised the importance of our planet and seek ideas to help mitigate the issue. This project management plan will help to better define project objectives, success criteria, resources allocation and in general, plan everything that is needed for the project success. In addition, this project management plan will become the school’s asset that can be used as the basis for future project plans.The general objective is to develop a project management plan to manage the construction of a greenhouse at the Georgetown Secondary School.

 

The specific objectives were to: create a project charter that formally authorizes the project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to the project in order to produce the project management plan; create a scope management plan to ensure that all works required are included to successfully complete the project; create a schedule management plan to support the development and management of a project schedule that ensures the project is completed within the time constraints; create a cost management plan to define the processes for developing and managing the project budget that ensures the project is completed within the budget constraints; develop a quality management plan to identify the quality requirements for the project to ensure the results meet expectations for approval within the time, cost and scope constraints; create a resource management plan to ensure that all resources are identified and managed effectively to complete the project within time, cost and scope constraints; develop a communication management plan to ensure the timely and effective communication of the project status and other key information; create a risk management plan to identify and examine risks to the successful completion of the project and develop plans to minimize the likelihood of the risks; develop a procurement management plan to be used to obtain products, services or results required by the project and to develop a stakeholder management plan to identify and support all the project stakeholders to ensure effective stakeholder engagement.

 

The methodologies used for this research were analytical, inductive-deductive, observation and interviews. The data was analysed for the development of the project management plan for a greenhouse. 

 

The Project Management results indicate that the GSS Greenhouse project has  strength as well as weaknesses in certain project management areas. Such as, leadership approach to agile and partial training for employees. In addition, having explored the objectives outlined previously, it can be concluded that rigorous financial planning and promotion must be undertaken to ensure that funds are received for the greenhouse to be a success. The Project Management Plan was developed using the PMBOK® Guide 6th Edition. It provided a new methodology for the project team to build a more comprehensive project management plan for Georgetown Secondary School Greenhouse Project.

 

It is recommended that the project team at GSS use the planning process and documents developed during the development of the Project Management Plan for the Construction of the Greenhouse as a basis for implementing a methodology for similar projects in the future. Furthermore, the team at GSS should seek to utilize and document management and storage systems, organize, store and create a central location for project planning documents and future Organizational Process Asset. Finally, the use of irrigation and greenhouse technologies should be promoted to mitigate the impacts of climate change and to document and disseminate lessons learnt to project beneficiaries.

 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2099.pdf

Estudiante: Sybil Sylvia Jennings 

Tutor:  Sophia Maria Crawford

Lector: Roger Valverde

Lector:  Carlos Manual Brenes

FINAL GRADUATION PROJECT SUBMITTED IN PARTIAL FULFILLMENT OF THE REQUIREMENTS FOR THE MASTER IN PROJECT MANAGEMENT (MPM) DEGREE

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

The proposed Castries Market Redevelopment Project involves the redevelopment of a vendors’ market to include newly built vending stalls, a state of the art food court, high-end air conditioned restaurants, a craft market, a box park, a viewing tower, an entertainment area, meat and fish depots, duty-free shopping boutiques and other amenities. There are approximately ten (10) construction companies in Saint Lucia. Fresh Start Construction, which is a locally-owned construction company in Saint Lucia with approximately ten (10) years of operational experience, was contracted to redevelop the Castries Market. The corresponding contract was signed on July 1, 2020. 

The company has a diverse portfolio which encompasses civil infrastructure, residential building, commercial building and pipeline/communication infrastructure. Despite the wealth of experience, Fresh Start Construction required the application of formal project management practices to successfully execute the project.   

Fresh Start Construction needed to utilize a more comprehensive project management tool such as a Project Management Plan. The purpose of the tool was to provide an all-encompassing reference point of what had to be achieved by the project, how it was to be achieved, who would be involved, how it would be reported and measured and how information would be communicated. The Project Management Plan was used as a reference for any decision that had to be made on the project and for the clarification of uncertain areas. 

The general objective was to develop a Project Management Plan framed within the standards of the Project Management Institute to manage the redevelopment of a vendors’ market. 

The specific objectives were: to create a Project Charter that described the project, its rationale, its goals, the main stakeholders and granted the project manager with the authority to assign resources to project activities; to create a Scope Management Plan that included all the work required to successfully complete the project; to create a Schedule Management Plan that defined how the project schedule would be managed throughout the project life cycle to ensure the project was completed within the specified time frame; to create a Cost Management Plan that outlined the project’s estimation, allocation and control of costs for the required resources to complete all project activities within the budget constraints; to develop a Quality Management Plan that described how quality would be managed throughout the project life cycle to ensure that results met stakeholder expectations within time, cost and scope constraints; to develop a Resource Management Plan that provided guidance on how resources would be categorized, allocated, managed and released effectively to complete the project within time, cost and scope constraints; to create a Communications Management Plan that defined the communication requirements of the project and how information would be disseminated in a timely and effective manner; to create a Risk Management Plan that identified and examined specific risks and developed risk mitigation strategies that minimized the likelihood of the risks and ensured the successful completion of the project; to develop a Procurement Management Plan that described how the goods, services or results required for the project would be obtained, and to create a Stakeholder Engagement Plan that ensured that each stakeholder was involved in project decisions and execution throughout the project life cycle according to their needs, interest and impact. 

The methodology used for the research was analytical. The key sources used to collect and collate information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Sixth Edition and interviews which were organized with key personnel from the client and performing organization. The information was analyzed to develop each subcomponent of the subsidiary plans utilized to create the Project Management Plan for a Vendors’ Market. 

The Project Management Plan developed using the PMBOK® Guide Sixth Edition provided a new methodology for the project team to create a more comprehensive project management plan for a project of great significance as the Redevelopment of the Castries Market. It also helped to improve the manner in which the company would manage the project. 

