viernes, 9 de julio de 2010

PLANIFICACION PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE RECAUDACION DE RECIBOS DE SERVICIOS PUBLICOS PARA LA EMPRESA PUBLIC INTELLIGENCE EN TIENDAS GOLLO

RESUMEN EJECUTIVO

El Gallo más Gallo de Alajuela S.A., es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de electrodomésticos, muebles y artículos para el hogar. Fue fundada en 1974 en la ciudad de Alajuela.
La empresa Gollo, como consecuencia de la época de recesión, vivida en la actualidad, experimentó una reducción en la afluencia de clientes que visita sus sucursales, lo cual impactó en las estadísticas de ventas, aún con la apertura de crédito que tienen disponible. Para contrarrestar esta situación y con el fin de aumentar el flujo de clientes, incorporó dentro de su planificación estratégica, ofrecer servicios diversos gestionando la venta cruzada con el pago de servicios públicos, para esto proyectó implementar un sistema de cobro de servicios públicos y transacciones complementarias en las tiendas, desarrollando una estructura de apoyo y soporte independiente, en las tiendas actuales, con el fin de no afectar el giro principal del negocio.
Se contrató a la empresa Public Intelligence para desarrollar el proyecto. Dicha empresa cuenta con experiencia en implementación de este tipo de servicio en industrias de Retail y experiencia en Finanzas e Inteligencia de negocio.
El alcance de este trabajo permitió apoyar a Public Intelligence en desarrollar la planificación para la implementación exitosa del Sistema Recaudación de Servicios Públicos en las Tiendas Gollo.
Para desarrollar el objetivo general se consideraron los siguientes objetivos específicos:
Definir el plan de gestión del alcance, para enmarcar las necesidades y expectativas del cliente en la implementación del Sistema de Recaudación de Servicios Públicos; Desarrollar el cronograma de trabajo, para definir las actividades, la secuencia, los recursos y duración en las diferentes fases del proyecto; Desarrollar el plan de gestión de los Recursos Humanos, para establecer roles y responsabilidades dentro del proyecto; Definir el plan de comunicación, para determinar las necesidades de información y comunicación en tiempo y forma, con los involucrados del proyecto.
Para cumplir con los objetivos específicos indicados, se aplicaron las normativas del PMI en las siguientes áreas de conocimiento: Alcance, Integración, Recurso Humano, Gestión del Tiempo y Comunicaciones.
El desarrollo del trabajo se inició entendiendo las necesidades del cliente mediante la investigación mixta, tomando en cuenta tanto investigación documental como de campo. Como apoyo al desarrollo de los resultados, se utilizó una combinación del método inductivo-deductivo y el de observación por encuesta, analizando el entorno y la documentación existente con el fin de poder brindar aportes en relación con las necesidades del cliente.
Posteriormente se elaboraron los entregables principales del proyecto, los cuales fueron utilizados por Public Intelligence como guía en su proceso de implementación. Los entregables principales realizados son: Plan gestión alcance del proyecto, especificando el enunciado del alcance y la estructura de desglose del trabajo; Línea Base del Cronograma del Proyecto; Matriz de Roles y Responsabilidades de los involucrados del proyecto; Matriz de Comunicaciones. Dichos entregables, permitieron realizar una gestión controlada para el desarrollo del proyecto, lo cual se vio reflejado en la retroalimentación positiva que la empresa Gollo brindó a Public Intelligence.
Para complementar el proceso de implementación y como factor de éxito del proyecto, se recomienda a Public Intelligence gestionar para que la empresa Gollo ejecute como proyecto paralelo un proyecto de comercialización en donde se impulse a los clientes externos a utilizar el servicio de recaudación de servicios públicos y adicionalmente ejecutar proyectos de gestión de cambio para motivar y preparar al usuario interno en el involucramiento en este importante proyecto.

