PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL ÁREA DE TESORERÍA DE LA ADMINISTRACIÓN REGIONAL DEL II CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSÉ

 RESUMEN EJECUTIVO

En el sector público el tema económico y el uso correcto de los recursos y su aprovechamiento buscando mejores condiciones de beneficio para las personas, siempre ha sido cuestionado. 

El Poder Judicial como ente administrador de justicia, no escapa de estos señalamientos, por lo que la idea o fin de este proyecto fue buscar la forma de mejorar el proceso de ejecución presupuestaria de uno de los presupuestos más grandes a nivel regional del Poder Judicial, como lo es el presupuesto del II Circuito Judicial de San José. 

La oficina encargada de ejecutar dicho presupuesto es la Administración Regional por medio del Departamento de Tesorería. Actualmente el departamento presenta una debilidad ya que no tiene un proceso de gestión de calidad definido, en cuanto a la estandarización de procesos, maximización de recursos, metodología de administración de proyectos, seguimiento de tareas, revisión de procedimientos, evaluación y mejoras, lo que ha provocado que durante algunos periodos su ejecución presupuestaria no haya sido la óptima. 

Según datos recabados, el Segundo Circuito Judicial de San José, tuvo una ejecución de un 49% del total del presupuesto aprobado para el año 2019. 

En este aspecto, se podrían enumerar una serie de causas, dentro de las que detectamos: ausencia de portafolios de proyectos, procedimientos internos obsoletos, órdenes sanitarias a los edificios, ley de contratación administrativa, ley de presupuesto nacional, las cuales no se han actualizado ni modificado de forma reciente de acuerdo con las necesidades de hoy en relación con la ejecución del presupuesto, procedimientos no definidos, escaso o nulo control de calidad, rotación del personal, y restricciones presupuestarias.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de gestión de calidad, para las seis áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José; esto con el propósito de mejorar sus procesos operativos, controlar los aspectos más importantes de las actividades de producción o prestación de servicios, fortalecer en gran medida la gestión de calidad y complementar esta aplicación con otros procedimientos relacionados a la estructura, capacitaciones y auditorías a nivel interno y externo. 

Los objetivos específicos fueron: entregar una propuesta de plan de calidad para la oficina de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar un Manual de procedimientos para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar una propuesta de procesos de control y verificación para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, definir los indicadores de gestión del desempeño para los procesos de las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial, elaborar una propuesta de procedimiento para el control de la documentación del Departamento y Elaborar una propuesta de metodología de administración de proyectos para la oficina. 

El proyecto desarrollado armonizó la investigación documental y de campo, la investigación de campo se enfocó básicamente en la realización de entrevistas, la documental fue de utilidad en recopilación de información existente en el panorama actual de calidad e innovación de procedimientos empresariales, así como la revisión de los estándares y procedimientos actuales del departamento.

 La utilización del método analítico se aplicó en el plan de proyecto en los análisis de datos e información obtenida en las diferentes áreas de los procesos de calidad y restructuración organizativa de oficinas, a efectos de determinar las referencias generales a las necesidades y requerimientos específicos de este plan, de igual forma se utilizaron el método cuantitativo y cualitativo, estas herramientas se utilizan para la toma de decisiones con base en el análisis de estadísticas, datos numéricos y entrevistas. 

Dentro de las principales conclusiones que se derivan del proyecto realizado están las siguientes: ausencia de un documento formal que especifique que procedimientos y recursos, se deben aplicar en la gestión de los procesos de la oficina, como, cuando y quién debe aplicarlos, los seis subprocesos que se desarrollan en el Departamento no cuentan con manuales de procedimientos, o no se han actualizado a los requerimientos actuales, no existe un método de comunicación efectiva para con las personas colaboradoras con la actualización de los activos de la organización, no existe en el Departamento indicadores de desempeño para ninguno de los procesos que en él se desarrollan, por lo que no se tiene un instrumento que permita evaluar las variables principales para la consecución de los objetivos de la oficina, el departamento no cuenta con una metodología de administración de proyectos, lo que ha ocasionado grandes falencias en la ejecución de los proyectos y por consiguiente en una correcta ejecución de los fondos públicos y no existe una oficina de Administración de proyectos definida, siendo que los proyectos se realizan con personal de medio tiempo y que debe de realizar otras funciones. 