It is recommended that the project team at Fresh Start Construction consider the use of the planning process and the documents created during the development of the Project Management Plan for the Redevelopment of the Castries Market as a foundation for implementing a methodology for similar projects in the future. Furthermore, it is imperative that the team at Fresh Start Construction endeavour to utilize management and storage systems to organize, store and create a centralized location for project planning documents and future Organizational Process Assets. 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2098.pdf

Estudiante:  Ruan Nadmi Branch

Tutor:  James Pérez

Lector: Carlos Brenes Mena

Lector:  Róger Valverde

PROPUESTA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO PARA LA ASADA SAN RAFAEL (ASOCIACIÓN ADMINISTRADORA DEL ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE SAN RAFAEL DE OJO DE AGUA)

RESUMEN EJECUTIVO 

 

La aplicación de un estándar de gestión de proyectos en las Asadas es una gestión que al día de hoy está en ciernes, actualmente la única experiencia a nivel nacional consolidada es la propia Oficina de 

Administración de Proyectos para acueductos comunales con que cuenta Acueductos y Alcantarillados (AyA), no obstante, esta dependencia únicamente gestiona sus propios proyectos que luego son entregados a las comunidades, los proyectos generados por las Asadas producto de sus propios recursos no están dentro del marco de trabajo de dicha Oficina del AyA, toda Asada está sujeta legalmente al AyA mediante un Convenio de Delegación que les permite de manera independiente y descentralizada operar y administrar un acueducto. 

La Asada San Rafael por su cantidad de abonados se cataloga como la Asada más grande del país, dando servicio a 25,000 personas. 

La organización para poder cumplir con las expectativas y requerimientos de sus clientes necesita constantemente ejecutar proyectos para ampliar y mejorar la capacidad de respuesta a dichas necesidades en el corto, mediano y largo plazo, estos proyectos corresponden al “Estudio Técnico Integral del Acueducto de San Rafael” proyectado al año 2035, por tanto se puede decir con propiedad que son proyectos que están alineados con la estrategia organizacional, es importante resaltar que la Asada presenta un crecimiento importante en las inversiones de estos proyectos, destinando en el periodo comprendido entre 2014 a 2019 un monto de ¢715,000,000. 

La Asada administra fondos públicos, esto en razón de la naturaleza del servicio que brinda la Asada, ya que da un servicio público a sus clientes (servicio de agua potable) y de la rectoría del AyA sobre la gestión administrativa de la organización, por esto necesita el respaldo de la aplicación de la buenas prácticas en gestión adecuada en la administración de proyectos que promueva eficiencia, eficacia  y transparencia en la gestión de los recursos, así como del compromiso con la excelencia y búsqueda del éxito en cada uno de los proyectos ejecutados, para realizar esta gestión se propuso el diseño e implementación de una PMO para la Asada San Rafael. 

El objetivo general de este proyecto fue proponer el diseño y estrategia de implementación de una PMO de acuerdo con el análisis de madurez y necesidades de la Asada San Rafael, con el objetivo de estandarizar los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos de la organización y facilitar el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. 

Los objetivos específicos fueron realizar una evaluación de la madurez de la Organización en la administración de proyectos, con el fin de comparar los procedimientos, herramientas, políticas de la Asada con las buenas prácticas y estándares del PMI, definir el tipo y autoridad de la PMO a implementar de acuerdo al grado de madurez de la organización para asegurar su funcionalidad y adaptación a la cultura organizacional, plantear el diseño y estrategia de implementación de la PMO de acuerdo a las mejores prácticas y recomendaciones del PMI y otros autores especializados en el tema para garantizar una propuesta de calidad, establecer la mejor ubicación de la PMO dentro de la estructura organizacional de la Asada San Rafael para facilitar su gestión y dar valor a los procesos de la organización, establecer los procedimientos y metodologías para reclutamiento de capital humano para garantizar la conformación de un equipo de trabajo adecuado para las necesidades  de la organización, crear las políticas de capacitación del equipo de trabajo para ampliar sus conocimientos y potenciar las capacidades los colaboradores de la organización, definir una estrategia de promoción de la PMO en la Asada y sus beneficios, para fortalecer el proceso del cambio cultural, aceptación y apoyo de todos los interesados del proyecto. 

Las metodologías utilizadas en este proyecto son el Método Analítico-Sintético busca analizar el fenómeno o el hecho detallando, fraccionando o descomponiendo los elementos que conforman el objeto analizado para su estudio individual, para luego formar parte del estudio general como un todo, para ampliar las herramientas, el criterio y enfoque de investigación en este estudio se utiliza también el Método Inductivo-Deductivo que están basados en el razonamiento lógico, el enfoque inductivo va de lo particular a lo general y el enfoque deductivo desde lo general hacia lo específico. 

Como conclusiones se puede señalar que, a la fecha, la Asada San Rafael no contaba con una valoración de madurez organizacional que permitiera establecer una línea base partir de la cual establecer la mejora continua. 

El Modelo OPM3, arrojó como resultado una “madurez media alta”. A la fecha, la organización no cuenta con una Oficina que gestione los proyectos, aplicando las buenas prácticas en la administración de proyectos. 

La organización cuenta a la fecha con activos de la organización valiosos en la gestión de sus proyectos y procesos, sin embargo, estos no estaban agrupados ni identificados dentro las áreas de conocimiento y grupos de proceso de la gestión de proyectos. 

Se define que la PMO más conveniente tomando en cuenta la madurez organizacional es la Oficina de Proyectos Unidad de Negocios. La PMO propuesta tiene influencia sobre toda la estructura organizacional, en la gestión e intercambio de recursos de manera integral, aplicando la estandarización de las buenas prácticas en los procesos de gestión integral. 

