jueves, 8 de febrero de 2018

Research and design the templates used in the project management with a companion to the PMBOK® Guide Fourth Edition (2008)





ABSTRACT   


Project management has been practiced worldwide in all kinds of industries recently. Managers execute the projects successfully until close them however find out project documents are missing or some of them even not exit. 

When practice the project in the real life, managers are often in the mode of just “doing” the project and realized they have difficulties to understand which proper templates should be used in which process and area therefore waste valuable time and energy.  

This thesis is to research and design templates used in project management.  This thesis is an analytical thesis as its design. 

The thesis could be used a project of launching postgraduate degree in project management for the University for International Cooperation as an example to design all the templates that are needed. 

The thesis and the templates designed in this thesis is based on the principles of PMBOK(2008) and A Project Manager‟s book of Forms(2009). 

There are 5 parts in this thesis; introduction, theory focus, methods develop and conclusion and recommendation. The development part describes the usage and examples of templates, and categories them in processing group. 

Managers should keep in mind that from initiate to close the project, proper templates should be always inserted to increase quality of project documentation, therefore avoid wasting more time and energy to the unnecessary and incorrect templates. 

The thesis does not teach project management concept or describe how to apply project management techniques. 


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jueves, 1 de febrero de 2018

Propuesta de Modelo de una Oficina de Administración de Proyectos para el Grupo Mutual Alajuela La Vivienda.





RESUMEN EJECUTIVO  

Mutual Alajuela, hoy denominada Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda (GMAV), fue creada en año 1973 bajo el amparo de la Ley N° 4338 de mayo  de 1969 que creó el Sistema Nacional de Ahorro y Préstamo.  El propósito fundamental de su creación fue de solucionar un déficit habitacional de la provincia de Alajuela, que tanto los Bancos como otras entidades gubernamentales no podían solventar.  

Hoy el Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda es una empresa acreditada como entidad autorizada por el Sistema Financiero Nacional para la vivienda, regida por el Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI) y regulada por la nueva ley N° 7052 que entró en vigencia el 6 de noviembre de 1986.   Actualmente el GMAV utiliza la metodología de Cuadros de Mando Integral para llevar a cabo su administración y para gestionar el plan operativo de la empresa además con todo lo relacionado con el planteamiento de los objetivos, la ejecución y el control de los proyectos. 

La metodología consiste en medir las actividades de la empresa en términos de su visión-misión y de su plan estratégico.  Proporcionando de esta manera un punto de vista global con todo lo concerniente al giro del negocio.  Esta herramienta de la administración muestra de forma puntual cuando la empresa y sus empleados alcanzan los objetivos que fueron planteados en el plan estratégico.    

En términos generales la aplicación de la metodología se lleva a cabo en primera instancia  mediante sesiones de trabajo con un grupo de funcionarios seleccionados para definir aspectos medulares sobre la dirección que debe seguir la empresa.  En segunda instancia, en conjunto con la Junta directiva y la plana gerencial, se busca establecer las necesidades del negocio, esto con el fin de tener un horizonte general. Seguidamente se comparan ambas opiniones y por último se logra establecer un consenso sobre la dirección de la empresa.  

La Dirección Corporativa de Planificación, Proyectos y Riesgos, específicamente la Unidad de Planificación Estratégica tiene la  responsabilidad de dirigir y ejecutar esta metodología, además le compete controlar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y comunicar las desviaciones de la operación de la empresa. Como se puede establecer los proyectos planteados que tienen que ver con la estrategia y la operativa del negocio proceden de estas sesiones de trabajo.   

Este trabajo se elaboró con el objetivo general de proponer un Modelo de Oficina de Administración de Proyectos para el GMAV, encargada de gestionar los proyectos de una forma más enfocada y dirigida a las estrategias del negocio.  Para alcanzar este objetivo se plantearon  algunos vínculos adicionales que permitieron conducir la investigación dentro de marco conceptual relacionado con la Administración de Proyectos. 