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GUÍA METODOLÓGICA PARA REALIZAR ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD ENPROYECTOS DE LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (DTI) DEL INSTITUTO COSTARRICENSE

RESUMEN EJECUTIVO


El Grupo ICE sirve a los mercados de las industrias eléctricas, de telecomunicaciones y de la información. Durante más de medio siglo, el ICE le habrindado a los habitantes de Costa Rica sus servicios en estas industrias ydesempeña un rol muy significativo en la economía y en el desarrollo nacional.La globalización de los mercados y la revolución tecnológica han llevado a lasempresas del Grupo ICE a redoblar esfuerzos con una clara orientación hacia el cliente, con los mejores y más innovadores productos y servicios, con menos
recursos y en el menor tiempo posible.
Para lograr sus objetivos, a través de todos estos años, el ICE ha ejecutado proyectos en todas las áreas de la organización, utilizando múltiples metodologías por no existir un estándar institucional.
En los últimos años, han surgido diferentes iniciativas buscando uniformidad en la forma de desarrollar proyectos, la mayoría de éstas basadas en las mejores prácticas propuestas por el Project Management Institute (PMI). Sin embargo, no es sino hasta el 25 de julio del 2007 que se publica el Procedimiento para la Administración de Proyectos elaborado por el Comité 20 de la Oficina para laNormalización (OPN) del ICE, el cual es establecido por la Gerencia General, de acatamiento obligatorio para todo el personal de la Institución.
La Dirección de Tecnologías de Información (DTI) del ICE se encarga del desarrollo de todos aquellos proyectos de Tecnologías de Información que apoyen y fortalezcan los productos y servicios que cada Sector del ICE brinda(Telecomunicaciones y Energía). En la actualidad la DTI cuenta con una PMO que
se oficializó hace aproximadamente dos años y gracias a eso, se cuenta con unametodología formal para la gestión de los proyectos, no así para la formulación yevaluación de los mismos.La DTI no cuenta con estándares o guías para la realización de los estudios de factibilidad de los proyectos, cada área de la DTI formula, selecciona y prioriza sus proyectos de manera empírica lo cual evidencia la falta de guías formales para realizar estos estudios restando efectividad a este proceso.
La mayoría de los administradores y los miembros del equipo del proyecto reclaman no tener suficiente información para empezar a confeccionar el plan de gestión del proyecto.
Hoy en día, ante los nuevos retos que trae la competencia por la apertura del mercado de las telecomunicaciones, la DTI deberá ser más eficiente en el uso de sus recursos que de por sí son limitados y los estudios de factibilidad, serán una herramienta que permitirá suministrar la cantidad de información necesaria, para que los ejecutivos decidan sobre la conveniencia de un proyecto o de alguna otra
alternativa de inversión.
Tomando en cuenta lo expuesto anteriormente, el presente trabajo tiene como objetivo general elaborar una guía metodológica para realizar estudios de factibilidad en los proyectos de la DTI del ICE. La guía metodológica pondrá a disposición de los funcionarios de la DTI una guía con los contenidos necesarios
para obtener los estudios de factibilidad de los proyectos, además permitirá a los encargados de realizar las evaluaciones de los proyectos, contar con un marco de referencia estándar y un proceso normalizado.
Adicionalmente, como objetivos específicos se ubican el realizar los planes degestión del alcance, tiempo y calidad para el desarrollo del proyecto, así como un diagnóstico de la cultura actual de los funcionarios de la DTI en el tema de losestudios de factibilidad de proyectos, de tal manera que sirva como insumo para el
diseño de la guía metodológica propuesta. Esta guía está compuesta por cinco guías metodológicas subsidiarias que analizan: el marco de referencia, la factibilidad de mercado, la factibilidad técnica, la factibilidad operativa y la factibilidad económica.
La metodología utilizada en este trabajo es una investigación mixta utilizando el método documental y la investigación de campo, apoyada con encuestas escritas. Para el análisis de los datos se aplicó el método análisis-síntesis, es decirestudiando los factores a considerar en forma individual (análisis) para luego
reunir los elementos dispersos para estudiarlos en su totalidad (síntesis).
De la investigación realizada en este trabajo se concluye que, si bien es cierto existe una PMO en la DTI que ha hecho un esfuerzo importante por normalizar la gestión de los proyectos, existe un vació metodológico formal en la etapa de formulación y evaluación de proyectos. Por tal razón, podemos afirmar que el
contar con el apoyo de la guía metodológica producto del desarrollo de este proyecto es de sumo valor para la DTI por la importancia que revisten estos estudios a la hora de invertir.
Los estudios de factibilidad demandan la participación de diversos especialistas,de ahí que sea muy importante que la DTI defina formalmente los roles y responsabilidades de las áreas y/o funcionarios que participaran en el desarrollo de estos estudios. A la vez se requiere de todo un proceso de culturización y capacitación en el uso de la Guía Metodológica propuesta, a fin de estandarizar estos procesos en la DTI.