La estrategia de implementación de la PMO es una guía de actividades secuenciales y lógicas que se ejecutan para llevar a cabo la implementación, en consecuencia, con los valores, cultura organizacional y entorno de la organización. 

La “Estandarización de procesos en la gestión de administración proyectos” es la estrategia seleccionada para implementar la PMO en la Asada San Rafael. Definida la estrategia, se establecen el fin, el propósito, componentes y actividades para su implementación, y para cada uno de estos elementos sus indicadores, medios de verificación y supuestos asociados a los riesgos del proceso de implementación. 

Basados en la estructura y cultura organizacional de la Asada, las capacidades de cada miembro del equipo de trabajo, se propone la formación del equipo de la PMO y establecen los roles y responsabilidades para cada miembro. 

A la fecha, la organización no cuenta con un plan de capacitación anual estructurado, los esfuerzos en tal sentido han sido dispersos con capacitaciones ocasionales y producto de la oportunidad o necesidad por una circunstancia determinada sin dar seguimiento, continuidad y valoración de los conocimientos adquiridos por el personal de la organización. 

Realizada la investigación sobre las necesidades de capacitación para ampliar las capacidades y conocimientos de los colaboradores de la Asada, se establece el Plan de Capacitación, área de impacto, sus objetivos, indicadores, medios de verificación, el tiempo de ejecución y los recursos a utilizar en dicho plan. Identificados y mapeados los interesados, se establecen las estrategias para promocionar los beneficios de la implementación de la PMO en la Asada, con el fin de promover el cambio cultual, el máximo involucramiento de los involucrados y apoyo al proyecto. 

Las recomendaciones producto de este trabajo son; a la Junta Directiva de la Asada, apoyar desde un acuerdo la creación de la PMO dentro de la estructura organizacional de la Asada para asegurar el apoyo y recursos para el proceso de implementación. 

La Administración debe realizar la evaluación de la madurez organizacional en la gestión de proyectos de manera semestral, también valorar el alcance de la gestión y la evolución del tipo de PMO recomendada, según vaya creciendo el grado de madurez de la organizacional en la gestión de sus proyectos. 

La Organización debe ubicar la PMO directamente bajo la Administración para que gestione su labor de manera transversal con todas las áreas de trabajo de la Asada. Se recomienda a la Administración documentar y establecer dentro los manuales de puestos los requerimientos necesarios que fueron determinados para el equipo de trabajo de la PMO. 

La Administración debe extender y estandarizar a toda la organización el proceso de contratación de personal propuesto para el equipo de trabajo de la PMO e implementar en un periodo de un año, el plan de capacitación al personal para potenciar sus capacidades y conocimientos y validar el programa dando seguimiento a sus resultados. 

La Organización debe establecer un monitoreo constante de los involucrados en la implementación de la PMO. Finalmente, la administración debe documentar las lecciones aprendidas y gestión de conflictos después cada etapa del proceso de implementación para generar un repositorio de información y consulta, que sea de utilidad para futuros emprendimientos de la organización o interesados en proyectos similares. 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2097.pdf

Estudiante:  JOSE MIGUEL CORTÉS RAMÍREZ

Tutor:  ALVARO MATA LEITÓN

Lector: MAURICIO GUTIERREZ VILLAFUERTE

Lector:  MANUEL ALVAREZ CERVANTES

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE EMPAQUE EN LA PLATAFORMA EAGLE.

RESUMEN EJECUTIVO 

 

La Corporación Teradyne tiene 59 años en el mercado de tecnología, siendo líder en equipos de pruebas, semiconductores y ensambles electrónicos. Desde entonces procurando proveer al mercado de soluciones innovadoras en el área de pruebas, y procurando estar a la vanguardia en todas las áreas. En el año 2000, la corporación en procura de expandir mercados y ser más competitiva, abre un centro de reparación en Costa Rica, privilegiada por su ubicación geográfica y facilidades por contar con el Régimen de Zona Franca. Teradyne de Costa Rica, está iniciando el proceso de desarrollar reparación para nuevas plataformas recientemente adquiridas por la corporación, con lo cual se ha visto retada a desarrollar procesos nunca antes operados por dicho centro de reparación, como es el cambio de empaque de una plataforma, para estar en cumplimiento con los estándares corporativos.  

Es así como nace este proyecto, con el objetivo de elaborar un plan de gestión de proyectos para implementar un estándar de diseño de empaque para la plataforma Eagle en Teradyne de Costa Rica, con el fin de ser utilizada para este y proyectos futuros. Los objetivos específicos fueron: desarrollar un plan de gestión de la integración que incluye todos los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección del proyecto, desarrollar un plan de gestión del alcance que incluya todos los procesos necesarios, para garantizar que el proyecto pueda ser completado con éxito, sin dejar ningún tema por fuera, desarrollar un plan de gestión del cronograma, que permita controlar los procesos requeridos para gestionar el proyecto y su finalización en el tiempo previsto, desarrollar un plan de gestión de costos, que permita estimar, determinar los costos para la realización del proyecto, dentro del presupuesto aprobado y su debido control, desarrollar un plan de gestión de la calidad, que determina los procesos, objetivos y políticas de calidad que sean necesarias para la aceptación del proyecto, desarrollar un plan de gestión de los recursos humanos y físicos, para determinar los procesos que gestionan, organizan y guían el equipo del proyecto, desarrollar un plan de gestión de comunicación que permita poder desarrollar los procesos adecuados, que permitan garantizar la generación, distribución, almacenamiento y recopilación, así como disposiciones finales de la información del proyecto, desarrollar un plan de gestión de riesgos, que permita incluir la planificación de la gestión, así como la identificación, análisis y la planificación para la respuesta a los riesgos, sin dejar de lado el monitoreo y control de los mismos, desarrollar un plan de gestión de las adquisiciones que determine la obtención de los productos, bienes o servicios necesarios para poder llevar a cabo el proyecto, desarrollar un plan de gestión de los interesados que permita identificar, coordinar y conjuntar, para así coordinar las actividades y procesos, de los diferentes grupos o miembros y la dirección de proyectos. La metodología utilizada fue la investigación, de tipo analítico-sintético, se realizó un análisis de datos y de los conocimientos que se tenían en la empresa, utilizando herramientas como observación, entrevistas, análisis de documentación y primordialmente el juicio de expertos. Para así poder determinar cuáles eran los conocimientos que se tenían al respecto, y en base a esto, poder elaborar los entregables de este proyecto. 