El primer enlace consistió primero en llevar a cabo un diagnostico de la empresa, utilizando como base los Objetivos de Control establecidos por COBIT, los cuales permiten establecer la existencia o no de elementos fundamentales relacionados con la Administración de Proyectos.  Segundo, se aplicó el modelo de cálculo establecido por COBIT, que permitió conocer el nivel de madurez de la empresa en torno a la Administración de Proyectos.  Tercero, se estableció un plan de acciones específicas que  facilitará la instauración y el funcionamiento de la PMO.  

Cuarto, se definió el tipo, el rol, las funciones y las responsabilidades que la PMO debe asumir dentro de la empresa.  Quinto, se estableció un plan para gestionar los proyectos en el Grupo Mutual Alajuela la Vivienda y por último, se recomendó incorporar el proceso PO10 de COBIT en la metodología de Administración de Proyectos con el fin de fortalecer el control y la supervisión de los proyectos desarrollados por el Grupo Mutual Alajuela la Vivienda.  

La metodología que se utilizó para alcanzar los objetivos planteados, consistió básicamente en  recopilar información de la empresa, sobre todo aquella información que tiene referencia al ámbito de Gestión de Proyectos. 

Además mediante la aplicación del  método descriptivo - explicativo, se describió las razones o las causas que sustentan la investigación.  Mediante el análisis y la síntesis de la bibliografía consultada se formuló una realidad que permitió establecer las condiciones ideales para lograr desarrollar una gestión idónea de Administración de Proyectos. 

Se elaboraron algunos formatos y se realizaron entrevista para la recolección de información que luego será comparada con la realidad anteriormente expuesta. Mediante el análisis comparativo se establecieron diferencias y de ahí formularon las respectivas conclusiones y recomendaciones.  

El análisis comparativo elaborado entre la realidad formulada y la gestión actual de la empresa GMAV en cuanto a la Administración de Proyectos, desprendió como importante conclusión, que a consecuencia del crecimiento del Grupo Mutual en los últimos años, donde su estructura organizacional ha ido en aumento, donde las exigencias del mercado son mayores y el cumplimiento de las leyes que regulan el mercado nacional son más exigentes, la administración superior debe de tomar la iniciativa de aplicar medidas correctivas en cuanto a la administración de los proyectos empresariales, de tal manera de que los proyectos sean implementados  por medio de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), de modo que los beneficios corporativos que se obtienen a través del manejo de los recursos, la implementación de metodologías, la aplicación de técnicas compartidas, las experiencias adquiridas y la dirección centralizada sean capitalizables.   

Por lo tanto, la razón para recomendar la implementación de una unidad de PMO, es que las iniciativas estratégicas y operativas que tienen un impacto en toda la empresa, sean canalizadas a través de esta unidad, para con ello evitar duplicidad en las funciones, ejecuciones, controles  en el manejo de los proyectos y la realización de esfuerzos aislados. 



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PLAN DE PROYECTO PARA EL LANZAMIENTO DE UNA MICROEMPRESA FAMILIAR




RESUMEN EJECUTIVO 


Tanto en Costa Rica, como en el resto de Latinoamérica, las micro, pequeñas y medianas empresas son fundamentales para la economía del país, pero aun así existen cifras poco alentadoras como que el 70% de dichas empresas se ven obligadas a cerrar sus puertas y negocios en su primer intento, o bien que el 60% de ellas no emplean de manera satisfactoria y para su beneficio las tecnologías de información.

En un caso particular de una microempresa familiar, se presentó la oportunidad de asesorar a una que no obtuvo, hace varios años atrás, la calidad deseada de un producto al cuál eran compradores fijos, esto generó la inquietud en el seno de la familia para realizar ellos mismos la venta y distribución de este producto. Por distintas razones es hasta este año que el proyecto toma fuerza y se toma la decisión de realizarlo. 

Entre los inconvenientes detectados por parte de dicha familia para iniciar con confianza sus labores, se puede encontrar que no se cuenta con información clara de cómo debe constituirse legalmente la empresa, iniciaron creando una sociedad anónima, pero no cuentan con detalles sobre cómo deben tributar y registrar las ventas, permisos de operación, financiamiento, etc. 