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DESARROLLAR UNA PROPUESTA DE METODOLOGIA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN UNA EMPRESA CONSULTORA YAPLICARLA A UN PROYECTO ESPECÍFICO

RESUMEN EJECUTIVO
El sector de la construcción en Costa Rica crece de la mano con el desarrolloturístico y el establecimiento
deempresas trasnacionales que buscan las ventajasque brinda nuestro país en torno a estabilidad políticamano de obra calificada,no obstante, en un mundo globalizado la competencia puede venir de cualquier rincón del planeta y las empresas deben estar preparadas para asumir el reto con ayuda del conocimiento y la aplicación de las herramientas necesarias.
Los conceptos de la Administración de Proyectos que normalmente son empleados directamente por las empresas constructoras, pueden ser aplicados por empresas consultoras porque su labor se extiende normalmente a todos losprocesos de un proyecto.
La empresa consultora DYPSA se encuentra en el mercado costarricense desde1962 ofreciendo los servicios integrales de diseño y consultoría en Arquitectura,Ingeniería Civil, Estructural, Eléctrica y Mecánica con un alto grado de éxito.
Actualmente la empresa no cuenta con una metodología estándar para administrar los proyectos, el manejo de los proyectos a lo largo de los años se ha basado en la experiencia de los directores de los proyectos de la empresa por lo que el proyecto de graduación plantea una propuesta metodológica para mantener a la
empresa dentro del campo de consultoría cada vez más competitivo.
El objetivo del presente trabajo es desarrollar una propuesta de metodología para la administración de proyectos en una empresa Consultora y aplicarla a unproyecto específico realizado, para comparar y verificar la validez de la metodología propuesta con los procedimientos propios de la empresa Consultora.El proyecto de graduación propone para la empresa Consultora las herramientas necesarias para la administración de sus proyectos.
Para la elaboración de la propuesta se ha tomado en cuenta la teoría de la administración de proyectos y los procedimientos utilizados por los profesionalesde la empresa. Se ha considerado además el método analítico sintético como método de investigación utilizando el juicio experto, entrevistas, análisis de
investigación para generar plantillas de estandarización dentro de una metodología basada en la administración de proyectos.
La metodología considera la creación de plantillas tomando en cuenta la influencia de la empresa consultora al definir durante el inicio y la planificación del proyecto,el alcance, tiempo, costo y calidad dentro de los planos y las especificaciones,también el monitoreo y control durante la ejecución en la etapa de inspección y larecepción de la obra durante el cierre del proyecto.
La metodología contempla el uso de plantillas para la documentación de laslecciones aprendidas con el fin de optar por la búsqueda de la mejora continuadentro de los servicios ofrecidos por la empresa consultora y facilita el manejo de proyectos en las áreas de integración, alcance, tiempo, costo, calidad,comunicaciones, recursos humanos, riesgos y adquisiciones en sus etapas de iniciación, planificación, seguimiento, control y cierre.
Se realizó un análisis de caso al aplicar la metodología a un proyecto de características especiales y parámetros de control de calidad altamente rigurosos,con el fin de validar las plantillas planteadas, el resultado se comparó con el procedimiento utilizado por la empresa consultora.
En el caso de DYPSA, el alcance del proyecto se encuentra definido en los planos, las especificaciones, el cartel y los documentos contractuales, no se utiliza el Acta
del Proyecto como primer documento para definir el alcance del proyecto con el
visto bueno del Cliente.
Con la elaboración del presente proyecto de graduación se concluye que es necesario que el costo y el tiempo se enlacen en el Método del Valor Ganado para monitorear el proyecto desde una Línea Base estimada desde antes que iniciara laetapa de ejecución del proyecto con el fin de controlar y corregir.
Otra de las conclusiones más importantes es que las listas de verificación son unaherramienta para el control de calidad del proyecto y evitan las omisiones durante la ejecución de las actividades.
Normalmente las empresas no realizan un análisis de Gestión de Riesgos,asignan un monto para imprevistos, utilizan un porcentaje del valor del proyecto deacuerdo a experiencias previas, pero este procedimiento muchas veces noresponde adecuadamente ante situaciones de riesgo claramente visibles ydetectables que no fueron tomadas dentro de un análisis hecho para cadasituación de riesgo en particular.
Algunas de las plantillas propuestas no pudieron ser aplicadas al proyectorealizado por falta de datos para poder completarlas, por lo que se concluye que se pierde mucha información en el procedimiento actualmente realizado por DYPSA y esto da cabida a la importancia de la metodología propuesta.
Se recomienda mantener una mejora continua de la metodología propuesta de manera que las lecciones aprendidas en cada proyecto permitan obtener mejoresresultados a través del tiempo, se ofrezca un mejor servicio y la cuota en el mercado para la empresa mejore.
Se requiere del apoyo total por parte de los directivos de la empresa para obtener un buen resultado y se deben destinar los recursos necesarios para incorporar la metodología a los proyectos de diseño e inspección actuales y futuros en DYPSA.