En lo referente al desarrollo, se realizó un análisis de la situación actual del producto, de la documentación existente y los requerimientos y procesos internos, con reuniones para obtener los juicios de expertos, y a partir de ahí, poder identificar y establecer el como plantear el proceso para el nuevo empaque, con sus requerimientos, expectativas y realidades. Procurando la integración con todas las áreas. Pretendiendo buscar oportunidades de mejora y establecer los pasos y metodología, así como los procesos.  

En resumen, las principales conclusiones que se obtuvieron son que la empresa cuenta con departamentos capaces de llevar a cabo proyectos como este y muchos más, sin depender tanto de la corporación, pues cuenta con una estructura robusta y personal capacitado y competente, que muestra interés por los mismos, pero, se identifico una gran oportunidad de mejora en lo referente a la comunicación y el conocimiento de las labores que realizan las diferentes áreas y de los grandes aportes que podrían hacer a otras divisiones. Se identifica que la recién formada oficina de PMO podría ser el enlace de todas las áreas, así como una estandarización de documentación. 

El lo referente a las recomendaciones, al identificarse una oportunidad de mejora en el área de comunicación, se recomienda al departamento de recursos humanos trabajar en procesos de integración de las diferentes áreas, para que se den a conocer, y los demás miembros de la empresa, conozcan la labor que realizan, los equipos y los miembros, así como los recursos que generan que podrían ser de mucha utilidad a las demás áreas. Así como se recomienda a la oficina de PMO la estandarización de la documentación, métricas y demás documentación de las áreas, para generar un solo “idioma” en la empresa. 

 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2096.pdf

Estudiante:  Kattia Rodriguez Acuña

Tutor:  Roger Valverde

Lector: Fabio Muñoz Jiménez

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE LA RED DE SERVICIOS DE SALUD DEL INS

RESUMEN EJECUTIVO 

 

En los últimos años, la Red de Servicios de Salud del Instituto Nacional de Seguros ha venido creciendo en su capacidad instalada, y pasó de atender casos de pacientes ambulatorios, a resolver accidentes graves con su nuevo Hospital del Trauma. Dicho centro de salud está especializado en atender patologías que involucren traumatismos importantes, lo que lo posiciona como único en la región. Dicha Red de Salud, cuenta con 24 Centros de Salud regionales, que tienen un nivel de primera y segunda atención. Su hospital cuenta con 220 camas. 8 quirófanos y más de 50 consultorios en su consulta externa. Cuenta con una unidad de emergencias y un importante servicio de rehabilitación. (Departamento Inteligencia Estratégica (2019)   

 

Actualmente la Red de Servicios de Salud del Instituto Nacional de Seguros, cuenta con un sistema informático para atender a los pacientes asegurados por alguno de los seguros de dicha aseguradora. Sin embargo, el mismo tiene ya más de 20 años de haberse creado y no cuenta con las mejores prácticas ni las últimas tendencias en lo que a tecnología de salud respecta, esto hace mucho más complicada la atención asistencial de los lesionados, y no permite la simplificación y automatización de todos los servicios que se brindan. 

 

Es por lo anterior que la Red de Servicios de Salud requiere iniciar el proceso de compra e implementación de una solución que cierre todas esas brechas expuestas en puntos anteriores, para lograr orientar el desarrollo de los procesos de salud hacía la utilización de tecnologías vanguardistas y que brinden mayor disponibilidad en tiempo a los profesionales de salud que deben darse por entero a los pacientes. 

 

El objetivo general de este proyecto fue elaborar un plan de gestión de proyecto para la adquisición e implementación de una solución tecnológica para automatizar y administrar todos los procesos de negocio relativos a la Gestión de Salud y Administrativa de la Red de Servicios de Salud del INS. Los objetivos específicos fueron: elaborar el plan de gestión de la integración del proyecto para la definición,  unificación y coordinación de los diversos procesos y actividades del proyecto, elaborar el plan de gestión del alcance para describir cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance del proyecto, definir el plan de gestión del cronograma para gestionar la finalización en plazo del proyecto, realizar el plan de gestión del costo para describir como se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto y completar el proyecto dentro del presupuesto establecido, definir el plan de gestión de calidad para el cumplimiento de requisitos de calidad establecidos para el proyecto, desarrollar el plan de gestión de recursos para estimar los recursos tanto humanos como materiales que se requerirán en el proyecto, establecer el plan de gestión de comunicación para la planificación, estructura, monitoreo y control de las comunicaciones del proyecto, establecer el plan de gestión del riesgo para una descripción del modo en el cual se estructura y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos del proyecto, definir el plan de gestión de adquisiciones para la descripción de cómo se adquirirán los bienes y servicios del proyecto fuera de la organización y como se gestionarán estos procesos y establecer el plan de gestión de los interesados para la definición de estrategias de gestión para involucrarlos de una manera eficaz en el proyecto. 