Así mismo, dentro de las recomendaciones generadas luego de realizado el proyecto se consideran relevantes las siguientes: se propone a la Jefatura de la Administración Regional del II Circuito Judicial de San José, la aplicación de un plan de gestión de calidad para el Departamento de Tesorería, que permita coadyuvar en la modernización y mejora de los procesos que se llevan a cabo en este departamento, a la persona Coordinadora del Área Administrativa en conjunto con el equipo de trabajo que conforma el departamento, ejecutar y tramitar los procesos de control y verificación propuestos para mejorar la calidad de los servicios y productos que ofrece la oficina, a la Jefatura de la Administración Regional aprobar la aplicación de una metodología de administración de proyectos, de manera que permita un mejoramiento sustancial en la ejecución presupuestaria de la oficina y en la correcta ejecución de los proyectos requeridos para la mejora continua del II Circuito Judicial de San José, a la Jefatura de la Administración Regional, optar por la certificación de calidad que brinda la oficina de Gestión Integral de Calidad y acreditación del Poder Judicial, con el fin de que se el plan de calidad sea validado y existe un compromiso interno para velar con su seguimiento y fortalecimiento.

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2105

Estudiante: JUAN CARLOS RODRÍGUEZ GONZÁLEZ

Tutor: Peggy Stephanie Chaves Mora

Lector: Sara Fonseca 

Lector: Sophia Crawford

Plan de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para Gestión del Control y Monitoreo de proyectos de ahorro de la empresa ABC.

 RESUMEN EJECUTIVO

ABC Costa Rica pertenece a ABC Corporación, líder en la manufactura de dispositivos médicos menos invasivos. Dicha corporación fue fundada aproximadamente hace 40 años en la ciudad de Marlborough, Estados Unidos y actualmente más de 35000 personas forman parte de su fuerza laboral. ABC es una corporación que ha invertido grandes cantidades de dinero en investigación y desarrollo (R&D), es vital que exista una búsqueda continua de oportunidades de ahorro en todos los campos con el fin de alcanzar los mejores márgenes de ganancia en los productos que comercializa y que al mismo tiempo sus productos sigan siendo de fácil acceso para los pacientes.

En ABC Costa Rica la innovación y el mejoramiento continuo se han vuelto factores claves en los últimos 5 años y se invierten recursos importantes en los proyectos que representen una mejora para la compañía.

Año con año, la corporación ABC establece metas de ahorro para cada una de sus plantas con el fin de incrementar el margen de ganancia en la venta de sus productos al mismo tiempo que mantiene la accesibilidad de los productos para los pacientes. 

Para alcanzar los porcentajes de reducción establecidos, se requiere una identificación y ejecución agresiva de proyectos de ahorro, con proyecciones de ahorro aterrizadas y previamente aprobadas por el Departamento de Finanzas. 

Por esto resulta vital elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC, con el fin de beneficiar a la organización ya que permitirá un mejor control de la administración de los proyectos de ahorro, mejorando la forma en la que este proceso se lleva a cabo actualmente.

El objetivo general de este PFG fue elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC.

Los objetivos específicos fueron:

-Realizar un diagnóstico de los proyectos de ahorro actuales para determinar el estado actual e identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión de proyectos de ahorro en la empresa ABC.

-Elaborar un plan de proyecto con los sub-planes necesarios para la creación de herramientas para el Control y Monitoreo del Sistema de Gestión de Proyectos de ahorro de la empresa ABC.

-Aplicar las herramientas a un proyecto piloto de la empresa ABC para evaluar su efectividad y proponer ajustes y mejoras.

La metodología de investigación utilizada durante la elaboración de este proyecto contempló los siguientes métodos: Método Analítico- Sintético el cual implicó habilidades como el pensamiento crítico y la evaluación de hechos e información relativa a la investigación que se llevó a cabo.

 La idea fue encontrar los elementos principales detrás del tema que se analizó para comprenderlo en profundidad, también se utilizó la Técnica de investigación de campo, la aplicación de esta técnica se llevó a cabo a través de las entrevistas efectuadas a miembros de la organización, adicionalmente se utilizó la Técnica de Investigación documental la cual se utilizó en el proyecto por medio del análisis de la metodología de gestión de proyectos de ahorro de La empresa ABC.

Como parte del desarrollo de este PFG se llevó a cabo un diagnóstico de la situación actual de la empresa con el fin de identificar oportunidades de mejora al proceso de gestión de los proyectos de ahorro. 

 Como resultado de este proceso, se determinó que los procesos de monitoreo y control de los proyectos eran los que presentaban mayores oportunidades de mejora, en el caso de la Empresa ABC, el proceso de monitoreo y control pertenecen a un proceso conocido de acuerdo a la metodología de la empresa como “Ejecución”, con base en el diagnóstico se identifica este como el proceso con mayores oportunidades de mejora debido a que no existen métricas asociadas en sí al desempeño del proyecto en cuanto a la ejecución de las actividades con respecto al cronograma, a pesar de la existencia de un foro quincenal de revisión de proyectos no se revisan todos los proyectos con esta recurrencia. 