Esto es una coyuntura que permite dirigir los esfuerzos para mejorar la preparación de las MiPyMes (en particular la disparadora de este trabajo) antes de salir al mercado, y tomando en cuenta la oportunidad que la microempresa familiar en mención tiene de salir al mercado para enero del 2013, es que surge el presente trabajo. 

El objetivo de este trabajo fue elaborar un Plan de Proyecto básico para el lanzamiento de un negocio familiar o una microempresa cómo la mencionada anteriormente, denominada como Sindeky S.A., que incluya la logística y la infraestructura inicial. 

Para alcanzar este objetivo, se investigó y analizó la legislación vigente a la fecha actual sobre regulaciones de MiPyMes. Luego, una vez sabidos estos por menores, se identificó el Alcance del proyecto, se creó el EDT y un cronograma que permitió aclarar lo necesario para realizar en el proyecto. Finalmente se estimó un presupuesto inicial que permitió a la empresa iniciar labores con una línea base para al menos un año de labores. 
                                            
 De acuerdo a  Mena (2006)   Para realizar estas labores se realizaron investigaciones que permitieron contar con información suficiente para su análisis y así realizar la toma de decisiones. Se identificaron los principales objetivos que la empresa desea, así como su alcance, y además se logró  brindar herramientas  a la empresa para contar con una idea del mercado en el que se desarrolla,  desde el marco legal hasta el medio digital que representa internet.  

Los resultados obtenidos con Sindeky S.A. y su lanzamiento prueban cómo una  metodología como la del PMI, además de una gestión de proyectos adecuada, pueden colaborar a la MIPYME a dar sus primeros pasos e involucrarla en lo que es la cultura de proyectos.  

También el proyecto permitió encontrarse dentro de su desarrollo con algo qué, si bien era de esperarse, no en el grado que se dio, y es que, aun cuando el gobierno de Costa Rica ha intentado impulsar más MIPYMES, la maraña burocrática y procesos repetitivos en los distintos entes gubernamentales, hace que un empresario tenga que armarse de paciencia para lograr inscribir una empresa correctamente. 

Aun así, hay un rayo de esperanza con iniciativas del gobierno como los sitios PYMES Costa Rica (http://www.pyme.go.cr/) y el sistema Crear Empresa (http://www.crearempresa.go.cr/), que buscan agilizar este proceso, incluso este último sitio ya con clientes satisfechos en su uso y que han logrado crear las empresas por medio del mismo, y lograr desde la misma concepción de cualquier empresa, colaborar con el ambiente. 

Además, el proyecto permitió aclarar mejor las ideas que Sindeky S.A. tenía de lo que deseaba mientras se realizaba la definición del Alcance, se logró definir de manera clara los objetivos propuestos y desechar otros que pueden realizar en otra etapa de la empresa, logrando así desde un principio un manejo de las expectativas, que continuaría durante la ejecución del proyecto. 

La guía presentada para el mercadeo digital a Sindeky S.A. le permitirá dar sus primeros pasos en lo que son redes sociales, y contactos por internet, permitiendo que la empresa no gaste recursos en mercadeo tradicional, sino que puede emplear herramientas como redes sociales de manera gratuita o a un muy bajo costo, y a su vez, nuevamente, colaborando con las tendencias verdes que en la actualidad está tan en apogeo. 

Si bien aún se debe apoyar más a las MIPYMES, es reconfortante ver que estas empresas no están solas en su viaje, sino que el gobierno, instituciones y metodologías como la de Administración de Proyectos, han vuelto la mirada sobre ellas, brindándoles confianza y la ayuda necesaria para que eso, que nació como una pequeña idea, se vuelva un gran proyecto de vida para miles de personas.


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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE PARA EL MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE SEÑALES SÍSMICAS, APLICADO A LOS REQUERIMIENTOS DE EXPLORACIÓN EN LA INDUSTRIA PETROLERA.