 

Dentro de los métodos de investigación utilizados, el método analítico permitió descomponer la complejidad del proyecto en elementos de menor envergadura abordando las múltiples áreas de forma individual, pero manteniendo una estrecha coordinación entre ellas.  

 

El método de observación permitió entender la dinámica que guardan los procesos y políticas de las empresas, y la interacción existente entre los diferentes interesados y entre los miembros del equipo de proyecto.  

 

Mientras que el método analítico facilitó la aplicación de conceptos y prácticas recomendadas como las propuestas por la Guía del del PMBOK® 2017. 

 

A pesar de que el Instituto Nacional de Seguros cuenta con una Metodología de Administración de proyectos aprobada, es requerido para algunos de los procesos complementar con lo establecido por el estándar del PMI® en la Guía del PMBOK® 2017, herramienta esencial para lograr la correcta administración del proyecto, al constituir una colección sistemática de buenas prácticas de dirección para una gestión exitosa del proyecto. 

 

Para el desarrollo de todos los Planes definidos como entregables en este plan, pero principalmente para los Planes de Gestión del Cronograma y Gestión del Costo, será de suma relevancia la realización de un estudio de mercado el cual brinde insumos actualizados de la realidad del mercado de soluciones que atienda el alcance del proyecto, aspectos tales como: 

• Alcance de la solución en cuanto a las funcionalidades que ofrecen 

• Costo de la solución 

• Tiempos de implementación  

• Requerimientos técnicos y de recursos 

• Modalidades de capacitaciones 

• Modalidad de instalación, en la nube o servidores de la institución 

 

Se recomienda a la Oficina de Proyectos del Instituto Nacional de Seguros, realizar una revisión integral de la Metodología de Administración de Proyectos aprobada, con el fin de ajustar las plantillas y guías actuales, así como robustecer el alineamiento a lo que establece la Guía del 

PMBOK®, 2017. 

 

Se recomienda a la Oficina de Proyectos del Instituto Nacional de Seguros, para el proceso de recopilar requisitos establecido dentro del Plan de la Gestión del Alcance, se debería de analizar la inclusión del uso de metodologías ágiles, para optimizar la identificación y recopilación, lo anterior con el fin de eficientizar el proceso. En este mismo sentido se podría analizar la posibilidad de crear un instrumento para la documentación de dichos requerimientos, y que el mismo pueda ser utilizado para el proceso de contratación. 

Descargar aquí :

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2095.pdf

Estudiante:  Ricardo Granados Díaz

Tutor:  Manuel Alvarez Cervantes

Lector: Fabio Muñoz Jiménez

Lector:  Rodolfo Ugalde Binda

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN CURSO DE CAPACITACIÓN PARA LA INTRODUCCIÓN DE LA VARIABLE AMBIENTAL EN PLANES DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL (IFAS) PARA LAS MUNICIPALIDADES ASOCIADAS A LA FEDERACIÓN DE MUNICIPALIDADES DE GUANACASTE.

 RESUMEN EJECUTIVO 

 

La Federación de Municipalidades de Guanacaste (FEMUGUA), es una institución estatal, creada por medio de la Ley 4176 en el año de 1968; con la finalidad de promover el desarrollo integral de la provincia de Guanacaste, mediante el fortalecimiento institucional de sus gobiernos locales. 

La FEMUGUA, se presenta en Guanacaste como una institución consolidada que brinda servicios de asesoría técnica en diferentes temas de interés local y regional, destacando los tópicos de ordenamiento territorial, siendo uno de sus mayores intereses el estar fuertemente vinculada al desarrollo territorial de cada una de las municipalidades asociadas y, en general, del desarrollo regional de la provincia de Guanacaste. 

Uno de los principales problemas que aqueja a la provincia de Guanacaste, es la carencia y desactualización de herramientas de planificación territorial, dado que ninguno de los 11 cantones de la provincia ha logrado desarrollar un plan regulador urbano con vialidad ambiental aprobada. Situación similar ocurre en el caso de los planes reguladores costeros; esto, agravado a la falta de capacidad institucional de las municipalidades y la complejidad en la aplicación de los manuales e instrumentos técnicos definidos por las instituciones vinculadas en el proceso, dificulta el desarrollo y aplicación de este tipo de estudios. 

Dada la problemática citada, surgió la necesidad de contar con instrumentos que ayudaran a mejorar las capacidades institucionales y técnicas de las municipalidades asociadas a la FEMUGUA, lo cual propició la creación de un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un curso de capacitación en la introducción de la variable ambiental en Planes de Ordenamiento Territorial. 

El objetivo general de este proyecto fue proponer un plan de gestión de proyecto para el diseño e implementación de un curso de capacitación para la introducción de la variable ambiental en Planes de Ordenamiento Territorial para las municipalidades asociadas a la Federación de Municipalidades de Guanacaste, con el fin de mejorar las capacidades institucionales en materia de ordenamiento territorial.  

Los objetivos específicos se centraron en desarrollar cada uno de los planes de gestión de las áreas de conocimiento en la administración de proyectos, por medio de los cuales se gestionarán los procesos y acciones correspondientes al diseño e implementación del curso de capacitación. Los planes de gestión desarrollados fueron, plan de gestión de la integración, plan de gestión del alcance, plan de gestión del cronograma, plan de gestión del presupuesto, plan de gestión de la calidad, plan de gestión de los recursos, plan de gestión de la comunicación, plan de gestión de los riesgos, plan de gestión de las adquisiciones y plan de gestión de los interesados. 