Se determinó además que no se cuenta con una plantilla o herramienta que permita medir la salud de los proyectos con respecto a su ejecución ya que lo que se documenta actualmente es el estado del proyecto, por ejemplo, si se encuentra en estado de activo o de completo y si ya están reportando ahorros; por ello el control y monitoreo de la ejecución con respecto al cronograma queda excluido.

Basados en las oportunidades de mejora identificadas, se propuso la utilización de plantillas que contemplan la metodología de gestión de proyectos de ahorro de la empresa ABC y las buenas prácticas del PMBOK (PMI 2017).

Dichas platillas fueron utilizadas como piloto en el proyecto “Eliminación de estación de Inspección del largo del alambre en el área de Top Assembly Línea 1” con el fin de evaluar su efectividad y a la vez proponer mejoras a través de la retroalimentación.

Como resultado de esto, las plantillas propuestas tuvieron un alto nivel de aceptación, lo cual quedó demostrado a través la encuesta de satisfacción del cliente, mediante la cual se obtuvo un nivel de aceptación de un 100%.

Adicionalmente, la corrida piloto de las plantillas fue completada a tiempo, de acuerdo con el cronograma establecido, lo cual se evidencia en las reuniones de avance con los interesados.

Como principales conclusiones se obtienen:

-Las plantillas propuestas de monitoreo y control representan un insumo importante para la correcta gestión de los proyectos de ahorro.

-La implementación de las plantillas propuestas es urgente y necesaria con el fin de percibir una mejora en la ejecución de los proyectos de ahorro, ya que, al permitir un mejor y mayor control y monitoreo, las posibilidades de éxito aumentan.

-En total se crearon siete plantillas nuevas para la gestión de los proyectos de ahorro de la empresa ABC, de estas siete plantillas las siguientes son consideradas clave para el proceso de monitoreo y control: Matriz de Recursos, Matriz de Comunicaciones, Plan de Respuesta a los riesgos, Plantilla de Control y Monitoreo y Matriz de Desempeño.

-Se realizaron mejoras a las plantillas ya existentes de gestión de los recursos y acta de constitución ya que estas no contemplaban las mejores prácticas de la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMI 2017).

-Se llevó a cabo la creación de una plantilla de Lecciones Aprendidas y de Cierre del proyecto, ya que, a pesar de que estas no son necesariamente parte del proceso de control y monitoreo, se consideran de gran importancia para la culminación exitosa de los proyectos.

-La empresa ABC muestra su interés en la finalización y aprobación de este PFG con el fin de poder implementar oficialmente la utilización de las plantillas propuestas.

Descargar Aquí:

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2104.pdf 

Estudiante: Andrea Esquivel Víquez. / Sophia Leiva Pereira.

Tutor: Manuel Álvarez Cervantes 

Lector: Jorge Trejos 

Lector: Edgar Jiménez Rodríguez 

PROPUESTA DE METODOLOGÍA ÁGIL PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA EN TRANSMISIÓN, DISEÑO DE SUBESTACIONES Y LÍNEAS DE TRANSMISIÓN

 

RESUMEN EJECUTIVO

En el Proyecto Final de Graduación (PFG) se desarrolló una solución para la problemática ocurrida en el Área de Ingeniería en Transmisión, debido a que no se cuenta con una metodología de gestión de proyectos, lo cual afecta los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre. 

En la planificación se invertía una cantidad de tiempo considerable en definir el alcance, cronograma, recursos y riesgos, lo cual generaba indisposición en los clientes y afectaba la ocupación y cargas de trabajo de los colaboradores. 

En los procesos de monitoreo y control, no estaban establecidos procedimientos intuitivos y ágiles, cada coordinador de ingeniería aplicaba su propia visión de la gestión, sin un procedimiento, marco de trabajo o método. 

Para los procesos de cierre, se solía hacer contra tiempo o a destiempo sin tener un procedimiento o metodología de aplicación, por lo que termina invirtiéndose más tiempo del presupuestado.

El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una metodología ágil para la gestión de proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Alta Tensión, con el fin de mejorar la eficiencia en tiempo, costo y calidad durante la planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos.

Los objetivos específicos fueron: Realizar un diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión del ICE, con el fin de determinar posibles áreas de mejora. 

Desarrollar las fases de una metodología ágil para gestión del inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos en Subestaciones y Líneas de Transmisión, para atender las solicitudes de forma rápida y lograr el éxito en los proyectos. 

