RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo de investigación se realizó en la Contraloría General de la República (CGR), que es un órgano auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, pero tiene absoluta independencia funcional y administrativa en el desempeño de sus labores.
La CGR no contaba con una metodología estándar ni con herramientas necesarias en el manejo de los diversos proyectos a nivel institucional, y los proyectos se gestionaban de diversas maneras lo cual pudo provocar mal aprovechamiento de los recursos.
La Oficina de Administración de Proyectos, conocida en inglés como Project Management Office (PMO) es la instancia que presta el servicio a una organización para guiar en las buenas prácticas de administración de proyectos.
Además ofrece a cada miembro del equipo y a la totalidad de la organización una clara perspectiva sobre el valor de los proyectos, el grado de complejidad, la participación de otros miembros, los riesgos asociados y las prioridades, como una forma de alcanzar el éxito y la satisfacción de clientes e interesados, sean estos
internos o externos a la organización. Ellos encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control, que esta Oficina ha implantado conforme a la cultura organizacional en este tema.
Considerando la situación mencionada se estableció como objetivo general la “elaboración de una propuesta organizacional que analizará la factibilidad de fortalecer el desarrollo de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la Contraloría General de la República”. Los objetivos específicos fueron: 1) realizar
una evaluación de la situación actual de la CGR en Administración de Proyectos para determinar las necesidades y carencias que existen en esta materia; 2)establecer un modelo de PMO que se ajuste a las necesidades y carencias de la CGR en materia de Administración de Proyectos, y 3) establecer la estrategia de implementación para la creación de la PMO en la CGR
En la investigación se utilizó el método denominado “análisis – síntesis”; yaque en primera instancia se pretendió conocer la opinión y criterio de losfuncionarios encargados de la administración de proyectos en la CGR, tanto de los coordinadores como de los funcionarios responsables de proyectos, para posteriormente aunar los criterios externados con el fin de emitir un dictamen del estado de la CGR e identificar las deficiencias y fortalezas en cuanto a administración de proyectos. Asimismo se aplicó el juicio de experto, el análisis de la información, consultas a guías y normas vigentes, herramientas de los procesos
de ejecución, seguimiento y control así como programas de computo tales como MS Project, Excel, Word.
Como resultado del análisis se determino que la CGR cuenta con herramientas y procedimientos para la administración de las funciones que realiza, que en muchos casos se asemeja a la metodología para la administración de proyectos; pero la administración formal funcional desconoce que las prácticas establecidas son de y para la Administración de Proyectos.
Se recomendó implementar tres tipos de PMO en toda la organización denominadas: Oficina Estratégica de Proyectos, Oficina de Control de Proyectos y Unidad de Negocios. Cada una se adapta al organigrama institucional y las funciones que realiza cada dependencia.
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