RESUMEN EJECUTIVO 


En el presente Proyecto Final de Graduación ilustra la Planificación de la iniciativa titulada Plan de Implementación Software para el Mejoramiento y Adecuación de Señales Sísmicas, Aplicado a los Requerimientos de Exploración en la Industria Petrolera; el cual es una idea que incorpora a una institución de educación superior colombiana (UDI) en la cual el autor del PFG se desempeña como investigador y al IIP, entidad de investigación en el área del petróleos. 

El proyecto centra su formulación y planificación entorno a la consolidación de estrategias, principalmente el desarrollo de un programa o aplicativo software; que permita mejorar la calidad de las señales registradas en los procedimientos de exploración petrolera, logrando con esto mejorar las posibilidades de localización de pozos de petróleo y gas. 

Para tal fin, se ha propuesto una planificación basada en un método científico analítico-sintético; fundamentando el trabajo en una revisión del estado del arte de la temática, y una contextualización a través de un marco conceptual organizado. 

En este desarrollo se presentan objetivos claros, donde se construyen líneas bases del mismo, como la clara determinación de alcances y requerimientos de la aplicación, la cuantificación a través de estrategias de los tiempos de ejecución del mismo y del costo asociado al proyecto. Cada uno de estos mediado por indicadores para control y monitoreo de su estado. 

En este orden de ideas, y con la clara intención de refinar el trabajo realizado, se complementa el mismo con un Plan de Gestión de Recursos Humanos, tanto desde el punto de vista organizacional como el funcional, el Plan de gestión del Recurso Humano y posteriormente un Plan de Riesgos y estrategias de mitigación de los mismos. 

Ahora bien, entre los elementos más importantes que se tienen como conclusiones del presente trabajo es posible sustentar que los proyectos de investigación, desarrollo e innovación requieren la consolidación de un estado del arte y un sustento metodológico claro, que sirva como herramientas guía para enmarcar el proceso; esto se construye a partir de la revisión de bases de datos, textos, entre otros documentos especializados. 

Por otra parte, es fundamental que los gestores y administradores de proyectos determinen líneas base del proyecto, y la aplicación de estrategias de la gestión de los mismos,  permite determinar el Alcance del mismo; en el cual una de las estrategias más recomendadas es el Esquema de Desglose de Trabajo (EDT) que consolida la información del trabajo del proyecto en paquetes manejables. 
Ahora bien, complementando lo anterior, es concluyente la importancia de realizar la planificación de tiempos y costos es clave para valorar un proyecto y contar con estrategias de seguimiento y control. 

Estos elementos deben estar debidamente conectados con el EDT aprobado del proyecto; y a su vez garantizar lagestión y planificación de Riesgos y Recursos Humanos son herramientas complementarias pero de gran utilidad en el desarrollo y seguimiento de un proyecto; basado principalmente en una clara orientación del equipo de trabajo y de la forma de administrar los recursos, factores ambientales e interesados del mismo para mantener un constante control del proyecto. 

Finalmente, el autor del presente proyecto recomienda a los lectores  del mismo, y a los interesados en la temática de proyecto; mantener un rigor metodológico en la construcción y planificación del mismo, ya que esto se convierta en pieza clave del éxito del mismo. 

Se espera también que el desarrollo del actual PFG sea fundamentación suficiente para que el autor del mismo, luego de cumplido sus demás requisitos, sea avalado como Magister en Administración de Proyectos, de la Universidad para la Cooperación Internacional –UCI. 



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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1248.pdf

PROYECTO DE DESARROLLO SOSTENIBLE PARA LA FINCA LOS GAVILANES (PDSFLG)




RESUMEN EJECUTIVO  

La finca los Gavilanes, ubicada en el Caribe norte, se ha dedicado a la crianza de ganado vacuno sin tener un fin comercial ya que la actividad se desarrolla con el objetivo primordial de darles mantenimiento a los potreros. 

El desconocimiento técnico de esta como de otras actividades agropecuarias, ha frenado el desarrollo comercial de la finca. Por ello, este proyecto se ha realizado con la finalidad de proveer una estrategia de desarrollo comercial para la Finca Los Gavilanes. 
  
