RESUMEN EJECUTIVO
La aplicación de un estándar de gestión de proyectos en las Asadas es una gestión que al día de hoy está en ciernes, actualmente la única experiencia a nivel nacional consolidada es la propia Oficina de
Administración de Proyectos para acueductos comunales con que cuenta Acueductos y Alcantarillados (AyA), no obstante, esta dependencia únicamente gestiona sus propios proyectos que luego son entregados a las comunidades, los proyectos generados por las Asadas producto de sus propios recursos no están dentro del marco de trabajo de dicha Oficina del AyA, toda Asada está sujeta legalmente al AyA mediante un Convenio de Delegación que les permite de manera independiente y descentralizada operar y administrar un acueducto.
La Asada San Rafael por su cantidad de abonados se cataloga como la Asada más grande del país, dando servicio a 25,000 personas.
La organización para poder cumplir con las expectativas y requerimientos de sus clientes necesita constantemente ejecutar proyectos para ampliar y mejorar la capacidad de respuesta a dichas necesidades en el corto, mediano y largo plazo, estos proyectos corresponden al “Estudio Técnico Integral del Acueducto de San Rafael” proyectado al año 2035, por tanto se puede decir con propiedad que son proyectos que están alineados con la estrategia organizacional, es importante resaltar que la Asada presenta un crecimiento importante en las inversiones de estos proyectos, destinando en el periodo comprendido entre 2014 a 2019 un monto de ¢715,000,000.
La Asada administra fondos públicos, esto en razón de la naturaleza del servicio que brinda la Asada, ya que da un servicio público a sus clientes (servicio de agua potable) y de la rectoría del AyA sobre la gestión administrativa de la organización, por esto necesita el respaldo de la aplicación de la buenas prácticas en gestión adecuada en la administración de proyectos que promueva eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión de los recursos, así como del compromiso con la excelencia y búsqueda del éxito en cada uno de los proyectos ejecutados, para realizar esta gestión se propuso el diseño e implementación de una PMO para la Asada San Rafael.
El objetivo general de este proyecto fue proponer el diseño y estrategia de implementación de una PMO de acuerdo con el análisis de madurez y necesidades de la Asada San Rafael, con el objetivo de estandarizar los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos de la organización y facilitar el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Los objetivos específicos fueron realizar una evaluación de la madurez de la Organización en la administración de proyectos, con el fin de comparar los procedimientos, herramientas, políticas de la Asada con las buenas prácticas y estándares del PMI, definir el tipo y autoridad de la PMO a implementar de acuerdo al grado de madurez de la organización para asegurar su funcionalidad y adaptación a la cultura organizacional, plantear el diseño y estrategia de implementación de la PMO de acuerdo a las mejores prácticas y recomendaciones del PMI y otros autores especializados en el tema para garantizar una propuesta de calidad, establecer la mejor ubicación de la PMO dentro de la estructura organizacional de la Asada San Rafael para facilitar su gestión y dar valor a los procesos de la organización, establecer los procedimientos y metodologías para reclutamiento de capital humano para garantizar la conformación de un equipo de trabajo adecuado para las necesidades de la organización, crear las políticas de capacitación del equipo de trabajo para ampliar sus conocimientos y potenciar las capacidades los colaboradores de la organización, definir una estrategia de promoción de la PMO en la Asada y sus beneficios, para fortalecer el proceso del cambio cultural, aceptación y apoyo de todos los interesados del proyecto.
Las metodologías utilizadas en este proyecto son el Método Analítico-Sintético busca analizar el fenómeno o el hecho detallando, fraccionando o descomponiendo los elementos que conforman el objeto analizado para su estudio individual, para luego formar parte del estudio general como un todo, para ampliar las herramientas, el criterio y enfoque de investigación en este estudio se utiliza también el Método Inductivo-Deductivo que están basados en el razonamiento lógico, el enfoque inductivo va de lo particular a lo general y el enfoque deductivo desde lo general hacia lo específico.
Como conclusiones se puede señalar que, a la fecha, la Asada San Rafael no contaba con una valoración de madurez organizacional que permitiera establecer una línea base partir de la cual establecer la mejora continua.