Para el desarrollo del proyecto, fue necesaria la consulta de fuentes de información primaria, dentro de las cuales destacaron las leyes, reglamentos, decretos y manuales establecidos por las instituciones vinculadas en el proceso de introducción de la variable ambiental en planes de ordenamiento territorial, además la aplicación de encuestas y entrevistas abiertas a expertos en la materia.  Dentro de las fuentes de información secundaria destacaron los insumos académicos utilizados en el desarrollo de la Maestría en Administración de Proyectos de la generación MAPD-71.  

Se aplicaron métodos de investigación, analítico-sintético, observación e investigación documental, como caminos destacados para la consecución de los objetivos planteados. 

A partir del desarrollo de este proyecto se logró tener una estimación de los recursos, costos y tiempos necesarios para el diseño e implementación del curso de capacitación, mediante la implementación de cada una de las diez áreas de conocimiento establecidas en la Guía del PMBOK sexta edición.  

Dentro de los puntos clave que marcaron la línea de trabajo en la definición de la calidad del proyecto, está la búsqueda de un proceso formativo constructivista, que establecerá las pautas a seguir en el proceso de diseño de los planes de estudio y temarios de los módulos de capacitación. 

Finalmente, en el desarrollo de los planes de gestión se dio un énfasis mayor al involucramiento activo de las instituciones tutelantes del ordenamiento territorial en Costa Rica, siendo estas las que definirán los aspectos de contenido y que tendrán un papel preponderante en las etapas de aprobación de los informes finales de los módulos. 

 

 

 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2094.pdf

Estudiante:  Marco Vinicio Garro Chaves

Tutor:  Ramiro Fonseca Macrini

Lector: Yanin Atencio Mora

Lector:  Mónica González Ortega 

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD PARA EL USO DE LOS RECURSOS HIDROTERMALES EN EL SECTOR TURÍSTICO DE LA ZONA NORTE DEL CANTÓN DE BAGACES

 RESUMEN EJECUTIVO 

 

La industria turística dedicada al aprovechamiento de las fuentes hidrotermales en la zona norte del cantón de Bagaces, requiere de una nueva estrategia comercial, para determinar los usos potenciales del recurso dentro del turismo de la salud y bienestar, como respuesta al caso de meningitis amebiana primaria que se confirmó a principios del 2020. 

El surgimiento de esta industria, nació como respuesta al cambio en la dinámica económica y tenencia de la tierra que afrontaron algunas familias por la expropiación de sus fincas para el desarrollo del Campo Geotérmico Alfredo Mainieri Protti (Arias, 2020), por lo que, ante la necesidad de buscar nuevas fuentes de ingresos, decidieron emprender pequeños desarrollos turísticos para aprovechar de forma artesanal los recursos hidrotermales disponibles (Álvarez, 2020). 

A finales del año 2019, mientras estaba en su máximo apogeo la temporada alta, el Ministerio de Salud confirmo un caso de contagio por meningitis amebiana primaria, producto de la inhalación de la bacteria Naegleria Fowleri en las aguas termales de la zona.   

La Naegleria es un protozoario que con frecuencia se encuentra en agua dulce templada, ya sea en lagos, ríos, nacientes o piscinas con mantenimiento deficiente. Según el Centro para el Control y Prevención de Enfermedades de Estados Unidos (CDC), la ameba infecta a las personas al ingresar al cuerpo por la nariz, generalmente mientras nada, viajando hasta el cerebro donde destruye el tejido encefálico (CDC, 2019).   

Pese a que a nivel internacional hay estudios que ratifican la prohibición de la sumersión en las aguas termales debido a la presencia de una gran cantidad de microorganismos autóctonos, autótrofos y alóctonos (De la Rosa y Mosso, 2000), en los balnearios costarricenses es común este tipo de prácticas, elevando las posibilidades de contagio. 

Ante esta situación se propuso elaborar un Plan de Gestión de proyecto para la ejecución de los estudios de factibilidad para el uso de los recursos hidrotermales en el sector turístico de la zona norte del cantón de Bagaces, con el fin de ofrecer una nueva experiencia de turismo de la salud y bienestar basados en los principios del termalismo. 

Como objetivos específicos se definió la necesidad de elaborar un Plan de Gestión de las diez áreas de conocimiento según el PMBOK (PMI, 2017) donde se lleven a cabo actividades de  integración para la identificación, definición y coordinación de los procesos y las actividades para la dirección del proyecto; la identificación de los procesos y las actividades requeridas para el proyecto; controlar que todas las actividades del proyecto sean ejecutadas dentro de los plazos establecidos; definir y controlar el presupuesto requerido para la ejecución del proyecto, definir el nivel de tolerancia permisible de los entregables del proyecto; asegurar la gestión integral de los recursos humanos y materiales requeridos para el proyecto, asegurar la obtención, distribución y control de la información del proyecto tanto a nivel interno como externo; cuantificar y controlar los riesgos y sus impactos durante el ciclo de vida del proyecto; establecer los procesos de control requeridos para la compra de bienes y servicios para el proyecto e identificar las necesidades de los diferentes stakeholders del proyecto. 

El proceso metodológico empleado consistío en la investigación documental de fuentes primarias y secundarias para definir que es el termalismo, cuales sus requerimientos y como se relaciona al turismo del bienestar. Posteriormente se aplicaron técnicas de observación científica como las entrevistas y el juicio de expertos, las cuales permitieron evaluar la situación de la industria turística bagaceña tanto desde el punto de vista de los empresarios, el ICT, el Ministerio de Salud y los estándares internacionales. Tanto la identificación como el análisis de las variables del termalismo y la industria turística fueron abordadas a través del método análítico-sintético, permitiendo estudiar sus componentes de forma individual para posteriormente organizarlos y relacionarlos a través de una síntesis.  

