RESUMEN EJECUTIVO
La administración
profesional de proyectos conforma un factor crítico de éxito para el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de los proyectos de las
instituciones y empresas, dentro de un marco de eficiencia y eficacia, tomando
como referencia las mejores prácticas establecidas por el PMI, aceptadas a
nivel mundial.
En este sentido, la cantidad y complejidad de los proyectos que se desarrollan en la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI) dentro de ella el Área de Gestión Operativa (AGO) de la Caja Costarricense de Seguro Social, obligan a la organización a implementar mecanismos de acción para el desarrollo de proyectos conforme las estrategias institucionales establecidas en sus planes, bajo un marco integrado y estructurado, que oriente el desarrollo de la gestión de proyectos, tomando como base su nivel de madurez y las competencias de los funcionarios involucrados.
El objetivo general del presente proyecto fue Desarrollar una propuesta metodológica para el diseño y la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en el Área de Gestión Operativa de la Dirección de Arquitectura e Ingeniería de la CCSS, con el fin de mejorar los procesos internos en el desarrollo de proyectos de la organización mediante el accionamiento de mejores prácticas en la disciplina de Administración de Proyectos en un plazo de 2 años.
Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico del Área de Gestión Operativa para identificar el grado de madurez actual en la gestión de proyectos, analizar la estructura organizacional del Área de Gestión Operativa y el resultado de la evaluación de madurez en gestión de proyectos, con la finalidad de definir el modelo de Oficina de Proyectos a implementar en concordancia al contexto y sus necesidades en la gestión de sus proyectos, proponer la ubicación de la PMO en el organigrama del área de Gestión Operativa para que su funcionamiento y nivel de influencia sea el óptimo, definir los roles, responsabilidades y competencias de los colaboradores que van a conformar la PMO, por último; diseñar y definir la estrategia de implementación del modelo de PMO propuesto, que permita al AGO su accionamiento en un período de dos años, con el fin de mejorar su gestión de proyectos.
Asimismo, en aras de establecer
un enfoque integrado para el establecimiento de la PMO, se evaluaron las
competencias del recurso humano que actualmente labora en la administración de
proyectos, de manera que, fue analizada la estructura organizacional
establecida desde la Gerencia de Infraestructura y Tecnología (GIT) donde
figura como componente la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI); así
como el Área de Gestión Operativa; como subcomponente. Para la valoración de
los elementos referidos se aplicaron diversos instrumentos a los Directores de
Área, directores de proyecto y personal operativo de la DAI y AGO (fuentes
primarias de información), los cuales permitieron la obtención de resultados
generales, facilitando el análisis y formulación integral de la propuesta de implementación
de la PMO, en concordancia con las mejores prácticas.
Se utilizó la
metodología de análisis y proceso de información a través de sistema de
investigación bajo el enfoque analítico-sintético y de observación de los
factores señalados, metodología de análisis necesaria para lograr los objetivos
propuestos, a través en la recopilación de información en la organización
mediante encuestas y entrevistas a fuentes primarias, así como investigación
documental por libros, revistas, internet y se procede a analizar los datos
obtenidos; posterior a ello, se estudiaron de manera individual los diversos
componentes que conforman los proyectos y la gestión del personal a cargo, por
tanto; fue posible formular una estrategia sistémica y estandarizada, con base
en el nivel de madurez de la organización y las competencias de los recursos
que gestionan proyectos. Lo anterior permitió establecer el modelo más
apropiado de PMO para atender las necesidades específicas del AGO, así como las
actividades a desarrollar en la implementación de una exitosa PMO.
En conclusión,
mediante el empleo de cuestionarios se determinó que el nivel de madurez del
AGO es medio bajo, no se aplican formalmente las técnicas y conocimientos
propios de la administración de proyectos, así como las mejores prácticas
sugeridas por la PMI.
Para definir y
establecer la estrategia de implementación de la PMO se utilizaron herramientas
como el Cuadro de Mando Integral y el análisis FODA.
Por último, se
determinó que el modelo de PMO para el AGO que más se adecua a sus necesidades
es el modelo de Estación Meteorológica.
Se recomienda que,
para una fácil implementación de la PMO, se busque un perfil bajo, es decir,
que los roles y responsabilidades de la oficina vayan fortaleciendo conforme se
va desarrollando la cultura organizacional de la empresa.
Con la implementación de la PMO, el apoyo de la alta Gerencia (GIT), el compromiso de los niveles directivos y la disposición y crecimiento de los recursos humanos que participan en la administración de proyectos, el AGO dispondrá de una unidad estratégica, que permitirá impulsar y fortalecer el desarrollo de su gestión, orientándose al cumplimiento de resultados.
Por último, una PMO necesita del apoyo de la alta
gerencia, así como la capacitación de sus miembros en materia de Administración
de Proyectos, tomando en cuenta que lo que se ha aprendido no se quede
simplemente en conocimiento adquirido, sino que continúe la formación y
aprendizaje del recurso humano de toda la Dirección para fortalecer la cultura
organizacional en esta materia, y pueda establecerse una estructura bajo los
estándares del PMI desde la GIT, con ello estandarizar la Gestión de Proyectos
de Infraestructura y posicionar el desempeño de la institución en el campo
nacional.
Descargar aquí:
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2100.pdf
Estudiante: Ana Belén Torralba
Hidalgo
Tutor: Fabio Muñoz Jiménez
Lector: Roger
Valverde Jiménez
Lector: Yorlenny Hidalgo
Morales