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martes, 8 de junio de 2010

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO PARA EL EQUIPAMIENTO MÉDICO DE LOS CONSULTORIOS ODONTOLÓGICOS DE LAS ÁREAS DE SALUD DE LA REGION CHOROTEGA DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

RESUMEN EJECUTIVO


La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es la Institución pública encargada de la seguridad social en Costa Rica. En la Actualidad la CCSS tiene bajo su jurisdicción 29 Hospitales, 09 Clínicas Mayores y 203 Áreas de Salud a lo largo del territorio nacional.
Para la CCSS la región Chorotega está compuesta por tres Hospitales y trece Áreas de Salud, las cuales se encuentran ubicadas en cada cantón de la provincia de Guanacaste a excepción del cantón de las Juntas de Abangares que es el único en la región que posee dos Sedes: Abangares como cantón y Colorado como distrito. Así mismo se incorpora el cantón de Upala que aunque geográficamente pertenece a la región Huetar Norte, para la CCSS se encuentra dentro de la región Chorotega. Este grupo de centros médicos dan servicio a una población aproximada de 339.596 habitantes.
Con este proyecto se pretende colaborar con el mejoramiento de los servicios de odontología de las Áreas de Salud de la región Chorotega, de manera que se pueda, dotar a los funcionarios de los Servicios de Odontología de las Áreas de Salud de la región Chorotega, de equipamiento adecuado para la práctica profesional, garantizar al paciente una atención rápida y efectiva, disminuir las lista de espera, tanto del primer como segundo nivel de atención, eliminar la posibilidad de quejas de los usuarios, así como enfrentar una demanda legal contra la CCSS por la no prestación oportuna de los servicios de salud básicos a la población, evitar la ejecución de prácticas inadecuadas, por problemas de funcionamiento de los equipos y sus accesorios, asegurar las buenas prácticas odontológicas en las Áreas de Salud involucradas.
El proyecto se enfocó en satisfacer la necesidad de la población real y flotante de la Región Chorotega que hacen uso de los servicios odontológicos que brindan las Áreas de Salud involucradas, los funcionarios de los Servicios de Odontología de las Área de Salud de de la región Chorotega y el respaldo técnico y administrativo del proceso se dará por parte de las autoridades competentes de la CCSS, representadas por la Dirección Regional de Servicios de Salud Chorotega apoyada por la Gerencia Médica y financiera.
Para la recopilación de los datos se utilizaron fuentes primarias y secundarias, se utilizaron técnicas como la entrevista, la recopilación de información bibliográfica, además del criterio de expertos. Además, se aplicó el formulario de evaluación de equipos médicos, definido institucionalmente. Los recursos tecnológicos y las herramientas definidas por el estándar del PMI.