Elaborar procedimientos, plantillas y guías para la implementación de la metodología ágil con el fin de simplificar y dinamizar la tramitología y tiempo invertido en la ejecución de los procesos. Y por último desarrollar un ejemplo de aplicación en un proyecto típico de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión para demostrar su aplicabilidad, eficacia y eficiencia.

La metodología utilizada en el PFG es una combinación entre el método analítico y el método sintético. Por medio del método analítico se realiza un desglose de las actividades realizadas en el diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, tomando en cuenta especialidades, ejecutores, entregables, clientes, interesados, así como el análisis de las metodologías ágiles y su forma de gestionar los proyectos, seguidamente se realizó la síntesis de los hallazgos, amenazas, oportunidades de mejora y paquetes de trabajo para concretar una metodología con principios ágiles de gestión de proyectos, la cual estructura la forma en la que se llevan a cabo los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión. 

Las herramientas que hicieron posible el cumplimiento de los objetivos fueron: juicio de expertos, recolección de datos, reuniones, toma de decisiones, bases de datos, diagramas jerárquicos y metodologías de aplicación.

Las conclusiones obtenidas en el PFG incluyen el diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión (IT), identificando 40 documentos que aplican a la gestión de proyectos, se calificaron según su valor para los servicios de IT quedando 30 documentos aplicables. 

Para el grupo de procesos de la Planificación, se determinó que no se realiza una revisión de la información generada por los Coordinadores Técnicos, cumplimiento con los documentos aplicables, revisión de involucrados, tiempos, desglose de actividades, porcentajes de ocupación, recursos, control de calidad, supuestos, restricciones y entregables. 

Para los Grupos de Procesos de Ejecución, Monitoreo y Control y para el de Cierre, no se tiene un diagrama de bloques o una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), se tienen métodos de trabajo, pero no una metodología de gestión de los servicios. 

En cuanto al control de calidad de los servicios, actualmente es realizado por medio de una plantilla de Excel®, sin un método establecido para la revisión de los entregables ni una verificación de la realización de esta etapa, adicionalmente la plantilla utilizada no cuenta con una forma de darle trazabilidad de las revisiones ni requiere de evidencia de las revisiones realizadas.

Se desarrolló una Metodología Ágil IT, para la gestión de proyectos o servicios en Subestaciones y Líneas de Transmisión, basada en las metodologías ágiles de Lean, Ágil, Scrum y Kanban. 

Por medio del conocimiento y aplicación de estas metodologías, se generan entregables con valor, se evitan los desperdicios, se aplican valores y principios ágiles a los servicios de IT, además se establecen roles y responsabilidades y se ordenan las actividades. 

La Metodología Ágil IT planteó cuatro fases para el desarrollo de los servicios: Fase 1 – Inicio, Fase

2 – Planificación, Fase 3 – Ejecución, Monitoreo y Control, Fase 4 – Cierre. Por medio de cada una de estas fases tiene establecidos los responsables, las actividades a realizar, la duración de cada etapa, documentos aplicables, entradas y herramientas, con las cuales los Coordinadores Técnicos y los Equipos de Trabajo pueden gestionar los servicios de forma fácil, rápida y eficiente.

Se desarrolló el procedimiento de Implementación de la Metodología Ágil IT, por medio de la predefinición de la documentación, procedimientos y plantillas, definición del alcance de forma previa con las actividades y entregables típicos. Se establecen las actividades y entregables

típicos por medio de una Estructura de Desglose de Trabajo, y se realiza su priorización que es insumo para el cronograma. Así mismo, se establece una estructura de desglose de recursos (EDR) y una Matriz RACI para la identificación de los recursos necesarios para realizar el servicio e identificación de roles y responsabilidades de los recursos humanos.

Por último, se desarrolló un ejemplo de aplicación de la Metodología Ágil IT para el proyecto de diseño para la interconexión de la Subestación Naranjo con la Subestación San Ramón, por medio de una línea de transmisión de 69 kV. 

Se expone la forma en la cual se realiza la gestión del servicio con metodología tradicional y la forma de realizarlo con la Metodología Ágil IT, según lo requerido por los Grupos de Procesos de Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre. 

Se finaliza con un análisis comparativo entre las metodologías por medio de una comparación de las duraciones en los grupos de procesos con resultado de tener un ahorro en la duración del servicio de 169 días si se aplica la Metodología Ágil IT para la gestión de servicios de IT.