Para la elaboración de los planes de gestión, se utilizó como base los principios para la Administración de Proyectos definidos en la Guía del PMBOK (PMI, 2017), la cual detalla los aspectos técnicos, habilidades, los métodos y las herramientas adecuadas, para estimar el alcance, los costos y el cronograma, así como establecer las estrategias requeridas para promover la participación y compromiso de los interesados, definir los aspectos de calidad, identificar los recursos requeridos, y planificar y analizar los riesgos que pueden influir en el desempeño del proyecto. 

Por ultimó se concluyó en la importancia de aplicar las 10 áreas de conocimiento para la  Administración de Proyectos , ya que para el desarrollo de los estudios de factibilidad es necesario implementar mejores prácticas que permitan gestionar adecuadamente los recursos disponibles y preever cualquier situación que amenace el cumplimiento de los objetivos del proyecto. 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2093.pdf 

Estudiante: Anyela Murillo Arroyo

Tutor: Evelyn Hernández Rojas  

Lector:  María Fernanda Ibarra  

Lector: Leonardo Solís Salguero 

Project Management Plan to Create a Virtual Library for the Invisalign Pro Clinical Advisors

 EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

 

Align Technology is a company, like many other companies, that is constantly changing. At Align Technology, the Invisalign Pro Clinical Department is made of a group of Doctors of Dental Science; also known as Clinical Advisors, whose main goal is to educate their clients from the United States and Canada.  

Continuing education is required for the Invisalign Pro Department workers to stay on top of industry trends with the latest developments, skills, and new technologies required for their fields. Overall, continuing education is considered a way for professionals to keep abreast of their fields so they don’t lag behind. 

Currently there are several platforms where the Clinical Advisors can have access to information, such as books, articles, podcast, videos, webinars, among others in order for them to pursue their continuing education. The Clinical Advisors access those platforms during their spare time, and in some occasions, they go to those platforms during the training they are giving to our clients. Finding the right information is time consuming, specially, when they have to run from platform to platform.   

The purpose of performing this Project Management Plan was to create a virtual library, for the Invisalign Pro Clinical Advisors, where they can have access to all the resources in one single platform. Thus, eliminating the time consuming issue they were facing.  

The specific objectives were to create a project charter to get approval to start the project, thus, procuring the Project Manager with the authorization to produce the project management plan. To create a scope management plan to ensure it includes all the work required in order to successfully complete the project. To create a time management tool to support the development and management of a project schedule enabling the completion of the project within the time constraints. To create a cost management plan to define the processes for developing and managing the project budget to ensure the project is completed within the budget constraints. To develop a quality management plan to identify the quality requirements for the project in order to ensure the results meet expectations for approval within the time, cost and, scope constraints. To create a resource management plan to ensure that all resources are identifiable, and managed effectively to complete the project within the time, cost and scope constraints. To develop a communication management plan to ensure timely and effective communication of the project status and other key information. To create a risk management plan to identify and examine risks for the successful completion of the project, and to develop plans to minimize the likelihood of the risks. To develop a stakeholder management plan to identify and support all the project stakeholders to ensure effective stakeholder engagement. 

The methodology used for the research was analytical. The main sources used to gather information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Sixth Edition, interviews and meeting minutes perform within the organization and stakeholders. The analysis of the information created each subcomponent of the subsidiary plans used to develop the Project Management Plan for the creation of the virtual library. 

The Project Management Plan was developed using the PMBOK Guide sixth Edition, this provided a new methodology for the project team to build a more thorough project management plan for any future projects helping improve the way the Invisalign Pro department would manage the projects. It is recommended that the project team consider the use of the planning process and documents developed during the development of the Project Management Plan for the creation of the Virtual Library as a basis for implementing a methodology for projects in the future. Furthermore, it is necessary for the Invisalign Pro department to implement a specific number of changes allow in the projects. 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2092.pdf

Estudiante: Lorena Barboza Retana 

Tutor: Cristian Soto 

Lector: Fabio Muñoz Jiménez  

Lector: Sara Fonseca Bolaños 

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE CONSTRUCTION OF AN ICE CREAM PLANT

 EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Despite the harsh economic times that can be seen all over the Caribbean, and to some extent, the world, Chefette Restaurants has been able to steadily increase their market share by having the most restaurant locations of any fast food restaurantin Barbados. With its profits, Chefette Restaurants seeks to invest in itself once again and not only be a choice for food locally but to become a household name in other parts of the Caribbean. The first step in this process is to be able to produce theamount of raw materials necessary to provide all of its locations with a great variety of food. They are achieving part of this goal by constructing an ice cream plant in Barbados. This ice cream plant would be producing their own brand of ice cream that would serve two purposes. Manufacturing their own brand of ice cream would mean they no longer have to import from neighbouring island Trinidad and Tobago and Chefette Restaurants would be able to export their brand of ice cream to other Caribbean territories so that it could be sold regionally.

Moorjani Caribbean Ltd (MCL) is a small but growing construction company that has been contracted to construct the ice cream plant. MCL and Chefette Restaurants have worked together in the past as MCL has been contracted to construct restaurants in the past. MCL and Chefette Restaurants have built a good working relationship and it continues to prosper with this project.

MCL has used construction management tools and techniques thus far in its time as a construction company, but the owner feels it is time that the company moves in a project management direction by developing a formal project management plan for this project to guide all of the critical aspects of the project’s lifecycle and that can be used as a template for other project management plans going forward.

