RESUMEN EJECUTIVO
En el sector público el tema económico y el uso correcto de los recursos y su aprovechamiento buscando mejores condiciones de beneficio para las personas, siempre ha sido cuestionado.
El Poder Judicial como ente administrador de justicia, no escapa de estos señalamientos, por lo que la idea o fin de este proyecto fue buscar la forma de mejorar el proceso de ejecución presupuestaria de uno de los presupuestos más grandes a nivel regional del Poder Judicial, como lo es el presupuesto del II Circuito Judicial de San José.
La oficina encargada de ejecutar dicho presupuesto es la Administración Regional por medio del Departamento de Tesorería. Actualmente el departamento presenta una debilidad ya que no tiene un proceso de gestión de calidad definido, en cuanto a la estandarización de procesos, maximización de recursos, metodología de administración de proyectos, seguimiento de tareas, revisión de procedimientos, evaluación y mejoras, lo que ha provocado que durante algunos periodos su ejecución presupuestaria no haya sido la óptima.
Según datos recabados, el Segundo Circuito Judicial de San José, tuvo una ejecución de un 49% del total del presupuesto aprobado para el año 2019.
En este aspecto, se podrían enumerar una serie de causas, dentro de las que detectamos: ausencia de portafolios de proyectos, procedimientos internos obsoletos, órdenes sanitarias a los edificios, ley de contratación administrativa, ley de presupuesto nacional, las cuales no se han actualizado ni modificado de forma reciente de acuerdo con las necesidades de hoy en relación con la ejecución del presupuesto, procedimientos no definidos, escaso o nulo control de calidad, rotación del personal, y restricciones presupuestarias.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar un plan de gestión de calidad, para las seis áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José; esto con el propósito de mejorar sus procesos operativos, controlar los aspectos más importantes de las actividades de producción o prestación de servicios, fortalecer en gran medida la gestión de calidad y complementar esta aplicación con otros procedimientos relacionados a la estructura, capacitaciones y auditorías a nivel interno y externo.
Los objetivos específicos fueron: entregar una propuesta de plan de calidad para la oficina de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar un Manual de procedimientos para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, elaborar una propuesta de procesos de control y verificación para las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial de San José, definir los indicadores de gestión del desempeño para los procesos de las cinco áreas operativas del Departamento de Tesorería del II Circuito Judicial, elaborar una propuesta de procedimiento para el control de la documentación del Departamento y Elaborar una propuesta de metodología de administración de proyectos para la oficina.
El proyecto desarrollado armonizó la investigación documental y de campo, la investigación de campo se enfocó básicamente en la realización de entrevistas, la documental fue de utilidad en recopilación de información existente en el panorama actual de calidad e innovación de procedimientos empresariales, así como la revisión de los estándares y procedimientos actuales del departamento.
La utilización del método analítico se aplicó en el plan de proyecto en los análisis de datos e información obtenida en las diferentes áreas de los procesos de calidad y restructuración organizativa de oficinas, a efectos de determinar las referencias generales a las necesidades y requerimientos específicos de este plan, de igual forma se utilizaron el método cuantitativo y cualitativo, estas herramientas se utilizan para la toma de decisiones con base en el análisis de estadísticas, datos numéricos y entrevistas.
Dentro de las principales conclusiones que se derivan del proyecto realizado están las siguientes: ausencia de un documento formal que especifique que procedimientos y recursos, se deben aplicar en la gestión de los procesos de la oficina, como, cuando y quién debe aplicarlos, los seis subprocesos que se desarrollan en el Departamento no cuentan con manuales de procedimientos, o no se han actualizado a los requerimientos actuales, no existe un método de comunicación efectiva para con las personas colaboradoras con la actualización de los activos de la organización, no existe en el Departamento indicadores de desempeño para ninguno de los procesos que en él se desarrollan, por lo que no se tiene un instrumento que permita evaluar las variables principales para la consecución de los objetivos de la oficina, el departamento no cuenta con una metodología de administración de proyectos, lo que ha ocasionado grandes falencias en la ejecución de los proyectos y por consiguiente en una correcta ejecución de los fondos públicos y no existe una oficina de Administración de proyectos definida, siendo que los proyectos se realizan con personal de medio tiempo y que debe de realizar otras funciones.
Así mismo, dentro de las recomendaciones generadas luego de realizado el proyecto se consideran relevantes las siguientes: se propone a la Jefatura de la Administración Regional del II Circuito Judicial de San José, la aplicación de un plan de gestión de calidad para el Departamento de Tesorería, que permita coadyuvar en la modernización y mejora de los procesos que se llevan a cabo en este departamento, a la persona Coordinadora del Área Administrativa en conjunto con el equipo de trabajo que conforma el departamento, ejecutar y tramitar los procesos de control y verificación propuestos para mejorar la calidad de los servicios y productos que ofrece la oficina, a la Jefatura de la Administración Regional aprobar la aplicación de una metodología de administración de proyectos, de manera que permita un mejoramiento sustancial en la ejecución presupuestaria de la oficina y en la correcta ejecución de los proyectos requeridos para la mejora continua del II Circuito Judicial de San José, a la Jefatura de la Administración Regional, optar por la certificación de calidad que brinda la oficina de Gestión Integral de Calidad y acreditación del Poder Judicial, con el fin de que se el plan de calidad sea validado y existe un compromiso interno para velar con su seguimiento y fortalecimiento.
Descargar Aquí:
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2105
Estudiante: JUAN CARLOS RODRÍGUEZ GONZÁLEZ
Tutor: Peggy Stephanie Chaves Mora
Lector: Sara Fonseca
Lector: Sophia Crawford