Las recomendaciones que se desprenden del desarrollo del PFG incluyeron la revisión, actualización y aplicabilidad de los documentos relacionados con la gestión de los servicios deI T, por parte de la OTI, con el fin de contar con los documentos con valor, aplicables según el servicio a proveer. 

Así como proponer al Coordinador de IT la Metodología Ágil IT en la gestión de los servicios de Diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, por parte de sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, indicando los resultados obtenidos y los pormenores de la metodología, así como los beneficios que se obtendrían a nivel de todos los grupos de procesos.

Finalmente dar capacitación a los Coordinadores Técnicos de IT sobre la Metodología Ágil IT por parte del sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, con el fin de transmitir la forma en la cual se aplica la metodología, recopilar comentarios, sugerencias, por medio de mesas redondas, conversatorios y reuniones con los grupos de trabajo.

Descargar Aquí: 

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2103.pdf

Estudiante:  LUIS CARLOS MUÑOZ CHACÓN

Tutor: Roger Valverde Jiménez

Lector: Leslie Sandoval Ugalde

Lector: Carlos Brenes Mena

PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁGILES EN EL ÁREA DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIÓN INDUSTRIAL

 

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa tiene más de veinte años de estar posicionada en el mercado de la automatización industrial, los tiempos cambiantes y los avances de la tecnología han causado que la automatización industrial y las plataformas informáticas hayan evolucionado de forma tal que hay un traslape entre los sistemas informáticos y los equipos industriales de control, como consecuencia de esta interacción entre los sistemas mencionados en múltiples ocasiones se requiere desarrollar programas de computación para crear interfaces de usuarios, en otras ocasiones se requiere crear interfaces informáticas para comunicar los sistemas involucrados, también sucede en otras oportunidades que se necesitan especificar y adquirir licenciamientos, en otros escenarios se hace necesario especificar equipos de cómputo o servidores, este tipo de proyectos tienen un enfoque ágil.

Actualmente la empresa carece de una metodología que le permita manejar proyectos que no se manejan de forma predictiva, los alcances de este tipo de proyectos o desarrollos no están definidos de forma clara desde el inicio de los mismos, es común que la definición de los entregables se hace durante el desarrollo de los proyectos, es por esto que estos tienen un enfoque ágil.

Por los motivos citados la organización requiere disponer de una herramienta que le permita al equipo de proyectos conceptualizar, desarrollar y manejar proyectos que tienen un enfoque ágil, con esto la empresa puede potenciar a su equipo de proyectos con las mejores prácticas del PMI, y así consolidar su posición en el mercado del desarrollo de proyectos de automatización industrial.

El objetivo general de este proyecto fue proponer una metodología para la gestión de proyectos ágiles en el área de automatización industrial, con la finalidad de mejorar la gestión y desarrollo de este tipo de proyectos. 

Los objetivos específicos fueron: llevar acabo un diagnóstico de fortalezas y debilidades en la gestión de proyectos de desarrollo de software para identificar áreas de mejora en la gestión de proyectos ágiles, documentar lecciones aprendidas de proyectos ejecutados anteriormente para identificar puntos de falla comunes, desarrollar las etapas de la metodología para la aplicación en los proyectos ágiles, incluyendo propuesta de procesos, técnicas y herramientas, proponer una guía para la recolección de requerimientos de aplicaciones de software, con el propósito que el equipo de proyectos pueda establecer y determinar los requerimientos de una forma estandarizada, proponer una guía para la selección de posibles interesados claves en el proceso de definición de requerimientos de los productos de software a desarrollar, que permitan un manejo acertado de los diferentes involucrados durante las diferentes etapas del desarrollo de proyectos, diseñar un plan de capacitación para que los colaboradores de la organización apliquen la metodología propuesta en la gestión de proyectos ágiles, aplicar la metodología propuesta en un proyecto relacionado con un desarrollo de software y automatización industrial para corroborar las ventajas de aplicar las prácticas sugeridas por la guía de mejores prácticas del PMI.

En este proyecto se utilizaron varios tipos de metodologías, por un lado se utilizó la metodología analítica para separar los procesos o etapas realizadas por la organización a la hora de realizar un proyecto con enfoque ágil, y así poder comprender el funcionamiento de los componentes principales de forma individual y aislada, como complemento se utilizó la metodología sintética para poder interpretar las diferentes partes funcionando como un todo, como un tercer método se usó una combinación de la metodología inductiva-deductiva para poder estudiar casos comunes y así establecer comportamientos generalizados.

Como conclusiones se tiene que, documentar las lecciones aprendidas en cada proyecto potencia las capacidades del equipo de proyectos y lo prepara para los proyectos futuros. 