En ámbito agropecuario, la Universidad EARTH ha desarrollado gran cantidad de investigaciones para la implementación de actividades integrales en el trópico húmedo, siendo este el clima predominante en la finca Los Gavilanes.  Bajo esta premisa se decidió realizar un plan integral de negocios de desarrollo sostenible.    

El objetivo general fue crear un plan integral de negocios para el desarrollo de actividades agropecuarias en pequeña escala para la Finca Los Gavilanes, basado en la sostenibilidad técnica y económica. 

Para alcanzar este objetivo, y de acuerdo a los requerimientos del patrocinador, los objetivos específicos fueron utilizar  la planificación estratégica del emprendimiento, basado en el método del Cuadro de Mando Integral, para dar seguimiento al proceso de implementación de acciones, recomendar actividades agropecuarias en pequeña escala que se complementen eficientemente de acuerdo a las condiciones de la finca, para buscar un desarrollo sostenible, realizar un estudio de factibilidad para verificar la viabilidad de la propuesta y proponer un plan de inversión para orientar los recursos del emprendimiento.  

El plan integral que se propone realizar, incluye la parte técnica básica, filosófica y financiera, para generar una herramienta o fuente de información relevante para facilitar la toma de decisiones al incursionar en el desarrollo de la finca.  

En la parte técnica se recomendó las actividades que cumplieron con los requerimientos del patrocinador y que técnicamente se complementan, tomando los conceptos básicos de las investigaciones realizadas por la EARTH.  Sin duda esta recomendación orienta la toma de decisiones del patrocinador, pero requiere para su implementación, seguimiento y la asesoría de un profesional responsable en el campo agropecuario que guíe y detalle todo el proceso de inicio y operación.  Basados en los lineamientos de la responsabilidad empresarial y la visión de los encargados del proyecto, se creó el marco filosófico del emprendimiento propuesto. 

 El estudio de factibilidad respalda la recomendación técnica en la elección de actividades y genera la información requerida para recomendar un plan de inversión que cumplió con los requerimientos expuestos por el cliente.   

La consecución de los objetivos fue posible gracias al enfoque dado al proyecto (cuantitativo, no experimental, descriptivo y correlacional) en donde se mezclaron métodos (analítico, observación y mixto) para la obtención de información de fuentes confiables y serias (Universidad EARTH por ejemplo) para la síntesis y el análisis requerido para naturalizar esta información a las condiciones y contexto de la finca. 

Esta mezcla de metodologías de análisis amalgamadas para el estudio de la  información recopilada generó los resultados esperados.  

Como fuentes primarias, sin duda la entrevista con el patrocinador fue fundamental en la consecución de todos los objetivos y en resumen plasmó la visión del emprendimiento.  Esta visión del patrocinador se sustentó con entrevistas a expertos en los ámbitos de cada uno de los objetivos específicos. 

 Entre estos expertos se contó con la disponibilidad de ingenieros agrónomos independientes, colaboradores de la EARTH y hasta finqueros de la zona y relacionados con el comercio de productos agropecuarios (expertos empíricos).  

Como fuentes secundarias, en la parte técnica agropecuaria, se tomó el aporte de la EARTH a partir del suministro de los resultados de varios procesos investigativos y de implementaciones de proyectos similares, lo cual generó la confiabilidad técnica de la información escogida. 

Para el desarrollo del proyecto como tal, la fuente de información fue la Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos del PMI (Instituto de Gerencia de Proyectos, por sus siglas en inglés) y varias fuentes de formulación y evaluación de proyectos y estrategias empresariales.  

Como conclusión se logra satisfacer el requerimiento de información integral del proyecto con un balance entre una recomendación técnica abalada por un estudio de factibilidad. La parte técnica fue desarrollada con la información suministrada por la Universidad EARTH, con la cual se logran implementar un sistema integrado para la finca, tomando como base la actividad de ganado vacuno.

Este sistema logra una eficiencia en los recursos con actividades complementarias y diversifica la oferta de la finca.  Restan detalles del desarrollo como tal de cada actividad, pero estos deben definirse en el desarrollo del emprendimiento de la mano de un profesional en ingeniería agronómica, lo cual no es parte del alcance de este proyecto. 