Este proyecto final de graduación consistió en la Planificación del proyecto para el equipamiento médico de los consultorios odontológicos de las Áreas de Salud de la región Chorotega de la Caja Costarricense de Seguro Social, con el cual se procura satisfacer la necesidad de equipamiento médico odontológico de los consultorios odontológicos de la región, con el fin de asegurar la calidad de los servicios odontológicos que recibe la población de la región, además de brindar las herramientas adecuadas a los funcionarios que brindan esta atención.
El objetivo general de este PFG, se concentró en el desarrollo de la planificación de un proyecto apoyado en el estándar del PMI y el desarrollo de las áreas del conocimiento del alcance, tiempo, costo, riegos y adquisiciones, que aseguran las pautas a seguir para el desarrollo del proyecto una vez que se encuentre aprobado.
Como objetivos específicos, se realizó un diagnóstico técnico de las unidades dentales e instalaciones de los servicios de Odontología en las Áreas de Salud de la región Chorotega para definir el universo de trabajo, se propuso las mejoras necesarias y el proceso para la adquisición e instalación de nuevo equipo médico odontológico que cubra la necesidad que tienen las Áreas de Salud de la región Chorotega. A lo largo del PFG, se definió el alcance del proyecto, con el fin de determinar todas las actividades que se requieren para lograr el Diagnóstico, Adquisición e Instalación del Equipamiento Médico Odontológico de las Áreas de Salud de la Región Chorotega, con el desarrollo de la gestión del tiempo se logró estimar la duración de cada una de las actividades y del proyecto en general, así como establecer el cronograma del proyecto línea base para el control del desarrollo del mismo, se cumplió con la estimación de los costos del proyecto y se determinó el peso relativo de cada actividad en comparación con la estimación total del costo del proyecto, así mismo, se realizó una evaluación de los riesgos que podrían presentarse en el mismo y por último se propone una matriz con el plan de adquisiciones para dos grandes productos, las mejoras físicas, mecánicas y eléctricas y el equipamiento médico odontológico.
En conclusión se pudo determinar que el 76% del equipamiento médico de los consultorios odontológicos de las Áreas de Salud de la Región Chorotega, ese encuentra en un estado de regular a malo, se pudo determinar las mejoras necesarias para la instalación de los equipos, este proyecto beneficiará a once (11) Áreas de Salud de la región Chorotega, en total el proyecto propone la adquisición de 19 unidades dentales completas, así como los requerimientos de mejora de cada consultorio donde se ubicarán, en general se estima que el proyecto tendrá una duración de trescientos setenta y nueve días y un costo aproximado de ₡292, 520,000.00.
Por último, se definió que para que este proyecto se realice de la mejor manera es recomendable, asegurar que se realicen los procedimientos propuestos en cuanto a mejoras y condiciones técnicas del equipamiento odontológico propuesto, además, que se debe tomar en cuenta el proceso de actualización de los mismos, en caso de no realizarse en los periodos establecidos.