La correcta retroalimentación entre departamentos permite consolidar y afianzar el trabajo del equipo. La correcta y acertada definición de requerimientos es una de las labores que más tiempo se le debe dedicar durante la gestión de un proyecto, ya que aumenta de gran manera la posibilidad de éxito del proyecto. 

Se deben utilizar al menos una o varias técnicas de levantamiento de requerimientos, ya que son herramientas que facilitan la labor de definir de manera correcta los requerimientos y llenar las expectativas de los interesados. Se debe realizar la labor de identificación de interesados, ya que esto contribuye de gran manera a identificar todos aquellos actores que influyen o pueden influir de manera positiva o negativa en la consecución del proyecto.

Dentro de las recomendaciones planteadas en este PFG, se recomienda documentar lar lecciones aprendidas, ya que estas serán insumos para el equipo de proyectos. Se recomienda hacer sesiones con el equipo del proyecto para discutir lecciones aprendidas y poder atacar situaciones futuras de una mejor manera. 

Se recomienda como buena práctica identificar y estudiar a todos los interesados de un proyecto, ya que pueden aparecer actores que pueden afectar de manera negativa o positiva el proyecto. Se recomienda documentar los requerimientos de forma que se les pueda dar seguimiento a su descripción, definición, alcance, características, aprobación, finalización y otros.

Descargar Aquí:  

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2102.pdf 

Estudiante: José Pablo Guadamuz Calderón 

Tutor: Xavier Salas Ceciliano

Lector: Carlos Castro Torres

Lector: Bayron Pérez Vega

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR A NETWORK INFRASTRUCTURE UPGRADE IN A MANUFACTURING PLANT

 EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

Network technologies are essential nowadays in digital economy. Multiple interconnected networks create the base that delivers the information and services we use daily. Projects including any networking infrastructure changes must stick to solid project management discipline. No matter if It embraces only installation, configuration, or upgrade of a network, it needs to be delivered on time, within budget, and met the defined goals. 

The evolving digital era that we live in require new technologies every day, our networks must be in the most optimal conditions to support these new technologies.

Manufacturing plants are always trying to improve processes and within these processes the IT systems plays a particularly important role. Therefore, to support the constant changes they need to increase efficiencies and capabilities in the network environment.

Eaton corporation is a worldwide organization that focus to delivery power management solutions. They have several manufacturing plants all over the world.

They have a very structured organization and multiple IT PMO offices to handle the delivery of the projects globally.

The IT Infrastructure PMO office handles various programs, one of them is the delivery of network projects, this program received a request for deliver a network upgrade project in one of the manufacturing plants in Monterrey MX.

 The PMO office have some process in place but there are some needs of improvement to be made by following PMI standards recommendations. Hence, a project management plan was created, including tools and techniques and document templates to complement these processes. 

This plan will be used as a baseline for future projects alike. The general objective was: To develop a Project Management Plan for a network Infrastructure upgrade in a Manufacturing plant in order to have a baseline for all the activities that involve this type of projects and assure the Project successfollowing the Project Management Institute best practices. 

The specific objectives were: To create a Project charter to define the key input elements to produce the project management plan, to develop a stakeholder register in order to manage the project engagement to ensure the project satisfaction, to develop a scope management plan in order to assure includes all required work to the project success, to develop a requirements management plan in order to setup and understand how requirements will be identified, documented, analyzed and managed for the project, to develop a schedule management plan in order to ensure the timely completion of the project, to develop a cost management plan in order to predict coming expenses to reduce the chances of going over budget, to develop a quality management plan to determine quality policies and procedures relevant to the project for both project deliverables and project process, defines who is responsible for what, and documents compliance, develop a resource management plan to identify, obtain, and manage the resources needed for the successfully completion of the project, develop a communication management plan to ensure the communication is effective for stakeholder and at the same time to define necessary activities to implement the communication strategy, develop a risk management plan to identify and evaluate risks to successfully complete the project and reduce the probability and/or impact of negative risks, develop a procurement management plan to purchase products, services by the develop of agreements, develop a project stakeholder management plan to define people, group or organization that could be impacted by the project and have a plan to effectively engage stakeholders.

The methodology used for research was qualitative instruments like content/Text analysis by analyzing different texts such as current project management processes within the company, PMBOK Guide, Websites, Interviews with other project managers and network supervisors on how do they think it’ll be the best approach to follow for create this plan and case studies research on how other companies handle these type of projects.

The project management plan was built by an extensive analysis of the current company processes and by comparing current practices with the PMBOK Guide, in addition the necessary templates were established to document all project information and the most significant thing ensure quality and objectives are met on time and within budget. 