Se recomendó un marco filosófico ambicioso y con lineamientos claros para definir el rumbo empresarial, con estrategias implementadas en el cuadro de mando integral para dar el seguimiento y orientación a los esfuerzos.  

La parte comercial no podía quedar fuera, por lo que se tomó en consideración los estudios claves para tal fin. 

Se presentó el estudio de factibilidad con resultados económicos aceptables. De igual forma en el cuarto objetivo se realizaron recomendaciones enfocadas en el ámbito del negocio como fin y se presentaron las posibilidades de financiamiento y factibilidad con resultados favorables también. 

Se recomendó realizar los estudios legales y ambientales para iniciar el emprendimiento. Sin duda la asesoría de un profesional en agronomía se vuelve indispensable para detallar las actividades y conseguir los mejores resultados en los procesos productivos de la finca. 

Se debe ser muy cuidadoso en los costos administrativos y de producción, en busca de obtener la mejor eficiencia posible para competir de acuerdo a la estrategia de liderazgo en precios, planteada para el inicio del proyecto.  

Siguiendo con los lineamientos expuestos en el marco filosófico recomendado, las alianzas estratégicas con proveedores y clientes son indispensables para alcanzar los objetivos del emprendimiento.  


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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1247.pdf

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD Y COMUNICACIONES, PARA EL PROYECTO DE FABRICACION DE BOTELLAS PLASTICAS.





RESUMEN EJECUTIVO 



INDUSTRIAS CHICO, una mediana empresa del sector industrial costarricense ubicada en la gran área metropolitana y de corte familiar, cuenta con 20 años de estar en el mercado nacional ofreciendo servicios de manufactura a terceros.  

Esta situación, le ha permitido tener relaciones comerciales con empresas de diferentes sectores, estableciendo una plataforma operativa capaz de responder a las cambiantes expectativas de sus clientes.   

El Sistema de Gestión de la Calidad desarrollado por la organización, ha evidenciado que en términos generales, los proyectos desarrollados, tienden en mayor o menor medida, a tener problemas con la delimitación de su alcance, los compromisos cronológicos, la estimación de los costos, el manejo de los recursos, la comunicación de avance y el establecimiento de los criterios de éxito.   

En la actualidad, uno de sus clientes se ha interesado en la adquisición de un nuevo tipo de botella plástica de 60 ml en Polietileno de Alta Densidad.   

El nuevo volumen de adquisición por parte de esta compañía, supera la capacidad instalada de fabricación de la organización, por cuanto se hace indispensable la planeación de un proyecto, que le asegure el incremento de sus ventas anuales, el fortalecimiento de la relación comercial con la compañía cosmética y la diversificación de sus líneas para envasado de productos.
    
Sin embargo, conocedores de las falencias expuestas en el manejo de proyectos, la empresa ha tomado la decisión de propiciar una mejora en este campo, con la confección de un Plan de Gestión para la administración del Proyecto.  

El objetivo general del proyecto final de graduación (PFG), fue desarrollar un Plan de Gestión en las áreas de Alcance, Tiempo, Costo, Calidad y Comunicaciones, considerando las buenas prácticas descritas en el PMBOK del Project Management Institute (PMI), para la administración planificada y ordenada del proyecto de fabricación de una botella plástica en Polietileno de Alta Densidad.  

Los grupos de proceso involucrados en el plan de gestión de las áreas de conocimiento citadas con antelación, son los de iniciación (Acta de constitución del proyecto e identificación de Interesados) y planeación (Recopilación de requisitos, definición del alcance, Creación de la EDT, definición de actividades, secuencia de actividades, estimación de recursos, estimación de duración de las actividades, desarrollo del cronograma, estimación de costos, determinación del presupuesto, planificación de la calidad y planificación de las comunicaciones).   

