RESUMEN EJECUTIVO
ABC Costa Rica pertenece a ABC Corporación, líder en la manufactura de dispositivos médicos menos invasivos. Dicha corporación fue fundada aproximadamente hace 40 años en la ciudad de Marlborough, Estados Unidos y actualmente más de 35000 personas forman parte de su fuerza laboral. ABC es una corporación que ha invertido grandes cantidades de dinero en investigación y desarrollo (R&D), es vital que exista una búsqueda continua de oportunidades de ahorro en todos los campos con el fin de alcanzar los mejores márgenes de ganancia en los productos que comercializa y que al mismo tiempo sus productos sigan siendo de fácil acceso para los pacientes.
En ABC Costa Rica la innovación y el mejoramiento continuo se han vuelto factores claves en los últimos 5 años y se invierten recursos importantes en los proyectos que representen una mejora para la compañía.
Año con año, la corporación ABC establece metas de ahorro para cada una de sus plantas con el fin de incrementar el margen de ganancia en la venta de sus productos al mismo tiempo que mantiene la accesibilidad de los productos para los pacientes.
Para alcanzar los porcentajes de reducción establecidos, se requiere una identificación y ejecución agresiva de proyectos de ahorro, con proyecciones de ahorro aterrizadas y previamente aprobadas por el Departamento de Finanzas.
Por esto resulta vital elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC, con el fin de beneficiar a la organización ya que permitirá un mejor control de la administración de los proyectos de ahorro, mejorando la forma en la que este proceso se lleva a cabo actualmente.
El objetivo general de este PFG fue elaborar un plan de gestión de proyecto para la creación e implementación de una herramienta para la gestión del control y monitoreo de los proyectos de ahorro en la empresa ABC.
Los objetivos específicos fueron:
-Realizar un diagnóstico de los proyectos de ahorro actuales para determinar el estado actual e identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión de proyectos de ahorro en la empresa ABC.
-Elaborar un plan de proyecto con los sub-planes necesarios para la creación de herramientas para el Control y Monitoreo del Sistema de Gestión de Proyectos de ahorro de la empresa ABC.
-Aplicar las herramientas a un proyecto piloto de la empresa ABC para evaluar su efectividad y proponer ajustes y mejoras.
La metodología de investigación utilizada durante la elaboración de este proyecto contempló los siguientes métodos: Método Analítico- Sintético el cual implicó habilidades como el pensamiento crítico y la evaluación de hechos e información relativa a la investigación que se llevó a cabo.
La idea fue encontrar los elementos principales detrás del tema que se analizó para comprenderlo en profundidad, también se utilizó la Técnica de investigación de campo, la aplicación de esta técnica se llevó a cabo a través de las entrevistas efectuadas a miembros de la organización, adicionalmente se utilizó la Técnica de Investigación documental la cual se utilizó en el proyecto por medio del análisis de la metodología de gestión de proyectos de ahorro de La empresa ABC.
Como parte del desarrollo de este PFG se llevó a cabo un diagnóstico de la situación actual de la empresa con el fin de identificar oportunidades de mejora al proceso de gestión de los proyectos de ahorro.
Como resultado de este proceso, se determinó que los procesos de monitoreo y control de los proyectos eran los que presentaban mayores oportunidades de mejora, en el caso de la Empresa ABC, el proceso de monitoreo y control pertenecen a un proceso conocido de acuerdo a la metodología de la empresa como “Ejecución”, con base en el diagnóstico se identifica este como el proceso con mayores oportunidades de mejora debido a que no existen métricas asociadas en sí al desempeño del proyecto en cuanto a la ejecución de las actividades con respecto al cronograma, a pesar de la existencia de un foro quincenal de revisión de proyectos no se revisan todos los proyectos con esta recurrencia.
Se determinó además que no se cuenta con una plantilla o herramienta que permita medir la salud de los proyectos con respecto a su ejecución ya que lo que se documenta actualmente es el estado del proyecto, por ejemplo, si se encuentra en estado de activo o de completo y si ya están reportando ahorros; por ello el control y monitoreo de la ejecución con respecto al cronograma queda excluido.
Basados en las oportunidades de mejora identificadas, se propuso la utilización de plantillas que contemplan la metodología de gestión de proyectos de ahorro de la empresa ABC y las buenas prácticas del PMBOK (PMI 2017).
Dichas platillas fueron utilizadas como piloto en el proyecto “Eliminación de estación de Inspección del largo del alambre en el área de Top Assembly Línea 1” con el fin de evaluar su efectividad y a la vez proponer mejoras a través de la retroalimentación.
Como resultado de esto, las plantillas propuestas tuvieron un alto nivel de aceptación, lo cual quedó demostrado a través la encuesta de satisfacción del cliente, mediante la cual se obtuvo un nivel de aceptación de un 100%.
Adicionalmente, la corrida piloto de las plantillas fue completada a tiempo, de acuerdo con el cronograma establecido, lo cual se evidencia en las reuniones de avance con los interesados.
Como principales conclusiones se obtienen:
-Las plantillas propuestas de monitoreo y control representan un insumo importante para la correcta gestión de los proyectos de ahorro.
-La implementación de las plantillas propuestas es urgente y necesaria con el fin de percibir una mejora en la ejecución de los proyectos de ahorro, ya que, al permitir un mejor y mayor control y monitoreo, las posibilidades de éxito aumentan.
-En total se crearon siete plantillas nuevas para la gestión de los proyectos de ahorro de la empresa ABC, de estas siete plantillas las siguientes son consideradas clave para el proceso de monitoreo y control: Matriz de Recursos, Matriz de Comunicaciones, Plan de Respuesta a los riesgos, Plantilla de Control y Monitoreo y Matriz de Desempeño.
-Se realizaron mejoras a las plantillas ya existentes de gestión de los recursos y acta de constitución ya que estas no contemplaban las mejores prácticas de la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMI 2017).
-Se llevó a cabo la creación de una plantilla de Lecciones Aprendidas y de Cierre del proyecto, ya que, a pesar de que estas no son necesariamente parte del proceso de control y monitoreo, se consideran de gran importancia para la culminación exitosa de los proyectos.
-La empresa ABC muestra su interés en la finalización y aprobación de este PFG con el fin de poder implementar oficialmente la utilización de las plantillas propuestas.
Descargar Aquí:
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2104.pdf
Estudiante: Andrea Esquivel Víquez. / Sophia Leiva Pereira.
Tutor: Manuel Álvarez Cervantes
Lector: Jorge Trejos
Lector: Edgar Jiménez Rodríguez