The company didn't consider a structured project plan for the specific knowledge areas, therefore, it was recommended to include all of them on the main project management plan. The finished plan has provided an improved approach for applying Network Infrastructure projects in the future and to have a template archive for the PMO office.

Descargar aquí: https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2101.pdf

Estudiante: ALEJANDRA RIOS OROZCO

Tutor: Carlos Castro

Lector: Juan Camilo Delgado Acevedo

Lector: Osvaldo Martínez

 

RESUMEN EJECUTIVO

La administración profesional de proyectos conforma un factor crítico de éxito para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de los proyectos de las instituciones y empresas, dentro de un marco de eficiencia y eficacia, tomando como referencia las mejores prácticas establecidas por el PMI, aceptadas a nivel mundial.

En este sentido, la cantidad y complejidad de los proyectos que se desarrollan en la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI) dentro de ella el Área de Gestión Operativa (AGO) de la Caja Costarricense de Seguro Social, obligan a la organización a implementar mecanismos de acción para el desarrollo de proyectos conforme las estrategias institucionales establecidas en sus planes, bajo un marco integrado y estructurado, que oriente el desarrollo de la gestión de proyectos, tomando como base su nivel de madurez y las competencias de los funcionarios involucrados.

El objetivo general del presente proyecto fue Desarrollar una propuesta metodológica para el diseño y la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en el Área de Gestión Operativa de la Dirección de Arquitectura e Ingeniería de la CCSS, con el fin de mejorar los procesos internos en el desarrollo de proyectos de la organización mediante el accionamiento de mejores prácticas en la disciplina de Administración de Proyectos en un plazo de 2 años. 

Los objetivos específicos fueron: realizar un diagnóstico del Área de Gestión Operativa para identificar el grado de madurez actual en la gestión de proyectos, analizar la estructura organizacional del Área de Gestión Operativa y el resultado de la evaluación de madurez en gestión de proyectos, con la finalidad de definir el modelo de Oficina de Proyectos a implementar en concordancia al contexto y sus necesidades en la gestión de sus proyectos, proponer la ubicación de la PMO en el organigrama del área de Gestión Operativa para que su funcionamiento y nivel de influencia sea el óptimo, definir los roles, responsabilidades y competencias de los colaboradores que van a conformar la PMO, por último; diseñar y definir la estrategia de implementación del modelo de  PMO propuesto, que permita al AGO su accionamiento en un período de dos años, con el fin de mejorar su gestión de proyectos. 

Asimismo, en aras de establecer un enfoque integrado para el establecimiento de la PMO, se evaluaron las competencias del recurso humano que actualmente labora en la administración de proyectos, de manera que, fue analizada la estructura organizacional establecida desde la Gerencia de Infraestructura y Tecnología (GIT) donde figura como componente la Dirección de Arquitectura e Ingeniería (DAI); así como el Área de Gestión Operativa; como subcomponente. Para la valoración de los elementos referidos se aplicaron diversos instrumentos a los Directores de Área, directores de proyecto y personal operativo de la DAI y AGO (fuentes primarias de información), los cuales permitieron la obtención de resultados generales, facilitando el análisis y formulación integral de la propuesta de implementación de la PMO, en concordancia con las mejores prácticas.

Se utilizó la metodología de análisis y proceso de información a través de sistema de investigación bajo el enfoque analítico-sintético y de observación de los factores señalados, metodología de análisis necesaria para lograr los objetivos propuestos, a través en la recopilación de información en la organización mediante encuestas y entrevistas a fuentes primarias, así como investigación documental por libros, revistas, internet y se procede a analizar los datos obtenidos; posterior a ello, se estudiaron de manera individual los diversos componentes que conforman los proyectos y la gestión del personal a cargo, por tanto; fue posible formular una estrategia sistémica y estandarizada, con base en el nivel de madurez de la organización y las competencias de los recursos que gestionan proyectos. Lo anterior permitió establecer el modelo más apropiado de PMO para atender las necesidades específicas del AGO, así como las actividades a desarrollar en la implementación de una exitosa PMO.

En conclusión, mediante el empleo de cuestionarios se determinó que el nivel de madurez del AGO es medio bajo, no se aplican formalmente las técnicas y conocimientos propios de la administración de proyectos, así como las mejores prácticas sugeridas por la PMI.

Para definir y establecer la estrategia de implementación de la PMO se utilizaron herramientas como el Cuadro de Mando Integral y el análisis FODA.

Por último, se determinó que el modelo de PMO para el AGO que más se adecua a sus necesidades es el modelo de Estación Meteorológica.