Ante esta situación, el PFG contempló los siguientes objetivos específicos:  1. Elaborar el plan de gestión del Alcance según los lineamientos del proceso de planificación, en cuanto a la recopilación de requisitos, la definición del alcance, la creación de la EDT y de su diccionario, para lograr una adecuada delimitación del proyecto.   2. Preparar el plan de gestión del Tiempo según lo estipulado en el proceso de planificación, en torno a la definición de las actividades, su duración, orden  cronológico y estimación de recursos, para que las mismas se concreten dentro del proyecto, de acuerdo al cronograma. 3. Establecer el plan de gestión del Costo según lo descrito en el proceso de planificación respecto a la estimación de los costos y la determinación del presupuesto, para contar con una estimación aprobada del proyecto y los costos asociados a las actividades enunciadas en la Estructura Detallada de Trabajo (EDT).  4. Diseñar el plan de gestión de la Calidad a partir de las directrices del proceso de planificación, para que el proyecto cuente con una adecuada identificación de los  requisitos de calidad, que permita la satisfacción de las necesidades del proyecto y el producto final.   5. Crear el plan de gestión de la Comunicación, para determinar las necesidades de información del proyecto y  el abordaje de las mismas.  6. Elaborar el acta de constitución del proyecto, para la formalización y documentación de los requisitos iniciales del proyecto y su vinculación con la estrategia de la organización. 7. Identificar a los involucrados en el proyecto, para el análisis  de sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia.  


El plan de gestión para la fabricación de botellas plásticas propuesto en el PFG, se basa en la descomposición de las áreas de conocimiento y los grupos de proceso, en sus elementos constitutivos.  Esta metodología de análisis, se ha fortalecido de la investigación documental y de algunos métodos particulares de observación y experimentación.   

En términos generales, los planteamientos esgrimidos durante la elaboración del Plan de Gestión del alcance, tiempo, costo, calidad y comunicaciones para la fabricación de botellas plásticas vinculado con el PFG, fueron capaces de esbozar una serie buenas prácticas para la administración de proyectos, que dentro del marco de mejora continua en que se encuentra la organización, han brindado los elementos necesarios, para considerar al plan de gestión en cuestión, como una herramienta de cambio dentro de la compañía.  

Finalmente, se ha recomendado dentro de otras consideraciones, que la Gerencia General de la organización, brinde apoyo a las iniciativas de formación de sus empleados en el campo de la administración de los proyectos, otorgando para ello, los espacios temporales y los recursos económicos necesarios, que permitan la sustentabilidad de la capacitación en el tiempo.   


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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1244.pdf

PLAN DE GESTIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA NUEVA CENTRAL DE ABASTOS DE LA CIUDAD DE CARTAGENA – COLOMBIA, COMO ESTRATEGIA PARA GESTIONAR LOS RIESGOS INHERENTES AL PROYECTO.




RESUMEN EJECUTIVO 


La presente investigación, generó el  plan de gestión de proyecto para la construcción de la nueva central de abastos de la ciudad de Cartagena  – Colombia como estrategia para gestionar los riesgos inherentes al proyecto. 

Cartagena es una de las principales ciudades del país destacada por ser considerada patrimonio histórico de la humanidad, pero su centro de abastecimiento alimentario el mercado de Bazurto, posee múltiples problemas y es insuficiente para satisfacer la demanda de alimentos en la ciudad, razón por la cual se requiere la realización de una nueva Central de Abastos que satisfaga todos  los requerimientos de la demanda de abastecimiento de alimentos de la ciudad y solucione una problemática existente. 

La Alcaldía de Cartagena quien es la promotora de este nuevo proyecto ha planteado un sistema integrado de abastecimiento conformado por la nueva Central de Abastos y cuatro mercados minoristas localizados estratégicamente en la ciudad. 

El proyecto posee cierta complejidad teniendo en cuenta que estará ubicado en el triangulo de crecimiento poblacional de la ciudad y es uno de los proyectos más polémicos de la ciudad con simpatizantes y detractores que han originado el retraso de su ejecución durante dos administraciones de la ciudad. 

La presente investigación, que combinó el análisis de campo con el estudio documental, tuvo como objetivo general elaborar un plan de gestión de proyecto para la construcción de la nueva central de abastos de la ciudad de Cartagena – Colombia de acuerdo con los estándares de administración de proyectos de la Guía del PMBOK® (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos) del Project Management Institute (PMI). 