El Modelo OPM3, arrojó como resultado una “madurez media alta”. A la fecha, la organización no cuenta con una Oficina que gestione los proyectos, aplicando las buenas prácticas en la administración de proyectos.
La organización cuenta a la fecha con activos de la organización valiosos en la gestión de sus proyectos y procesos, sin embargo, estos no estaban agrupados ni identificados dentro las áreas de conocimiento y grupos de proceso de la gestión de proyectos.
Se define que la PMO más conveniente tomando en cuenta la madurez organizacional es la Oficina de Proyectos Unidad de Negocios. La PMO propuesta tiene influencia sobre toda la estructura organizacional, en la gestión e intercambio de recursos de manera integral, aplicando la estandarización de las buenas prácticas en los procesos de gestión integral.
La estrategia de implementación de la PMO es una guía de actividades secuenciales y lógicas que se ejecutan para llevar a cabo la implementación, en consecuencia, con los valores, cultura organizacional y entorno de la organización.
La “Estandarización de procesos en la gestión de administración proyectos” es la estrategia seleccionada para implementar la PMO en la Asada San Rafael. Definida la estrategia, se establecen el fin, el propósito, componentes y actividades para su implementación, y para cada uno de estos elementos sus indicadores, medios de verificación y supuestos asociados a los riesgos del proceso de implementación.
Basados en la estructura y cultura organizacional de la Asada, las capacidades de cada miembro del equipo de trabajo, se propone la formación del equipo de la PMO y establecen los roles y responsabilidades para cada miembro.
A la fecha, la organización no cuenta con un plan de capacitación anual estructurado, los esfuerzos en tal sentido han sido dispersos con capacitaciones ocasionales y producto de la oportunidad o necesidad por una circunstancia determinada sin dar seguimiento, continuidad y valoración de los conocimientos adquiridos por el personal de la organización.
Realizada la investigación sobre las necesidades de capacitación para ampliar las capacidades y conocimientos de los colaboradores de la Asada, se establece el Plan de Capacitación, área de impacto, sus objetivos, indicadores, medios de verificación, el tiempo de ejecución y los recursos a utilizar en dicho plan. Identificados y mapeados los interesados, se establecen las estrategias para promocionar los beneficios de la implementación de la PMO en la Asada, con el fin de promover el cambio cultual, el máximo involucramiento de los involucrados y apoyo al proyecto.
Las recomendaciones producto de este trabajo son; a la Junta Directiva de la Asada, apoyar desde un acuerdo la creación de la PMO dentro de la estructura organizacional de la Asada para asegurar el apoyo y recursos para el proceso de implementación.
La Administración debe realizar la evaluación de la madurez organizacional en la gestión de proyectos de manera semestral, también valorar el alcance de la gestión y la evolución del tipo de PMO recomendada, según vaya creciendo el grado de madurez de la organizacional en la gestión de sus proyectos.
La Organización debe ubicar la PMO directamente bajo la Administración para que gestione su labor de manera transversal con todas las áreas de trabajo de la Asada. Se recomienda a la Administración documentar y establecer dentro los manuales de puestos los requerimientos necesarios que fueron determinados para el equipo de trabajo de la PMO.
La Administración debe extender y estandarizar a toda la organización el proceso de contratación de personal propuesto para el equipo de trabajo de la PMO e implementar en un periodo de un año, el plan de capacitación al personal para potenciar sus capacidades y conocimientos y validar el programa dando seguimiento a sus resultados.
La Organización debe establecer un monitoreo constante de los involucrados en la implementación de la PMO. Finalmente, la administración debe documentar las lecciones aprendidas y gestión de conflictos después cada etapa del proceso de implementación para generar un repositorio de información y consulta, que sea de utilidad para futuros emprendimientos de la organización o interesados en proyectos similares.
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2097.pdf
Estudiante: JOSE
MIGUEL CORTÉS RAMÍREZ
Tutor: ALVARO
MATA LEITÓN
Lector: MAURICIO
GUTIERREZ VILLAFUERTE
Lector: MANUEL ALVAREZ
CERVANTES