Se recomienda que, para una fácil implementación de la PMO, se busque un perfil bajo, es decir, que los roles y responsabilidades de la oficina vayan fortaleciendo conforme se va desarrollando la cultura organizacional de la empresa.

Con la implementación de la PMO, el apoyo de la alta Gerencia (GIT), el compromiso de los niveles directivos y la disposición y crecimiento de los recursos humanos que participan en la administración de proyectos, el AGO dispondrá de una unidad estratégica, que permitirá impulsar y fortalecer el desarrollo de su gestión, orientándose al cumplimiento de resultados. 

Por último, una PMO necesita del apoyo de la alta gerencia, así como la capacitación de sus miembros en materia de Administración de Proyectos, tomando en cuenta que lo que se ha aprendido no se quede simplemente en conocimiento adquirido, sino que continúe la formación y aprendizaje del recurso humano de toda la Dirección para fortalecer la cultura organizacional en esta materia, y pueda establecerse una estructura bajo los estándares del PMI desde la GIT, con ello estandarizar la Gestión de Proyectos de Infraestructura y posicionar el desempeño de la institución en el campo nacional.

 

Descargar aquí:

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2100.pdf

Estudiante: Ana Belén Torralba Hidalgo

Tutor:  Fabio Muñoz Jiménez

Lector: Roger Valverde Jiménez

Lector:  Yorlenny Hidalgo Morales

PROJECT MANAGEMENT PLAN FOR CONSTRUCTING A GREENHOUSE AT GEORGETOWN SECONDARY SCHOOL

 

EXECUTIVE SUMMARY (ABSTRACT)

The future of our society and our planet depends on our young people. As such, it is important to their overall development as good students and citizens that the Georgetown Secondary School provides opportunities for them to understand their surroundings. One such way is to construct a greenhouse. 

 

Currently, the Eastern Caribbean has been experiencing severe climatic conditions such as hurricanes, earthquakes and flooding. Therefore, the stakeholders of the Georgetown Secondary School (GSS) recognised the importance of our planet and seek ideas to help mitigate the issue. This project management plan will help to better define project objectives, success criteria, resources allocation and in general, plan everything that is needed for the project success. In addition, this project management plan will become the school’s asset that can be used as the basis for future project plans.The general objective is to develop a project management plan to manage the construction of a greenhouse at the Georgetown Secondary School.

 

The specific objectives were to: create a project charter that formally authorizes the project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to the project in order to produce the project management plan; create a scope management plan to ensure that all works required are included to successfully complete the project; create a schedule management plan to support the development and management of a project schedule that ensures the project is completed within the time constraints; create a cost management plan to define the processes for developing and managing the project budget that ensures the project is completed within the budget constraints; develop a quality management plan to identify the quality requirements for the project to ensure the results meet expectations for approval within the time, cost and scope constraints; create a resource management plan to ensure that all resources are identified and managed effectively to complete the project within time, cost and scope constraints; develop a communication management plan to ensure the timely and effective communication of the project status and other key information; create a risk management plan to identify and examine risks to the successful completion of the project and develop plans to minimize the likelihood of the risks; develop a procurement management plan to be used to obtain products, services or results required by the project and to develop a stakeholder management plan to identify and support all the project stakeholders to ensure effective stakeholder engagement.

 

The methodologies used for this research were analytical, inductive-deductive, observation and interviews. The data was analysed for the development of the project management plan for a greenhouse. 

 

The Project Management results indicate that the GSS Greenhouse project has  strength as well as weaknesses in certain project management areas. Such as, leadership approach to agile and partial training for employees. In addition, having explored the objectives outlined previously, it can be concluded that rigorous financial planning and promotion must be undertaken to ensure that funds are received for the greenhouse to be a success. The Project Management Plan was developed using the PMBOK® Guide 6th Edition. It provided a new methodology for the project team to build a more comprehensive project management plan for Georgetown Secondary School Greenhouse Project.

 

It is recommended that the project team at GSS use the planning process and documents developed during the development of the Project Management Plan for the Construction of the Greenhouse as a basis for implementing a methodology for similar projects in the future. Furthermore, the team at GSS should seek to utilize and document management and storage systems, organize, store and create a central location for project planning documents and future Organizational Process Asset. Finally, the use of irrigation and greenhouse technologies should be promoted to mitigate the impacts of climate change and to document and disseminate lessons learnt to project beneficiaries.

 

Descargar aquí :

https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2099.pdf

Estudiante: Sybil Sylvia Jennings 

Tutor:  Sophia Maria Crawford

Lector: Roger Valverde

Lector:  Carlos Manual Brenes