RESUMEN EJECUTIVO
Mutual Alajuela, hoy denominada Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda (GMAV), fue creada en año 1973 bajo el amparo de la Ley N° 4338 de mayo de 1969 que creó el Sistema Nacional de Ahorro y Préstamo. El propósito fundamental de su creación fue de solucionar un déficit habitacional de la provincia de Alajuela, que tanto los Bancos como otras entidades gubernamentales no podían solventar.
Hoy el Grupo Mutual Alajuela - La Vivienda es una empresa acreditada como entidad autorizada por el Sistema Financiero Nacional para la vivienda, regida por el Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI) y regulada por la nueva ley N° 7052 que entró en vigencia el 6 de noviembre de 1986. Actualmente el GMAV utiliza la metodología de Cuadros de Mando Integral para llevar a cabo su administración y para gestionar el plan operativo de la empresa además con todo lo relacionado con el planteamiento de los objetivos, la ejecución y el control de los proyectos.
La metodología consiste en medir las actividades de la empresa en términos de su visión-misión y de su plan estratégico. Proporcionando de esta manera un punto de vista global con todo lo concerniente al giro del negocio. Esta herramienta de la administración muestra de forma puntual cuando la empresa y sus empleados alcanzan los objetivos que fueron planteados en el plan estratégico.
En términos generales la aplicación de la metodología se lleva a cabo en primera instancia mediante sesiones de trabajo con un grupo de funcionarios seleccionados para definir aspectos medulares sobre la dirección que debe seguir la empresa. En segunda instancia, en conjunto con la Junta directiva y la plana gerencial, se busca establecer las necesidades del negocio, esto con el fin de tener un horizonte general. Seguidamente se comparan ambas opiniones y por último se logra establecer un consenso sobre la dirección de la empresa.
La Dirección Corporativa de Planificación, Proyectos y Riesgos, específicamente la Unidad de Planificación Estratégica tiene la responsabilidad de dirigir y ejecutar esta metodología, además le compete controlar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y comunicar las desviaciones de la operación de la empresa. Como se puede establecer los proyectos planteados que tienen que ver con la estrategia y la operativa del negocio proceden de estas sesiones de trabajo.
Este trabajo se elaboró con el objetivo general de proponer un Modelo de Oficina de Administración de Proyectos para el GMAV, encargada de gestionar los proyectos de una forma más enfocada y dirigida a las estrategias del negocio. Para alcanzar este objetivo se plantearon algunos vínculos adicionales que permitieron conducir la investigación dentro de marco conceptual relacionado con la Administración de Proyectos.
El primer enlace consistió primero en llevar a cabo un diagnostico de la empresa, utilizando como base los Objetivos de Control establecidos por COBIT, los cuales permiten establecer la existencia o no de elementos fundamentales relacionados con la Administración de Proyectos. Segundo, se aplicó el modelo de cálculo establecido por COBIT, que permitió conocer el nivel de madurez de la empresa en torno a la Administración de Proyectos. Tercero, se estableció un plan de acciones específicas que facilitará la instauración y el funcionamiento de la PMO.
Cuarto, se definió el tipo, el rol, las funciones y las responsabilidades que la PMO debe asumir dentro de la empresa. Quinto, se estableció un plan para gestionar los proyectos en el Grupo Mutual Alajuela la Vivienda y por último, se recomendó incorporar el proceso PO10 de COBIT en la metodología de Administración de Proyectos con el fin de fortalecer el control y la supervisión de los proyectos desarrollados por el Grupo Mutual Alajuela la Vivienda.
La metodología que se utilizó para alcanzar los objetivos planteados, consistió básicamente en recopilar información de la empresa, sobre todo aquella información que tiene referencia al ámbito de Gestión de Proyectos.
Además mediante la aplicación del método descriptivo - explicativo, se describió las razones o las causas que sustentan la investigación. Mediante el análisis y la síntesis de la bibliografía consultada se formuló una realidad que permitió establecer las condiciones ideales para lograr desarrollar una gestión idónea de Administración de Proyectos.
Se elaboraron algunos formatos y se realizaron entrevista para la recolección de información que luego será comparada con la realidad anteriormente expuesta. Mediante el análisis comparativo se establecieron diferencias y de ahí formularon las respectivas conclusiones y recomendaciones.
El análisis comparativo elaborado entre la realidad formulada y la gestión actual de la empresa GMAV en cuanto a la Administración de Proyectos, desprendió como importante conclusión, que a consecuencia del crecimiento del Grupo Mutual en los últimos años, donde su estructura organizacional ha ido en aumento, donde las exigencias del mercado son mayores y el cumplimiento de las leyes que regulan el mercado nacional son más exigentes, la administración superior debe de tomar la iniciativa de aplicar medidas correctivas en cuanto a la administración de los proyectos empresariales, de tal manera de que los proyectos sean implementados por medio de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), de modo que los beneficios corporativos que se obtienen a través del manejo de los recursos, la implementación de metodologías, la aplicación de técnicas compartidas, las experiencias adquiridas y la dirección centralizada sean capitalizables.
Por lo tanto, la razón para recomendar la implementación de una unidad de PMO, es que las iniciativas estratégicas y operativas que tienen un impacto en toda la empresa, sean canalizadas a través de esta unidad, para con ello evitar duplicidad en las funciones, ejecuciones, controles en el manejo de los proyectos y la realización de esfuerzos aislados.
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http://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP1250.pdf