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PLANIFICACION DE LA GESTION DE LA CALIDAD EN LOS PROCESOS LICITATORIOS DEL HOSPITAL Y AREA SALUD UPALA


RESUMEN EJECUTIVO


La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) fue fundada en el año 1942, creada mediante decreto de Ley No. 17 del 1 noviembre de 1941, con la finalidad de administrar el Régimen de Invalidez Vejez y Muerte en el país.Tal y como se observa en la Constitución Política de este país, en octubre de 1943, se otorga a la institución rango constitucional, mediante su incorporación en la Constitución Política, a través del artículo 73, el cual dicta que “la administración y el gobierno de los seguros sociales estarán a cargo de una
institución autónoma, denominada Caja Costarricense de Seguro Social”. (CapituloV pp. 16, 1996)
La CCSS tiene como fin primordial la atención médico integral para lospobladores de Costa Rica y en esta ardua labor, laboran 29 Hospitales Nacionales. Dentro de estos hospitales se encuentra el Hospital Upala, fundado en el año 1981, inicialmente como Hospital Materno Infantil, sin embargo, nunca funcionó como tal a pesar de contar en ese momento con los códigos de plazas para Pediatría y Ginecobstetricia. En febrero del 2001, se adicionaron cuatromédicos especialistas más (un Ginecobstetra, un Médico Internista, un Cirujano General y una plaza de Médico Anestesiólogo) a fin de darle la funcionalidad de Hospital Especializado Básico.Para lograr una adecuada prestación de servicios de salud, el Hospital Upala
requiere de una serie de servicios, insumos y materiales, que deben ser adquiridos a través de un proceso licitatorio como dicta la legislación vigente. Esta necesidad ha impulsado el desarrollo de este PFG, que tuvo como objetivo general elaborar un plan de gestión de la calidad en los procesos licitatorios del Hospital y Área Salud Upala. Asimismo, se desarrollaron como objetivos específicos la identificación de los principales procesos para cumplir con una licitación hospitalaria que permitan proponer una adecuada planificación de la gestión de la calidad en éstos, se identificaron las fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades detectados en los procesos de licitación del Hospital y Área Salud Upala. Para la planificación de la gestión de la calidad en dichos procesos, se describieron los roles y responsabilidades del recurso humano involucrado en las licitaciones y se generaron los datos básicos para una adecuada planificación de
la gestión de la calidad.
La metodología que se empleó en este proyecto fueron encuestas, revisión de manuales, normas, leyes, reglamentos entre otros, que tuvieron injerencia directa con el tema de la contratación administrativa, esto como el medio más idóneo de elaboración de un plan certero aplicable a la necesidad real del Hospital Upala.
Es importante resaltar que el estudio arroja que existen 11 principales procesos que se cumplen al momento de iniciar una licitación hospitalaria, las cuales se identifican en tres principales tipos: para compra servicios continuos, para adquisición de equipo medico o industrial y compra de equipo de computo.Aplicado un análisis FODA a estos importantes procesos, se detectaron debilidades y amenazas importantes, a considerar en un plan de gestión de calidad, con la finalidad de lograr la orientación más óptima a la hora de aplicar las estrategias para que sean disminuidas o eliminadas. Las más importantes detectadas por su impacto fueron: la falta de profesionales y expertos paraelaboración de carteles de contratación, así como la poca flexibilidad en el manejo presupuestario. La encuesta aplicada, reafirma aún más los resultados obtenidos del FODA antes mencionado. Asimismo, la detección de riesgos aplicada en el apartado de desarrollo, amplia el diagnóstico de debilidades y amenazas, ya encontradas mediante el análisis FODA y aplicación de encuestas a los jefes de servicio del Hospital Upala, por ser estos los principales actores en este tipo de procesos licitatorios.
Dentro de las principales conclusiones de esta investigación, el Hospital Upala no presenta un adecuado proceso de planificación de procesos licitatorios, además de carecer el mismo de un instrumento que identifique los principales procesos y criterios de aceptación en una licitación, por lo que en el apartado derecomendaciones se encuentran las propuestas para mejorar. No hay perfil de funciones de los involucrados debidamente elaborado y autorizado, por lo que se propone uno en este sentido. Además se detecta que la falta de ingenieros u otros profesionales justo en el momento que se requiere elaborar carteles de licitación, afecta el resultado final de éstas, entre otros.