The general objective of the Final Graduation Project (FGP) was to develop a Project Management Plan within the standards of the Project Management Institute (PMI), to manage the construction of an ice cream plant. The specific objectives were: to develop an integration management plan to unify and coordinate the processes and project management activities during the project, to create a scope management plan to ensure that all work necessary to successfully complete the project is noted and included, to create a time management plan to develop a project schedule that ensures the project is completed within the time constraints, to create a cost management plan to develop the project budget, as well as, tools for managing the project budget to ensure it is completed within the budget constraints, to create a quality management plan to ensure that the quality of not only the final product but the processes used during the project are of the highest standards and meets the needs of the client and project management team, to create a resource management plan to ensure that all human and material resources are identified and managed effectively to successfully complete the project, to create a communication management plan to ensure timely and effective communication of all necessary information to members of the project management team and the stakeholders, to   create a risk management plan to ensure that all potential project risks are identified, examined, planned for, and monitored for the successful completion of the project, to create a project procurement plan to identify what products or services cannot be handled by the project team and from whom to obtain these products and services, and to create a stakeholder management plan to ensure effective stakeholder engagement throughout the life of the project.

The methodology used for the research was analytical. The main sources used to gather information included A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide) Sixth Edition, interviews which were held with the performing organization, and the internet. The information was analysed to create each subcomponent of the subsidiary plans used to develop the Project Management Plan for the construction of an Ice Cream Plant. The Project Management Plan provided a new methodology for the project team to build a more thorough project management plan for this project. The Scope Management Plan allows the project team to fully breakdown each part of the project scope. MCL developed the Schedule Management Plan for this project to plan their schedule as they have considered each activity beforehand and can therefore do a better estimation of the overall project schedule. The Cost Management Plan was developed to ensure the client knew how much funding was needed to complete the project successfully. The Quality Management Plan ensures that the processes used during the project and the final product of the project are of acceptable quality. The Resource Management Plan identified the human and physical resources needed to successfully complete the project. The Project Communications Plan was developed so that each stakeholder had all information pertinent to them as often as they needed it and in the best forum to receive it. The Risk Management plan allows the project team to split the project risks and opportunities to the members of the project team who would be best suited for each particular risk. The Procurement Management Plan was developed to ensure that the same process was used for each vendor contracted to provide a service or material for the project. The Stakeholder Management Plan allows the project team to truly dissect each stakeholder to ascertain their needs and their stake in the project.

It is recommended that the project team at Moorjani Caribbean Ltd consider the use of the planning process and documents developed during the development of the Project Management Plan for the Construction of the Ice Cream Plant as a basis for implementing a methodology for similar projects in the future, as well as, hiring a Project Management Office who can review said documents. Additionally, Moorjani Caribbean Ltd should seek to utilise document management and storage systems, to organise, store, and create a central location for project planning documents and future Organisational Process Assets, as well as, invest in project management software to make the planning process easier. Finally, MCL should enroll each project management staff member in a short course in Project Management to become more familiar with PMI best practices.

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2091.pdf

Estudiante: Tyrell Forde

Tutor: Karolina Jiménez Monge

Lector:  James Perez

Lector: Carlos Castro

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR THE IMPLEMENTATION OF AN ELECTRONIC PATIENT SCHEDULING APPLICATION

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT) 

 

‘s Lands Hospitaal, LH for its acronym in Dutch, is a well-known hospital in the country of Suriname. This hospital is owned by the government and provides care to all layers of society. The hospital was established in 1760 and is based in the capital of Suriname, Paramaribo. The hospital daily serves more than 300 walk-in patients. These patients are referred by their primary physician or are there for a (surgical) procedure or repeating checkup. 

 

Even though the hospital was established in an era where there was minimal innovation in medicine, the hospital staff managed to improve their skills and services during all those years and remained standing. 

 

The hospital used paper charts to register appointments for patients.  All appointments were written by the administrative staff on a calendar or in an agenda. It even occurred that appointments were never registered at all, even though the doctor in charge or patient requested one. This caused confusion and mismanagement at the different clinics in the hospital. It was also true that the contact details of patients were not always available. These patients could not be contacted in case a reschedule of an appointment needed to be made. 

 

The generic objective of this final graduation project was to develop a project management plan based on the Project Management Institute’s guidelines  to manage implementation of an electronic patient scheduling application. 

 

The specific objectives of this project were to create: a project integration management plan able to coordinate the different project management processes; a scope management plan to clearly identify the work needing completion; a project schedule management plan in order to finish the project within the planned timeframe; a project cost management plan in order to track the budget of the project and avoid cost overruns; a project quality management plan to apply the organization’s quality guidelines; a project resource management plan to properly apply project resources and adjust where needed;  a project communications management plan to properly communicate with project team members and project stakeholders; a project risk management plan to identify possible risks and ways to mitigate these risks; a project procurement management plan detailing ways to conduct procurements for this project; and, finally, a project stakeholder management plan for proper management of expectations and activities among the different project stakeholders.

 

This project utilized an analytical methodology. The most important resources were hospital documents, the PMBOK® guide sixth edition, and interviews with the managing board.

 

The project management plan that was created using the Project Management

Institute’s guidelines and the Project Management Body of Knowledge was a revelation for the hospital, since this way of managing projects had never been applied in full. There are intentions to perform future projects using this methodology. 

 

With the implementation of the electronic patient scheduling application, the hospital will have improved patient scheduling activities and patient experiences due to the flexibility and reduction of double or missed appointments. 

 

Indirectly, the hospital staff will acquire competencies in the use of computers and computer applications. 

 

It is recommended that the hospital completely implements a project management methodology in order to implement future projects according to a certain set of (international) standards.

 

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https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2090.pdf

Estudiante: ERNST V. TERBORG 

Tutor: Paula Villalta Olivares 

Lector:   Sophia Crawford 

Lector: Jorge Trejos