RESUMEN EJECUTIVO
A&C es una unidad de servicios de una de las compañías más grandes a nivel mundial. Actualmente se encuentra en 170 países alrededor del mundo y cuenta con 320, 000 empleados aproximadamente. Su objetivo es ofrecer infraestructura y soluciones de negocios. Debido a su tamaño, la empresa se encuentra dividida en 3 grandes áreas en las principales regiones del mundo América, Europa y Asia. Uno de los servicios que brinda A&C es la administración de las Cuentas por Pagar y actualmente se trabaja con cuatro grandes clientes globales a quienes se les brinda este servicio.
En la actualidad, los equipos gerenciales de los negocios deben tomar decisiones acerca de la mejor manera de alcanzar menores costos de operación, con el fin de ofrecer precios más competitivos y obtener mayores utilidades. En este emprendimiento, los avances en la tecnología son una importante ayuda para hacer eficientes los procesos y aportan un gran beneficio en el manejo, transferencia y comunicación de la información, pero para esto se requiere de inversión en tecnología que se debe evaluar de manera cuidadosa, siempre considerando el retorno de la inversión.
Se ha evaluado la posición que posee A&C en el mercado en relación con sus competidores (cuarto lugar) y aunque la posición no es mala, se quiere alcanzar una posición más competitiva. Por lo anterior, ésta compañía ha replanteado las estrategias comerciales y ha decidido ampliar la participación en el mercado de digitalización de imágenes, lo que conlleva a A&C a desarrollar estudios de factibilidad para adquirir equipo que mejore el proceso de digitalización de imágenes, para aumentar la eficiencia en tiempo de respuesta y con costos aceptables para sus clientes.
Como objetivo general para este proyecto es el desarrollar el plan de gestión para determinar la factibilidad de la adquisición de equipo que mejore el proceso de digitalización de imágenes de la compañía A&C en los mercados de América, Europa y Asia. Es por ello que la empresa va a utilizar las herramientas de Administración de Proyectos para llevar a cabo el avance del estudio de factibilidad, lo cual le va a permitir tener una adecuada administración en el momento de desarrollarlo.
Entre los objetivos específicos se elaborará el plan de gestión del alcance, la gestión del tiempo, de los costos, las comunicaciones en el proyecto y la gestión de los riesgos.
Para el desarrollo del proyecto se utilizó el método de investigación del tipo analítico-sintético, con el cual se pretende descomponer cada una de las partes del proyecto, para examinar y estudiar a cada una de ellas por separado para luego analizar la relación entre ellas. El tipo de investigación fue mixta, ya que
consistió en una recopilación y tratamiento de datos, que se conjuntan de la investigación documental con la de campo.
Algunas de las técnicas y herramientas utilizadas en la investigación fueron las siguientes: estructura de desglose del trabajo con su diccionario, programa de proyecto, matriz de involucrados, juicio de expertos entre otros.
Del desarrollo de cada una de las áreas anteriormente definidas, se obtuvo como conclusiones que al realizar los estudios de factibilidad se puede observar que la operación es rentable y se recupera la inversión en el primer año.
Con la inversión de adquirir los nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C, se disminuyen los costos en un 12% con respecto al proceso actual en América y en un 24% con respecto al proceso actual en Europa.
El aplicar las herramientas en Administración de Proyectos garantiza el desarrollo de un proyecto mejor organizado y adecuadamente planificado, lo que le permitirá al patrocinador del proyecto abarcar aspectos importantes y que le aseguren el éxito del mismo.
El equipo de proyecto definió cuatro fases principales para el desarrollo del proyecto y no necesariamente en cada una de ellas deben intervenir todos los miembros del equipo de proyecto.
Se definió claramente el alcance del proyecto para posteriormente definir las actividades, duraciones y secuenciamiento de cada una de ellas y poder llevar a cabo el desarrollo del proyecto.
Se definió el plan de comunicaciones que se utilizará para el trasiego de la información entre el equipo de proyecto para llevar a cabo la factibilidad de adquirir nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C.
Se realizó el análisis de los riesgos que puedan impactar el desarrollo normal de la factibilidad de adquirir nuevos equipos que mejoren los procesos de digitalización de imágenes en la compañía A&C. También se definió las medidas de contingencia para el caso de que alguno de los riesgos identificados se materialice.
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