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miércoles, 21 de abril de 2010

ANÁLISIS DE LA FACTIBILIDAD ORGANIZACIONAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RESUMEN EJECUTIVO


El trabajo de investigación se realizó en la Contraloría General de la República (CGR), que es un órgano auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, pero tiene absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus labores.
La CGR no contaba con una metodología estándar ni con herramientas necesarias en el manejo de los diversos proyectos a nivel institucional, y los proyectos se gestionaban de diversas maneras lo cual pudo provocar mal aprovechamiento de los recursos.
La Oficina de Administración de Proyectos, conocida en inglés como Project Management Office (PMO) es la instancia que presta el servicio a una organización para guiar en las buenas prácticas de administración de proyectos.
Además ofrece a cada miembro del equipo y a la totalidad de la organización una clara perspectiva sobre el valor de los proyectos, el grado de complejidad, la participación de otros miembros, los riesgos asociados y las prioridades, como una forma de alcanzar el éxito y la satisfacción de clientes e interesados, sean estos
internos o externos a la organización. Ellos encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control, que esta Oficina ha implantado conforme a la cultura organizacional en este tema.
Considerando la situación mencionada se estableció como objetivo general la “elaboración de una propuesta organizacional que analizará la factibilidad de fortalecer el desarrollo de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Contraloría General de la República”. Los objetivos específicos fueron: 1) realizar
una evaluación de la situación actual de la CGR en Administración de Proyectos para determinar las necesidades y carencias que existen en esta materia; 2)establecer un modelo de PMO que se ajuste a las necesidades y carencias de la CGR en materia de Administración de Proyectos, y 3) establecer la estrategia de implementación para la creación de la PMO en la CGR
En la investigación se utilizó el método denominado “análisis – síntesis”; yaque en primera instancia se pretendió conocer la opinión y criterio de losfuncionarios encargados de la administración de proyectos en la CGR, tanto de los coordinadores como de los funcionarios responsables de proyectos, para posteriormente aunar los criterios externados con el fin de emitir un dictamen del estado de la CGR e identificar las deficiencias y fortalezas en cuanto a administración de proyectos. Asimismo se aplicó el juicio de experto, el análisis de la información, consultas a guías y normas vigentes, herramientas de los procesos
de ejecución, seguimiento y control así como programas de computo tales como MS Project, Excel, Word.
Como resultado del análisis se determino que la CGR cuenta con herramientas y procedimientos para la administración de las funciones que realiza, que en muchos casos se asemeja a la metodología para la administración de proyectos; pero la administración formal funcional desconoce que las prácticas establecidas son de y para la Administración de Proyectos.
Se recomendó implementar tres tipos de PMO en toda la organización denominadas: Oficina Estratégica de Proyectos, Oficina de Control de Proyectos y Unidad de Negocios. Cada una se adapta al organigrama institucional y las funciones que realiza cada dependencia.

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“PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA DETERMINAR LA FACTIBILIDAD DE LA ADQUISICIÓN DE EQUIPO QUE MEJORE EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES DE LA COMPAÑÍA A&C

RESUMEN EJECUTIVO


A&C es una unidad de servicios de una de las compañías más grandes a nivel mundial. Actualmente se encuentra en 170 países alrededor del mundo y cuenta con 320, 000 empleados aproximadamente. Su objetivo es ofrecer infraestructura y soluciones de negocios. Debido a su tamaño, la empresa se encuentra dividida en 3 grandes áreas en las principales regiones del mundo América, Europa y Asia. Uno de los servicios que brinda A&C es la administración de las Cuentas por Pagar y actualmente se trabaja con cuatro grandes clientes globales a quienes se les brinda este servicio.