Se basa específicamente en cinco áreas de conocimiento de la administración de proyectos, las cuales son, administración del alcance del proyecto, administración del tiempo del proyecto, administración del costo del proyecto, administración del recurso humano del proyecto y administración de riesgos del proyecto. 

La selección de estas áreas se debe a que impactan los objetivos planteados por la Alcaldía de Cartagena y en algunas de ellas se han detectado oportunidades de mejora en la estructuración del proyecto. 

Los objetivos específicos se enfocaron en determinar el alcance adecuado para la construcción de la nueva central de abastos de la ciudad de Cartagena – Colombia, de forma tal que los procesos incluyan todo el trabajo requerido para satisfacer las necesidades de la ciudadanía en general y de la administración de la ciudad en particular, así como identificar los riesgos a los que se enfrentará el proyecto para definir las posibles respuestas, el seguimiento y el control.  

Para el desarrollo de este trabajo se emplearon tanto fuentes primarias como secundarias de información, y una metodología que consideró aspectos inductivo-deductivos y analítico-sintéticos.

Se consideraron además las políticas y estrategias de desarrollo de la Alcaldía de Cartagena y sus objetivos en lo referente a este proyecto. 

La metodología sugiere procesos para la Gestión de los Proyectos, considerando temas claves como el alcance, tiempo, costo, recurso humano y riesgos, y propuso el uso de plantillas y herramientas que actualmente la Alcaldía de Cartagena no emplea.  

Inicialmente se analizaron cuatro aspectos básicos del proyecto como lo son la gestión del alcance, la gestión del tiempo, la gestión del costo y la gestión del recurso humano del Proyecto. 

A partir de la información de este análisis, se realizó la Gestión del riesgo que incluyó la identificación y codificación de los riesgos, la estructura de descomposición de los riesgos, la construcción de la matriz de identificación de los riesgos, el análisis cualitativo de los riesgos, la priorización y planificación de la repuesta a los riesgos, el cálculo del riesgo general del proyecto y las cuantificaciones en costo y tiempo con respecto al riesgo calculado. 

En la presente investigación, se aplicaron las metodologías indicadas en la Guía del PMBOK® (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos) del Project Management Institute (PMI), donde se establecen las pautas para la elaboración de un plan de gestión del proyecto bien estructurado. 

La única forma de gestionar este proyecto de manera eficaz, fue el compromiso real de la Alcaldía mayor de la ciudad de Cartagena de Indias, contando con una participación activa de las dependencias que generaron el insumo para el análisis del mismo. 

Las instituciones estatales han tenido un desarrollo menor en el análisis de gestión de sus proyectos, razón por la cual deben destinar el recurso necesario para capacitar a su personal en esta temática, pues los beneficios que esto originarían serían importantes para una adecuada gestión administrativa de los mismos. 

En la elaboración del plan de respuesta de los riesgos, se enfocó su análisis en todos los riesgos clasificados, lo cual arrojó tres categorías de riesgos que presentaron porcentualmente los siguientes resultados: alto (68%), medio (22%) y bajo (10%).

 En el análisis cualitativo de los costos para la ejecución del proyecto, y a partir del análisis de los riesgos, se requiere contemplar un treinta por ciento  (30%) del costo estimado del proyecto, como reserva para atender las variaciones en costo originadas al momento de presentarse los riesgos. 

Asimismo, este análisis determinó la necesidad de reservar un tiempo prudencial de noventa días para atender las variaciones en el cronograma originadas al momento de activarse los riesgos. 

Este proyecto de investigación enfocó la estrategia para gestionar los riesgos inherentes al proyecto, en la identificación de los impactos o aspectos negativos de los riesgos en la ejecución del proyecto de la Nueva Central de abastos de la ciudad de Cartagena. 

Sin embargo, esto no significa que puedan existir aspectos positivos que se deban potenciar para obtener logros beneficiosos para el proyecto. 


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