RESUMEN EJECUTIVO
En el Proyecto Final de Graduación (PFG) se desarrolló una solución para la problemática ocurrida en el Área de Ingeniería en Transmisión, debido a que no se cuenta con una metodología de gestión de proyectos, lo cual afecta los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre.
En la planificación se invertía una cantidad de tiempo considerable en definir el alcance, cronograma, recursos y riesgos, lo cual generaba indisposición en los clientes y afectaba la ocupación y cargas de trabajo de los colaboradores.
En los procesos de monitoreo y control, no estaban establecidos procedimientos intuitivos y ágiles, cada coordinador de ingeniería aplicaba su propia visión de la gestión, sin un procedimiento, marco de trabajo o método.
Para los procesos de cierre, se solía hacer contra tiempo o a destiempo sin tener un procedimiento o metodología de aplicación, por lo que termina invirtiéndose más tiempo del presupuestado.
El objetivo general de este proyecto fue desarrollar una metodología ágil para la gestión de proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Alta Tensión, con el fin de mejorar la eficiencia en tiempo, costo y calidad durante la planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos.
Los objetivos específicos fueron: Realizar un diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión del ICE, con el fin de determinar posibles áreas de mejora.
Desarrollar las fases de una metodología ágil para gestión del inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos en Subestaciones y Líneas de Transmisión, para atender las solicitudes de forma rápida y lograr el éxito en los proyectos.
Elaborar procedimientos, plantillas y guías para la implementación de la metodología ágil con el fin de simplificar y dinamizar la tramitología y tiempo invertido en la ejecución de los procesos. Y por último desarrollar un ejemplo de aplicación en un proyecto típico de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión para demostrar su aplicabilidad, eficacia y eficiencia.
La metodología utilizada en el PFG es una combinación entre el método analítico y el método sintético. Por medio del método analítico se realiza un desglose de las actividades realizadas en el diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, tomando en cuenta especialidades, ejecutores, entregables, clientes, interesados, así como el análisis de las metodologías ágiles y su forma de gestionar los proyectos, seguidamente se realizó la síntesis de los hallazgos, amenazas, oportunidades de mejora y paquetes de trabajo para concretar una metodología con principios ágiles de gestión de proyectos, la cual estructura la forma en la que se llevan a cabo los procesos de planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos de diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión.
Las herramientas que hicieron posible el cumplimiento de los objetivos fueron: juicio de expertos, recolección de datos, reuniones, toma de decisiones, bases de datos, diagramas jerárquicos y metodologías de aplicación.
Las conclusiones obtenidas en el PFG incluyen el diagnóstico de la forma en la cual se gestionan los proyectos de Subestaciones y Líneas de Transmisión en el Área de Ingeniería en Transmisión (IT), identificando 40 documentos que aplican a la gestión de proyectos, se calificaron según su valor para los servicios de IT quedando 30 documentos aplicables.
Para el grupo de procesos de la Planificación, se determinó que no se realiza una revisión de la información generada por los Coordinadores Técnicos, cumplimiento con los documentos aplicables, revisión de involucrados, tiempos, desglose de actividades, porcentajes de ocupación, recursos, control de calidad, supuestos, restricciones y entregables.
Para los Grupos de Procesos de Ejecución, Monitoreo y Control y para el de Cierre, no se tiene un diagrama de bloques o una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), se tienen métodos de trabajo, pero no una metodología de gestión de los servicios.
En cuanto al control de calidad de los servicios, actualmente es realizado por medio de una plantilla de Excel®, sin un método establecido para la revisión de los entregables ni una verificación de la realización de esta etapa, adicionalmente la plantilla utilizada no cuenta con una forma de darle trazabilidad de las revisiones ni requiere de evidencia de las revisiones realizadas.
Se desarrolló una Metodología Ágil IT, para la gestión de proyectos o servicios en Subestaciones y Líneas de Transmisión, basada en las metodologías ágiles de Lean, Ágil, Scrum y Kanban.
Por medio del conocimiento y aplicación de estas metodologías, se generan entregables con valor, se evitan los desperdicios, se aplican valores y principios ágiles a los servicios de IT, además se establecen roles y responsabilidades y se ordenan las actividades.
La Metodología Ágil IT planteó cuatro fases para el desarrollo de los servicios: Fase 1 – Inicio, Fase
2 – Planificación, Fase 3 – Ejecución, Monitoreo y Control, Fase 4 – Cierre. Por medio de cada una de estas fases tiene establecidos los responsables, las actividades a realizar, la duración de cada etapa, documentos aplicables, entradas y herramientas, con las cuales los Coordinadores Técnicos y los Equipos de Trabajo pueden gestionar los servicios de forma fácil, rápida y eficiente.
Se desarrolló el procedimiento de Implementación de la Metodología Ágil IT, por medio de la predefinición de la documentación, procedimientos y plantillas, definición del alcance de forma previa con las actividades y entregables típicos. Se establecen las actividades y entregables
típicos por medio de una Estructura de Desglose de Trabajo, y se realiza su priorización que es insumo para el cronograma. Así mismo, se establece una estructura de desglose de recursos (EDR) y una Matriz RACI para la identificación de los recursos necesarios para realizar el servicio e identificación de roles y responsabilidades de los recursos humanos.
Por último, se desarrolló un ejemplo de aplicación de la Metodología Ágil IT para el proyecto de diseño para la interconexión de la Subestación Naranjo con la Subestación San Ramón, por medio de una línea de transmisión de 69 kV.
Se expone la forma en la cual se realiza la gestión del servicio con metodología tradicional y la forma de realizarlo con la Metodología Ágil IT, según lo requerido por los Grupos de Procesos de Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre.
Se finaliza con un análisis comparativo entre las metodologías por medio de una comparación de las duraciones en los grupos de procesos con resultado de tener un ahorro en la duración del servicio de 169 días si se aplica la Metodología Ágil IT para la gestión de servicios de IT.
Las recomendaciones que se desprenden del desarrollo del PFG incluyeron la revisión, actualización y aplicabilidad de los documentos relacionados con la gestión de los servicios deI T, por parte de la OTI, con el fin de contar con los documentos con valor, aplicables según el servicio a proveer.
Así como proponer al Coordinador de IT la Metodología Ágil IT en la gestión de los servicios de Diseño de Subestaciones y Líneas de Transmisión, por parte de sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, indicando los resultados obtenidos y los pormenores de la metodología, así como los beneficios que se obtendrían a nivel de todos los grupos de procesos.
Finalmente dar capacitación a los Coordinadores Técnicos de IT sobre la Metodología Ágil IT por parte del sustentante de este PFG Luis Carlos Muñoz Chacón, con el fin de transmitir la forma en la cual se aplica la metodología, recopilar comentarios, sugerencias, por medio de mesas redondas, conversatorios y reuniones con los grupos de trabajo.
Descargar Aquí:
https://www.uci.ac.cr/Biblioteca/Tesis/PFGMAP2103.pdf
Estudiante: LUIS CARLOS MUÑOZ CHACÓN
Tutor: Roger Valverde Jiménez
Lector: Leslie Sandoval Ugalde
Lector: Carlos Brenes Mena