En la actualidad, los equipos gerenciales de los negocios deben tomar decisiones acerca de la mejor manera de alcanzar menores costos de operación, con el fin de ofrecer precios más competitivos y obtener mayores utilidades. En este emprendimiento, los avances en la tecnología son una importante ayuda para hacer eficientes los procesos y aportan un gran beneficio en el manejo, transferencia y comunicación de la información, pero para esto se requiere de inversión en tecnología que se debe evaluar de manera cuidadosa, siempre considerando el retorno de la inversión.

Se ha evaluado la posición que posee A&C en el mercado en relación con sus competidores (cuarto lugar) y aunque la posición no es mala, se quiere alcanzar una posición más competitiva. Por lo anterior, ésta compañía ha replanteado las estrategias comerciales y ha decidido ampliar la participación en el mercado de digitalización de imágenes, lo que conlleva a A&C a desarrollar estudios de factibilidad para adquirir equipo que mejore el proceso de digitalización de imágenes, para aumentar la eficiencia en tiempo de respuesta y con costos aceptables para sus clientes.

Como objetivo general para este proyecto es el desarrollar el plan de gestión para determinar la factibilidad de la adquisición de equipo que mejore el proceso de digitalización de imágenes de la compañía A&C en los mercados de América, Europa y Asia. Es por ello que la empresa va a utilizar las herramientas de Administración de Proyectos para llevar a cabo el avance del estudio de factibilidad, lo cual le va a permitir tener una adecuada administración en el momento de desarrollarlo.

Entre los objetivos específicos se elaborará el plan de gestión del alcance, la gestión del tiempo, de los costos, las comunicaciones en el proyecto y la gestión de los riesgos.

Para el desarrollo del proyecto se utilizó el método de investigación del tipo analítico-sintético, con el cual se pretende descomponer cada una de las partes del proyecto, para examinar y estudiar a cada una de ellas por separado para luego analizar la relación entre ellas. El tipo de investigación fue mixta, ya que
consistió en una recopilación y tratamiento de datos, que se conjuntan de la investigación documental con la de campo.
Algunas de las técnicas y herramientas utilizadas en la investigación fueron las siguientes: estructura de desglose del trabajo con su diccionario, programa de proyecto, matriz de involucrados, juicio de expertos entre otros.
Del desarrollo de cada una de las áreas anteriormente definidas, se obtuvo como conclusiones que al realizar los estudios de factibilidad se puede observar que la operación es rentable y se recupera la inversión en el primer año.
Con la inversión de adquirir los nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C, se disminuyen los costos en un 12% con respecto al proceso actual en América y en un 24% con respecto al proceso actual en Europa.
El aplicar las herramientas en Administración de Proyectos garantiza el desarrollo de un proyecto mejor organizado y adecuadamente planificado, lo que le permitirá al patrocinador del proyecto abarcar aspectos importantes y que le aseguren el éxito del mismo.
El equipo de proyecto definió cuatro fases principales para el desarrollo del proyecto y no necesariamente en cada una de ellas deben intervenir todos los miembros del equipo de proyecto.
Se definió claramente el alcance del proyecto para posteriormente definir las actividades, duraciones y secuenciamiento de cada una de ellas y poder llevar a cabo el desarrollo del proyecto.
Se definió el plan de comunicaciones que se utilizará para el trasiego de la información entre el equipo de proyecto para llevar a cabo la factibilidad de adquirir nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C.
Se realizó el análisis de los riesgos que puedan impactar el desarrollo normal de la factibilidad de adquirir nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C. También se definió las medidas de contingencia para el caso de que alguno de los riesgos identificados se materialice.

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